Đánh giá nhà cung cấp: Quy trình, tiêu chí & cách tối ưu bằng công nghệ

Trong môi trường hoạt động cạnh tranh ngày nay, việc đánh giá nhà cung cấp, lựa chọn và duy trì một mạng lưới các đơn vị có năng lực không chỉ là quyết định mua sắm quan trọng mà còn là yếu tố chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ của mua sắm điện tử (E-procurement), các phương thức mua sắm truyền thống dần được thay thế, tạo ra một quy trình tích hợp, bao gồm từ tìm kiếm, đánh giá, đàm phán, đặt hàng, tiếp nhận đến quản lý sau mua.

Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho doanh nghiệp trong việc xây dựng một hệ sinh thái nhà cung cấp vững mạnh. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá phù hợp và lựa chọn phương pháp so sánh hiệu quả nhằm đảm bảo tính minh bạch, tối ưu chi phí và gia tăng giá trị dài hạn trong quản trị mua hàng doanh nghiệp nói riêng hay chuỗi cung ứng hiện tại nói chung.

Sự ra đời của Quản lý Mua hàng chiến lược (Procurement Management) và Quán lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) đã khẳng định vai trò then chốt của việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp như một đòn bẩy chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh toàn diện. Một chuỗi cung ứng linh hoạt không chỉ được xây dựng dựa trên mạng lưới nhà cung cấp có khả năng thích ứng cao, mà còn đòi hỏi sự kết nối chặt chẽ giữa các bên liên quan, đảm bảo phản hồi nhanh trước mọi thay đổi. Đặc biệt, trong thời đại mà thị hiếu và nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục, chuỗi cung ứng linh hoạt không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng theo thời gian thực, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Xây dựng mạng lưới nhà cung cấp vững mạnh luôn luôn đóng quan trọng trong quản trị mua hàng của doanh nghiệp

> Xem thêm: E-Procurement là gì? Giải pháp chuyển đổi số mua sắm thông minh cho doanh nghiệp

1. Những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp

Hoạt động lựa chọn nhà cung cấp ngày nay không còn đơn thuần là một bước nghiệp vụ trong quy trình thu mua, mà đã trở thành một đòn bẩy chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự liên tục và tính ổn định của chuỗi cung ứng đầu vào, các tổ chức cần chủ động thiết lập quy trình sàng lọc, đánh giá năng lực nhà cung cấp, đồng thời đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác phù hợp, dựa trên các tiêu chí toàn diện về năng lực cung ứng, chất lượng dịch vụ và tuân thủ rủi ro.

Theo báo cáo của McKinsey (2023), trung bình các doanh nghiệp chi từ 40% đến 80% tổng chi phí vận hành cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Con số này cho thấy vai trò thiết yếu của việc quản lý chi tiêu mua sắm (Spend Management) và tối ưu hóa hiệu suất chuỗi giá trị (Value Chain Optimization) đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp không chỉ giới hạn ở yếu tố giá cả, mà còn là yếu tố then chốt trong chiến lược quản trị rủi ro chuỗi cung ứng (Supply Chain Risk Management), nâng cao giá trị cộng hưởng (Value Co-Creation) và xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược dài hạn (Strategic Supplier Partnership). Do đó, thiết lập một quy trình thẩm định và phân loại nhà cung cấp bài bản đang trở thành ưu tiên hàng đầu trong quản trị danh mục mua sắm (Procurement Portfolio Management) của các tổ chức tiên tiến.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp ngày càng cao và phức tạp

Theo PwC (2023), các doanh nghiệp cần cân nhắc ba câu hỏi cơ bản khi lựa chọn nhà cung cấp để thúc đẩy tăng trưởng:

• Các doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách chiến lược để tối ưu và đảm bảo chi phí cạnh tranh.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn cao về lựa chọn nhà cung cấp, tuân thủ quy định để nâng cao chất lượng sản phẩm để phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
• Ứng dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao khả năng cung ứng đúng hạn và đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa không bị gián đoạn.

1.1. Tối ưu chi phí: Từ giá thành đến tổng chi phí sở hữu (TCO)

Tối ưu chi phí dài hạn để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng

Mặc dù cắt giảm chi phí vẫn là ưu tiên hàng đầu của bộ phận mua hàng, nhưng các doanh nghiệp hiện đại đang chuyển từ cách tiếp cận dựa trên giá thành đơn thuần sang mô hình Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). TCO không chỉ bao gồm giá mua ban đầu mà còn tính đến chi phí ẩn như bảo trì, logistics, quản lý hàng tồn kho và tuân thủ quy định. Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên TCO giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí dài hạn thay vì chỉ tập trung vào mức giá trước mắt.

