Số hóa tài liệu tự động phục vụ lưu trữ lâu dài với iSoma

Ngày 29/07/2024

Lưu trữ lâu dài các tài nguyên dữ liệu thực hiện càng sớm, tổ chức doanh nghiệp càng tránh được những rủi ro mất mát tài sản đáng quý của mình và sớm có thể khai thác trở lại để tạo ra những giá trị, lợi thế mới. Song hành cùng tổ chức, doanh nghiệp tối ưu số hoá dữ liệu với quy trình thông minh và toàn diện, FPT hiện đã và đang sẵn sàng giải pháp số hóa dữ liệu iSOMA cùng loạt các nền tảng công nghệ lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu.

1. Tính cấp thiết của số hóa dữ liệu

Ngày nay, dữ liệu được coi là tài sản quý giá của mọi tổ chức và doanh nghiệp, Họ luôn tìm cách để có thể lưu trữ lâu dài và khai thác một cách triệt để. Tuy nhiên, do nhiều điều kiện khác nhau mà việc lưu trữ còn mang tính thủ công và tiềm ẩn các nguy cơ như: Tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng tự nhiên hoặc do môi trường bảo quản,… dẫn đến mất mát và KHÔNG CÓ khả năng phục hồi.

Trong đó, các dữ liệu ở các ngành nghề khác nhau lại có những đặc thù lưu trữ và khai thác hoàn toàn khác nhau, dẫn đến việc đòi hỏi phải có những Phương pháp, cách thức khác nhau để lưu trữ và khai thác. Ví dụ như:

Chữ Nôm – hệ thống chữ viết đầu tiên của người Việt nhằm tạo sự khác biệt tách ra được chữ HÁN, đã được sử dụng liên tục gần 1.000 năm, từ thế kỷ X đến thế kỷ XIX. Nhưng hiện tại, trên toàn thế giới chỉ còn khoảng 100 người có khả năng đọc và viết thành thạo chữ Nôm, trong khi hơn 90% thư tịch Nôm vẫn chưa được dịch sang chữ Quốc Ngữ. Điều này đặt ra một nhu cầu cấp bách về một hệ thống hỗ trợ người dùng tra cứu, nhập liệu, dịch và lưu trữ các văn bản chữ Nôm một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác đặc biệt khi một phần lớn tư liệu chữ Nôm vẫn còn tồn tại trong dân gian dưới nhiều hình thức khác nhau như sách vở, hoành phi, câu đối, bia và chuông.
Tài liệu lịch sử, văn kiện – Việt Nam ta trải qua hàng chục năm kháng chiến trường kỳ, trong khoảng thời gian ấy cũng đã sản sinh ra vô vàn những bài viết, bài báo có tính thời sự lẫn có ý nghĩa lịch sử quan trọng, nhưng qua thời gian nhưng tư liệu ấy cũng dần bị hư hoại và hết sức cần thiết việc thực hiện số hoá và lưu trữ lâu dài.
Tài liệu trong các các cơ quan ban ngành TƯ và Địa phương: Sau nhiều năm chuyển đổi số rộng khắp từ Trung ương, đến địa Phương với nhiều thành tích đáng tự hào như chính phủ điện tử với một cửa điện tử,… Tuy nhiên, vẫn còn đó dữ liệu của hàng chục năm về trước cho đến hiện tại vẫn đang còn phát sinh chưa được số hoá – lưu trữ trên nền tảng số, điều đó cũng đặt ra những thách thức trong việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý các hồ sơ, thông tin. Trước nguy cơ đó, Chính phủ đã ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, và các thông tư, nghị định hướng dẫn thực thi đến các cơ quan bộ – ban ngành từ TƯ đến địa Phương.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức khác: Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ ngày nay luôn đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức muốn phát triển bền vững và tạo đột phá trên thị trường thì việc cải tiến, đổi mới luôn là một yếu tố then chốt. Tuy nhiên, việc tạo ra cái mới là vô cùng khó khăn trong thời buổi mà tri thức con người có vẻ đã đạt đến đỉnh với sự toàn cầu hoá sâu rộng. Chính lẽ đó việc Làm sao để tái sử dụng các dữ liệu cũ để tạo ra những điểm cải tiến, những ý tưởng mới từ chính những gì đã có trong quá khứ, kết hợp với những gì có khả năng sảy ra trong tương lai sẽ giúp cách doanh nghiệp, tổ chức bắt kịp xu hướng, và đột phá trên thị trường, Hãy hình dung khi dữ liệu cơ bản ( bản cứng) được số hoá hầu hết và lưu trữ dưới dạng Metadata, các doanh nghiệp có thể áp dụng những công nghệ mới nhất như AI- Machine learning, NLP,… để tạo ra các mô hình khai thác dữ liệu hiệu quả, giúp tăng NĂNG suất lao động của doanh nghiệp mình, và tạo dựng những mô hình kinh doanh/ ý tưởng hoặc thậm chí là các sản phẩm hoàn toàn mới?

Hồ sơ lưu trữ truyền thống, tốn không gian chi phí. Nhưng khó bảo quản lâu dài và truy xuất thông tin.

2. Số hoá và Quy trình số hoá cơ bản

Như vậy, Số hoá chính là quy trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số. Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và được xử lý bằng các phần mềm, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.

Số hoá (Digitalization) có thể không đi cùng với quá trình chuyển đổi số (Digital transformation) của tổ chức/ doanh nghiệp, nhưng Số Hoá là đầu vào quan trọng của quá trình chuyển đổi số.

