Phân tích quy trình kinh doanh – Chìa khóa thành công trong tự động hóa quy trình & tối ưu hóa vận hành
Với mục tiêu đạt được vận hành xuất sắc, các doanh nghiệp không ngừng tìm cách tối ưu hóa các quy trình, tăng hiệu quả và thúc đẩy tăng trưởng. Phân tích quy trình kinh doanh (Business Process Analysis – BPA) là chìa khoá để doanh nghiệp tiếp cận quy trình một cách dễ dàng, từ đó phân tích và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và kết quả chủ chốt.
1. Hiểu về Phân tích quy trình kinh doanh
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) bao gồm việc kiểm tra một cách có hệ thống các quy trình, thủ tục và hoạt động của tổ chức để xác định sự thiếu hiệu quả, tắc nghẽn và các yếu tố cần cải thiện. Quy trình này bao gồm một loạt các kỹ thuật và phương pháp như lập bản đồ quy trình, phân tích dữ liệu, phỏng vấn các bên liên quan và đánh giá số liệu hiệu suất. Nhờ nắm bắt toàn diện về các quy trình hiện có, doanh nghiệp có thể xác định các cơ hội tự động hóa, tối ưu hóa vận hành và đổi mới quy trình.
1.1. Tại sao Phân tích quy trình kinh doanh là yếu tố không thể thiếu trong dự án tự động hóa? Xác định các cơ hội tự động hóa
Đầu tiên và quan trọng nhất, BPA cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động của một tổ chức. Bằng cách vạch ra các quy trình từ đầu đến cuối, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về cách các bộ phận kết nối với nhau và tác động đến hiệu suất tổng thể. Điều này cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn khi lựa chọn các tác vụ để tự động hóa, đảm bảo rằng các khoản đầu tư hướng tới các sáng kiến có lợi tức đầu tư (ROI) cao nhất.
1.2. Hợp lý hóa quy trình công việc
BPA cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình công việc bằng cách xác định và loại bỏ các bước dư thừa, giảm thời gian chu trình (cycle times) và nâng cao hiệu quả của quy trình. Bằng cách tối ưu hóa quy trình công việc trước khi tự động hóa, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các quy trình tự động trở nên tinh gọn và hiệu quả.
1.3. Đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh
BPA đảm bảo rằng các sáng kiến tự động hóa quy trình phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược. Bằng cách điều chỉnh tự động hóa để thực hiện mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp có thể tối đa hóa ROI, thúc đẩy giá trị và đạt được sự tăng trưởng bền vững.
1.4. Thúc đẩy cải tiến liên tục
BPA chính một hành trình cải tiến liên tục. Nhờ thúc đẩy nhân viên tham gia vào các nỗ lực phân tích và tối ưu hóa liên tục, các tổ chức có thể tạo ra văn hóa cải tiến liên tục, trong đó sự thay đổi được coi là chất xúc tác cho tăng trưởng. Thông qua việc đánh giá, cập nhật và sàng lọc thường xuyên, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các quy trình vẫn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Điều này thúc đẩy hiệu quả, sự nhanh nhẹn và khả năng cạnh tranh.
1.5. Thúc đẩy sự hợp tác
BPA phát triển nhờ sự hợp tác, tập hợp các bên liên quan từ khắp các phòng ban để phân tích, đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc của tổ chức. Bằng cách thu hút nhân viên ở mọi cấp độ tham gia vào quá trình phân tích, những thông tin hữu ích sẽ được khai thác, dẫn đến việc xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện trở nên dễ dàng hơn. Cách tiếp cận hợp tác này không chỉ thúc đẩy sự giao tiếp và liên kết giữa các bộ phận mà còn nuôi dưỡng ý thức chung về mục đích và quyền sở hữu giữa các nhân viên.
1.6. Loại bỏ lối rào cản silos
Một trong những lợi ích chính của BPA là khả năng phá vỡ các rào cản và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban. Bằng cách tập hợp các cá nhân có quan điểm, chuyên môn và kinh nghiệm đa dạng, BPA cho phép các tổ chức nắm bắt toàn diện về quy trình của họ và xác định các cơ hội để tối ưu hóa. Sự hợp tác này không chỉ tạo điều kiện chia sẻ kiến thức và phát triển kỹ năng mà còn thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
1.7. Giảm thiểu rủi ro
BPA giúp doanh nghiệp xác định các rủi ro và thách thức tiềm ẩn liên quan đến tự động hóa quy trình, chẳng hạn như mối lo ngại về bảo mật dữ liệu, vấn đề tuân thủ quy định và khả năng chống lại sự thay đổi trong tổ chức. Bằng cách tiến hành phân tích kỹ lưỡngnhững cạm bẫy và thách thức tiềm ẩn có thể được xác định và giải quyết một cách chủ động. Do đó, BPA cho phép các doanh nghiệp tự tin dự đoán và vượt qua các trở ngại, giảm thiểu sự gián đoạn trong việc vận hành.