1.2. Chất lượng: Yếu tố tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn

Đảm bảo chất lượng để duy trì hiệu suất và uy tín doanh nghiệp

Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động mà còn tác động trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và uy tín thương hiệu. Sản phẩm chất lượng cao giúp giảm lỗi, hạn chế hàng trả lại và cắt giảm chi phí sửa chữa. Nhiều doanh nghiệp ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp có hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn, chẳng hạn như chứng nhận ISO 9001, để đảm bảo sự ổn định trong chất lượng đầu vào.

1.3. Thời gian giao hàng: Yếu tố quyết định sự ổn định của chuỗi cung ứng

Tối ưu khả năng giao hàng trở thành yếu tố then chốt để đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp

Bên cạnh đó, một trong những yếu tố quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp chính là khả năng giao hàng, bao gồm tốc độ cung ứng và độ tin cậy. Tốc độ cung ứng thể hiện khả năng đáp ứng đơn hàng kịp thời, trong khi độ tin cậy phản ánh mức độ cam kết giao hàng đúng hạn. Một nhà cung cấp có thể cần thời gian xử lý đơn hàng dài hơn nhưng nếu đảm bảo tính nhất quán và đúng hạn, họ vẫn được đánh giá cao.

• Nếu hàng đến chậm, doanh nghiệp có thể đối mặt với gián đoạn sản xuất, gây tổn thất chi phí và ảnh hưởng đến cam kết với khách hàng.
• Nếu hàng đến quá sớm, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí lưu kho, quản lý hàng tồn và giảm hiệu quả sử dụng vốn.

Một hệ thống nhà cung cấp được lựa chọn kỹ lưỡng có thể tạo ra lợi thế chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Vì vậy, ngày càng nhiều công ty tìm kiếm những phương pháp hiệu quả hơn trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

Xem thêm: Đánh giá nhà cung cấp: Quy trình, tiêu chí & cách tối ưu bằng công nghệ

2. Quy trình để lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là một yếu tố chiến lược trong quản lý chuỗi cung ứng, một nhà cung cấp phù hợp không chỉ đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật và tài chính mà còn góp phần tạo ra giá trị bền vững, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và thực thi hiệu quả chiến lược dài hạn.

Việc áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp bài bản không chỉ tối ưu chi phí mà còn đảm bảo tính ổn định của chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy đổi mới. Hợp tác với những đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng phát triển bền vững, nâng cao khả năng thích ứng trước các biến động thị trường và tận dụng cơ hội tăng trưởng một cách hiệu quả.

2.1. Xác định nhu cầu và tiêu chí lựa chọn của Doanh nghiệp

Xác định đúng nhu cầu và tiêu chí lựa chọn giúp xây dựng nền tảng hợp tác vững chắc

Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu hợp tác để đảm bảo quá trình lựa chọn diễn ra hiệu quả, phù hợp với chiến lược phát triển. Các yếu tố quan trọng cần được xem xét bao gồm:

• Danh mục sản phẩm/dịch vụ: Xác định rõ loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua.
• Số lượng và tần suất cung ứng: Đánh giá nhu cầu theo từng giai đoạn (tháng, quý, năm) để tối ưu hóa kế hoạch mua sắm và tồn kho.
• Ngân sách dự kiến: Cân đối ngân sách với chiến lược tài chính nhằm tối đa hóa hiệu quả đầu tư.
• Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: Định nghĩa rõ các tiêu chí quan trọng như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, năng lực đổi mới, uy tín, khả năng đáp ứng linh hoạt và cam kết bền vững.
• Mục tiêu hợp tác: Xác định rõ mong muốn từ mối quan hệ hợp tác.

2.2. Đặt các danh mục tiêu chí cần thiết

Lựa chọn nhà cung cấp lý tưởng trong chuỗi cung ứng bền vững

Một nhà cung cấp lý tưởng không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn đóng vai trò chiến lược trong sự ổn định và tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp. Trước hết, năng lực tài chính của nhà cung cấp cần được đánh giá toàn diện để đảm bảo khả năng duy trì cam kết hợp tác bền vững. Đồng thời, chất lượng sản phẩm và dịch vụ phải đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO, Six Sigma hoặc các quy định chuyên ngành nhằm đảm bảo sự nhất quán và đáng tin cậy trong chuỗi cung ứng.

