Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025: Những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị từ bây giờ

Khi hợp đồng lao động không còn là giấy tờ

Trong nhiều năm, hợp đồng lao động tại không ít doanh nghiệp Việt Nam vẫn được xử lý theo một quy trình quen thuộc: in ấn, ký tay, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ vật lý. Mô hình này hoạt động tương đối ổn định khi quy mô nhỏ, nhưng nhanh chóng trở thành điểm nghẽn khi doanh nghiệp mở rộng.

Ở các tổ chức có số lượng nhân sự lớn, việc ký hợp đồng có thể kéo dài nhiều ngày chỉ vì phụ thuộc vào luồng ký thủ công. Hồ sơ phân tán khiến việc tra cứu gặp khó khăn, trong khi chi phí vận hành tăng theo quy mô.

Chính trong bối cảnh đó, nhu cầu chuyển sang hợp đồng điện tử và ký hợp đồng lao động online đã xuất hiện từ trước. Tuy nhiên, việc triển khai trên diện rộng vẫn cần một khung pháp lý rõ ràng hơn.

Sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP được xem là bước đi quan trọng, khi lần đầu tiên hợp đồng lao động điện tử được quy định cụ thể, tạo nền tảng để doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình số hóa.

Dù nghị định chưa chính thức có hiệu lực và dự kiến sẽ có thêm thông tư hướng dẫn chi tiết, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu tìm hiểu và chuẩn bị từ sớm.

Nghị định 337/2025 quy định gì về hợp đồng lao động điện tử?

Nghị định 337 đưa ra một số nguyên tắc và điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý. Nếu nhìn dưới góc độ công nghệ và triển khai, các quy định này tương ứng với những thành phần bắt buộc trong hệ thống eContract.

Trước hết là yêu cầu về chữ ký số. Đây không chỉ là thao tác ký, mà là cơ chế xác thực danh tính của người ký trong môi trường điện tử. Việc sử dụng chữ ký số hợp lệ giúp đảm bảo đúng chủ thể tham gia giao kết hợp đồng.

Bên cạnh đó là dấu thời gian. Trong môi trường số, thời điểm ký cần được ghi nhận chính xác và không thể chỉnh sửa. Dấu thời gian đóng vai trò đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng tại thời điểm ký kết.

Một yếu tố quan trọng khác là chứng thực thông điệp dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo nội dung hợp đồng không bị thay đổi và có thể kiểm chứng khi cần thiết.

Ngoài ra, nghị định cũng đề cập đến việc gắn mã định danh hợp đồng. Sau khi hoàn tất ký kết, hợp đồng cần được gửi tới nền tảng quản lý để gắn mã ID theo quy định. Đây là bước đi cho thấy định hướng xây dựng hệ thống dữ liệu lao động thống nhất trong tương lai.

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử diễn ra như thế nào?

Trong thực tế, quy trình ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ là việc ký một file PDF, mà là một luồng xử lý dữ liệu có kiểm soát.

Thông thường, hợp đồng được khởi tạo từ hệ thống quản lý nhân sự. Người lao động được xác thực danh tính thông qua các phương thức điện tử. Sau đó, hệ thống thiết lập luồng ký giữa các bên.

Xác thực thông tin bằng công nghệ

Quá trình ký được thực hiện bằng chữ ký số, đi kèm với dấu thời gian để ghi nhận chính xác thời điểm ký. Dữ liệu hợp đồng sau đó được chứng thực và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hình mô tả luồng ký

Theo định hướng của Nghị định 337, bước tiếp theo là gửi dữ liệu hợp đồng tới nền tảng quản lý để gắn mã định danh.

Điểm khác biệt lớn nhất so với quy trình truyền thống là toàn bộ quá trình này có thể được theo dõi theo thời gian thực và giảm đáng kể sự phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Quá trình ký kết được thể hiện rõ ràng

Vì sao doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang hợp đồng điện tử?

Mối quan tâm đối với hợp đồng lao động điện tử không chỉ đến từ yếu tố pháp lý, mà còn từ nhu cầu tối ưu vận hành.

Khi quy mô nhân sự tăng lên, việc quản lý hợp đồng giấy trở nên phức tạp hơn. Thời gian ký kéo dài, chi phí in ấn và lưu trữ tăng, trong khi việc tra cứu thông tin không còn thuận tiện.

Việc triển khai hợp đồng điện tử giúp rút ngắn thời gian ký kết, đồng thời cho phép dữ liệu được quản lý tập trung. Đây là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng các nền tảng eContract trong hoạt động của mình, có thể kể đến như các doanh nghiệp đang ứng dụng giải pháp hợp đồng lao động điện tử FPT.eContract như VINAMILK, Goertek, Wistron, Sumi Hanel, Xanh SM, Sun Group, KFC Việt Nam, Tiki, Sonion Việt Nam, MoMo, Prudential Việt Nam và VNPay…

Dù hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, các doanh nghiệp này đều có điểm chung là nhu cầu tối ưu quy trình và quản lý dữ liệu ở quy mô lớn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho hợp đồng lao động điện tử?

Trong giai đoạn hiện tại, khi nghị định chưa chính thức có hiệu lực và vẫn đang chờ hướng dẫn chi tiết, doanh nghiệp chưa cần triển khai ngay lập tức. Tuy nhiên, việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn.

Trước hết là việc rà soát lại quy trình hiện tại để xác định các bước còn phụ thuộc vào thủ công. Song song với đó là chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng và các mẫu biểu liên quan.

Hạ tầng công nghệ cũng cần được đánh giá, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự và khả năng tích hợp với các nền tảng bên ngoài. Trong nhiều trường hợp, việc triển khai hợp đồng điện tử sẽ cần đến sự hỗ trợ của các giải pháp chuyên biệt.

Hiện nay, một số nền tảng hợp đồng điện tử như FPT.eContract đang được phát triển theo hướng đáp ứng các tiêu chí của khung pháp lý hiện hành, bao gồm khả năng xác thực người ký, hỗ trợ chữ ký số, quản lý luồng ký và lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, các hệ thống này cũng đang chuẩn bị cho các yêu cầu chi tiết hơn trong tương lai khi thông tư hướng dẫn được ban hành.

Doanh nghiệp nên làm gì từ bây giờ?

Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là việc thay thế giấy bằng file, mà là chuyển sang một mô hình quản lý dựa trên dữ liệu.

Trong bối cảnh Nghị định 337/2025 đang dần hoàn thiện khung pháp lý, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc hiểu rõ quy định, đánh giá quy trình hiện tại và chuẩn bị hạ tầng công nghệ phù hợp. Việc lựa chọn nền tảng eContract cũng cần được cân nhắc theo khả năng đáp ứng các tiêu chí pháp lý và tích hợp hệ thống.

Kết luận

Nghị định 337/2025/NĐ-CP cho thấy một xu hướng rõ ràng: hợp đồng lao động đang dịch chuyển từ mô hình giấy sang môi trường số.

Dù vẫn còn chờ các hướng dẫn chi tiết để xác định rõ hơn tiêu chí đáp ứng, giai đoạn hiện tại là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp chuẩn bị. Những tổ chức đi trước trong việc số hóa quy trình sẽ có lợi thế lớn khi các yêu cầu pháp lý chính thức được áp dụng.

Trong dài hạn, hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp tối ưu vận hành, mà còn trở thành một phần trong hệ thống quản trị dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp.

________________________

Xem thêm chi tiết giải pháp hợp đồng lao động điện tử FPT.eContract