Xu hướng mới trong mua hàng doanh nghiệp: Khi AI và ESG trở thành đòn bẩy chiến lược

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đầy biến động, khi doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực gia tăng từ sự bất ổn về giá cả, căng thẳng địa chính trị và yêu cầu ngày càng khắt khe về phát triển bền vững, việc tối ưu hóa mọi mắt xích trong chuỗi cung ứng trở thành yếu tố sống còn để duy trì và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Quản lý quy trình mua hàng/mua sắm không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ kiểm soát chi phí mà còn đóng vai trò là đòn bẩy chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường tính linh hoạt để thích ứng nhanh với những biến động khó lường của thị trường. Một hệ thống mua hàng được quản trị hiệu quả chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi tiêu mà còn tạo dựng giá trị dài hạn và bền vững trong toàn bộ chuỗi cung ứng. 

Đặc biệt, trí tuệ nhân tạo (AI) và bộ tiêu chuẩn phát triển bền vững ESG đang nổi lên như những xu hướng chủ đạo, định hình lại cách các doanh nghiệp tiếp cận và triển khai quy trình mua hàng. Cùng tìm hiểu cách AI đang được ứng dụng để số hóa và tối ưu hóa quy trình mua sắm, đồng thời khám phá vai trò của các giải pháp phần mềm trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn ESG trong kỷ nguyên số và tăng trưởng xanh hiện nay

1. Thách thức trong quản lý mua hàng của các doanh nghiệp hiện nay 

Sự thay đổi trong hành vi tiêu dùng, quy định pháp lý ngày càng chặt chẽ, áp lực cạnh tranh về giá, cùng với những biến động từ các thương vụ mua bán & sáp nhập (M&A) khiến các nhà lãnh đạo phải liên tục điều chỉnh chiến lược mua hàng. Bên cạnh đó, mô hình định giá dựa trên kết quả cũng đang dần thay thế cách định giá truyền thống, buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp linh hoạt và hiệu quả hơn.  

Theo khảo sát từ EY (2024), những thách thức cấp bách nhất đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay là: 

• 56% doanh nghiệp coi lạm phát là thách thức liên tục trong thời gian tới. 

• Hơn 40% cho rằng chi phí đầu vào tăng cao, bao gồm nhân công, năng lượng và nguyên liệu thô là một trở ngại. 

• Lãi suất và chi phí nợ tăng là rào cản được dự đoán nhiều thứ ba, với 42,5% doanh nghiệp dự đoán điều này sẽ xảy ra trong ba tháng tới. 

Trong bối cảnh thị trường đầy biến động, những phương pháp mua sắm truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều bất cập. Bộ phận mua sắm thường thiếu nền tảng kỹ thuật vững chắc để đánh giá chính xác chi phí thực tế, dẫn đến việc ước lượng sai lệch và cam kết chưa sát với năng lực triển khai. Bên cạnh đó, quy trình vận hành phân mảnh khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế đàm phán cũng như khó lựa chọn được đối tác phù hợp. Hệ quả là chi phí phát sinh vượt kiểm soát, tiến độ trì trệ và toàn bộ quy trình mua hàng trở nên phức tạp, tốn kém hơn dự kiến. 

Quản lý mua hàng gặp nhiều khó khăn trong bối cảnh kinh tế khó dự đoán như hiện nay 

Theo khảo sát của McKinsey với hơn 150 doanh nghiệp toàn cầu có doanh thu trên 1 tỷ USD mỗi năm, ba yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công trong việc triển khai và ứng dụng phần mềm mua sắm đã được xác định, bao gồm: 

• Quy trình: Cách doanh nghiệp thiết kế và vận hành quy trình mua sắm, tận dụng phần mềm để đáp ứng yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp
• Tổ chức: Các phòng ban liên quan và cách phối hợp giữa họ nhằm đảm bảo việc sử dụng phần mềm mua sắm nhằm đạt hiệu quả cao trong vận hàng mua hàng doanh nghiệp.
• Năng lực: Kỹ năng và công cụ cần thiết giúp tối ưu hóa việc khai thác và vận hành phần mềm mua sắm. 

Tuy nhiên, với tốc độ chuyển đổi số ngày càng nhanh, doanh nghiệp không chỉ cần một phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả mà còn mong muốn một giải pháp giúp phê duyệt và ký kết hợp đồng nhanh chóng, trực tiếp trên nền tảng số. Một nền tảng mua sắm liền mạch sẽ giúp kết nối chặt chẽ giữa doanh nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng, tối ưu hóa quy trình ra quyết định, nâng cao độ chính xác đơn hàng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giảm chi phí giao dịch và rút ngắn thời gian hoàn thành đơn hàng. 

