Phương pháp triển khai ERP

Triển khai một Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một dự án phức tạp và tốn kém. Việc áp dụng phương pháp triển khai phù hợp là chìa khóa để đảm bảo quá trình diễn ra trôi chảy, đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Từ kinh nghiệm triển khai thành công các dự án ERP chuyên ngành, xin được chia sẻ đến độc giả lộ trình triển khai ERP mà FPT IS đã cùng đến các tổ chức và doanh nghiệp thực hiện thành công.

Phương pháp triển khai ERP là một phần rất quan trọng trong việc tiến hành phân tích, xây dựng và hoàn thiện giải pháp để đưa hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) vào hoạt động. 

Bằng vào những kinh nghiệm thực tế và đã best practices đã triển khai ERP cho những doanh nghiệp trong và ngoài nước, các bước thực hiện sau đây 

1. Chuẩn bị dự án:

Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, và lập kế hoạch cho dự án triển khai ERP.

• Lựa chọn đội ngũ triển khai và xác định vai trò của từng thành viên.
• Thống nhất thời gian triển khai
• Xác định các bước triển khai và các đầu việc cần thực hiện trong quá trình triển khai
• Xác định các giai đoạn triển khai
• Xác định các sản phẩm bàn giao cho từng giai đoạn khi thực hiện triển khai
• Hoàn thành và thống nhất kế hoạch triển khai (Master Plan) cho đội dự án

Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp:

Khảo sát tình trạng vận hành của doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống ERP là bước bắt buộc và là tiền đề để thực hiện các bước tiếp theo. Trong quá trình khảo sát, sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
• Số lượng nhân sự của doanh nghiệp
• Mô hình doanh nghiệp (mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company)
• Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp
• Số lượng cửa hàng (đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm (shop, online, các phương thức thanh toán)
• Quy trình sản xuất và quản lý
• Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
• Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại (trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên)
• Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?
• Đánh giá tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
• Xác định các quy trình kinh doanh hiện tại và nhận diện các vấn đề cần giải quyết.

2. Xây dựng quy trình nghiệp vụ và thống nhất tài liệu thiết kế hệ thống (Blue Print)

Đây là một giai đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và giải pháp về kỹ thuật, quy trình vận hành sản xuất kinh doanh, quy trình quản lý chuỗi cung ứng quy trình hạch toán,… để xử lý các bài toán quản lý của doanh nghiệp. Sự phối hợp, tranh luận và thống nhất giải pháp trong giai đoạn này của đội dự án đòi hỏi tinh thần và ý chí triển khai cũng như cam kết hỗ trợ từ lãnh đạo trong giai đoạn này là rất cao.

• Hướng dẫn và thực hiện hội thảo thường xuyên với doanh nghiệp  về những tính năng sẵn có của hệ thống ERP đồng thời cùng phối hợp thống nhất với doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình kinh doanh (quy trình nghiệp vụ tương lai) để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả khi vận hành của từng bộ phận
• Xác định yêu cầu chức năng và thiết kế hệ thống ERP dựa trên quy trình kinh doanh đã chuẩn hóa và xây dựng những giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu vận hành hệ thống ERP sau khi triển khai.
• Đảm bảo tích hợp với các hệ thống hiện có.
• Tiến hành cài đặt giả lập và tùy chỉnh hệ thống ERP theo thiết kế đã xác định để kiểm tra và xây dựng giải pháp
• Xác định các nhu cầu sẽ thay đổi khi vận hành trong thực tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để các doanh nghiệp kịp thời vận động, truyền thông những đổi mới đến mọi người trong tổ chức
• Xây dựng hệ thống và thực hiện vận hành thử nghiệm cho những trường hợp quan trọng và ảnh hưởng lớn đến thay đổi quy trình vận hành sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp (môi trường pilot)

3. Triển khai xây dựng hệ thống ERP (Cài đặt, đào tạo, kiểm thử)

Đây là giai đoạn triển khai và hiện thức hóa các quy trình nghiệp vụ tương lai vận hành của doanh nghiệp trên hệ thống ERP

• Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.
• Sửa lỗi và điều chỉnh nếu cần.
• Đào tạo quản lý thay đổi.
• Thực hiện cấu hình và xây dựng hệ thống  ERP theo giải pháp đã thống nhất
• Phát triển báo cáo, tích hợp (nếu có) vào ERP.
• Thực hiện ma trận phân quyền (Roll & Authorization)
• Thu thập và làm sạch Master data, diễn tập chuyển đổi Master data vào hệ thống SAP.
• Đào tạo Key User chuẩn bị dữ liệu dùng cho kiểm tra (UAT).
• Đào tạo  Key User sử dụng hệ thống ERP
• Key User thực hiện kiểm tra chấp nhận hệ thống (UAT )
• Quản lý sự thay đổi và truyền thông dự án
• Xác định chiến lược – giải pháp chuyển đổi hệ thống  và Golive.

• Chuẩn bị trước khi Golive – Final Preparation

Đây là giai đoạn cuối cùng phục vụ việc chuẩn bị hệ thống ERP hoàn chỉnh phục vụ cho việc vận hành của doanh nghiệp theo các quy trình nghiệp vụ tương lai sau khi đưa hệ thống ERP vào sử dụng

• Key-user đào tạo end-user
• Cập nhật và hoàn thành hệ thống production sẵn sàng cho Golive
• Chuẩn hóa master data lần cuối để chuyển đổi vào hệ thống cho vận hành chính thức.
• Lên kế hoạch kiểm kê, quyết toán để hoàn thành số đầu kỳ
• Thực hiện chuyển đổi master data vào hệ thống chính thức
• Thực hiện chuyển đổi số dư đầu kỳ vào hệ sẵn sáng cho vận hành chính thức
• Truyền thông dự án về thời gian vận hành chính thức hệ thống

4. Go-live (Đưa hệ thống vào sử dụng):

Đây là giai đoạn doanh nghiệp vận hành thực tế trên hệ thống ERP đã được xây dựng hoàn chỉnh và phục vụ cho các hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp

• Chuyển hệ thống vào hoạt động thực tế.
• Đảm bảo hỗ trợ và duy trì sau triển khai.
• Bàn giao hệ thống ERP
• Hỗ trợ end-user vận hành chính thức hàng ngày
• Thực hiện kiểm soát dữ liệu hàng ngày
• Thực hiện quyết toán và đóng kỳ đầu tiên trên hệ thống ERP.

Các thành viên trong Ban Dự Án (đội ngũ triển khai và các key user) đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án ERP. Họ cần có kiến thức về quy trình kinh doanh, làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong tổ chức và được đánh giá cao bởi ban lãnh đạo. Đầu tư thời gian và nguồn lực cho Các thành viên trong Ban Dự Án là cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và hiệu quả