Tối ưu quản trị mua sắm trong ngân hàng

Trong vai trò là xương sống của nền kinh tế, ngân hàng giữ vị trí trung tâm trong việc điều phối các nguồn lực tài chính – đảm bảo dòng chảy tiền tệ luôn thông suốt, ổn định và được vận hành một cách tối ưu. Thông qua việc kết nối nguồn vốn, cung cấp tín dụng, quản lý rủi ro và thúc đẩy các phương thức thanh toán hiện đại, ngân hàng không chỉ hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp và người dân, mà còn tạo động lực quan trọng cho tăng trưởng kinh tế và hướng đến một nền kinh tế phát triển bền vững. 

Chính vì vậy, việc kiểm soát và sử dụng nguồn tiền một cách hợp lý đóng vai trò thiết yếu – giúp ngân hàng đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều phục vụ đúng mục đích, hạn chế lãng phí và ưu tiên nguồn lực cho các hoạt động chiến lược có giá trị cao. Đồng thời, tối ưu dòng tiền cũng là công cụ quan trọng để giảm thiểu rủi ro tài chính, đảm bảo tuân thủ ngân sách và các quy định pháp lý, đặc biệt trong bối cảnh các khoản chi chỉ được thực hiện khi nằm trong dự toán đã được phê duyệt. Trong bức tranh đó, mua sắm không chỉ là hoạt động hậu cần, mà là một chức năng chiến lược của ngân hàng – nơi các loại hàng hóa, công nghệ và dịch vụ thiết yếu được cung ứng kịp thời cho các hoạt động vận hành hàng ngày.  

Ngân hàng hiện nay đang ưu tiên việc kiểm soát hiệu quả dòng tiền và tối ưu nguồn lực 

1. Kiểm soát ngân sách từ đầu – bước khởi tạo quan trọng 

Mua sắm ngày nay không còn chỉ là hoạt động mua hàng hóa hay dịch vụ, mà đã trở thành một chức năng chiến lược, gắn liền với quản trị chuỗi cung ứng, quản lý nhà cung cấp và tạo ra giá trị thực tiễn cho tổ chức. Với cách tiếp cận mua sắm có chiến lược, ngân hàng có thể tối ưu hóa chi phí, chủ động đàm phán các thỏa thuận có lợi, đồng thời chuyển hóa nguồn lực tài chính thành những sản phẩm và dịch vụ chất lượng hơn cho khách hàng. Khi hoạt động mua sắm được phối hợp chặt chẽ với năng lực tài chính và vận hành, ngân hàng sẽ có nền tảng vững chắc để gia tăng hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh và hướng tới sự phát triển bền vững trong dài hạn. 

Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công này chính là việc đối chiếu và kiểm soát ngân sách trong quy trình mua sắm. Các bước như lập tờ trình, ký kết hợp đồng và lập tờ trình thanh toán đóng vai trò kiểm soát quyết định, giúp ngân hàng đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều nằm trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Điều này không chỉ hạn chế chi tiêu vượt kế hoạch mà còn tăng cường tính minh bạch và kỷ luật tài chính trong tổ chức. Đặc biệt, với sự chuyển đổi số trong quy trình mua sắm, các hệ thống quản lý mua sắm như S2P (Source-to-Pay) giúp ngân hàng tự động hoá việc đối chiếu ngân sách theo thời gian thực, rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu quả quản lý dòng tiền. Khi quy trình mua sắm được liên kết chặt chẽ với kiểm soát ngân sách, các bộ phận tài chính, nghiệp vụ và mua sắm sẽ phối hợp hiệu quả hơn, tạo ra cơ chế giám sát liên thông và nâng cao năng lực quản trị tài chính, từ đó tối ưu chi phí cho toàn hệ thống ngân hàng.  

Việc kiểm soát ngân sách từ giai đoạn khởi tạo là bước nền tảng trong quy trình mua sắm  

Theo khảo sát của KPMG (2023) với hơn 200 nhà lãnh đạo ngân hàng, có đến 91% trong số họ xác định rõ ràng các mục tiêu chi phí và 85% xem quản lý chi phí là nền tảng cho các chiến lược lớn. Điều này cho thấy mức độ cam kết cao của ngành ngân hàng đối với việc duy trì kỷ luật tài chính và tái cấu trúc ngân sách nhằm tạo ra giá trị cao hơn, thay vì chỉ đơn thuần là cắt giảm chi tiêu. Trong bối cảnh này, việc giám sát, phân tích và đánh giá ngân sách theo thời gian thực trở thành yếu tố thiết yếu giúp ngân hàng kiểm soát hiệu quả chi phí và hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược một cách bền vững. 

Đóng vai trò quan trọng trong hành trình đó, việc kiểm soát ngân sách từ giai đoạn khởi tạo là bước nền tảng trong quy trình mua sắm. Ngay sau khi kế hoạch ngân sách được phê duyệt, tất cả các đề xuất, đơn hàng và hợp đồng đều cần được đối chiếu kỹ lưỡng với ngân sách đã phân bổ, nhằm đảm bảo tính tuân thủ và tránh vượt hạn mức chi tiêu. Điều này không chỉ giúp ngân hàng phòng ngừa rủi ro tài chính, mà còn nâng cao tính minh bạch trong quy trình phê duyệt và sử dụng nguồn lực.  