Về bản chất, BPA được coi là chìa khóa thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới thành công trong tự động hóa, trao quyền cho các doanh nghiệp khai thác toàn bộ tiềm năng của công nghệ nhằm thúc đẩy hiệu quả, đổi mới và lợi thế cạnh tranh. Trong thời đại chuyển đổi số, việc áp dụng BPA một cách chiến lược không chỉ là một lựa chọn mà còn là điều cần thiết đối với các tổ chức đang tìm cách phát triển trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi.
2. Những bước xác định các quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp
2.1. Đánh giá quá trình
Bắt đầu bằng cách tiến hành đánh giá kỹ lưỡng tất cả các quy trình kinh doanh hiện có. Các nhiệm vụ có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại với các quy tắc được tiêu chuẩn hóa là những đối tượng hàng đầu của tự động hóa. Hãy tìm những quy trình tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhưng mang lại ít giá trị gia tăng từ sự can thiệp của con người.
2.2. Xác định các điểm yếu và điểm nghẽn
Hãy xác định các điểm trong quy trình dễ xảy ra lỗi, chậm trễ hoặc kém hiệu quả. Những điểm yếu này thường được giải quyết dễ dàng với tự động hóa . Cho dù đó là nhập dữ liệu thủ công, quy trình phê duyệt kéo dài hay tắc nghẽn trong giao tiếp, tự động hóa đều có thể giải quyết những tắc nghẽn này và mang lại hiệu quả tuyệt vời cho doanh nghiệp.Xem xét ROI và tác động kinh doanh
Đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) tiềm năng và tác động kinh doanh của việc tự động hóa từng quy trình. Bên cạnh yếu tố tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như độ chính xác n, thời gian xử lý và sự hài lòng của khách hàng. Ưu tiên các quy trình mang lại tiềm năng ROI lớn nhất và phù hợp với các mục tiêu chiến lược.
2.3. Đánh giá tính khả thi về công nghệ
Xác định tính khả thi về mặt công nghệ của việc tự động hóa từng quy trình. Xem xét các yếu tố như tính sẵn có của dữ liệu, khả năng tương thích của hệ thống và yêu cầu bảo mật. Đánh giá liệu các công cụ và công nghệ hiện có, chẳng hạn như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), nền tảng tự động hóa quy trình làm việc hoặc Trí tuệ nhân tạo (AI), có thể được tận dụng để tự động hóa các quy trình đã xác định hay không.
2.4. Ưu tiên các quy trình để tự động hóa
Khi bạn đã xác định được nhóm ứng viên tiềm năng cho tự động hóa, hãy ưu tiên chúng dựa trên các tiêu chí được xác định trước như ROI, tác động kinh doanh và tính khả thi về mặt công nghệ. Tạo phác thảo trình tự và thời gian để tự động hóa từng quy trình, sau khi xem xét tính sẵn có và phụ thuộc của tài nguyên. .
2.5. Bắt đầu hành động nhỏ
Bắt đầu hành trình tự động hóa bằng cách tập trung vào một số quy trình có tác động lớn để triển khai ban đầu. Bắt đầu từ việc nhỏ để nhanh chóng thu được lợi ích và tạo động lực trong tổ chức. Khi đã có được kinh nghiệm và sự tự tin, hãy dần dần mở rộng phạm vi của các sáng kiến tự động hóa, thực hiện và cải tiến trong quá trình thực hiện.
2.6. Theo dõi và đo lường hiệu suất
Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI) để theo dõi hiệu quả và tác động của các quy trình tự động hóa. Giám sát các số liệu như thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi, tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của khách hàng để đánh giá mức độ thành công. Liên tục đánh giá và tối ưu hóa quy trình tự động hóa để đảm bảo chúng luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh ngày càng phát triển của doanh nghiệp.
2.7. Nắm bắt sự cải tiến liên tục
Tự động hóa chính là một hành trình cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần khuyến khích văn hóa thử nghiệm và đổi mới, nơi nhân viên được trao quyền để xác định và tự động hóa các quy trình kém hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thúc đẩy sự hợp tác đa chức năng và chia sẻ kiến thức để thúc đẩy quá trình tối ưu hóa và đổi mới liên tục.
3. Cơ cấu của dự án tự động hóa
- Nhận dạng quy trình: Khảo sát & xác định đối tượng cho RPA
- Phân loại thứ tự ưu tiên quy trình: Phân loại & ưu tiên các dự án tự động hóa
- Tối ưu hóa quy trình tự động: Chuẩn hóa quy trình, đầu vào, đầu ra cho tự động hóa
- Phát triển & triển khai: Thiết kế, triển khai robot, triển khai vào sản xuất
- Vận hành và bảo trì: Vận hành, giám sát, duy trì và nâng cao
4. Kết luận
Trong những năm tới, tầm quan trọng của Phân tích quy trình kinh doanh trong hoạt động doanh nghiệp sẽ ngày càng được củng cố. Nhất là trong bối cảnh khi các công nghệ như AI, Học máy (Machine Learning) và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) trở nên phổ biến thì nhu cầu phân tích toàn diện và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh sẽ trở thành mục tiêu cấp thiết của mỗi doanh nghiệp.
Bài viết độc quyền bởi chuyên gia FPT IS
Dương Việt Tùng
COO – Giám đốc vận hành akaBot
