Hóa đơn điện tử là gì và Các quy định cần nắm rõ khi sử dụng

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ trong quản lý tài chính – kế toán, việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế như khó lưu trữ, tốn kém chi phí in ấn, dễ thất lạc và mất nhiều thời gian xử lý. Chính vì vậy, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành xu hướng tất yếu và hiện nay được quy định bắt buộc áp dụng đối với doanh nghiệp. Vậy hóa đơn điện tử là gì và có những điểm cần lưu ý nào khi triển khai?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Các quy định mới nhất khi sử dụng Hóa đơn điện tử cần nắm rõ (cập nhật 2025)

Dưới đây là các quy định quan trọng và mới nhất về đối tượng sử dụng HĐĐT, thời điểm lập HĐĐT, nội dung trên HĐĐT.

2.1. Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Từ 01/7/2022, theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, bao gồm:

• Doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, VPĐD doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
• Hợp tác xã, liên hiệp HTX.
• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Các trường hợp phải dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/6/2025

Ngày 22/03/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Khoản 1, Điều 11, từ 01/6/2025, các đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế gồm:

1. Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh bán hàng/cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như:

• Trung tâm thương mại, siêu thị.
• Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe cơ giới khác).
• Ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Bán vé hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ.
• Dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân.
• Các dịch vụ cá nhân khác theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (cắt tóc, massage, gội đầu…).

2. Hộ kinh doanh đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí:

• Nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu từ 01 tỷ đồng.
• Đang sử dụng máy tính tiền.
• Nộp thuế theo phương pháp kê khai.

2.2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo khoản 1, 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Khi bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

2.3. Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có các tiêu thức sau:

• Tên, ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn (áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo hướng dẫn Bộ Tài chính).
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất; số tiền thuế GTGT từng loại; tổng thuế GTGT; tổng thanh toán đã gồm thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký người bán, người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn (theo ngày/tháng/năm dương lịch).
• Thời điểm ký số trên HĐĐT.
• Mã cơ quan thuế (đối với HĐĐT có mã).
• Phí, lệ phí nộp NSNN; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế tổ chức nhận in (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
• Nội dung khác: doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân có thể bổ sung biểu trưng, logo, thương hiệu hoặc hình ảnh đại diện.

Ngoài ra, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung trên.

3. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu với doanh nghiệp

Các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải làm thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu. Hãy đọc kỹ hướng dẫn ở nội dung sau để quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng hơn.

3.1. Chuẩn bị trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi phát hành HĐĐT, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố sau:

• Giấy tờ pháp lý: Giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, mã số thuế.
• Chữ ký số: Hợp pháp, an toàn, còn hiệu lực.
• Cơ sở hạ tầng: Máy tính kết nối internet, mạng internet ổn định.

3.2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, gồm 6 bước:

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Doanh nghiệp chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm, hỗ trợ 24/7, chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 2: Cài đặt phần mềm

Sau khi đăng ký dịch vụ, doanh nghiệp cài đặt phần mềm HĐĐT do nhà cung cấp cung cấp.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP..
• Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng.
• Bản sao CMND/CCCD hoặc GPKD của người đại diện pháp luật.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp cho cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng HĐĐT như sau: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân (không thuộc diện ngừng sử dụng HĐĐT) đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Các trường hợp khác quy định như sau:

• Nếu dùng HĐĐT có mã miễn phí, có thể đăng ký trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức dịch vụ HĐĐT được ủy thác.
• Doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế phải đăng ký trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Bước 5: Chờ cấp phép

Trong 01 ngày làm việc, Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký (theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Phụ lục IB, Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

• Qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (nếu đăng ký gián tiếp).
• Qua email đăng ký (nếu đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế).

Lưu ý: Từ thời điểm được chấp nhận, doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân phải ngừng dùng hóa đơn điện tử đã phát hành trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).

Bước 6: Phát hành hóa đơn

Khi có thông báo chấp nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để lập và phát hành HĐĐT khi phát sinh giao dịch.

4. Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

4.1. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp không bắt buộc có chữ ký số của người mua gồm:

1. Trên HĐĐT nói chung, không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (kể cả khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nước ngoài).
2. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên thỏa thuận, đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số, thì HĐĐT có chữ ký số/điện tử của cả hai bên theo thỏa thuận.

• HĐĐT do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không cần chữ ký số của người bán và người mua.
• HĐĐT bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: không bắt buộc các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu/số, số hóa đơn; thông tin người mua; chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số/điện tử của người bán; thuế suất GTGT.
• HĐĐT dùng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định IATA: không cần các chỉ tiêu ký hiệu hóa đơn/mẫu, thông tin người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• HĐĐT trong hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng: không cần tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.

4.2. Có cần ghi tên người mua lên HĐĐT?

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định về tên người mua trên hóa đơn điện tử như sau:

• Người mua là doanh nghiệp, đơn vị có mã số thuế: Phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Người mua là cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc ghi đầy đủ thông tin (trừ khi người mua yêu cầu).
• Người mua là cá nhân kinh doanh, mua hàng hóa phục vụ kinh doanh: Phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế cá nhân hoặc mã định danh cá nhân.

4.3. Hóa đơn điện tử xuất dưới dạng PDF hay in ra giấy có hợp pháp không?

Hóa đơn điện tử được định dạng bằng XML và chỉ có file XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

Hóa đơn điện tử xuất dưới dạng PDF, HTML hoặc in giấy phải có thêm dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Bản thể hiện này giúp người đọc dễ kiểm tra và tra cứu thông tin. Tuy nhiên, các bản này không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi; không có hiệu lực giao dịch, thanh toán.

5. FPT.eInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử từ đối tác 30 năm ngành Thuế

Khi doanh nghiệp bước vào quá trình chuyển đổi số trong quản lý tài chính – kế toán, việc lựa chọn một tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín, tuân thủ quy định pháp luật và đáp ứng nhu cầu thực tiễn là điều vô cùng quan trọng.

Trong hơn ba thập kỷ qua, FPT luôn là đối tác công nghệ tin cậy, đồng hành liên tục cùng ngành Thuế trong hành trình chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý thuế, có thể kể đến là Hệ thống Xác thực Hóa đơn cho Tổng cục Thuế từ năm 2015, hay đồng hành cùng ngành thuế trong công tác triển khai các hệ thống CNTT theo mô hình chính quyền hai cấp và sử dụng mã định danh cá nhân thay mã số thuế trong thời gian thần tốc.

Trên nền tảng kinh nghiệm đó, FPT mang đến giải pháp FPT.eInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu pháp lý cũng như nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp

FPT.eInvoice được trang bị nhiều tính năng quan trọng:

• Đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
• Lập & Ký duyệt hóa đơn điện tử 24/7
• Chuẩn quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan Thuế.
• Kết xuất báo cáo các tờ khai BC26/AC, GTGT định dạng XML theo chuẩn của Cơ quan Thuế.
• Cung cấp Dịch vụ Hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế, Dịch vụ Hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế.
• Dịch vụ khách hàng 24/7 nhanh chóng – tận tình – uy tín.

Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế hóa đơn giấy truyền thống, đảm bảo tuân thủ pháp luật và mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý. Trong bối cảnh đây là yêu cầu bắt buộc, doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai để không bị chậm nhịp trong môi trường kinh doanh số. Quý doanh nghiệp cần tư vấn thêm về giải pháp FPT.eInvoice, vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY, đội ngũ chuyên gia FPT IS sẽ chủ động kết nối trong thời gian sớm nhất.