Để tăng cường hiệu quả kiểm soát ngân sách, các ngân hàng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc, với quy trình rõ ràng và phân định rạch ròi trách nhiệm giữa các khâu như đề xuất mua sắm, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp và thanh toán. Việc áp dụng các biểu mẫu chuẩn hóa, công cụ số hóa và quy trình phê duyệt thống nhất sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và hạn chế tối đa rủi ro vận hành. Như vậy, kiểm soát ngân sách từ đầu không chỉ giúp ngân hàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý, mà còn đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và đảm bảo quy trình mua sắm được triển khai một cách trơn tru, minh bạch và hiệu quả. 

2. Phân bổ tự động – Ghi nhận và theo dõi xuyên suốt 

Dưới sức ép ngày càng lớn từ chi phí vận hành gia tăng và yêu cầu tuân thủ chặt chẽ, các ngân hàng không thể chỉ cắt giảm chi tiêu theo cách truyền thống mà cần đến những giải pháp tối ưu hoá chi phí thông minh, dài hạn và bền vững. Một trong những hướng đi hiệu quả chính là hiện đại hoá hoạt động mua sắm, đặc biệt khi kết hợp với tính năng số hoá như phân bổ tự động và ghi nhận, theo dõi dữ liệu xuyên suốt thông qua hệ thống E-procurement. Nhờ đó, mọi khoản chi tiêu được gắn kết chặt chẽ với ngân sách đã duyệt, hạn chế vượt ngân sách và loại bỏ sai sót thủ công. Toàn bộ quy trình – từ đề xuất, phê duyệt đến thanh toán – được đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại cái nhìn tổng thể, minh bạch đồng thời giúp ra quyết định nhanh và chính xác hơn.  

Điều này đặc biệt phù hợp với 3 ưu tiên chiến lược mà các Giám đốc Điều hành (CEO) đang theo đuổi theo báo cáo của McKinsey (2024):  

• Tận dụng công nghệ để tăng năng suất và tối ưu vận hành nội bộ  

• Sử dụng công cụ phân tích thông minh phục vụ giám sát tài chính  

• Thông tin theo thời gian thực – yếu tố then chốt để kiểm soát hiệu quả 

Ngân hàng cần hiện đại hóa hoạt động mua sắm từ đó giúp kiểm soát chi tiêu chặt chẽ 

Để hiện thực hoá những mục tiêu này, ngân hàng cần nâng cấp toàn diện năng lực của bộ phận mua sắm – từ tư duy đến công cụ. Khi việc kiểm soát chi tiêu, quản lý nhà cung cấp và lập kế hoạch mua sắm được chủ động điều phối và kết nối chặt chẽ với với ngân sách tổng thể, bộ phận mua sắm không còn là “bộ phận phản ứng” mà trở thành đối tác chiến lược của ngân hàng.  

Theo KPMG (2022), một trong những thách thức chính mà ngân hàng hiện nay gặp phải trong quá trình mua sắm là việc kế hoạch mua sắm không được gắn kết chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và ngân sách tổng thể của ngân hàng. Khi thiếu sự phối hợp này, hoạt động mua sắm thường trở nên bị động, chỉ phản ứng khi có nhu cầu phát sinh, thay vì chủ động lên kế hoạch trước. Hậu quả là ngân hàng phải xử lý rất nhiều giao dịch nhỏ lẻ, giá trị thấp, tốn nhiều công sức mà hiệu quả không cao. Đồng thời, ngân hàng cũng khó tận dụng được các hợp đồng chiến lược dài hạn với nhà cung cấp (Framework Agreements) – vốn là công cụ giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản lý mua sắm. Mặc dù nhiều ngân hàng đang nỗ lực cắt giảm chi phí để tăng hiệu quả, nhưng cách tiếp cận hiện tại thường chỉ dừng lại ở những mục tiêu ngắn hạn, dễ đo lường, như giảm ngân sách một bộ phận hay cắt giảm số lượng giao dịch. Những mục tiêu này tuy rõ ràng nhưng không đủ để giải quyết bài toán cốt lõi về chi phí vì chúng không phản ánh được tầm nhìn chiến lược dài hạn mà ngân hàng đang hướng tới như chuyển đổi số.  

Việc phân tích dữ liệu xuyên suốt sẽ tạo ra một hệ thống quản trị chi tiêu thông minh và chủ động 

Vì vậy, ngoài việc số hoá quy trình mua sắm, ngân hàng cần ứng dụng phân tích dữ liệu xuyên suốt để tạo ra một hệ thống quản trị chi tiêu thông minh và chủ động hơn. Thông qua việc thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ toàn bộ hoạt động mua sắm, ngân hàng có thể hiểu sâu về hành vi chi tiêu, phát hiện những bất thường, đánh giá hiệu quả từng nhà cung cấp và nhanh chóng xác định các điểm nghẽn cần cải thiện. Những phân tích này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn hỗ trợ dự báo nhu cầu, điều chỉnh ngân sách kịp thời và lập kế hoạch mua sắm chính xác hơn trong tương lai. 

