Lưu trữ số – Đòn bẩy chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia

Trong bối cảnh Nghị quyết 57-NQ/TW đặt chuyển đổi số, đổi mới sáng tạo và phát triển khoa học – công nghệ làm ba đột phá chiến lược của quốc gia, lưu trữ số đã vượt ra khỏi vai trò hỗ trợ hành chính để trở thành một trong những trọng tâm định hình năng lực quản trị hiện đại. Đây không chỉ là một xu hướng tất yếu, mà còn là “chìa khóa vàng” để nâng tầm hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước.

Với tư cách là đơn vị đồng hành cùng nhiều bộ, ngành, địa phương trong quá trình chuyển đổi số, FPT mang đến giải pháp lưu trữ số toàn diện – ArchiveNex, được phát triển theo tiêu chuẩn quốc tế OAIS và tinh thần “kiến tạo từ nền móng dữ liệu”.

Lưu trữ số – Từ “hậu cần dữ liệu” đến động lực cải cách

Trong nhiều năm, công tác lưu trữ thường được xem là hoạt động “phía sau hậu trường” của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên số, khi dữ liệu là tài sản cốt lõi, lưu trữ trở thành một trong những yếu tố trọng yếu giúp các cơ quan nhà nước đảm bảo:

• Tính toàn vẹn và đầy đủ của thông tin, dữ liệu từ các hồ sơ – tài liệu lưu trữ;
• Năng lực truy xuất và tái sử dụng dữ liệu nhanh chóng;
• Tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm Pháp lý trong hoạt động công vụ.

Theo tinh thần Nghị quyết 57-NQ/TW, lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu số chính là nền tảng để xây dựng quốc gia số, chính phủ số và công dân số – nơi dữ liệu cần được thu thập, quản lý và khai thác có hệ thống ngay từ khi được tạo lập.

Ba trụ cột cốt lõi trong quản trị lưu trữ số

Để công tác lưu trữ số thực sự mang lại hiệu quả vượt trội, cần tập trung vào ba trụ cột cốt lõi đã được kiểm chứng qua nhiều năm trong khoa học lưu trữ và được tối ưu hóa trong kỷ nguyên số:

1. Định danh hồ sơ, tài liệu – Gốc rễ của lưu trữ số hiệu quả

Tại Việt Nam cũng như trên thế giới, định danh là một phương án tối ưu đang được áp dụng rộng rãi trong quản lý – từ con người đến máy móc và tài sản. Trong công tác lưu trữ, định danh hồ sơ, tài liệu là quy trình gán mã số, thông tin nhận diện và phân loại hồ sơ theo hệ thống quản lý nhất định. Việc này cần đảm bảo đúng – đủ – thống nhất, nhằm:

• Dễ dàng quản lý, tra cứu nhanh chóng;
• Phân quyền truy cập theo cấp bậc, hạn chế rò rỉ thông tin;
• Tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả lưu trữ;
• Thuận tiện trong quản trị và tạo lập dữ liệu.

Việc định danh phải tuân thủ các nguyên tắc:

• Tính duy nhất: Mỗi hồ sơ phải khác biệt tuyệt đối, có thuộc tính phân biệt ngay từ lúc hình thành;
• Thống nhất theo quy chuẩn: Mỗi mã định danh cần vừa riêng biệt vừa mang đặc điểm chung (đơn vị, lĩnh vực…);
• Tính vô hạn: Hệ thống phải mở rộng không giới hạn theo thời gian và khối lượng hồ sơ;
• Ngắn gọn vừa đủ: Mã định danh cần đơn giản để thuận tiện quản lý, tiết kiệm tài nguyên xử lý.

2. Thuộc tính hồ sơ – Cơ sở để định danh chính xác và toàn diện

Mỗi hồ sơ, tài liệu đều có các thuộc tính cơ bản gọi là dữ liệu chủ (theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15), nhằm liên kết với các tài liệu khác trong cùng hồ sơ hoặc nhóm hồ sơ. Những thuộc tính này đóng vai trò thiết yếu trong việc định danh chính xác, duy nhất, tạo nên mối quan hệ logic giữa các tài liệu cùng nhóm.

