Xu hướng giải pháp “họp không giấy tờ” trong cơ quan Nhà nước: Sự hiện đại hóa và thách thức

Trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ và lan tỏa trong mọi lĩnh vực, ngành nghề nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, xu hướng “Không giấy tờ” – chuyển dịch hình thức làm việc từ truyền thống sang môi trường số ngày càng lên ngôi. Các cơ quan nhà nước đang trải qua một sự chuyển đổi đáng kể từ việc sử dụng giấy tờ sang việc áp dụng giải pháp họp không giấy tờ. Điều này không chỉ đánh dấu một bước tiến lớn trong hiện đại hóa, mà còn mở ra một loạt các cơ hội và thách thức mới trong quản lý hành chính.

Lý Do và Động Lực Đằng Sau Xu Hướng Này

Cơ quan nhà nước chịu áp lực từ nhiều phía: tăng cường tính công khai minh bạch, tiết kiệm tài nguyên giảm thiểu các văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền, phù hợp với xu hướng chính quyền số, nền kinh tế số, xã hội số và phục vụ công dân một cách hiệu quả hơn. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, giải pháp họp không giấy tờ trở thành lựa chọn hàng đầu để đáp ứng những yêu cầu này.

Hiện Đại Hóa Trong Cách Tiếp Cận Họp Hành Chính

1. 1. Sự Thay Đổi Văn Hóa Làm Việc: Sử dụng công nghệ để họp trực tuyến không chỉ là việc thay đổi về phương tiện sử dụng mà còn là sự thay đổi trong cách tiếp cận công việc. Nó tạo ra một môi trường linh hoạt và thuận tiện, giúp nhân viên và lãnh đạo cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình làm việc.
   2. Sự Tiện Lợi và Linh Hoạt: Họp trực tuyến không giấy tờ cho phép người tham gia tham dự từ xa, không bị ràng buộc bởi thời gian và không gian cụ thể, tạo điều kiện cho việc làm việc từ xa và đồng thời hỗ trợ tiết kiệm chi phí di chuyển và thời gian.
   3. Quản Lý Tài Liệu Hiệu Quả: Công nghệ giúp trong việc quản lý tài liệu điện tử sau cuộc họp, từ việc chia sẻ tài liệu, ghi chú và thậm chí là ghi lại cuộc họp để tiện cho việc tra cứu và làm việc sau này.

Ứng Dụng Của Giải Pháp Họp Không Giấy Tờ Trong Cơ Quan Nhà Nước

1. 1. Bảo Mật Thông Tin: Các vấn đề về bảo mật thông tin luôn là ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là khi chuyển từ giải pháp truyền thống sang công nghệ mới.
   2. Sự Thích Nghi và Đào Tạo Người Dùng: Việc thay đổi văn hóa làm việc cũng như đào tạo người dùng mới về các công nghệ mới đôi khi đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể.
   3. Sử Dụng Công Nghệ Họp Trực Tuyến: Các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, hay Google Meet không chỉ là công cụ kết nối mà còn là nơi để chia sẻ tài liệu, thảo luận và quản lý công việc.
   4. Ký Số và Quản Lý Văn Bản Trực Tuyến: Việc sử dụng chữ ký số và hệ thống quản lý văn bản điện tử giúp cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tăng cường tính minh bạch.