Để làm được điều này, hoạt động mua sắm phải được thiết kế linh hoạt, có khả năng thích ứng cao với các thay đổi của thị trường, và được tích hợp chặt chẽ với các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI), hệ thống ERP và công cụ hoạch định nguồn lực. Ngoài ra, việc kết hợp thêm các công nghệ như AI, tự động hóa và máy học (Machine Learning) sẽ giúp nâng cao khả năng phân tích dự đoán, tự động hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp và đề xuất hành động cải thiện. Nhờ đó, bộ phận mua sắm sẽ không chỉ là trung tâm xử lý giao dịch, mà còn trở thành một đối tác chiến lược – hỗ trợ ra quyết định nhanh, chính xác, và góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của ngân hàng. Đây chính là nền tảng để ngân hàng kiểm soát chi phí hiệu quả và hướng đến tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số. 

3. Hệ thống PROCUVA – Tối ưu chi phí, minh bạch ngân sách, hiệu quả toàn diện 

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, quy trình mua sắm tại các ngân hàng đang chứng kiến sự chuyển đổi nhanh chóng sang các giải pháp “Nguồn cung ứng đến thanh toán” (Source-to-Pay – S2P). Theo báo cáo PwC (2024), 94% bộ phận mua sắm toàn cầu đã áp dụng các nền tảng S2P, cho thấy đây đã trở thành một chuẩn mực mới, mang lại lợi ích rõ rệt về minh bạch, tự động hóa và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng nội bộ. Đối với ngân hàng, việc ứng dụng các giải pháp này không chỉ giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn và nâng cao tính tuân thủ, mà còn góp phần tối ưu chi phí, đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo hoạt động mua sắm vận hành trơn tru trong toàn hệ thống. 

PROCUVA – một nền tảng E-procurement thông minh giúp xây dựng chiến lược mua sắm minh bạch 

PROCUVA hướng tới mục tiêu cung cấp cho khách hàng một giải pháp nâng cao giá trị mua sắm, kết hợp hoàn hảo giữa Procurement (quản trị mua sắm) và Value Added (các giá trị gia tăng cho doanh nghiệp). Được thiết kế như một nền tảng E-procurement thông minh, giúp các ngân hàng và tổ chức tài chính xây dựng chiến lược mua sắm minh bạch, hiệu quả và bền vững. Một trong những tính năng nổi bật của PROCUVA là khả năng phân tích và theo dõi toàn diện dữ liệu chi tiêu, giúp ngân hàng xác định rõ ai đang mua, mua gì, với khối lượng bao nhiêu và từ nhà cung cấp nào. Thông qua việc tận dụng dữ liệu minh bạch, PROCUVA giúp tổ chức nhanh chóng phát hiện các điểm chưa tối ưu trong quy trình mua sắm, từ đó đưa ra các chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp – không chỉ tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn mà còn tối ưu dài hạn. 

Hệ thống còn tích hợp khả năng phân tích và phân khúc danh mục nhà cung cấp, hỗ trợ việc xây dựng các mối quan hệ đối tác chiến lược và khác biệt. Tính năng này bao gồm công cụ đánh giá hiệu suất và trình độ nhà cung cấp, cho phép ngân hàng xác định được các nhà cung cấp tiềm năng, theo dõi hiệu suất của họ một cách nhất quán, đồng thời đánh giá khả năng cải thiện về chất lượng và định giá. PROCUVA cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định chuyển đổi hoặc chấm dứt quan hệ với những nhà cung cấp không còn phù hợp, qua đó nâng cao hiệu suất vận hành và giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh đó còn tích hợp công nghệ AI tạo sinh (Generative AI) để nâng tầm trải nghiệm và hiệu quả trong toàn bộ quy trình mua sắm, mang lại lợi ích rõ rệt về chi phí và tốc độ xử lý. Thay vì mất thời gian cho các công việc thủ công, hệ thống sử dụng AI tạo sinh để tự động hóa việc tạo ra tài liệu như RFP, RFQ, điều khoản hợp đồng, và nội dung giao tiếp với nhà cung cấp. Nhờ đó, các tổ chức có thể tiết kiệm thời gian đáng kể, giảm thiểu sai sót và tăng tính chuẩn hóa trong giao dịch.

Giải pháp PROCUVA là sự kết hợp giữa quản trị mua sắm và kiểm soát ngân sách 

Đặc biệt, với khả năng theo dõi và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng, PROCUVA giúp ngân hàng nhận diện những rủi ro tiềm ẩn như sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, và từ đó xây dựng các kế hoạch thay thế hoặc phòng ngừa phù hợp – đảm bảo tính liên tục trong vận hành và duy trì lợi thế cạnh tranh dài hạn. Tính năng này mở ra cơ hội tối ưu hóa chi phí dài hạn bằng cách đưa ra các đề xuất phù hợp với bối cảnh cụ thể của từng ngân hàng.