10 cách quản lý nhân sự tối ưu trong thời đại số

Nắm được cách quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc của đội ngũ mà còn khẳng định và phát huy vai trò của người quản lý. Vậy làm thế nào để quản lý nhân sự một cách hiệu quả? Hãy cùng FPT IS khám phá các phương pháp quản lý nhân sự tối ưu qua bài viết sau đây.

1. 10 cách quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp 

Dưới đây là 10 phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng để nâng cao chất lượng và hiệu suất của đội ngũ nhân viên:

1.1. Chọn lựa phong cách quản lý nhân sự phù hợp

Lựa chọn phong cách quản lý phù hợp là yếu tố quan trọng đối với mỗi nhà quản lý, bởi mỗi người lãnh đạo có cách tương tác khác nhau với nhân viên. Phong cách quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên nhìn nhận về công việc và vị trí của mình.

Một nghiên cứu cho thấy gần một nửa số nhân viên có ý định rời bỏ công việc vì người quản lý thiếu năng lực quản lý. Khi xem xét kỹ, ta thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa năng lực lãnh đạo và những yếu tố quan trọng khác như sự yêu nghề, gắn bó, và niềm vui của nhân viên.

Điều này nhấn mạnh rằng làm chủ phong cách quản lý là yếu tố thiết yếu giúp nuôi dưỡng, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên chất lượng.

1.2. Hiểu rõ năng lực của mỗi nhân sự

Khi quản lý, nhà lãnh đạo cần nắm rõ năng lực của từng nhân viên thông qua việc đánh giá. Đây là bước quan trọng để người quản lý không chỉ xem xét khả năng hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định mà còn đánh giá sự phù hợp của nhân viên với vai trò họ đảm nhận, từ đó có cơ sở để đưa ra chế độ khen thưởng xứng đáng.

Mỗi nhân viên đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, vì vậy việc sắp xếp nhân sự vào các vị trí phù hợp sẽ tạo ra hiệu suất làm việc tối ưu. Nhà quản lý cần đầu tư thời gian để tìm hiểu về quá trình học tập, kinh nghiệm và sở trường của từng nhân viên. Đây là bước quan trọng giúp lãnh đạo tiếp quản đội ngũ hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung của tổ chức.

1.3. Định hướng công việc và phát triển cho nhân viên

Để phát triển bền vững, một doanh nghiệp cần quản trị con người hiệu quả, tìm đúng người và đặt họ vào đúng vai trò nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực.

Trong đó, định hướng và phát triển nhân viên đóng vai trò quan trọng vì đây là cam kết của doanh nghiệp trong việc xây dựng môi trường hỗ trợ sự phát triển cá nhân. Điều này giúp nhân viên nhìn thấy rõ tiến bộ của mình qua từng giai đoạn và có định hướng cụ thể trong lộ trình thăng tiến. Định hướng tốt sẽ gia tăng sự hài lòng của nhân viên với môi trường làm việc, đồng thời tạo nên thái độ làm việc tích cực nhờ không gian học hỏi và chia sẻ.

1.4. Luân chuyển các nhân viên giỏi

Luân chuyển nhân viên giỏi mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Thứ nhất, việc thay đổi vai trò giúp nhân viên mở rộng kỹ năng, phát triển tư duy đa chiều và tích lũy kinh nghiệm phong phú, từ đó họ trở nên linh hoạt và dễ dàng thích ứng với nhiều tình huống khác nhau. 

Bên cạnh đó, làm việc ở các vị trí khác nhau còn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách hoạt động của các bộ phận, tạo tiền đề cho những vị trí lãnh đạo trong tương lai. Đồng thời, sự thay đổi về môi trường và nhiệm vụ cũng giúp họ luôn cảm thấy thử thách, tránh cảm giác nhàm chán và tăng sự gắn bó với tổ chức. Cuối cùng, khi nhân viên giỏi được luân chuyển, họ sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận, thúc đẩy sự hợp tác và hiệu quả công việc. Nhờ vậy, luân chuyển nhân viên giỏi không chỉ phát triển cá nhân mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và sáng tạo trong vận hành.

