Định biên nhân sự là gì? Ứng dụng công nghệ tối ưu quy trình quản lý định biên

Định biên nhân sự là một định nghĩa quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Với sự phát triển của công nghệ, các công cụ và phương pháp mới đã xuất hiện, tối ưu hóa quy trình quản lý định biên nhân sự trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Vậy định biên nhân sự là gì? Cách xây dựng kế hoạch định biên như thế nào? Hãy cùng FPT IS tìm hiểu trong  bài viết dưới đây. 

1. Định biên nhân sự là gì? 

Định biên nhân sự là quá trình xác định và lập kế hoạch số lượng, cơ cấu và chất lượng nhân sự cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của một tổ chức. Quá trình này giúp doanh nghiệp có một lực lượng lao động phù hợp với các nhu cầu ngắn hạn và dài hạn, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực để đạt được các mục tiêu chiến lược.

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng giữa nhu cầu kinh doanh và nguồn lực nhân sự, nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí, và đảm bảo tính linh hoạt và bền vững trong hoạt động.

Định biên nhân sự (Manpower planning) là quá trình lập kế hoạch số lượng, cơ cấu và chất lượng nhân sự cần thiết

2. Tầm quan trọng khi định biên nhân sự

Định biên nhân sự  là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô lớn và phức tạp. Tầm quan trọng của định biên nhân sự có thể kể đến như sau:

Đảm bảo nguồn lực 

Định biên nguồn lực giúp doanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân viên nhằm triển khai các hoạt động hàng ngày hiệu quả và chính xác. Nếu định biên không phù hợp, tổ chức có thể gặp khó khăn để hoàn thành công việc, điều này gây ảnh hưởng không tốt đến sản xuất, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh. 

Tối ưu hoá phân công nhiệm vụ 

Doanh nghiệp có thể tận dụng tốt năng lực của từng nhân viên, đảm bảo nhận công việc phù hợp với khả năng của mình bằng cách xác định vai trò cho từng vị trí thông qua việc phân chia nhiệm vụ hợp lý. Tối ưu hoá phân công nhiệm vụ trong định biên khuyến khích động lực cho nhân viên, giúp họ tìm được niềm vui trong công việc và nỗ lực hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. 

Đảm bảo hiệu suất công việc 

Khi đội ngũ nhân viên hài lòng với vị trí công việc và doanh nghiệp có đủ nguồn lực để đáp ứng hoạt động kinh doanh sẽ đảm bảo được hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, việc định biên giúp giảm thiểu sự quá tải và chồng chéo công việc. 

Phát triển và quản lý nhân lực 

Định biên nhân sự mang đến cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo cũng như phát triển cho nhân viên. Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra những kỹ năng cần thiết nhằm nâng cao năng lực của nhân viên và chuẩn bị cho sự thăng tiến trong tương lai. 

Kiểm soát chi phí nhân sự 

Hoạt động định biên nguồn lực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí của tổ chức. Nếu định biên quá ít sẽ dẫn đến quá tải công việc cho nhân viên hiện tại. Ngược lại, nếu định biên quá nhiều sẽ gây lãng phí và tiêu tốn quá nhiều nguồn lực không cần thiết. 

3. Các nguyên tắc tính định biên nhân sự

Để có thể tính được định biên nhân sự, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các nguyên tắc tính định biên để xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả. Dưới đây là 3 nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần nắm rõ: 

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

• Tỷ lệ tăng/giảm tỷ lệ so với năm trước tương đương với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu. Ví dụ như doanh thu tăng 30% thì định biên nhân lực sẽ tăng 20%. 
• Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với nhóm vị trí gián tiếp. Ví dụ, trực tiếp 65%, gián tiếp 35%, quản lý nhân viên là 15% và 85%. 
• Tương quan giữa ngân sách cho nhóm quản lý và nhân viên, nhóm gián tiếp và trực tiếp. Ví dụ, chi phí/ doanh thu= 78%, quỹ lương của quản lý và nhân viên = 22% – 78%. 

Nguyên tắc về định mức lao động

• Theo khối lượng: Áp dụng cho công việc kinh doanh dịch vụ, sản xuất, định mức sẽ tăng lên tuỳ thuộc vào mức độ thông thạo của người thực hiện. Giả dụ, 30 sản phẩm/ người, 100 sản phẩm/ca/ nhóm, 15 khách hàng phục vụ/ngày. 
• Theo chỉ tiêu hiệu suất: Tổng hợp những chỉ tiêu về doanh thu và số lượng khách hàng trong năm đối với khối kinh doanh. 
• Theo thông lệ thao tác trong nghề nghiệp. Dựa vào số lượng chứng từ hoàn thành, tần suất và số báo cáo thực hiện trong năm. Số lượng triển khai giao dịch/ ngày. 
• Theo đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối ngành gián tiếp. 

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc này thường được áp dụng dựa trên cơ sở cấu trúc chức danh, tần suất và thời lượng tiến hành nhiệm vụ. 

Ví dụ ở vai trò kế toán chi phí cần đảm bảo các công việc như: 

• Kiểm soát chứng từ, hạch toán và thanh toán 100 chứng từ/ ngày. 
• Thống kê báo cáo cuối mỗi tháng. 
• Làm việc cùng thanh tra thu ở cuối mỗi quý. 
• Hoàn thành các chứng từ thanh toán như nghiệm thu, hoá đơn, v.v.. ở cuối năm. 