Để đáp ứng những nhu cầu đó, việc triển khai một hệ thống mua sắm số hóa toàn diện, tích hợp các công nghệ tiên tiến là yếu tố then chốt. Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào phần mềm mua sắm, họ không chỉ đơn thuần là nâng cấp công nghệ mà còn là thực hiện những thay đổi chiến lược trong cách thức quản lý nguồn lực và chi phí. 

2. Xu hướng mới trong quản lý mua hàng doanh nghiệp 

2.1. Ứng dụng công nghệ vào quy trình mua hàng

Ứng dụng công nghệ ngày càng trở thành giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả mua sắm

Công nghệ không chỉ là cầu nối giữa dữ liệu và tự động hóa, mà còn giúp tích hợp quy trình, tạo ra những thông tin giá trị, hỗ trợ bộ phận mua sắm đưa ra quyết định sáng suốt và chiến lược hơn. Trong tương lai, các trợ lý thông minh sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các công việc mua sắm hàng ngày, cung cấp dữ liệu quan trọng để hỗ trợ đàm phán và ra quyết định. Đồng thời, thông tin được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh xu hướng thị trường và điều chỉnh chiến lược kịp thời. 

Theo khảo sát của KPMG (2024) với 400 chuyên gia mua sắm cao cấp, Generative AI (AI tạo sinh) được đánh giá là công nghệ có tác động lớn nhất đến chức năng mua sắm, tiếp theo là Phân tích dự báo (Predictive Analytics) và Thanh toán số (Digital Payment). Kết quả này phản ánh xu hướng doanh nghiệp ngày càng tận dụng công nghệ để gia tăng tính linh hoạt trong quy trình mua sắm, giúp họ nhanh chóng thích ứng với những biến động của thị trường. 

Khảo sát của KPMG 2024 về xu hướng ứng dụng công nghệ có ảnh hưởng lớn nhất đến quy trình mua hàng trong tương lai  

• Generative AI (GenAI) 

Generative AI (GenAI), hay còn gọi là AI tạo sinh, là một lĩnh vực tiên tiến của trí tuệ nhân tạo với khả năng tạo ra nội dung và ý tưởng hoàn toàn mới. Từ âm thanh, mã lập trình, hình ảnh, văn bản cho đến mô phỏng và video, GenAI không chỉ tái hiện mà còn sáng tạo vượt ngoài dữ liệu có sẵn. Đồng thời, nó vận dụng những tri thức đã học để thích ứng và giải quyết các vấn đề mới một cách linh hoạt và hiệu quả. 

Theo khảo sát từ KPMG (2024), 79% doanh nghiệp quan tâm đến việc triển khai Generative AI, nhờ tiềm năng định hình lại cách thức vận hành trong mua sắm. Công nghệ này không chỉ cung cấp cho nhà quản lý danh mục những phân tích chuyên sâu và cập nhật thông tin thị trường mà còn mở ra cơ hội tự động hóa phần lớn quy trình mua sắm. Nhờ đó, nhiều tác vụ có thể được loại bỏ hoặc chuyển sang mô hình tự phục vụ, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành.  

Các sáng kiến ​​được hỗ trợ bởi AI, được chứng minh là có thể giúp tối ưu hóa hoạt động mua sắm, bao gồm phân loại và phân tích dữ liệu để tạo ra những hiểu biết mới về chi tiêu, hợp đồng và các bên liên quan trong chuỗi cung ứng. Theo nghiên cứu của Deloitte (2022) cho thấy các doanh nghiệp triển khai các giải pháp chuỗi cung ứng do AI thúc đẩy đã chứng kiến ​​sự cải thiện 35% về độ chính xác trong dự báo nhu cầu, dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho được tối ưu hóa và giảm tình trạng hết hàng. Và AI cũng có thể đẩy nhanh quá trình nộp thầu khi đánh giá thủ công có thể mất tới 2–3 tuần còn phương pháp tự động có thể hoàn thành chỉ trong 1–2 ngày.  

• Predictive Analytics (Phân tích dự báo) 

Dữ liệu và phân tích đóng vai trò then chốt trong tương lai của hoạt động mua sắm, giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào nhà cung cấp, khách hàng và đổi mới danh mục sản phẩm. Theo khảo sát của KPMG (2024), 70% người tham gia cho rằng phân tích dự đoán sẽ là một trong những công nghệ quan trọng nhất ảnh hưởng đến chức năng mua hàng trong 1–3 năm tới.  

Bên cạnh đó, những người tham gia khảo sát cũng đánh giá áp lực lạm phát và giá hàng hóa tăng là thách thức lớn nhất trong mua sắm bên ngoài (83%), trong khi tối ưu hóa chi phí là ưu tiên hàng đầu (91%).  

