Chuyển đổi trải nghiệm của nhân viên: Khai thác sức mạnh của AI và Tự động hóa thông minh

Trong môi trường kinh doanh đột phá ngày nay, thúc đẩy bởi sự đổi mới và sáng tạo không ngừng, các doanh nghiệp đang tận dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) và Tự động hóa thông minh (IA) để chuyển đổi hoạt động. Tuy nhiên, những tiến bộ này không đơn thuần chỉ là hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm chi phí. Thay vào đó, về cơ bản, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh đang dần thay đổi cách nhân viên tương tác với nhiệm vụ, trao quyền để họ phát triển và góp phần tạo ra những đổi mới trong công việc. 

1. Trí tuệ nhân tạo với Tự động hóa thông minh

McKinsey định nghĩa Trí tuệ nhân tạo (AI) là khả năng máy móc thực hiện các nhiệm vụ với mức độ nhận thức của con người.. Mặt khác, Tự động hóa thông minh (IA) tận dụng AI và Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để hợp lý hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Việc tích hợp AI và IA giúp tối ưu hóa vận hành và giảm sự can thiệp thủ công, mang tới sự hiệu quả, độ chính xác và ra quyết định cao hơn. Ngoài ra, sự kết hợp của các công nghệ này có thể trao quyền cho nhân viên để thực hiện cả những tác vụ cơ bản và phức tạp, , mở rộng phạm vi tự động hóa.

2. Trao quyền cho nhân viên với  AI và Tự động hóa thông minh

Nghiên cứu của McKinsey tiết lộ rằng khoảng 30% công việc trong khoảng 60% các ngành công nghiệp có thể được tự động hóa hoàn toàn vì bản chất  phụ thuộc vào các quy trình hệ thống thủ công.

Mô hình làm việc truyền thống, đặc trưng bởi các quy trình thủ công và cấu trúc phân cấp, đang có  rất nhiều cơ hội để chuyển biến với mức độ hiệu quả và đổi mới vượt trội. AI và IA là chất xúc tác cho sự thay đổi này, hỗ trợ các tổ chức hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và khai thác toàn bộ tiềm năng của lực lượng lao động. Bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày và nâng cao năng lực của con người, AI và IA đang định hình lại trải nghiệm của nhân viên và thúc đẩy sự thành công của tổ chức.

Hơn nữa, việc tự động hóa quy trình, điều mà trước đây đòi hỏi các nhà phát triển truyền thống với tay nghề cao và chi phí tốn kém,, giờ đây có thể dễ dàng tiếp cận được với sự kết hợp công nghệ mới.. Do đó, khi các doanh nghiệp đẩy nhanh hành trình chuyển đổi số, nhân viên có cơ hội để nuôi dưỡng và hoàn thiện khả năng sáng tạo, phân tích và giao tiếp, thay vì bị mắc kẹt trong các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại (Gartner, 2020).

Theo Báo cáo xu hướng EX của Qualtrics 2024, sự chấp nhận AI ngày càng tăng tại nơi làm việc, với 53% nhân viên gắn bó với công việc  bày tỏ sự lạc quan với vai trò của AI . Hơn nữa, các nhân viên cấp cao và giám đốc điều hành C-Suite ngày càng cởi mở trong việc tận dụng AI, cho thấy sự thay đổi tích cực trong thái độ đối với các công cụ cải tiến này.

3. Sự thay đổi theo hướng trao quyền

Trao quyền tại nơi làm việc liên quan đến việc cho phép các cá nhân kiểm soát nhiệm vụ của mình, đưa ra quyết định độc lập và phát huy toàn bộ tiềm năng của họ. Tuy nhiên, với sự tích hợp của AI và IA, việc trao quyền sẽ phát triển thành một phạm vi mới. Giờ đây , nhân viên sử dụng các công nghệ tiên tiến để nâng cao khả năng nhận thức, tối ưu hoá  quy trình làm việc và thúc đẩy sự đổi mới.

3.1. Hợp lý hóa các công việc thường ngày

AI và IA rất thành thạo trong việc tự động hóa các nhiệm vụ đơn điệu và lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên dành thời gian và công sức cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Thông qua việc tự động hóa các quy trình thủ công như nhập dữ liệu và xử lý tài liệu, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi khả năng phán đoán, sáng tạo và tư duy phản biện.

3.2. Cải thiện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề

Các thuật toán AI có thể xem xét kỹ lưỡng các bộ dữ liệu phức tạp, nhận dạng mẫu và đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm giúp nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

3.3. Tăng cường tính sáng tạo và đổi mới

Mặc dù không thể thay thế sự sáng tạo của con người, các hệ thống thông minh có thể đóng vai trò là chất xúc tác cho sự đổi mới bằng cách đóng góp  ý tưởng và đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa dựa trên sở thích của người dùng. Thông qua các kỹ thuật như xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và mô hình AI tạo sinh (Generative AI), nhân viên có thể khám phá những khả năng mới và tạo ra các giải pháp sáng tạo. 

3.4. Thúc đẩy học tập và phát triển

Các nền tảng học tập được hỗ trợ bởi AI cung cấp các mô-đun đào tạo được cá nhân hoá đánh giá linh hoạt và mô phỏng hấp dẫn phù hợp với sở thích và phong cách học tập của từng cá nhân. Thông qua việc phân tích dữ liệu hiệu suất và mô hình hành vi của người học, AI có thể đưa ra các biện pháp can thiệp phù hợp , theo dõi tiến độ và đề xuất nội dung liên quan, trao quyền cho nhân viên tiếp thu các kỹ năng mới.

