8 bước trong quy trình mua hàng chiến lược của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng là một trong những quy trình cốt lõi trong hoạt động kinh doanh, đóng vai trò đảm bảo nguồn cung hàng hóa và dịch vụ thiết yếu cho tổ chức. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc đảm bảo nguồn cung ổn định và sẵn có là yếu tố sống còn, bởi không thể sản xuất thành phẩm nếu thiếu hụt nguyên vật liệu. Các phòng ban mua sắm không chỉ cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan nội bộ để thu thập dự báo và yêu cầu, mà còn phải tìm kiếm các nguồn cung ứng tối ưu, đảm bảo chất lượng và chi phí cạnh tranh nhất. 

Mua sắm chiến lược hay chiến lược mua sắm là quy trình mà doanh nghiệp sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ có chất lượng phù hợp, với mức giá tối ưu và kịp thời để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quy trình này đưa các hoạt động mua sắm phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của công ty, đồng thời giảm rủi ro chuỗi cung ứng.

Tối ưu quản lý mua sắm là nhu cầu thiết yếu trong Doanh nghiệp

1. Hoạt động và quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp 

1.1. Quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp là gì? 

Mua hàng, hay mua sắm, là quá trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ mà một công ty cần để vận hành, chẳng hạn như nguyên liệu thô, thiết bị và dịch vụ kinh doanh. 

Quy trình mua hàng là một chuỗi các bước nhằm đảm bảo việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ diễn ra hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tối ưu chi phí. Nó bao gồm các hoạt động như xác định yêu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý đơn hàng và thanh toán để có được giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp. 

1.2. Ví dụ về Mua hàng trong Doanh nghiệp 

Một ví dụ về mua sắm là một nhà sản xuất tìm nguồn và mua nguyên liệu thô cần thiết để sản xuất sản phẩm của mình, chẳng hạn như một nhà sản xuất ô tô mua thép, cao su và linh kiện điện tử. Quá trình này bao gồm xác định nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng và quản lý việc giao các vật liệu này để đảm bảo nguồn cung ổn định cho dây chuyền sản xuất. 

1.3. Mua hàng chiến lược là gì? 

Mua hàng chiến lược là một quá trình dài hạn, tác động lên toàn tổ chức. Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác từ tất cả các phòng ban trong toàn công ty. Quy trình này liên quan chặt chẽ đến các thuật ngữ như mua sắm chiến lược và tìm nguồn cung ứng chiến lược, bao gồm các hoạt động như quản lý ngân sách, nghiên cứu, xác định và lựa chọn nhà cung cấp 

Trong mua sắm chiến lược, mục tiêu là đạt được lợi nhuận hiệu quả nhất từ sức mua của công ty đồng thời giảm rủi ro hoạt động. Các công ty có thể lựa chọn có một nhóm mua sắm chiến lược chuyên trách để định hướng cho doanh nghiệp bằng cách sử dụng dữ liệu từ quy trình mua sắm hiện tại để triển khai các kế hoạch trong tương lai. 

Xem thêm: E-Procurement là gì? Giải pháp chuyển đổi số mua sắm thông minh cho doanh nghiệp

2. Phân biệt Các loại hình mua sắm trong Doanh nghiệp 

Bốn loại hình mua sắm chính trong Doanh nghiệp

• Mua sắm trực tiếp (Direct Procurement): Bao gồm mua sắm bất kỳ thứ gì hỗ trợ trực tiếp cho việc sản xuất hàng hóa mà công ty bán, bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện, phụ tùng, dịch vụ và các mặt hàng bán buôn. Tất cả những thứ này đều ảnh hưởng đến doanh thu, tăng trưởng và danh tiếng, vì vậy mối quan hệ với nhà cung cấp là rất quan trọng trong mua sắm trực tiếp. 

• Mua sắm gián tiếp (Indirect Procurement): Bất kỳ thứ gì không liên quan trực tiếp đến sản xuất, bao gồm vật liệu, hàng hóa và dịch vụ để sử dụng nội bộ và hoạt động kinh doanh hàng ngày, đều thuộc về mua sắm gián tiếp. Bao gồm các mặt hàng như đồ dùng văn phòng, tiện ích và chi phí đi lại. 

• Mua sắm hàng hóa (Goods Procurement): Cả mua sắm trực tiếp và gián tiếp đều có thể thuộc về mua sắm hàng hóa, bao gồm mua sắm bất kỳ vật thể hữu hình nào, dù đã hoàn thiện hay chưa hoàn thiện – mọi thứ từ thiết bị đến nguyên liệu thô đến ghế văn phòng. 