Càng đi sâu vào nhóm nhỏ, các tài liệu càng có mối quan hệ chặt chẽ và giá trị lưu trữ cao. Việc phân tích và xác định thuộc tính phải được nghiên cứu kỹ lưỡng trên cơ sở chuyên môn, nhằm phản ánh những yếu tố bản chất của tài liệu trước cả khi xét đến nội dung chi tiết.

Đây cũng chính là nền tảng cho các hệ thống AI, phân tích dữ liệu hoạt động hiệu quả trong tương lai, và là “chìa khóa” để tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, nhiều thời kỳ.

3. Danh mục hồ sơ – Công cụ định hướng và vận hành lưu trữ thông minh

Danh mục hồ sơ hàng năm là một tài liệu đặc biệt quan trọng, có vai trò định hướng công việc cho từng phòng ban và cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức. Một danh mục hồ sơ đầy đủ, rõ ràng giúp:

• Lãnh đạo các cấp nắm bắt kế hoạch hoạt động toàn đơn vị trong năm;
• Hỗ trợ hiệu quả cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử;
• Tự động lập hồ sơ cho cán bộ, giảm đáng kể thời gian và công sức cho công việc lưu trữ.

ArchiveNex – Giải pháp lưu trữ số chuẩn quốc tế do FPT phát triển

Dựa trên chuẩn OAIS (ISO 14721), ArchiveNex là giải pháp toàn diện cho bài toán lưu trữ số, bao gồm:

• Đóng gói hồ sơ dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế: Dễ dàng chia sẻ, chuyển đổi giữa các nền tảng, đảm bảo tính bất biến qua thời gian;
• Tự động lập hồ sơ điện tử với đầy đủ tài liệu thành phần: Tài liệu mẫu được soạn sẵn theo định dạng chuẩn, cán bộ chỉ cần điều chỉnh nội dung để ban hành;
• Tự động lập danh mục hồ sơ hàng năm: Hỗ trợ tối đa cán bộ lưu trữ – thậm chí có thể thay thế một phần vai trò cán bộ văn thư;
• Bóc tách – Cập nhật dữ liệu tức thì: Tài liệu sau số hóa được xác thực, trích xuất, cập nhật tự động vào hệ thống phục vụ tra cứu, thống kê và phân tích chuyên sâu;
• Hỗ trợ đa dạng định dạng dữ liệu: Từ văn bản giấy, ảnh 2D, hình ảnh 3D, đến dữ liệu số và video.

ArchiveNex là giải pháp được Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước lựa chọn sử dụng và phát triển để làm nền tảng cho hoạt động lưu trữ quốc gia, thể hiện tính thực tiễn và khả năng triển khai diện rộng.

Hệ sinh thái số hóa và lưu trữ số FPT

Kết luận

Chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ không đơn thuần là quá trình số hóa tài liệu, mà là bước chuyển mình toàn diện trong cách dữ liệu được tạo lập, quản trị và khai thác. ArchiveNex không chỉ là một giải pháp công nghệ, mà còn là lời cam kết đồng hành của FPT cùng các cơ quan, tổ chức trong hành trình hướng đến một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả; một hệ sinh thái dữ liệu mở, kết nối liên thông giữa các lĩnh vực; và một tương lai nơi dữ liệu không bị chôn vùi, mà luôn sẵn sàng phục vụ cho việc ra quyết định.

Lưu trữ số là bước đi chiến lược trong tiến trình kiến tạo Chính phủ số, Quốc gia số – nơi mỗi dữ liệu được quản trị ngay từ khoảnh khắc hình thành. Với ArchiveNex, FPT cam kết tiếp tục đồng hành, chuyển giao công nghệ và tri thức, cùng các bộ, ngành, địa phương xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc – nơi quá khứ được bảo tồn, hiện tại được quản lý hiệu quả, và tương lai được dẫn dắt bởi tri thức.