Giao kết điện tử: Khái niệm, pháp lý và giải pháp cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, giao kết điện tử đang dần thay thế phương thức truyền thống dựa trên giấy tờ, trở thành lựa chọn ưu tiên cho các doanh nghiệp nhờ khả năng ký kết nhanh chóng, thuận tiện và vẫn đảm bảo giá trị pháp lý. Việc nắm vững khái niệm, cơ sở pháp lý cùng các ứng dụng thực tiễn của giao kết điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

1. Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023, giao kết hợp đồng điện tử là việc các bên sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ các bước trong quá trình giao kết hợp đồng.

Việc đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử cũng được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Nói cách khác, đây là hình thức ký kết hợp đồng trực tuyến, trong đó toàn bộ thông tin trao đổi, đề nghị và xác nhận giữa các bên được thể hiện bằng dữ liệu điện tử thay vì giấy tờ truyền thống. Các bên có thể soạn thảo, thương thảo, ký kết và quản lý hợp đồng 100% online, không cần gặp mặt trực tiếp, đồng thời loại bỏ mọi thủ tục in ấn, chuyển phát hợp đồng qua lại.

2. Giá trị pháp lý của giao kết điện tử tại Việt Nam

Dưới đây là giá trị pháp lý của giao kết điện tử tại Việt Nam, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ quyền và nghĩa vụ khi ký kết hợp đồng điện tử:

2.1. Giá trị pháp lý của giao kết hợp đồng điện tử

Theo Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu như sau:

Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cũng theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023:

Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử nếu hợp đồng đó thực hiện theo đúng quy định. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm áp dụng hình thức giao kết điện tử để vừa tối ưu quy trình vận hành, vừa tiết kiệm chi phí hiệu quả.

2.2. Nguyên tắc giao kết của hợp đồng điện tử

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023, nguyên tắc giao kết của hợp đồng điện tử cụ thể như sau:

1. Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
2. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
3. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Nói cách khác, các bên được linh hoạt thỏa thuận về hình thức và điều kiện kỹ thuật của hợp đồng điện tử, nhưng mọi giao kết vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật.

2.3. Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực tại Việt Nam

Nội dung không phạm pháp: Hợp đồng phải có nội dung điều khoản rõ ràng, cụ thể, không trái pháp luật, đạo đức xã hội, đồng thời phù hợp với ý chí và mục đích của các bên.

Chủ thể tham gia: Chủ thể tham gia ký kết cần phải hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự

• Cá nhân: cần có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự (theo độ tuổi).
• Pháp nhân, tổ chức: đáp ứng điều kiện tại Khoản 1, Điều 74 BLDS 2015; năng lực hành vi dân sự được xác định theo Điều 86 BLDS 2015.

Ký kết trên tinh thần tự nguyện, bình đẳng: Các bên tham gia phải hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc, đe dọa hay cưỡng bức.

Đối tượng không bị cấm: Dựa trên Điều 123, Bộ luật dân sự năm 2015, đối tượng thực hiện hợp đồng không bị pháp luật nghiêm cấm, bao gồm: Các hành vi xâm phạm an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, và các hành vi vi phạm đạo đức xã hội.

Hình thức hợp đồng

• Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu được tạo, lưu trữ, truyền hoặc nhận qua phương tiện điện tử.
• Được xác lập giữa các bên tham gia và có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống.

Tóm lại, hợp đồng điện tử chỉ có hiệu lực khi đáp ứng đủ điều kiện về nội dung, chủ thể, hình thức và sự tự nguyện theo quy định pháp luật.

3. Các yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp giao kết hợp đồng điện tử

Khi chọn nhà cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên chú ý các yếu tố sau:

1. Được cấp phép hợp pháp: Chọn nhà cung cấp uy tín, được cơ quan nhà nước cấp phép dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và chữ ký số. Ví dụ, FPT được Bộ Công Thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép cung cấp chữ ký số.
2. An toàn thông tin và dữ liệu: Nhà cung cấp phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO/IEC 27001, có cơ chế sao lưu dữ liệu đầy đủ để tránh mất mát hợp đồng. Với giải pháp hợp đồng điện tử của FPT lưu trữ trên FPT Smart Cloud, với Data Center tại Hà Nội và TP. HCM, đạt chuẩn Tier 3, áp dụng ITIL, ISO 9001, ISO 27001 và ISO 50001. Dữ liệu được sao lưu hàng ngày và hợp đồng được lưu trữ miễn phí trong 10 năm.
3. Xác thực người ký chính xác, đảm bảo tính bảo mật: Hệ thống cần hỗ trợ nhiều phương thức xác thực để nâng cao bảo mật, bao gồm mật khẩu, eKYC (đối chiếu căn cước công dân và nhận diện khuôn mặt), hay ID Check (xác thực giấy tờ tùy thân và chống giả mạo).
4. Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Có đội ngũ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, giúp doanh nghiệp triển khai và vận hành hiệu quả.
5. Chi phí cạnh tranh phù hợp: Chi phí phù hợp với ngân sách và quy mô doanh nghiệp, đảm bảo giá trị đầu tư xứng đáng.