3.5. Tùy chỉnh hành trình của nhân viên

AI cũng có thể được sử dụng để tùy chỉnh trải nghiệm của nhân viên. Từ các sáng kiến ​​học tập và chương trình phát triển được cá nhân hóa đến đánh giá hiệu suất và hướng dẫn nghề nghiệp, các tổ chức có thể khai thác AI để định hình một môi trường làm việc phù hợp và sáng tạo  hơn. Bằng cách ghi nhận và đánh giá cao những đóng góp của cá nhân, các tổ chức có thể nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và trao quyền để nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân viên.

3.6. Thúc đẩy hợp tác và đổi mới

AI và IA có thể phá vỡ  các điểm tắc nghẽn  (Silos) trong quy trình làm việc và tăng cường hợp tác giữa các nhóm bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tối ưu hóa quy trình làm việc và cung cấp các công cụ giao tiếp nâng cao. Điều này cho phép nhân viên hợp tác hiệu quả hơn qua các ranh giới địa lý, nuôi dưỡng văn hóa làm việc nhóm và trao đổi kiến ​​thức. Hơn nữa, những hiểu biết sâu sắc và phân tích dự đoán do AI tạo ra có thể kích thích sự đổi mới nhờ khám phá  các xu hướng mới nổi, cơ hội tiềm năng và hỗ trợ đưa ra quyết định chiến lược.

4. Vượt qua thách thức và tận dụng cơ hội

Mặc dù AI và IA mang lại rất nhiều lợi ích , các tổ chức vẫn gặp phải một số trở ngại để khai thác tối đa tiềm năng của những công nghệ này:

• Chuyển đổi văn hóa: Việc áp dụng AI và IA đòi hỏi sự chuyển đổi trong văn hóa tổ chức, trong đó nhân viên được thúc đẩy đón nhận sự thay đổi, khám phá các công nghệ mới và liên tục phát triển. Các nhà lãnh đạo đóng vai trò quan trọng tới sự thay đổi này. Họ cần thể hiện mong muốn, đưa ra sự hỗ trợ và tạo một môi trường coi trọng sự đổi mới và tinh thần đồng đội.
• Cân nhắc về mặt đạo đức: Khi AI trở nên phổ biến hơn ở nơi làm việc, các tổ chức cần giải quyết các vấn đề đạo đức như bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu, giải quyết sai lệch thuật toán và đảm bảo việc sử dụng công nghệ AI một cách có đạo đức. Tạo ra cơ cấu quản trị mạnh mẽ và thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình có thể giúp giảm thiểu rủi ro đạo đức, xây dựng niềm tin giữa nhân viên và các bên liên quan.
• Khoảng cách kỹ năng: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã dẫn đến sự chênh lệch về kỹ năng ngày càng tăng, khiến nhiều nhân viên cần thêm kiến ​​thức kỹ thuật để khai thác AI và IA một cách hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức cần đầu tư vào các chương trình đào tạo và nâng cao kỹ năng cho lực lượng lao động, đảm bảo tính phù hợp và khả năng thích ứng liên tục của họ trong thời đại thống trị của các công nghệ tiên tiến.

5. Case study: Thúc đẩy thành công với các giải pháp tự động hóa của akaBot

Câu chuyện thành công dưới đây là minh chứng rõ rệt cho việc một ngân hàng số hàng đầu tại Việt Nam thúc đẩy thành công, tối ưu hóa nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên bằng các giải pháp tự động hóa của akaBot.

Thách thức 

• Nhu cầu vận hành liên tục và tối ưu hóa đồng thời đạt được hiệu quả cắt giảm chi phí
• Khối lượng công việc lớn, lặp đi lặp lại và thủ công trong lĩnh vực ngân hàng đòi hỏi độ chính xác cao và khả năng tương tác với các hệ thống phức tạp khác
• Nhu cầu tự động hóa toàn diện với toàn bộ doanh nghiệp trong thời gian ngắn

Giải pháp

Nhận thấy tự động hóa có thể giúp giải quyết những thách thức phức tạp, ngân hàng quyết định lựa chọn giải pháp akaBot của FPT để chuyển đổi hoạt động và nâng cao năng suất của nhân viên. Việc tự động hóa được triển khai tới hơn 200 quy trình tại 9 bộ phận trong tổ chức.

Kết quả

Ứng dụng akaBot giúp đảm bảo hoạt động liên tục 24/7, giảm tỷ lệ lỗi tới 98% và tự động hóa tới 30% các tác vụ hiện tại. Do đó, bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, tối ưu hóa quy trình làm việc và loại bỏ các điểm nghẽn, các giải pháp tự động hóa của akaBot có thể hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất trong toàn tổ chức.

6. Mở khoá tương lai 

AI và Tự động hóa thông minh (IA) có tiềm năng cải tiến  nơi làm việc bằng cách trao quyền cho nhân viên, tăng năng suất và thúc đẩy đổi mới. Thông qua việc tích hợp các công nghệ này vào hoạt động kinh doanh và đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, các doanh nghiệp  có thể thiết lập một môi trường hợp tác nơi con người và máy móc cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung. Việc tận dụng các khả năng biến đổi của AI và IA không chỉ để duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay mà còn để định hình một tương lai nơi nhân viên được trao quyền để phát huy hết tiềm năng của mình.