Top 5 phần mềm quản lý báo giá phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm quản lý báo giá là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình lập, gửi và theo dõi báo giá từ nhà cung cấp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, việc ứng dụng phần mềm này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. Phần mềm quản lý báo giá là gì?

Phần mềm quản lý báo giá từ nhà cung cấp (RFQ – Request for Quote) là công cụ giúp số hóa toàn bộ quy trình yêu cầu báo giá, thay thế các thao tác thủ công trong việc tạo, gửi và đánh giá báo giá. Nền tảng này không chỉ nâng cao sự minh bạch và hiệu quả trong trao đổi giữa bên mua và nhà cung cấp, mà còn tích hợp nhiều tính năng như quản lý tài liệu, thông báo theo thời gian thực và phân tích dữ liệu hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Đóng vai trò trung tâm của quy trình mua sắm, phần mềm giúp rút ngắn thời gian và tối ưu việc lựa chọn nhà cung cấp. Người mua có thể tạo và phân phối RFQ, trong khi nhà cung cấp phản hồi trực tiếp trên cùng nền tảng, tập trung toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

2. Những tính năng của phần mềm quản lý báo giá từ nhà cung cấp

Để quy trình mua sắm minh bạch và hiệu quả, phần mềm RFQ (Request for Quote) cần có các tính năng cốt lõi sau:

• Giao diện người dùng (UI): Giao diện trực quan, dễ sử dụng giúp đội ngũ mua sắm và nhà cung cấp thao tác nhanh, hạn chế sai sót, tăng tỷ lệ áp dụng hệ thống.
• Công cụ cộng tác: Trao đổi thông tin giữa bên mua – bên bán cần rõ ràng. Phần mềm nên có sẵn công cụ chat, thảo luận, chia sẻ tài liệu để minh bạch thông tin và rút ngắn thời gian xử lý.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp có quy trình mua sắm riêng, vì vậy phần mềm cần cho phép tùy chỉnh tài liệu và quy trình RFQ.
• Phân tích & báo cáo: Tính năng dashboard theo thời gian thực, báo cáo tùy chỉnh và phân tích dự báo giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven) và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm nên kết nối mượt mà với ERP, hệ thống quản lý NCC (Supplier Management), hoặc nền tảng e-Procurement hiện có để tạo hệ sinh thái mua sắm đồng bộ.
• Quy trình tự động: Tự động hóa các bước từ tạo RFQ, nhận – so sánh báo giá, đến phê duyệt nhằm giảm thủ công, tăng tốc toàn bộ vòng đời mua sắm.
• Quản lý nhà cung cấp: Phần mềm RFQ cần tích hợp tính năng quản lý nhà cung cấp toàn diện: đánh giá hiệu suất, theo dõi dữ liệu lịch sử và duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn và xây dựng mối quan hệ chiến lược bền vững.
• Quản lý tài liệu: Kho tài liệu tập trung giúp tạo, phát hành, lưu trữ và truy cập RFQ dễ dàng, hạn chế thất lạc thông tin.
• Bảo mật: Áp dụng mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, xác thực người dùng để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong suốt vòng đời mua sắm.
• Khả năng mở rộng: Phần mềm phải đáp ứng được nhu cầu mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô hoặc thay đổi quy trình mua sắm.

Đây cũng là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý báo giá phù hợp, đảm bảo quy trình mua sắm minh bạch, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả ra quyết định.

3. Top 5 phần mềm quản lý báo giá phổ biến tại Việt Nam

Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý báo giá phổ biến tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để tối ưu quy trình lập, gửi và theo dõi báo giá, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm rủi ro sai sót:

3.1. PROCUVA – Giải pháp quản lý mua sắm & đấu thầu toàn trình từ FPT IS

PROCUVA là phần mềm quản lý mua sắm – đấu thầu chiến lược trong hệ sinh thái số của FPT, được phát triển bài bản bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. Kết hợp công nghệ tiên tiến và am hiểu thị trường, PROCUVA ngày càng khẳng định vị thế là giải pháp quản lý mua sắm hàng đầu tại Việt Nam, mang lại hiệu quả vận hành vượt trội và giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Nền tảng này được thiết kế để đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu, từ quy trình đơn giản đến phức tạp, hỗ trợ tối ưu hiệu suất và kiểm soát chi phí trong đa dạng ngành nghề như Sản xuất, Bán lẻ, Tài chính – Ngân hàng, và các tổ chức nhà nước với yêu cầu tuân thủ khắt khe. PROCUVA giúp doanh nghiệp nâng tầm hiệu quả vận hành, đồng thời gia tăng giá trị trong dài hạn.

Điểm nổi bật của PROCUVA:

• Quản lý toàn trình mua sắm: ngân sách, kế hoạch mua sắm, đề nghị mua sắm, tìm kiếm nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, đặt/nhận hàng, thanh toán và cổng nhà cung cấp.
• Phân hệ đấu thầu – đấu giá tuân thủ đầy đủ Luật Đấu thầu, đảm bảo minh bạch và pháp lý.
• Số hóa, tự động hóa >95% hoạt động thủ công, giảm giấy tờ bản cứng.
• Tích hợp linh hoạt với ERP và các hệ thống nội bộ, kết nối hệ sinh thái số FPT như FPT.AI, FPT.eContract, xác minh hóa đơn FDA.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cùng với những ưu điểm vượt trội, chi phí triển khai PROCUVA khá cao, có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Quy mô ứng dụng phù hợp: Doanh nghiệp vừa, lớn, tập đoàn.