Trong lịnh vực mua sắm, phân tích dự báo (predictive analytics) tận dụng dữ liệu từ hệ thống quản lý chi tiêu, thông tin nhà cung cấp và nguyên vật liệu đầu vào để phân tích, xác định các mô hình và dự báo xu hướng cũng như kết quả trong tương lai. 

Những hiểu biết chuyên sâu từ phân tích này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển quan hệ với nhà cung cấp, đồng thời nhận diện các cơ hội cắt giảm chi phí, thúc đẩy tính bền vững và tối ưu hóa quy trình mua sắm. 

Phân tích dự đoán mang lại giá trị thiết thực cho hoạt động mua sắm bằng cách kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng các quyết định liên quan đến ngân sách. 

Thông qua việc phát hiện các xu hướng và mô hình chi tiêu trong tổ chức, công cụ này giúp các đội ngũ mua sắm dự báo được nhiều kịch bản khác nhau có thể xảy ra trong tương lai. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng phương án ứng phó phù hợp khi một trong các tình huống dự báo trở thành hiện thực. Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn chính là lợi thế cạnh tranh mà phân tích dự đoán mang lại. Với cái nhìn rõ ràng về những thách thức tiềm ẩn phía trước, tổ chức sẽ luôn ở tư thế sẵn sàng trước mọi biến động. 

2.2. Ưu tiên tính bền vững và ESG khi quản lý quy trình mua hàng

ESG trở thành yếu tố chiến lược quan trong định hướng phát triển bền vững của Doanh nghiệp 

Trong bối cảnh xu hướng bền vững ngày càng quan trọng, ESG không chỉ là ưu tiên mà còn là yếu tố quyết định trong chiến lược mua hàng. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ESG ảnh hưởng sâu rộng đến danh tiếng doanh nghiệp, lòng trung thành của khách hàng, khả năng đổi mới và tiết kiệm chi phí. Theo khảo sát của KPMG (2024), 66% doanh nghiệp cho biết các yêu cầu ESG từ cơ quan quản lý và các bên liên quan đang tác động mạnh đến hoạt động tìm nguồn cung ứng. Đồng thời, 77% nhận định rủi ro gián đoạn nguồn cung do thiên tai, biến động địa chính trị hoặc chính những quy định ESG khắt khe hơn là một thách thức lớn. Trước áp lực này, tính minh bạch trong chuỗi cung ứng trở thành yếu tố sống còn. Việc theo dõi chặt chẽ dòng chảy hàng hóa và nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp xác định sớm các điểm nghẽn, nguyên nhân gây chậm trễ hoặc thiếu hụt, đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ESG. 

Tích hợp ESG vào hoạt động quản lý mua hàng không chỉ đòi hỏi phân tích toàn diện mà còn cần ứng dụng công nghệ để nâng cao khả năng hiển thị chuỗi cung ứng. Các giải pháp như blockchain, AI và IoT giúp doanh nghiệp giám sát chuỗi cung ứng theo thời gian thực, phản ứng nhanh với sự gián đoạn và đảm bảo tính bền vững. Trong đó, E-Procurement nổi lên như một công cụ thiết yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, tuân thủ ESG, giảm thiểu rủi ro nguồn cung và nâng cao tính minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất hoạt động mà còn gia tăng lợi thế cạnh tranh trong một thị trường ngày càng khắt khe. 

3. PROCUVA – Giải pháp quản lý mua hàng doanh nghiệp thế hệ mới

Thấu hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay khi cần đến công nghệ và tự động hóa để cải thiện các khía cạnh của mô hình hoạt động mua sắm, FPT IS đã phát triển một sản phẩm phần mềm Mua sắm – Đấu thầu toàn diện mang tên PROCUVA. PROCUVA là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm thực tiễn, mang đến những giá trị vượt trội đến cho khách hàng để thực hiện nghiệp vụ mua hàng tối ưu hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.  

PROCUVA giúp khách hàng thực hiện nghiệp vụ mua hàng tối ưu hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí  

3.1. Ứng dụng AI để tối ưu hóa quản lý mua sắm 

PROCUVA AI giúp doanh nghiệp cải tiến năng suất mua sắm một cách vượt trội 

Là một trong những sản phẩm công nghệ chủ lực của Tập đoàn FPT – nơi Trí tuệ nhân tạo (AI) được xác định là trụ cột chiến lược trong định hướng phát triển dài hạn – PROCUVA khẳng định vị thế là giải pháp quản lý mua hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, kiểm soát chi phí hiệu quả và khai thác sức mạnh dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời. Ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay như AI, Big Data và Machine Learning, PROCUVA không chỉ dừng lại ở vai trò là công cụ quản lý, mà còn là nền tảng phân tích và dự báo, cung cấp các báo cáo chuyên sâu giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và tối ưu hóa hoạt động mua hàng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt và liên tục biến động. 