Triển Vọng và Lợi Ích Tương Lai

1. 1. Tiết Kiệm Chi Phí và Tài Nguyên: Việc loại bỏ sử dụng giấy tờ không chỉ giúp giảm thiểu lượng rác thải mà còn tiết kiệm tài nguyên tự nhiên và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc sử dụng giấy và mực in để lưu trữ thông tin, tiết kiệm không gian cho việc bảo lưu giấy tờ. Thay vì việc sử dụng giấy và bút để ghi chú và trình bày, người dùng có thể sử dụng màn hình cảm ứng và công nghệ hiện đại để thực hiện tác vụ tương tự
   2. Tăng Cường Tính Minh Bạch và Hiệu Quả: Công nghệ giúp tăng cường tính minh bạch thông tin, làm cho các quyết định và công việc được thực hiện một cách minh bạch và có tính hợp tác cao hơn. Ban hành quyết định nhanh chóng, tức thì, chính xác
   3. Điều Chỉnh và Hiệu Quả Hóa Công Việc: Sử dụng công nghệ không chỉ tạo điều kiện cho việc làm việc từ xa mà còn tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình làm việc của cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, những thách thức trên cũng đồng thời mở ra cơ hội để cải thiện và hiện đại hóa quản lý hành chính. Sử dụng công nghệ không chỉ giúp cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn.

Kết luận

Xu hướng giải pháp họp không giấy tờ trong cơ quan nhà nước không chỉ là một bước tiến lớn trong việc hiện đại hóa quản lý hành chính, mà còn mở ra một loạt các cơ hội và thách thức mới. Sử dụng công nghệ để thay đổi cách tiếp cận truyền thống không chỉ giúp tiết kiệm tài nguyên mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

—————————————–

Giải pháp tham khảo – HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY FPT.DigiMeet

Số hóa quy trình họp Thúc đẩy Chính quyền số

“Hệ thống họp không giấy tờ là Hệ thống thông tin tin học hóa việc quản lý điều hành phòng họp không giấy tờ của FPT. Hệ thống giúp tin học hóa toàn bộ các quy trình và nghiệp vụ liên quan quản lý và điều hành cuộc họp từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và kết thúc; Hệ thống họp không giấy tờ hoạt động trên đa nền tảng, hỗ trợ các phương thức giao tiếp và kết nối đa dạng với các thiết bị ngoại vi cũng như các hệ thống thông tin khác hình thành một giải pháp tổng thể từ hạ tầng, phầm mềm đến tổ chức, quy trình, con người.”

“Hệ thống quản lý phòng họp không giấy – FPT.DigiMeet” nhằm số hóa quy trình tổ chức họp tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, mang đến những trải nghiệm số mới mẻ cho người chủ trì, người tham dự cũng như thư ký của các cuộc họp.

I. Mô hình FPT.DigiMeet

II. Tính năng hệ thống FPT.DigiMeet

1. Quản lý người tham dự

• Quản lý điểm danh bằng hệ thống AI Camera (phát hiện, chụp hình khuôn mặt; so sánh các dữ liệu thu thập được với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; kiểm soát theo thời gian thực danh sách thành phần tham dự họp; kiểm soát số lượng thành phần tham dự họp đi trễ, báo vắng, ra sớm; xác nhận cập nhật dữ liệu khuôn mặt mẫu của thành phần tham dự họp…)
• Quản lý điểm danh bằng mã QR Code (Tạo mã QR điểm danh; ghi nhận thời gian checkin, check out; kiểm soát về số lượng thành phần tham dự họp…)

2. Quản lý tài liệu cuộc họp

• Quản lý tài liệu chính trong cuộc họp
• Quản lý tài liệu tham khảo cuộc họp
• Quản lý tài liệu cá nhân
• Chia sẻ tài liệu
• Công khai tài liệu cuộc họp

3. Quản lý họp trực tuyến

• Quản lý thông tin nội dung chương trình họp
• Đăng ký phát biểu
• Quản lý nội dung biểu quyết

4. Quản lý điều hành cuộc họp

• Ghi biên bản họp
• Ghi âm nội dung cuộc họp
• Xem danh sách thành phần tham dự vắng mặt
• Điều hành chương trình họp
• Sắp xếp thứ tự phát biểu ý kiến
• Kiểm soát phân bổ thời gian phát biểu ý kiến
• Trao đổi thảo luận cá nhân/nhóm
• Đăng ký phát biểu
• Biểu quyết
• Phân công giao việc (liên kết với giao việc)
• Cho ý kiến
• Họp trực tuyến từ xa
• Tổng hợp nội dung phát biểu của thành phần tham dự
• Cập nhật biên bản họp
• Cập nhật kết luận cuộc họp
• Báo cáo kết kết quả thực hiện
• Lấy ý kiến
• Phát hành nội dung biên bản cuộc họp
• Gửi email biên bản cuộc họp tới các thành phần tham dự
• Tra cứu theo dõi nội dung kết luận các cuộc họp
• Theo dõi tình hình xử lý công việc (liên kết với giao việc)

