E-Procurement là gì? Giải pháp chuyển đổi số mua sắm thông minh cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đối số trở thành một xu hướng tất yếu như hiện nay, các doanh nghiệp đều định hướng chiến lược và phát triển kinh doanh song hành với ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí. Hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài xu thế này với việc hàng loạt các giải pháp e-procurement ra đời, được nâng cấp cải tiến liên tục để đáp ứng yêu cầu số hóa mua sắm của doanh nghiệp.

Hiện nay, việc ứng dụng hệ thống E-Procurement đã cho thấy khả năng nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp thông qua hiện đại hóa và tự động hóa quy trình mua hàng từ đề nghị mua sắm, đấu thầu, đặt và nhận hàng, quản lý nhà cung cấp… Bên cạnh đó, E-Procurement còn kết nối mạch lạc giữa hoạt động mua hàng và tài chính, góp phần tối ưu hóa quy trình và tăng cường kiểm soát hiệu quả dòng tiền. Vậy thực chất, E-Procurement vận hành ra sao? Hãy cùng khám phá cùng FPT IS qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống E-Procurement là gì? 

E-Procurement, hay còn gọi là hệ thống mua hàng điện tử, xuất hiện từ những năm 1980, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ vào quy trình mua sắm doanh nghiệp. Hệ thống này tích hợp công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), giúp tối ưu hóa việc trao đổi thông tin và dữ liệu cả trong nội bộ lẫn với đối tác bên ngoài thông qua các nền tảng trực tuyến. 

Từ những chức năng ban đầu đơn giản là việc trao đổi hóa đơn giữa nhà cung cấp và bên thu mua qua email, hệ thống dần được cải tiến chuyên biệt theo yêu cầu nghiệp vụ mua sắm của doanh nghiệp và cung cấp các giải pháp xử lý nghiệp vụ toàn trình như hiện nay. 

Khác với Thương mại điện tử (Ecommerce), E-Procurement là hệ thống quản lý mua sắm và giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), cụ thể là giữa những công ty cung ứng và các doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm hàng hóa dịch vụ. Đặc thù của hình thức này phần lớn sẽ là những giao dịch có số lượng sản phẩm hàng hóa dịch vụ lớn với giá trị hợp đồng cao hơn nhiều so với mua sắm thương mại điện tử thông thường. 

Ngày nay, e-procurement đã bao gồm toàn bộ các hoạt động trong quy trình mua sắm, từ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đến đấu thầu, mua hàng, quản lý dữ liệu và hợp đồng – tất cả đều được triển khai trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại.

E-Procurement ngày càng trở thành giải pháp thiết yếu cho doanh nghiệp 

2. Các chức năng trong hệ thống E-Procurement 

Một hệ thống e-procurement quản lý mua sắm và đấu thầu thường bao gồm các chức năng chính sau: 

Đề nghị mua sắm (E-Requesting): chức năng này trong hệ thống E-Procurement giúp các bên liên quan trong nội bộ doanh nghiệp trao đổi thông tin về nhu cầu mua sắm. Người dùng có thể tạo và gửi đề nghị về hàng hóa dịch vụ cần được cung cấp, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và minh bạch để tiến hành mua sắm nhanh chóng và hiệu quả. 

Quản lý nguồn cung ứng (E-sourcing) – Xác định nhu cầu mua sắm và tìm nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ phù hợp. Phần này của quy trình bao gồm xử lý các hoạt động tìm kiếm và đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng chiến lược. Chức năng này chủ yếu phục vụ cho đánh giá sơ bộ nhà cung cấp trước khi đưa vào quy trình đấu thầu hoặc cho phép lựa chọn nhà cung cấp với các yêu cầu mua sắm thông thường. 

Quản lý Đấu thầu và Đấu giá (E-Tendering): đối với các yêu cầu mua sắm đặc thù, các doanh nghiệp lớn thường có nhu cầu thực hiện đấu thầu hoặc đấu giá để lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất với yêu cầu của mình. Chức năng này giúp số hóa toàn bộ quy trình đấu thầu và đấu giá phức tạp từ lập hồ sơ đến thực hiện thẩm định và đàm phán lựa chọn nhà thầu. 