4. Kyta Platform – Nền tảng số hóa toàn trình định danh và giao kết điện tử từ FPT IS

Kyta Platform là nền tảng tiên phong tại Việt Nam giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ định danh, thương thảo, ký kết đến quản lý tài liệu. Với kiến trúc Low-code/No-code tích hợp AI, Kyta mang đến hiệu quả vượt trội, bảo mật tối đa và tuân thủ pháp lý. Hơn 4.500 doanh nghiệp thuộc tài chính, bảo hiểm, bất động sản, logistics… đã tin dùng.

Ba giải pháp nổi bật từ Kyta Platform

• Kyta ALM: Số hóa toàn bộ vòng đời thỏa thuận điện tử, từ khâu tạo lập đến gia hạn.  tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công, tăng tính minh bạch.
• Kyta Signature: Bộ giải pháp ký kết hợp đồng điện tử tích xanh, mang đến giải pháp chữ ký điện tử mạnh mẽ và tuân thủ pháp lý, đã được Bộ Công Thương xác thực
• Kyta Gate: Bộ Giải Pháp Tối Ưu Quản Lý Quy Trình Định Danh & Giao Kết Điện Tử

Điểm khác biệt của Kyta Platform

• An tâm pháp lý: Tài liệu ký kết gắn tích xanh Bộ Công Thương, đảm bảo hiệu lực cao nhất.
• Định danh chính xác 100%: eKYC, IDCheck, AI – đối chiếu trực tiếp dữ liệu Bộ Công An.
• Tiết kiệm vượt trội: Giảm 80% chi phí vận hành, rút ngắn 90% thời gian xử lý, không cần đầu tư hạ tầng.
• Trải nghiệm liền mạch: 100% quy trình định danh – ký kết – quản lý trên một nền tảng duy nhất.
• Với hơn 20 phân hệ linh hoạt, Kyta Platform được tin dùng triển khai cho nhiều lĩnh vực như bảo hiểm, sản xuất, tài chính và nhiều ngành khác.

Case study tiêu biểu:

Kyta Platform tự hào được đồng hành cùng nhiều tổ chức lớn tại Việt Nam, mang lại hiệu quả chuyển đổi số rõ rệt, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng, có thể kể đến như:

• Bộ Tư pháp Việt Nam: Kyta Platform cùng Bộ Tư pháp triển khai Hệ thống Biên lai điện tử toàn quốc từ 01/07/2025, số hóa quy trình thu – nộp thi hành án dân sự. Hệ thống xử lý hơn 10 triệu biên lai và 400.000 tỷ đồng mỗi năm, phát hành 3.000 biên lai điện tử chỉ trong tuần đầu, giúp cán bộ quản lý dễ dàng theo dõi báo cáo thời gian thực, người dân tra cứu thuận tiện qua cổng điện tử, email hoặc SMS. Hệ thống đảm bảo pháp lý, an toàn dữ liệu và minh bạch hoàn toàn.
• Sun Life Việt Nam: Số hóa quy trình ký hợp đồng bảo hiểm, cho phép khách hàng ký trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn 90% thời gian xử lý và giảm 80% chi phí vận hành. Nền tảng tích hợp mượt mà với hệ thống hiện tại, tự động hóa quản lý vòng đời hợp đồng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và củng cố vị thế dẫn đầu trong ngành bảo hiểm.
• SSI (Công ty Cổ phần Chứng khoán SSI): Số hóa quy trình mở tài khoản, 100% trực tuyến, giảm 90% thời gian xử lý và 45% sai sót nhập liệu. Hệ thống tự động hóa từ nộp hồ sơ, ký kết đến lưu trữ, sử dụng eKYC, IDCheck và AI để xác minh danh tính theo thời gian thực, giúp SSI tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả và phục vụ khách hàng nhanh chóng, minh bạch.

Kết luận

Việc ứng dụng giao kết điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tính minh bạch trong các giao dịch. Quý doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp giao kết điện tử Kyta Platform, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được chuyên gia tư vấn của FPT IS liên hệ tư vấn chi tiết.