Và để thực hiện số hoá, chúng ta sẽ cần thực hiện qua các bước cơ bản như sau đây:

Bước 1: Thu thập tài liệu

Đây là bước hết sức quan trọng trong quá trình số hoá, việc thu thập bao gồm các loại dữ liệu bản CỨNG chưa được SCAN hoặc cả các bản mềm đã được SCAN trên máy tính (PDF, Hình,…). Nó có thể ở dưới dạng tài liệu văn bản như một bài báo, một cuốn sách, thậm chí là trên Bia đá,…

Bước 2: Phân loại tài liệu

Việc phân loại được thực hiện một cách tỉ mỉ và khoa học để đảm bảo rằng, tài liệu/ tư liệu đang được đánh giá đúng hiện trạng và từ đó lựa chọn các Phương pháp “quét” phù hợp với chính các loại tài liêu/ tư liệu đó.

Bước 3: Quét tài liệu

Dựa vào kết quả phân loại tài liệu, tại bước này chúng ta sẽ sử dụng các thiết bị quét tương ứng với từng loại như máy quét tài liệu A0, A2,A3,A4,… máy quét vật thể 3D, máy chụp chuyên dụng,…

Bước 4: kiểm tra tài liệu

Tài liệu sau khi được quét sẽ được kiểm tra so sánh tính đúng, đủ giữa bản scan lưu trên thiết bị điện tử ( máy tính) và bản cứng thực tế để xác nhận việc quét đã đạt hay cần quét lại.

Bước 5: Nhập liệu, gắn nhãn, tạo chỉ mục hồ sơ

Sau khi đã xác nhận việc quét tài liệu đã đúng, Nhân sự số hoá sẽ thực hiện các đề mục tiếp theo tuỳ theo nhu cầu thực tế cần lưu trữ của các đơn vị, doanh nghiệp:

Lưu ý rằng việc nhập liệu: Có thể chỉ nhập 1 số trường dữ liệu cần thiết hoặc nhập lại toàn bộ

Bước 6: Kiểm tra nhập liệu

Để chắc chắn rằng mọi dữ liệu đã được nhập liệu, gắn nhãn và tạo chỉ mục một cách đúng đắn. Chúng ta thực hiện bước “Kiểm tra nhập liệu” bằng cách cho nhân sự có kinh nghiệm thực hiện đánh giá nghiệm thu.

Bước 7: Kết xuất, lưu trữ.

Tiến hành xuất ra các Metadata, pdf hai lớp, hoặc các loại dữ liệu mà các đơn vị, doanh nghiệp cần cho việc lưu trữ, sử dụng của mình.

Bước 8: tìm kiếm và truy xuất dữ liệu

Với các nhu cầu khác nhau thì việc thiết kế các giải pháp hoặc ứng dụng các giải pháp có sẵn để phục vu nhu cầu tìm kiếm, truy xuất cho từng đơn vị, doanh nghiệp khác nhau. Việc tìm kiếm cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn với các công nghệ AI hiện tại như chatbot với GPT,…

Các bước thực hiện số hoá

3. Số hoá tự động với iSOMA

Việc số hoá với khối lượng hàng triệu, hàng trăm triệu bản dữ liệu nếu thực hiện tuần tự và thủ công như các bước nêu trên thì sẽ dẫn được việc chi phí tăng cao tạo rào cản không hể nhỏ cho quá trình số hoá và chuyển đổi số của các doanh nghiệp, tổ chức.

Chính vì vậy, Giải pháp số hoá dữ liệu iSOMA của FPT là CHÌA KHOÁ để xử lý triệt để các vấn đề cơ bản nhất trong số hoá.

iSOMA kế thừa các công nghệ từ tập đoàn FPT sẽ giúp việc số hoá trở nên: Hiệu suất tốt – tiết kiệm chi phí – tăng độ chính xác.

Đầu tiên, iSOMA được thiết kế đầy đủ các tính năng và vượt trội để có thể: Quản lý và tích hợp các thiết bị SCAN, điều này sẽ giúp việc chuyển tải dữ liệu từ bản SCAN lên nền WEB giúp các chuyên viên số hoá dễ dàng tiếp cận, sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý và kiểm tra lại một cách dễ dàng.
Thứ hai, giải pháp được tích hợp các tính năng nhận diện FORM (mẫu) tự động điều này sẽ hỗ trợ việc tự động hoá sắp xếp hồ sơ và phân loại form.
Đặc biệt là iSOMA được áp dụng các công nghệ AI-OCR tiên tiến giúp nhận diện các chữ số, chữ viết, và cả chữ viết tay độ chính xác cao, điều này sẽ tăng tính tự động hoá sau quá trình SCAN giúp năng suất số hoá tăng lên hàng chục lần.
Và cuối cùng, iSOMA hỗ trợ tích hợp đa nềng tảng nên việc lưu trữ và kết nối với các hệ thống lưu trữ, truy cứu thông tin khác vô cùng dễ dàng thông qua cái APIs bảo mật cao và có khả năng tuỳ biến.

Sức mạnh số Hoá iSOMA & hệ sinh thái chuyển đổi số FPT

Việc lưu trữ lâu dài các tài nguyên dữ liệu của một tổ chức, doanh nghiệp là nhu cầu cấp thiết và không thể không thực hiện. Việc thực hiện càng sớm, sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp càng tránh được những rủi ro mất mát tài sản dữ liệu đáng quý của mình và sớm có thể khai thác trở lại để tạo ra những giá trị, lợi thế mới. Với công nghệ vượt trội ngày này, việc số hoá cũng đang được thực hiện một cách nhanh chóng – bảo mật về dễ dàng hơn. Đặc biệt với iSOMA và các nền tảng khác của tập đoàn FPT sẽ giúp quý tổ chức, doanh nghiệp tạo dựng được một hệ sinh thái số hoá – chuyển đổi số toàn diện và mạnh mẽ.