Tuân thủ các quy định pháp lý, môi trường và trách nhiệm xã hội (ESG) là tiêu chí không thể thiếu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín thương hiệu. Ngoài ra, năng lực kỹ thuật của nhà cung cấp cũng cần được xem xét để đảm bảo họ có đủ chuyên môn và công nghệ nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc thù của ngành.

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, các doanh nghiệp nên ưu tiên hợp tác với những nhà cung cấp có tư duy đổi mới, liên tục đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để mang lại giải pháp tiên tiến. Đặc biệt, tính bền vững ngày càng trở thành một tiêu chí quan trọng, yêu cầu nhà cung cấp cam kết thực hiện trách nhiệm xã hội, bảo vệ môi trường và đóng góp vào sự phát triển lâu dài của hệ sinh thái chuỗi cung ứng.

2.3. Phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng & đánh giá tính phù hợp của nhà cung cấp

Tối ưu hóa quy trình mua sắm và gia tăng giá trị dài hạn

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định cách thức tiếp cận nhà cung cấp một cách tối ưu, đảm bảo quá trình mua sắm hiệu quả và mang lại giá trị dài hạn cho doanh nghiệp. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình tìm nguồn cung ứng chặt chẽ với các bước cụ thể như sau:

• Lựa chọn phương thức tiếp cận nhà cung cấp: Xác định công cụ phù hợp dựa trên mục tiêu chiến lược, bao gồm Yêu cầu thông tin (RFI), Yêu cầu đề xuất (RFP), Yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc đấu giá cạnh tranh nhằm đảm bảo tính minh bạch và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.
• Xây dựng lộ trình và các mốc thời gian trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp: Thiết lập kế hoạch chi tiết về thời điểm gửi yêu cầu, đánh giá nhà cung cấp và ký kết hợp đồng, đảm bảo quy trình mua sắm đồng bộ với kế hoạch kinh doanh và không ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
• Phát triển chiến lược phân bổ kế hoạch mua hàng cho từng nhà/nhóm nhà cung cấp phù hợp: Nhóm hàng hóa/dịch vụ theo danh mục hợp lý, tối ưu hóa bằng cách tập trung nhà cung cấp theo tiêu chí địa lý, năng lực sản xuất hoặc khối lượng đơn hàng.

2.4. Đánh Giá và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp

Xây dựng danh sách những nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất

Việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ đơn thuần dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp mà còn phải đảm bảo tính phù hợp với ngân sách và chiến lược kinh doanh tổng thể. Một nhà cung cấp lý tưởng cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hiệu quả chi phí.

Quy trình đánh giá và lựa chọn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyết định cuối cùng phản ánh đúng các ưu tiên chiến lược. Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng danh sách những nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất không chỉ nhu cầu hiện tại mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất hoạt động, quản lý rủi ro hiệu quả và hỗ trợ mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn trọng không chỉ tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác bền vững mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

2.5. Đàm phán hợp đồng và thực hiện thỏa thuận

Thiết lập mối quan hệ hợp tác chính thức thông qua hợp đồng

Giai đoạn này đánh dấu bước chuyển quan trọng từ việc lựa chọn nhà cung cấp sang thiết lập mối quan hệ hợp tác chính thức thông qua hợp đồng. Quá trình này bao gồm soạn thảo, đàm phán và hoàn thiện các thỏa thuận nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tối ưu lợi ích cho cả hai bên. Một hợp đồng được xây dựng chặt chẽ không chỉ giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự ổn định trong quá trình hợp tác.

Hợp đồng cần được thiết lập với các điều khoản cụ thể, đảm bảo tính rõ ràng và khả thi, bao gồm:

• Phạm vi cung ứng: Xác định rõ sản phẩm/dịch vụ, khối lượng và phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Định nghĩa các quy chuẩn bắt buộc mà sản phẩm/dịch vụ phải đáp ứng.
• Thời gian thực hiện: Thiết lập tiến độ giao hàng, thời gian thực hiện dịch vụ và cam kết đáp ứng.
• Chi phí và điều kiện thanh toán: Quy định mức giá, phương thức thanh toán và các điều kiện tài chính đi kèm.