Đặt và nhận hàng (E-Ordering) – Đặt hàng sản phẩm là bước cuối cùng trong quy trình E-Procurement, nơi nhân viên của doanh nghiệp có thể truy cập và đặt hàng sản phẩm. Hệ thống cho phép lưu trữ hợp đồng điện tử giúp nhân viên mới dễ dàng tìm thông tin nhanh chóng. Việc xác nhận nhận hàng cũng hoàn toàn được ghi nhận và quản lý hệ thống. 

Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management) – Quản lý thông tin, hiệu suất, mối quan hệ và mức độ hợp tác của nhà cung cấp. Hệ thống cung cấp khả năng hiển thị trực quan thông qua cơ sở dữ liệu nhà cung cấp. Quản lý nhà cung cấp bao gồm cả Quản lý quan hệ nhà cung cấp và Quản lý thông tin nhà cung cấp. 

Phân tích (Analytics & Report) – Hệ thống E-Procurement cũng bao gồm một nền tảng phân tích đưa ra báo cáo và số liệu tức thời và trực quan, giúp các phòng ban như mua sắm, tài chính dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh quy trình khi cần.

Các chức năng chính trong hệ thống e-procurement

3. Lợi ích khi ứng dụng hệ thống E-Procurement 

Hệ thống E-Procurement không chỉ giúp tăng hiệu quả vận hành mà còn tiết kiệm chi phí mua sắm trực tiếp cho doanh nghiệp 

3.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động 

Hệ thống E-Procurement giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, cho phép bộ phận mua sắm xử lý khối lượng công việc lớn hơn nhiều so với phương pháp thủ công. Với phương pháp thủ công, các hoạt động mua sắm được quản lý thông qua giấy tờ, bảng tính Excel và các cuộc gọi điện thoại, điều này dễ gây sai sót thông tin, dữ liệu và khó khăn trong việc quản lý bao quát.  

Khi chuyển các hoạt động sang nền tảng mua sắm điện tử, các quy trình S2P (Source-to-Pay) trở nên tự động và tiến trình xử lý nghiệp vụ nhanh hơn nhiều cho phép các chuyên gia mua sắm tiết kiệm thời gian và tăng cường độ chính xác trong công việc. 

Hệ thống e-procurement giúp nâng cao hiệu suất làm việc của phòng ban mua sắm

3.2. Tăng khả năng quản lý một cách toàn diện và minh bạch hoạt động mua sắm 

Trong mô hình mua sắm truyền thống, các nhà lãnh đạo thường gặp thách thức trong việc giám sát và quản lý hành vi cũng như xu hướng chi tiêu của doanh nghiệp. Điều này gây ra hạn chế trong việc nắm bắt toàn diện các hoạt động và giao dịch, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí và gia tăng giá trị. 

Công nghệ đám mây cho phép truy cập đồng thời vào lượng lớn dữ liệu, sau đó dữ liệu được phân tích, làm sạch và phân loại để mang lại cái nhìn rõ ràng, sâu sắc hơn về hành vi chi tiêu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiêu theo thời gian thực, quản lý và giám sát hiệu quả hơn, đồng thời dễ dàng xác định các khoản tiết kiệm. Điều này không chỉ giảm thiểu chi tiêu không đúng quy định mà còn tối ưu hóa ngân sách, gia tăng giá trị cho tổ chức. 

3.3. Tăng cường tuân thủ hợp đồng 

Khi hoạt động mua sắm được xử lý thủ công, doanh nghiệp rất khó để quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp và theo dõi hiệu quả cung cấp của họ. Hệ thống E-Procurement cung cấp cho các công ty sự hiểu biết toàn diện về các giao dịch mua sắm, cũng như khả năng kiểm soát chặt chẽ hơn điều khoản và quá trình thực hiện hợp đồng của họ với nhà cung cấp. Với việc sử dụng công nghệ, các công ty có thể giám sát năng lực của nhà cung cấp hiệu quả hơn để đảm bảo rằng nhà cung cấp hành động tuân thủ các thủ tục hợp đồng. 

