Tổng hợp quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cập nhật 2025

Kể từ 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định một số điểm mới liên quan đến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đối tượng nào bắt buộc phải sử dụng? Pháp luật quy định những gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hoá đơn điện tử được tạo lập tự động từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại hoá đơn này giúp nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ phát hành hoá đơn nhanh chóng ngay tại thời điểm bán hàng, đồng thời đảm bảo việc ghi nhận doanh thu minh bạch, chuẩn xác theo quy định pháp luật.

Đặc điểm chính:

• Tạo lập tức tại thời điểm bán hàng từ máy tính tiền
• Kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý của Tổng cục Thuế
• Phù hợp với giao dịch B2C (doanh nghiệp với người tiêu dùng)

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

• Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
• Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
• Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.
• Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.
• Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.
• Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc. Tuy nhiên, từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải, giải trí… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

3. Đối tượng bắt buộc sử dụng

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), các trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

• (1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
• (2) Ăn uống; nhà hàng; khách sạn;
• (3) Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
• (4) Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam)

Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng bắt buộc phải sử dụng Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

4. Lợi ích của hóa đơn tạo từ máy tính tiền

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số ngành thuế mà còn mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng hình thức tạo hoá đơn này:

4.1. Lợi ích với cơ quan thuế

• Tăng cường khả năng quản lý minh bạch các giao dịch bán lẻ
• Tự động tiếp nhận dữ liệu theo thời gian thực
• Tiết kiệm nguồn lực kiểm tra, đối chiếu
• Đồng bộ mẫu hoá đơn khởi tạo từ máy tính

4.1. Lợi ích với doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh

• Tiết kiệm chi phí và thời gian

• Xử lý giao dịch nhanh chóng và chính xác nhờ tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ

• Tăng tính minh bạch, chuyên nghiệp trong giao dịch

• Đồng bộ mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thuận tiện tra cứu, lưu trữ và cung cấp khi cần thiết.

5. Các quy định về xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền doanh nghiệp cần nắm rõ

5.1. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn máy tính tiền:

Dựa theo khoản 2 điều 11 nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần đảm bảo nguyên tắc sau:

• Đầu tiên, nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Thứ 2, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền KHÔNG bắt buộc có chữ ký số;
• Thứ 3, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

5.2. Nội dung trên hóa đơn máy tính tiền:

Dựa theo khoản 3 điều 11 nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có những nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

5.3. Thời điểm xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền:

Căn cứ Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa:
  • Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

• Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

6. Cách đăng ký sử dụng

Để áp dụng đúng quy định và tận dụng các lợi ích mà hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình đăng ký theo hướng dẫn từ Cục Thuế TP.HCM. Nội dung được cập nhật từ Công văn số 15461/CTTPHCM-TTHT năm 2022 như sau:

Người nộp thuế (NNT) cần đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bằng mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, nằm trong Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. (Tải mẫu TẠI ĐÂY)

• Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử, và thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền: bắt buộc đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ví dụ như FPT.eInvoice.
• Trường hợp người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và muốn chuyển sang loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế thì có thể
  • Thay đổi thông tin đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ví dụ như FPT.eInvoice
  • Hoặc Đăng ký trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

7. Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Để nhận biết hóa đơn điện tử có được khởi tạo từ máy tính tiền hay không, doanh nghiệp và người tiêu dùng có thể kiểm tra ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Cụ thể, trong phần ký hiệu của hóa đơn điện tử, nếu ngay sau hai chữ số năm xuất hiện chữ cái “M”, thì đây chính là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Chữ “M” là ký hiệu đặc biệt được dùng để phân biệt hóa đơn tạo từ máy tính tiền với các loại hóa đơn điện tử thông thường khác.

8. Cách tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế:

• Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp (sử dụng thông tin của bên mua hàng), sau đó chọn mục “Tra cứu” và tiếp tục chọn “Tra cứu hóa đơn”
• Bước 3: Chuyển sang tab “Tra cứu HĐĐT mua vào”
• Bước 4: Trong ô “Kết quả kiểm tra”, chọn mục “Tổng cục Thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”

Sau khi hoàn tất các bước trên, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn điện tử, bao gồm ngày phát hành, mã số thuế bên bán, giá trị giao dịch và xác nhận của cơ quan thuế.

9. FPT.eInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đáp ứng quy chuẩn của Tổng cục Thuế từ Đối tác 30 năm ngành Thuế

FPT.eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện do FPT IS phát triển, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn mới nhất của Tổng cục Thuế. Trong đó, phiên bản hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) của FPT IS đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, siêu thị… cần xuất hóa đơn trực tiếp tại điểm bán.

Hiện tại, nhiều chuỗi bán lẻ lớn như Nhà thuốc Long Châu, FPT Shop, Winmart… đã triển khai thành công hóa đơn MTT của FPT.eInvoice.

• Hỗ trợ kết nối dễ dàng với các hệ thống POS như Kiot Viet, PosApp,
• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền, nhanh chóng – chính xác – hợp lệ.
• Tự động đồng bộ dữ liệu về hệ thống Tổng cục Thuế.
• Đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quy trình bán hàng – kế toán

Với kinh nghiệm triển khai sâu rộng trong ngành thuế và bán lẻ, cùng năng lực công nghệ vững mạnh, FPT IS tự tin đồng hành cùng các doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành tại điểm bán. FPT.eInvoice là giải pháp phù hợp, linh hoạt theo từng mô hình kinh doanh của bạn.

Quý khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ tư vấn hoặc dùng thử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền FPT.eInvoice, vui lòng bấm vào nút LIÊN HỆ NGAY góc phải màn hình, hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY, đội ngũ chuyên gia FPT IS sẽ liên hệ tư vấn trong thời gian sớm nhất.