1.5. Lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên

Trong nhiều doanh nghiệp, thông thường các nhà lãnh đạo thường là người chủ động nói, trong khi nhân viên chủ yếu là lắng nghe. Tuy nhiên, khi người quản lý học cách lắng nghe ý kiến của nhân viên, họ sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực. Theo một khảo sát gần đây của Impraise, 72% người tham gia cho biết hiệu suất làm việc của họ được cải thiện khi có sự trao đổi và phản hồi hai chiều giữa sếp và nhân viên. 

Lắng nghe ý kiến từ nhân viên giúp cải thiện hiệu suất công việc và giảm thiểu những xung đột nội bộ đồng thời tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên bởi nhân viên sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng. Điều này sẽ dẫn đến chất lượng công việc tốt hơn và một môi trường làm việc lành mạnh, năng động hơn.

1.6. Đánh giá và đưa ra mục tiêu công việc cho nhân viên

Đánh giá nhân viên là một phương pháp quản lý nhân sự vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua nếu muốn phát triển bền vững và lâu dài. Quá trình đánh giá này cần được thực hiện thường xuyên và liên tục, bởi nó không chỉ giúp xác định hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên kết quả thực tế và số giờ làm việc, với KPI (Key Performance Indicator) là công cụ quan trọng để đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Thông qua hệ thống KPI, người quản lý có thể đánh giá một cách rõ ràng và khách quan về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa công việc. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nhận được nhiệm vụ phù hợp với khả năng và tiềm năng của họ, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc chung. Hơn nữa, việc đánh giá đúng đắn còn giúp xây dựng một môi trường làm việc công bằng, thúc đẩy tinh thần phấn đấu và sự gắn kết của nhân viên, đóng góp tích cực vào sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.

1.7. Tạo động lực và công nhận đóng góp của nhân viên

Mỗi nhân viên đều khao khát được thăng tiến và nhận sự công nhận xứng đáng cho những đóng góp của mình đối với tổ chức. Đây không chỉ là nhu cầu cơ bản mà còn là động lực giúp họ nỗ lực hơn mỗi ngày.

Việc khích lệ nên đi kèm với sự công nhận và hỗ trợ thực tế. Một lời khen ngợi chân thành trong cuộc họp, một email ghi nhận thành tích hay đơn giản là sự cảm ơn đúng lúc đều có sức mạnh to lớn trong việc tạo động lực. Khi nhân viên cảm nhận được rằng nỗ lực của họ được trân trọng và có ý nghĩa, họ sẽ tự nhiên cống hiến với sự nhiệt huyết cao hơn.

Ngoài ra, động lực không đơn thuần là những phần thưởng vật chất, mà còn là sự kết nối, thấu hiểu và dẫn dắt họ hướng đến những mục tiêu cao hơn. Hãy dành thời gian để lắng nghe tâm tư, kỳ vọng của nhân viên, từ đó giúp họ thấy rằng nỗ lực của họ không chỉ mang lại giá trị cho tổ chức mà còn đáp ứng được chính những mong muốn cá nhân của họ.

1.8. Tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả

Xây dựng môi trường làm việc nhóm hiệu quả là một trong những ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý khi quản lý nhân sự. Một bầu không khí thoải mái giúp nhân viên hiện tại phát triển đồng thời thu hút những nhân tài mới mong muốn gia nhập doanh nghiệp.

Để hoàn thành một dự án, nhà quản lý cần có một chiến lược hợp tác liên tục giữa các thành viên trong đội nhóm. Một môi trường làm việc mà nhân viên có thể tự do bày tỏ ý kiến, đặt câu hỏi và được tôn trọng là điều mà mọi người khao khát. Khi có được không gian làm việc tích cực như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và sáng tạo hơn trong công việc của mình.

1.9. Công nhân thành tích và ngừng việc la mắng nhân viên

Một môi trường làm việc nhóm hiệu quả không chỉ là yếu tố quyết định năng suất mà còn là nền tảng để phát triển nhân tài và thu hút nhân sự chất lượng cao. Đối với các nhà quản lý, việc tạo dựng một không gian làm việc nơi mọi người cảm thấy thoải mái, gắn kết và sẵn sàng cống hiến là ưu tiên hàng đầu.