3.4. Tiết kiệm chi phí và gia tăng giá trị  

Vận hành hiệu quả hoạt động mua sắm là chìa khóa để gia tăng lợi nhuận và mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Quy trình mua sắm truyền thống thường thiếu tập trung vào chiến lược, chỉ coi đây là một quy trình mua hàng ngắn hạn, dẫn đến việc xem nhẹ các mục tiêu về tiết kiệm chi phí và bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng lợi nhuận.  

Với nền tảng số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được các mục tiêu tài chính thông qua việc lựa chọn nhà cung cấp chiến lược, quản lý chi tiêu hiệu quả hơn và tăng cường khả năng theo dõi, minh bạch trong các khoản chi tiêu. 

3.5. Chuyển đổi vai trò của đội ngũ mua sắm, đóng góp giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp 

Vận hành nghiệp vụ mua sắm theo hướng chỉ chú trọng hoàn thành các đầu mục công việc lặp đi lặp lại hàng ngày sẽ giới hạn tiềm năng tạo ra giá trị của bộ phận này. Nếu doanh nghiệp chỉ xem mua sắm như một hoạt động mua hàng đơn thuần, đội ngũ nhân sự sẽ bỏ lỡ cơ hội phân tích sâu hơn về hành vi và xu hướng chi tiêu của doanh nghiệp . 

Hệ thống E-Procurement kiến tạo giá trị to lớn cho doanh nghiệp nhờ khả năng tự động hóa và tối ưu hóa các công việc thường ngày, giúp đội ngũ mua sắm có thời gian tập trung vào các mục tiêu quan trọng và mang tính chiến lược như: xây dựng chiến lược cung ứng dài hạn, tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung ứng chiến lược hay đưa ra các sáng kiến cải tiến hiệu quả chi tiêu. Khi chuyển hướng sang các nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng hơn, đội ngũ mua sắm sẽ đóng góp giá trị lớn hơn và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 

4. Khó khăn khi triển khai hệ thống E-Procurement 

Một trong những thách thức lớn nhất là hiểu rõ cách vận hành của hệ thống E-Procurement. Thưc tế, nhiều doanh nghiệp và nhà cung cấp chưa được trang bị kiến thức và kinh nghiệm về mua sắm điện tử cũng như lợi ích mà nó có thể mang lại. Điều này dễ dẫn đến sự hiểu lầm giữa các bên và gây chậm trễ trong công việc. 

Một thách thức khác khi triển khai E-Procurement là viêc đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều tham gia và phối hợp hiệu quả trong mua sắm điện tử. Thông thường, các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp không muốn áp dụng công nghệ mới vì họ lo lắng về tác động của nó đối với vị trí hoặc thẩm quyền của chính họ.  

Cuối cùng, mua sắm điện tử phải được triển khai đúng cách để thành công. Nhiều doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi thiết lập hệ thống E-Procurement và tích hợp mượt mà với các hệ thống công nghệ thông tin hiện tại của tổ chức. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ, thất vọng và thậm chí là thất bại. Điều quan trọng là phải xem xét toàn bộ quy trình mua sắm và mối liên kết  trước khi bắt đầu bất kỳ giao dịch nào để mọi thứ được thực hiện đúng ngay từ đầu. 

Thiết lập hệ thống E-Procurement và tích hợp với các hệ thống CNTT hiện tại của tổ chức là một trong những khó khăn khi triển khai 

5. Procuva – Giải pháp E-Procurement tối ưu cho đa dạng lĩnh vực. 

Procuva là hệ thống quản lý toàn trình nghiệp vụ mua sắm – đấu thầu, cung cấp giải pháp toàn diện xuyên suốt cho đa dạng lĩnh vực bao gồm: Sản xuất, Bán lẻ, Tài chính, Ngân hàng,…. 