• Mua sắm dịch vụ (Services Procurement): Các dịch vụ chuyên nghiệp, dựa trên nguồn lực con người như tư vấn, đại lý, công ty luật, CNTT thuê ngoài, dịch vụ bảo mật, cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) và sửa chữa cơ sở đều thuộc về mua sắm dịch vụ. Những thứ này là cần thiết cho quy trình làm việc hiệu quả và lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào trong lực lượng lao động 

3. Vai trò của Chuyên viên Mua hàng chiến lược (Procurement Officer) trong Doanh nghiệp 

Chuyện viên Mua hàng chiến lược chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình mua hàng hóa và dịch vụ mà một công ty cần để hoạt động hiệu quả. Điều này bao gồm xác định các yêu cầu kinh doanh, tìm nguồn và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo giao hàng đúng hạn với giá trị tốt nhất có thể. 

4. 8 bước trong quy trình mua hàng chiến lược của Doanh nghiệp 

Mua hàng chiến lược bao gồm chuỗi quy trình tác động đến nhiều phòng ban liên quan

• Bước 1: Nhận diện nhu cầu 

Giai đoạn nhận diện nhu cầu của quy trình mua hàng cho phép doanh nghiệp phác thảo kế hoạch chính xác để mua hàng hóa và dịch vụ kịp thời và với chi phí hợp lý. 

• Bước 2: Yêu cầu mua hàng 

Yêu cầu mua hàng là tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử do người dùng nội bộ đưa ra để tìm kiếm sự trợ giúp của nhóm mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại. Tài liệu này bao gồm thông tin chính cần thiết để mua đúng hàng hóa, dịch vụ,.. 

• Bước 3: Xem xét yêu cầu mua hàng 

Quy trình mua sắm sẽ chỉ bắt đầu sau khi yêu cầu mua hàng được chấp thuận và kiểm tra chéo về tính khả dụng của ngân sách. Trong giai đoạn xem xét, các nhà quản lý sẽ xem xét yêu cầu mua hàng với các tiêu chí như: nhu cầu thực tế, ngân sách phân bổ cho yêu cầu này. Yêu cầu mua hàng được chấp thuận sẽ trở thành PO (đơn đặt hàng mua), trong khi các yêu cầu bị từ chối sẽ được gửi lại cho người yêu cầu cùng với lý do từ chối. Tất cả những điều này có thể được xử lý bằng phần mềm đơn đặt hàng mua hàng đơn giản. 

• Bước 4: Quy trình báo giá/chào hàng 

Sau khi yêu cầu được chấp thuận, nhóm mua sắm sẽ lập kế hoạch mua sắm riêng và phác thảo quy trình chào hàng tương ứng. Phạm vi của kế hoạch chào hàng riêng này cuối cùng phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu. Sau khi ngân sách được chấp thuận, nhóm mua sắm chuyển tiếp một số yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp để nhận và so sánh các giá thầu nhằm chọn ra nhà cung cấp hoàn hảo. 

• Bước 5: Đánh giá và hợp đồng 

Sau khi quy trình chào hàng chính thức kết thúc, nhóm mua sắm và ủy ban đánh giá sẽ xem xét và đánh giá báo giá của nhà cung cấp và thời gian giao hàng để xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu hiện tại. Để hợp lý hóa quy trình này, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm AI hợp pháp để xem xét hợp đồng nhằm phân tích nhanh các điều khoản và điều khoản chính trong các hợp đồng tiềm năng. 

Sau khi chọn được nhà cung cấp, quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng được hoàn tất và đơn đặt hàng được chuyển tiếp đến nhà cung cấp. Hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý sẽ được kích hoạt sau khi nhà cung cấp chấp nhận và xác nhận PO. 

• Bước 6: Quản lý đơn đặt hàng 

Sau khi hoàn thành quá trình chọn lựa nhà cung cấp và ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng (PO) sẽ được tạo và phát hành đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp giao hàng hóa/dịch vụ đã hứa trong thời hạn quy định. Sau khi nhận được hàng, người mua sẽ kiểm tra đơn hàng và thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào với các mặt hàng đã nhận. 