4. Công thức tính định biên nhân sự 

Mặc dù không có một công thức chung cho mọi tình huống, nhưng doanh nghiệp có thể dựa vào trường hợp để áp dụng 1 trong 3 nguyên tắc sau đây: 

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan 

Nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Ví dụ minh hoạ cho công thức tính định biên: 

Mỗi ngày một cửa hàng mở cửa 8 tiếng (bao gồm ngày thường, chủ nhật và lễ tết), tương ứng 1 ca làm việc. 

• Theo Luật lao động, 1 nhân viên sẽ có quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày bao gồm 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết hàng năm. Vậy số ngày công trong 1 năm của nhân viên đó được tính là 365 – 88 = 277 ngày công. 
• Để đảm bảo nguồn lực làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 ngày công = 1.32 người (hệ số bù trừ nhân sự chuẩn). 

Như vậy, công thức tính như sau: 

• Số nhân sự cần tuyển = N*C*1.32

Trong đó: 

• N là số nhân sự cần cho một ca làm việc 
• C là số ca làm việc tại doanh nghiệp 
• 1.32 là hệ số bù trừ

5. Cách xây dựng kế hoạch định biên nhân sự trong doanh nghiệp 

Xây dựng kế hoạch định biên nhân sự trong một doanh nghiệp là quy trình chiến lược, hệ thống hóa, đòi hỏi sự cân nhắc và kế hoạch cẩn thận. Dưới đây là một số bước quan trọng trong quá trình này:

5.1. Dự báo nhu cầu về nguồn lực của tổ chức

Trước tiên, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc để hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu đối với từng vị trí. Dựa vào bảng phân tích công việc, tổ chức có thể dự báo số lượng nguồn lực cần thiết cho mỗi phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mô tả công việc cùng với chức năng và nhiệm vụ một cách chi tiết hơn.

Quá trình này không chỉ giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết mà còn đảm bảo rằng các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất phù hợp với từng vị trí, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong tổ chức.

5.2. Phân tích thực trạng nhân sự 

Dựa trên mô tả công việc và yêu cầu vị trí, bạn cần đánh giá tổng quát nguồn nhân lực hiện có bằng cách xác định số lượng nhân viên so với nhu cầu dự báo, phân tích cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận. Tiếp theo, hãy xem xét trình độ, kỹ năng, và kinh nghiệm của từng nhân viên để đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu công việc. Đồng thời, đánh giá thái độ làm việc thông qua phản hồi từ đồng nghiệp và quản lý. Sử dụng các chỉ số hiệu suất (KPIs) để đo lường hiệu quả công việc và xác định khả năng phát triển của nhân viên. Dựa trên các kết quả này, xác định những nhân viên có tiềm năng thăng chức và những người cần thay thế.

5.3. Quyết định tăng hay giảm nhân lực 

Ở bước này, doanh nghiệp cần so sánh nhu cầu về nhân sự với thực trạng hiện tại, xác định nguồn lực nào đang thừa hoặc thiếu hụt. Qua đó, người quản lý đưa ra giải pháp phù hợp để khắc phục tình trạng này. Hơn nữa, doanh nghiệp cần đánh giá những yếu tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến nhân sự như kinh tê,s xu hướng thị trường, văn hoá, chính sách luật pháp,… Điều này đảm bảo kế hoạch định biên nguồn lực luôn phù hợp với tình hình thực tế. 

5.4. Tổng hợp thông tin để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Để xây dựng kế hoạch định biên cụ thể và tối ưu, tổ chức có thể tổng hợp những thông tin trên. Với kế hoạch này nên được đánh giá cũng như điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp trong mọi tình huống. 

5.5. Đánh giá sau khi thực hiện 

Sau khoảng thời gian triển khai kế hoạch định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ đánh giá quá trình thực hiện so với mục tiêu ban đầu đặt ra. Phân tích nguyên nhân dẫn đến những sai lệch để đưa ra các đề xuất, giải pháp điều chỉnh phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất. 

6. Ứng dụng công nghệ để tối ưu quy trình quản lý định biên nhân sự 

FPT.iHRP là hệ thống quản trị nhân sự toàn diện được phát triển bởi FPT IS, cung cấp các tính năng và công cụ hiện đại để giúp tổ chức tối ưu hóa việc quản lý định biên nhân sự. 

• Thiết lập định biên nhân sự cho từng bộ phận trong tổ chức theo giai đoạn
• Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, lập yêu cầu đề nghị tuyển dụng, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng. Bên cạnh đó, đối soát hoạt động tuyển dụng và định biên.
• Báo cáo tổng hợp tất cả thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng, số lượng và cơ cấu nhân sự theo từng bộ phận. Đánh giá nguồn lực tổ chức tại thời điểm bất kì.

FPT.iHRP tự hào được đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn trong hành trình số hóa quy trình quản trị nhân sự như: Công ty CP Tập đoàn Tân Long, Sovico Group, Masan Group, PTSC, Heineken Vietnam, Saigontourist, Lavie, Golden Gate, Canon Vietnam, Daikin Vietnam…

Trên đây là những thông tin về định biên nhân sự và các nguyên tắc tính toán, lập kế hoạch định biên hiệu quả. Hy vọng bài viết, các doanh nghiệp đã có câu trả lời cho câu hỏi định biên nhân sự là gì và nắm rõ những bước triển khai chiến lược định biên cho tổ chức. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp quản trị nhân sự toàn diện FPT.iHRP, vui lòng bấm LIÊN HỆ NGAY ở góc phải phía trên màn hình hoặc để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để nhận được tư vấn miễn phí.