Các chức năng chính của giải pháp 

• Quản lý Ngân sách: hệ thống giúp kiểm soát và đối chiếu ngân sách xuyên suốt trong toàn bộ quá trình thực hiện mua sắm của doanh nghiệp. Chu trình quản lý bao gồm lưu trữ thông tin ngân sách được phê duyệt đến lập kế hoạch mua sắm tương ứng và đối chiếu ngân sách ở các bước tương ứng được cấu hình theo yêu cầu của tổ chức 
• Quản lý Mua sắm – Đấu thầu: đây là phân hệ trọng tâm và nổi bật nhất của FPT so với các nhà cung cấp khác trong thị trường. Phân hệ được thiết kế bao phủ toàn diện chu trình mua sắm từ lập đề nghị, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đến đặt hàng và nhận hàng. Điểm đặc biệt nhất trong phân hệ chính là tính năng Đấu thầu – Đấu giá linh hoạt được phát triển với nhiều lựa chọn linh hoạt không chỉ phù hợp cho Doanh nghiệp Nhà nước chuẩn theo Luật Đấu Thầu Việt Nam 2023 mà còn đáp ứng các cách thức vận hành tại các tổ chức khác. 
• Quản lý Thanh toán: bên cạnh các chức năng trọng yếu của phòng ban Mua sắm, với định hướng cung cấp giải pháp giải quyết tối đa nhu cầu quản trị chi tiêu của doanh nghiệp, Procuva mang đến khả năng giải quyết thanh toán cả chi phí công tác cá nhân và chi phí mua sắm của doanh nghiệp với nhà cung cấp. 
• Cổng thông tin nhà cung cấp: FPT đã phát triển một cổng kết nối toàn diện đến nhà cung cấp để gia tăng kết nối và khả năng tương tác giữa bên mua và bên cung cấp. Trong đó, nhà cung cấp được nhận thông tin về yêu cầu chào giá, gửi báo giá, hồ sơ thầu cũng như xác nhận giao hàng và gửi hóa đơn đến doanh nghiệp mua hàng.  

Lợi ích mang đến cho doanh nghiệp từ Procuva 

• Tư vấn tối ưu vận hành: với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, giải pháp của chúng tôi không chỉ mang đến sản phẩm phù hợp với đặc thù lĩnh vực hoạt động của khách hàng mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và cải tiến quy trình hoạt động. 

• Tiết kiệm chi phí mua sắm: Với khả năng tự động hóa, hệ thống giúp giảm chi phí vận hành liên quan đến quy trình mua sắm và cải thiện khả năng thương lượng giá cả thông qua phân tích và đánh giá nhà cung cấp. Đồng thời, việc giám sát ngân sách chặt chẽ giúp ngăn ngừa lãng phí và vượt chi tiêu. 

• Tối ưu hóa vận hành và gia tăng công suất: Hệ thống giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, giải phóng nguồn lực nội bộ để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn. Ngoài ra, tính năng tích hợp và phối hợp giữa các phòng ban giúp tăng tốc độ xử lý công việc, nâng cao năng suất toàn diện. 

• Tăng cường tuân thủ: Phần mềm được thiết kế để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các chính sách nội bộ và quy định pháp lý. Quy trình phê duyệt được cấu hình rõ ràng, cùng với hệ thống báo cáo minh bạch, giúp khách hàng tránh rủi ro về pháp lý và tăng cường trách nhiệm giải trình. 

• Tích hợp dễ dàng và liền mạch với đa dạng hệ thống: thừa hưởng năng lực tích hợp dày dặn từ FPT trong nhiều năm qua và nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm cung cấp khả năng tích hợp toàn diện và hiệu quả với tất cả các hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán, và các công cụ quản lý khác. Điều này đảm bảo dữ liệu được đồng bộ hóa liên tục, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. 

Trong bối cảnh số hóa đang định hình lại cách thức vận hành của các doanh nghiệp, E-Procurement nổi lên như một giải pháp tiên phong, giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và gia tăng giá trị toàn diện. Việc triển khai hệ thống E-Procurement không chỉ là một bước tiến trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý mua sắm Procuva, vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FPT IS liên hệ tư vấn miễn phí.