Môi trường làm việc lý tưởng là nơi mà nhân viên có thể tự tin là chính mình. Tại đây, họ được khuyến khích đặt câu hỏi, nêu ý tưởng và thảo luận mà không sợ bị phán xét. Sự tôn trọng và lắng nghe lẫn nhau không chỉ giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy giá trị của bản thân mà còn mở ra những ý tưởng đột phá, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Để đạt được điều này, vai trò của nhà quản lý là vô cùng quan trọng. Quản lý hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc phân công công việc mà còn phải xây dựng chiến lược hợp tác chặt chẽ giữa các đội nhóm. Việc tạo điều kiện cho các thành viên giao tiếp, phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau một cách liên tục là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho mọi dự án.

1.10. Quản lý phải có phản hồi rõ ràng

Một trong những nguyên nhân chính khiến nhân viên lặp lại sai lầm hết lần này đến lần khác là do phản hồi từ người quản lý không đủ rõ ràng hoặc thiếu tính xây dựng. Phản hồi mơ hồ không chỉ khiến nhân viên cảm thấy bối rối mà còn làm giảm động lực và khả năng cải thiện hiệu suất của họ.

Để phản hồi trở nên hiệu quả hơn, người quản lý cần cụ thể hóa những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải. Thay vì chỉ đưa ra những nhận xét mang tính chung chung như “năng lực yếu kém,” hãy giúp họ hiểu rõ lỗi sai nằm ở đâu và chỉ dẫn cụ thể cách khắc phục. Ví dụ, khi nhận thấy một nhân viên mắc sai lầm trong việc lập kế hoạch, thay vì chỉ phê phán, người quản lý có thể chỉ ra điểm chưa hợp lý trong cách sắp xếp công việc, đưa ra hướng dẫn để cải thiện và cung cấp ví dụ cụ thể (case studies) về cách thực hiện đúng.

Phản hồi rõ ràng, cụ thể và mang tính định hướng không chỉ giúp nhân viên hiểu họ cần làm gì mà còn tạo động lực để họ phát triển. Đây là yếu tố cốt lõi giúp đội ngũ ngày càng hoàn thiện và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

2. Quản lý nhân sự tối ưu với giải pháp Quản trị nhân sự toàn diện FPT.iHRP

Ra mắt từ năm 2003, sản phẩm FPT.iHRP được xây dựng, phát triển và nâng cấp liên tục trong gần 20 năm bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và am hiểu các nghiệp vụ cũng như các chính sách nhân sự Việt Nam.

FPT.iHRP không chỉ là một Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho công tác nhân sự mà còn là quy trình quản lý nguồn nhân lực hiện đại, được đúc kết từ kinh nghiệm triển khai và tư vấn cho các công ty hàng đầu tại Việt Nam.

• Đầy đủ phân hệ, linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Chấm công, Đánh giá, Tuyển dụng, Đào tạo, Thuê, Khen thưởng, Lương thưởng, Bảo hiểm…
• Số hóa hơn 95% các quy trình nghiệp vụ nhân sự từ thủ công sang trực tuyến.
• Khả năng vận hành đa nền tảng (web, mobile)
• Khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống toàn cầu, hệ thống nội bộ, cũng như các hệ thống thuế, bảo hiểm của cơ quan Nhà nước tại Việt Nam.
• Dễ dàng triển khai trên mọi hạ tầng
• Hệ thống mở, nhiều cấp độ hoạt động
• Kết nối hệ sinh thái toàn diện: FPT.iHRP có thể ứng dụng các công nghệ thông minh từ nền tảng FPT.AI, cũng như kết nối Hệ sinh thái số trong FPT như Hệ thống FPT.eLearning, Chữ ký số FPT.eSign, Hợp đồng điện tử FPT.eContract, Thuế TNCN FPT.ePIT,… để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, đặc biệt trong lĩnh vực nhân sự.

Với hệ thống FPT.iHRP, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc, đảm bảo sự gắn kết trong đội ngũ nhân viên và tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự.

Bài viết trên đây là những thông tin chi tiết về cách quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu có nhu cầu tìm hiểu về các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, quý doanh nghiệp hãy liên hệ TẠI ĐÂY để được đội ngũ nhân viên tại FPT IS tư vấn sớm nhất.