5. Quản lý liên thông kết nối

• Liên thống, tích hợp kết nối với các hệ thống khác (Quản lý văn bản điều hành, Quản lý giao việc…)

6. Quản trị hệ thống

• Quản trị người dùng
• Quản trị danh mục hệ thống

III. Quy trình tổ chức buổi họp

TRƯỚC KHI HỌP: 

Tạo, gửi và nhắc lịch họp đến các đại biểu tham dự; Chia sẻ tài liệu và nội dung thảo luận/biểu quyết trước buổi họp; Đăng ký phát biểu; Liên kết lịch họp cơ quan với lịch họp cá nhân… 

TRONG KHI HỌP: 

Điểm danh bằng AI Camera/QR code; Cập nhật biên bản họp; Sắp xếp thứ tự phát biểu; Kiểm soát thời gian phát biểu; Thảo luận cá nhân/nhóm; Biểu quyết online trên ứng dụng; Kết nối họp từ xa; Ghi âm nội dung họp… 

SAU KHI HỌP: 

Phát hành biên bản họp; Gửi email tới các đại biểu tham dự; Liên kết với hệ thống giao việc để theo dõi tình trạng xử lý công việc… 

IV. Ưu điểm và lợi ích mang lại từ FPT.DigiMeet

1. Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp: Thông tin về các cuộc họp sẽ được cập nhật đầy đủ, hiển thị trực quan: nội dung, thời gian, người chủ trì, địa điểm, thành phần tham dự… Với mô hình phòng họp không giấy người tham gia cuộc họp có thể dễ dàng theo dõi thông tin thông qua máy tính, điện thoại một cách dễ dàng, linh hoạt, hiệu quả. Giao diện thân thiện với người dùng, có tính tương tác cao. Hiệu quả cuộc họp tăng 50%
2. Tiết kiệm chi phí một cách tối ưu: Ứng dụng phòng họp không giấy tờ giúp tiết kiệm chi phí in ấn tiết kiệm 100%. Rút ngắn thời gian chuẩn bị các tài liệu liên quan, in ấn, sắp xếp tài liệu theo trình tự, mang lại hiệu quả cao trong cuộc họp
3. Hội nghị trực tuyến: Phòng họp không giấy thường tích hợp các công nghệ hội nghị trực tuyến, cho phép các thành viên từ xa tham gia vào cuộc họp thông qua video và âm thanh trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt cho các cuộc họp đa địa điểm
4. Hạn chế việc quên, sót lịch: Giải pháp họp không giấy tờ hỗ trợ thông báo, nhắc lịch họp thông qua SMS, Email giúp cho người tham dự nắm được lịch họp chi tiết
5. Bảo mật thông tin: Phòng họp không giấy đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp
6. Kiểm soát dễ dàng số lượng thành phần tham dự cuộc họp: dễ dàng kiểm soát số lượng thanh phần tham gia cuộc họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách những người từ chối tham gia cuộc họp
7. Điều hành cuộc họp hiệu quả: Hỗ trợ một cách tối đa trong công tác chủ trì cuộc họp, điều phối phân bổ thời gian phát biểu phù hợp; tổng hợp ý kiến biểu quyết nhanh gọn, chính xác 100%. Hỗ trợ ban hành quyết định nhanh chóng.
8. Tiết kiệm 150 giờ họp hàng năm
9. Hỗ trợ tức thời 24/7/365

Bài viết độc quyền bởi Chuyên gia công nghệ FPT IS

Nguyễn Thiện Thanh 

Chuyên gia Cấp cao

Công ty Hệ thống Thông tin FPT.