PROCUVA sở hữu hệ thống báo cáo và dashboard động được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, cho phép doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng và chi tiêu ở mọi cấp độ. Từ cấp độ tổng quan dành cho ban lãnh đạo, đến các phân tích chi tiết theo từng danh mục chi tiêu, đơn vị mua hàng, nhà cung cấp, dự án và hợp đồng, hệ thống giúp cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ công tác giám sát và ra quyết định. Các chỉ số chi tiết như tỷ lệ tiết kiệm chi phí so với kế hoạch, xu hướng chi tiêu theo thời gian, hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp, hay tỷ lệ thực hiện đúng hợp đồng đều được hiển thị sinh động qua biểu đồ, bản đồ nhiệt và các báo cáo động, giúp các bộ phận chức năng dễ dàng nhận diện các cơ hội tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực. 

Đặc biệt, nhờ nền tảng dữ liệu lớn và AI, PROCUVA có khả năng phân tích toàn bộ lịch sử giao dịch và hiệu suất nhà cung cấp để đưa ra các đánh giá chính xác và đề xuất lựa chọn đối tác tối ưu. Các thuật toán thông minh giúp hệ thống phân loại nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và độ ổn định trong việc thực hiện hợp đồng. PROCUVA không chỉ giúp doanh nghiệp nhận diện nhà cung cấp có hiệu suất tốt nhất mà còn chủ động đưa ra khuyến nghị về việc đàm phán giá, lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp, hoặc tái cấu trúc danh mục đối tác chiến lược nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình cung ứng. 

Ngoài các tính năng phân tích và đề xuất, PROCUVA cung cấp bộ công cụ báo cáo tùy chỉnh mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng thiết kế báo cáo theo nhu cầu đặc thù của từng phòng ban. Dữ liệu và báo cáo có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như bảng, biểu đồ cột, biểu đồ tròn, hoặc dashboard tương tác, phù hợp với nhu cầu theo dõi theo thời gian thực hoặc phân tích sâu phục vụ cho việc lập kế hoạch dài hạn. Khả năng lọc và trích xuất dữ liệu linh hoạt cũng hỗ trợ các doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu kiểm toán nội bộ, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả mua hàng định kỳ. 

Với nền tảng công nghệ hiện đại, PROCUVA giúp doanh nghiệp tự động hóa và số hóa toàn diện các quy trình mua hàng, từ khâu lập kế hoạch, yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đấu thầu, quản lý hợp đồng đến thanh toán. Toàn bộ quy trình được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ và hạn chế tối đa các rủi ro trong vận hành. Ngoài ra, khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống ERP, tài chính kế toán và quản lý kho giúp PROCUVA trở thành giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình mua hàng thông minh và tối ưu hóa chi phí một cách bền vững. 

3.2. Quản lý tính bền vững ESG với phân hệ Quản lý nhà cung cấp:  

Phần mềm quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần tối ưu hóa chi phí và quy trình phê duyệt mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp thực hiện cam kết phát triển bền vững theo các tiêu chuẩn ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị). Thông qua phân hệ Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management), hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và đánh giá các tiêu chí ESG ngay từ giai đoạn lựa chọn, thẩm định và phân loại nhà cung cấp. 

PROCUVA cung cấp khả năng đáp ứng các tiêu chí quản lý ESG vượt trội cho Doanh nghiệp

Phần mềm cho phép tổ chức thu thập và phân tích thông tin về hiệu suất ESG của từng nhà cung cấp, bao gồm các yếu tố như chính sách bảo vệ môi trường, tiêu chuẩn lao động, minh bạch tài chính và các chứng nhận bền vững quốc tế (ISO 14001, SA8000, v.v.). Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các bảng đánh giá định kỳ và quy trình kiểm toán nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp giám sát liên tục và đưa ra quyết định lựa chọn đối tác phù hợp với chiến lược ESG. 

Tính năng tích hợp linh hoạt cho phép hệ thống dễ dàng kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài như nền tảng đánh giá xếp hạng ESG của bên thứ ba hoặc hệ thống quản lý rủi ro chuỗi cung ứng. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ ESG ngày càng khắt khe từ thị trường và cơ quan quản lý. Không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát nội bộ, giải pháp phần mềm còn góp phần xây dựng một hệ sinh thái mua sắm bền vững, thúc đẩy trách nhiệm xã hội trong toàn bộ chuỗi cung ứng và gia tăng giá trị thương hiệu doanh nghiệp trên thị trường. 

PROCUVA không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành, mà còn là trợ lý chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển vững chắc trong kỷ nguyên số. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về sản phẩm Procuva, vui lòng chọn nút LIÊN HỆ NGAY và để lại thông tin, đội ngũ chuyên gia FPT IS sẽ liên hệ tư vấn trong vòng 24h.