• Bước 7: Đối chiếu và phê duyệt hồ sơ thanh toán 

Đây là bước quan trọng trong quy trình mua sắm và việc sử dụng phần mềm mua sắm sẽ giúp bạn có lợi thế cạnh tranh hơn những đối thủ khác. Với phần mềm, bạn có thể thực hiện đối sánh ba chiều giữa phiếu giao hàng, Hóa đơn nhà cung cấp và PO để kiểm tra xem bạn đã nhận được đơn hàng đúng chưa và có bất kỳ sự khác biệt nào không. Sau khi đối sánh ba chiều hoàn tất, hóa đơn sẽ được phê duyệt và chuyển tiếp để xử lý thanh toán. 

• Bước 8: Lưu giữ hồ sơ 

Sau quy trình thanh toán, người mua sẽ lưu trữ lai thông tin để ghi sổ kế toán và kiểm toán. Tất cả các tài liệu phù hợp, từ yêu cầu mua hàng đến hóa đơn đã được phê duyệt, đều được lưu trữ tập trung tại kho tài liện (vật lý hoặc trực tuyến). 

5. PROCUVA – Giải pháp quản trị mua hàng tối ưu của Doanh nghiệp 

Thấu hiểu nhu cầu chuyển đổi số quy trình mua hàng chiến lược trong Doanh nghiệp, FPT đã phát triển phần mềm Mua sắm – Đấu thầu toàn diện mang tên PROCUVA. Với PROCUVA, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát toàn diện quy trình nghiệp vụ mua sắm, đồng thời tận dụng các chức năng thông minh của hệ thống để đưa ra những quyết định kịp thời và mang tính chiến lược. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.  

Hệ thống PROCUVA là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm thực tiễn, mang đến những đặc điểm nổi bật, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm: 

• Bộ chức năng toàn diện, phủ toàn trình nghiệp vụ: Được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia mua sắm giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực, PROCUVA là giải pháp vượt trội, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài toán mua sắm chiến lược. Không dừng lại ở đó, PROCUVA còn cung cấp một quy trình chuẩn hóa toàn diện, tối ưu hóa các hoạt động mua sắm hiện tại của doanh nghiệp. Nhờ vậy, hệ thống mang đến sự minh bạch, hiệu quả và khả năng nâng cao năng lực cạnh tranh trong mọi khía cạnh quản lý mua sắm. 

• Ứng dụng AI cung cấp báo cáo và đề xuất thông minh: Là một trong những sản phẩm công nghệ chủ lực được phát triển bởi Tập đoàn FPT – nơi AI được xem là trụ cột chiến lược, PROCUVA tích hợp các thuật toán thông minh để phân tích dữ liệu và đưa ra các báo cáo chi tiết, chính xác. Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp những đề xuất chiến lược dựa trên các xu hướng và dữ liệu thực tế, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt cơ hội và đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. 

• Dịch vụ tư vấn chuyển đổi vận hành hiệu quả: PROCUVA không chỉ đơn thuần là một hệ thống công nghệ thông minh đạt chuẩn quốc tế, mà còn mang đến dịch vụ tư vấn chuyển đổi vận hành được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của FPT. Từ việc đánh giá hiện trạng, đề xuất chiến lược, đến triển khai hệ thống, PROCUVA cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình tối ưu hóa hiệu quả mua sắm, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững. 

• Đấu thầu và đấu giá – thông minh và tùy biến linh hoạt: PROCUVA tích hợp các chức năng đấu thầu và đấu giá thông minh, được phát triển dựa trên chuyên môn sâu rộng của đội ngũ đã xây dựng thành công Cổng Đấu thầu Quốc gia (EGP). Với các doanh nghiệp Nhà nước, hệ thống đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt Luật Đấu thầu 2023. Đối với doanh nghiệp tư nhân, PROCUVA cung cấp sự linh hoạt cao trong quy trình, cho phép tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng, đồng thời duy trì tính tuân thủ pháp lý. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ mua sắm phức tạp. 

Xem thêm: Phần mềm mua sắm toàn trình PROCUVA

 AI đang dần trở thành yêu cầu tiên quyết đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của Doanh nghiệp 

Quy trình mua hàng chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Với 8 bước chặt chẽ từ nhận diện nhu cầu đến lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp không chỉ có thể kiểm soát toàn diện các nghiệp vụ mua sắm mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững 

PROCUVA – giải pháp quản trị mua hàng tiên tiến từ Tập đoàn FPT, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ hiện đại và kinh nghiệm thực tiễn. Từ việc chuẩn hóa quy trình, ứng dụng AI thông minh, đến các dịch vụ tư vấn chuyên sâu, PROCUVA không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý triệt để bài toán mua sắm chiến lược mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

Hãy để PROCUVA trở thành đối tác tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, tối ưu vận hành và chinh phục những cơ hội tăng trưởng mới.