2.6. Giám Sát và Đánh Giá Hiệu Suất Nhà Cung Cấp

Đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng qua hệ thống quản lý nhà cung cấp chặt chẽ

Quản lý nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở giai đoạn ký kết hợp đồng mà còn đòi hỏi một hệ thống giám sát và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp đo lường hiệu suất định kỳ, sử dụng các chỉ số đánh giá (KPIs) quan trọng để theo dõi mức độ tuân thủ cam kết của nhà cung cấp.

Quá trình giám sát hiệu quả giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và khắc phục những điểm chưa đạt yêu cầu, từ đó tối ưu hóa chất lượng sản phẩm/dịch vụ, cải thiện tiến độ giao hàng và tối ưu chi phí. Đồng thời, việc đánh giá định kỳ cũng tạo điều kiện thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu suất, giúp nhà cung cấp liên tục cải thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh.

Xem thêm: Review top 10 phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp

3. PROCUVA – Giải pháp tối ưu để quản lý nhà cung cấp

Quản lý chuỗi cung ứng không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm chi phí mà còn nằm ở việc tối ưu hóa từng mắt xích, giúp hệ thống vận hành trơn tru, linh hoạt và tiết kiệm hơn. Một chiến lược bài bản giúp doanh nghiệp không chỉ tận dụng tối đa cơ hội hợp tác mà còn ngăn chặn thất thoát giá trị, đảm bảo tính bền vững trong mối quan hệ với nhà cung cấp. Theo nghiên cứu từ McKinsey, chiến lược phát triển nhà cung cấp hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm 35% – 40% tổng chi phí, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

AI đang mở ra cơ hội tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp cho doanh nghiệp

Phân hệ quản lý nhà cung cấp (Supplier Management) của PROCUVA cung cấp một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa mọi giai đoạn trong quy trình quản lý nhà cung cấp, từ khâu lựa chọn, đánh giá đến giám sát hiệu suất. Hệ thống tích hợp các công cụ kiểm toán và đánh giá định kỳ, giúp doanh nghiệp giám sát liên tục và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến như AI giúp PROCUVA ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp. AI có khả năng phân tích dữ liệu lớn về hiệu suất, tài chính và phản hồi khách hàng để xác định nhà cung cấp phù hợp nhất, qua đó giúp tối ưu danh mục đối tác, nâng cao hiệu quả hợp tác và giảm thiểu rủi ro từ các nhà cung cấp có hiệu suất kém. Bên cạnh đó, công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) giúp doanh nghiệp khai thác thông tin chuyên sâu từ dữ liệu và các tương tác với nhà cung cấp, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

PROCUVA cung cấp giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp

Phần mềm quản lý Mua sắm – Đấu thầu PROCUVA từ FPT mang đến một hệ thống báo cáo phong phú, được cập nhật liên tục cùng với giao diện dashboard trực quan, cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu nhà cung cấp theo thời gian thực. Nhờ khả năng tổng hợp và hiển thị thông tin một cách rõ ràng, PROCUVA giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện các xu hướng vận hành, phát hiện kịp thời những nhà cung cấp có hiệu suất chưa đạt yêu cầu, từ đó chủ động triển khai các biện pháp cải thiện nhằm tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp khả năng tùy biến linh hoạt các báo cáo, biểu đồ và phân tích theo nhu cầu quản lý riêng biệt của từng doanh nghiệp. Người dùng có thể dễ dàng thiết lập các chỉ số trọng tâm, lựa chọn và tinh chỉnh nội dung hiển thị trên dashboard thông qua thư viện báo cáo đa dạng mà hệ thống cung cấp sẵn. Nhờ vậy, nhà quản lý luôn có một bức tranh toàn diện và trực quan về hiệu suất hợp tác với từng nhà cung cấp, hỗ trợ đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác nhằm đảm bảo tính liên tục và hiệu quả cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

Màn hình hệ thống theo dõi và quản lý toàn diện hiệu suất mua hàng và quản lý nhà cung cấp

Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi hiệu suất, PROCUVA còn hỗ trợ doanh nghiệp dự báo nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm chiến lược và tối ưu hóa chi phí. Hệ thống ứng dụng các thuật toán phân tích tiên tiến để xác định cơ hội tiết kiệm chi phí, đề xuất phương án tối ưu hóa danh mục nhà cung cấp và nâng cao hiệu suất vận hành tổng thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh chiến lược mua sắm, gia tăng sự linh hoạt và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.