Các chức năng chính của PROCUVA:

• Kiểm soát ngân sách: đối chiếu, theo dõi ngân sách suốt quá trình mua sắm.
• Quản lý đề nghị mua sắm: lập, phê duyệt linh hoạt.
• Tìm kiếm nhà cung ứng: yêu cầu báo giá, đấu thầu – đấu giá, chọn nhà cung cấp.
• Quản lý hợp đồng: ký kết đa dạng loại hợp đồng (nguyên tắc, khung, phụ lục…).
• Quản lý đặt và nhận hàng: đơn đặt, xác nhận giao hàng, đổi trả.
• Quản lý thanh toán: lập hồ sơ, xác minh hóa đơn, theo dõi tiến trình thanh toán.
• Cổng thông tin nhà cung cấp: đăng ký, nộp hồ sơ, xác nhận giao hàng.

Với nền tảng công nghệ tiên tiến và khả năng tích hợp vượt trội, PROCUVA không chỉ tối ưu hóa quy trình và kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện trong quản lý mua sắm – đấu thầu. Đây là giải pháp chiến lược, giúp tổ chức vừa và lớn nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo tính cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời kỳ số hóa.

3.2. SAP Ariba

SAP Ariba là nền tảng quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm dựa trên đám mây, giúp kết nối người mua và nhà cung cấp toàn cầu, tối ưu quy trình tìm nguồn, ký hợp đồng, mua sắm và thanh toán. Giải pháp này cải thiện tính minh bạch, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng quyết định mua hàng.

Điểm nổi bật của SAP Ariba:

• Kết nối toàn cầu: Mạng lưới hơn 4 triệu nhà cung cấp tại 190+ quốc gia, giao dịch gần 3 nghìn tỷ USD/năm.
• Quản lý toàn diện: Từ tìm nguồn cung ứng, quản lý nhà cung cấp, lập hợp đồng, phân tích chi tiêu đến thanh toán.
• Tích hợp liền mạch: Hoạt động độc lập hoặc kết nối với SAP S/4HANA và các hệ thống ERP khác.
• Tối ưu chuỗi cung ứng: Giảm rủi ro gián đoạn, cải thiện dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp.
• Mua sắm điện tử: Hỗ trợ giao dịch nhanh, chính xác, tuân thủ chính sách và quy định nội bộ.

Lợi ích:

• Đơn giản hóa quy trình mua sắm, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Nâng cao minh bạch, tuân thủ và tính bền vững trong chuỗi cung ứng.
• Cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi với chi phí triển khai thấp.

3.3. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud là giải pháp mua sắm trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình mua sắm, từ lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng đến xử lý đơn hàng, một cách hiệu quả và minh bạch.

Giải pháp cung cấp bộ công cụ toàn diện như Phân tích chi tiêu, Oracle Sourcing Cloud, Quản lý nhà cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh.

Lợi ích nổi bật:

• Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, bảo mật cao.
• Nâng cao khả năng dự báo và phân tích chi tiêu theo thời gian thực.
• Cải thiện đàm phán với nhà cung cấp, tối ưu giá và điều khoản hợp đồng.
• Hợp nhất quy trình với hệ thống ERP và quản lý tồn kho hiện có.
• Báo cáo trực quan, cảnh báo tự động, giám sát tuân thủ dễ dàng.

Với sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia, doanh nghiệp được tư vấn chiến lược và triển khai nhanh chóng, giúp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất ngay từ ngày đầu.

3.4. Odoo ERP – Phân hệ quản lý mua hàng

Phân hệ Mua Sắm của Odoo ERP là một module cốt lõi trong hệ thống quản trị doanh nghiệp Odoo ERP, được thiết kế để hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình mua sắm với các chức năng chính như:

• Lập yêu cầu mua hàng.
• Quản lý và theo dõi nhà cung cấp.
• So sánh và lựa chọn báo giá.
• Quản lý hợp đồng mua sắm.
• Quản lý và đối soát thanh toán.

Odoo là một nền tảng ERP mã nguồn mở, phổ biến nhờ tính linh hoạt, khả năng tùy chỉnh cao và giá thành hợp lý. Phân hệ Mua Sắm thường được sử dụng cùng với các module khác như Kế toán, Kho, Bán hàng, và Sản xuất để đảm bảo luồng công việc liên thông.

Phân hệ Mua Sắm của Odoo ERP là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình mua sắm cơ bản với chi phí thấp.

3.5. Ecount – Phân hệ mua hàng – yêu cầu báo giá

ECOUNT là giải pháp quản lý mua sắm toàn diện, phù hợp cho mọi doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Hệ thống được thiết kế linh hoạt, có thể sử dụng lâu dài, luôn được nâng cấp để đáp ứng sự thay đổi của môi trường kinh doanh và luật thuế.

Người dùng có thể đề xuất tính năng mới mà không phát sinh thêm chi phí. Tất cả các cập nhật đều được triển khai tự động, giúp doanh nghiệp luôn chủ động, không lo lỗi thời.

Tính năng Yêu cầu báo giá nổi bật

• So sánh đồng thời báo giá từ nhiều nhà cung cấp và chọn mức giá tối ưu.
• Gửi RFQ hàng loạt qua email, nhận phản hồi và thương lượng trực tiếp theo thời gian thực.
• Lưu trữ báo giá quá hạn làm cơ sở tham khảo cho các lần mua sau.
• Liên kết với kế hoạch mua hàng và đơn mua, giúp quy trình đặt hàng minh bạch, nhanh chóng.

Kết luận

Sử dụng phần mềm quản lý báo giá giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và tối ưu chi phí. Nếu Quý doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý báo giá, vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn chi tiết từ chuyên gia FPT IS.