Xử lý tài liệu thông minh (IDP) có thể thúc đẩy quy trình kinh doanh như thế nào?

Vì các tổ chức đang phải xử lý một lượng lớn dữ liệu nên việc nâng cao tính hiệu quả và sự tuân thủ đang trở thành mối quan tâm hàng đầu. Xử lý tài liệu thông minh là công cụ mạnh mẽ để các doanh nghiệp giải quyết các thách thức dữ liệu phức tạp, tối ưu hóa quy trình và mang lại lợi tức đầu tư đáng kể trong thời gian ngắn.

Xử lý tài liệu thông minh là gì?

Xử lý tài liệu thông minh (Intelligent Document Processing – IDP) là công nghệ tự động hóa việc thu thập, phân loại, trích xuất, đánh giá và xử lý dữ liệu từ nhiều định dạng (bao gồm dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc).

Giải pháp tiên tiến này tận dụng khả năng của một loạt công nghệ tiên tiến, bao gồm Trí tuệ nhân tạo (AI), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), Thị giác máy tính, Học máy (ML) và Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để xử lý dữ liệu phức tạp và thúc đẩy quy trình toàn diện.

Tại sao doanh nghiệp cần tận dụng sức mạnh của IDP để tăng tốc quy trình?

Tiềm năng vô tận của nguồn dữ liệu chưa được khai thác

Dữ liệu là trụ cột chính để bất kỳ tổ chức nào hiểu được hiệu suất của mô hình kinh doanh, nắm bắt xu hướng thị trường và đo lường sự phát triển của công ty cũng như hiệu quả của nhân viên. Tuy nhiên, hơn 80% dữ liệu của tổ chức được mã hóa ở định dạng phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc, chẳng hạn như tài liệu kinh doanh, email, hình ảnh, chữ ký, bản thiết kế hoặc tài liệu PDF. Cấu trúc dữ liệu phức tạp này đòi hỏi phương thức xử lý thông minh hơn.

Do đó, khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu phức tạp với độ chính xác cao hơn của IDP là sự lựa chọn tối ưu để các doanh nghiệp có được bức tranh toàn diện, chính xác và chuyên sâu về dữ liệu. Bằng cách khai phá giá trị thực sự của dữ liệu ẩn, doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin chuyên sâu về khách hàng để cải thiện các sản phẩm được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, dữ liệu có giá trị có thể được sử dụng để tối ưu hóa hoạt động và hiệu suất, tạo ra những hiểu biết mới về thị trường và khách hàng, đồng thời tạo ra các cơ hội kinh doanh mới.

• IDP có thể tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và kết hợp Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và Học máy (ML) để đào sâu và trích xuất thông tin có giá trị từ dữ liệu, cung cấp thông tin chuyên sâu chính xác hơn cho doanh nghiệp.
• Tự động lưu trữ và tích hợp dữ liệu liên quan vào cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép doanh nghiệp tận dụng dữ liệu này để xây dựng chiến lược cải tiến sản phẩm/dịch vụ phù hợp với khách hàng tiềm năng.

Kỳ vọng của khách hàng đối với doanh nghiệp ngày càng cao

Khách hàng có kỳ vọng cao hơn bao giờ hết. PwC tuyên bố rằng có tới 73% khách hàng cho biết trải nghiệm tích cực có ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng của họ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải xử lý một lượng lớn dữ liệu theo cách thủ công, dẫn đến việc tốn nhiều thời gian xử lý, khiến khách hàng chờ đợi lâu hơn, ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ đối với ngân hàng.

Với khả năng xử lý và quản lý khối lượng lớn dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, IDP giúp doanh nghiệp tránh được những thủ tục giấy tờ rườm rà và hạn chế sai sót, mang lại thời gian xử lý nhanh hơn và trải nghiệm vượt trội cho khách hàng.

• IDP có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu, đánh giá dữ liệu và chuyển dữ liệu đến các bộ phận liên quan, cho phép các tổ chức cung cấp cho khách hàng dịch vụ nhanh hơn, chẳng hạn như mở thẻ và xem xét phê duyệt khoản vay trong ngành ngân hàng.
• Hiểu bối cảnh và ý nghĩa dữ liệu bằng cách sử dụng Xử lý ngôn ngữ tự nhiên để đưa ra các đề xuất và trải nghiệm được cá nhân hóa cho khách hàng.

Hiệu quả là ưu tiên hàng đầu

Nâng cao hiệu quả là ưu tiên chiến lược hàng đầu, với việc các tổ chức luôn nỗ lực nâng cao năng suất ở mọi giai đoạn.

Tuy nhiên, các quy trình thủ công như nhập dữ liệu, phân loại và lưu trữ dữ liệu thường khiến các tổ chức lãng phí rất nhiều thời gian và nguồn lực, dẫn đến năng suất thấp và tăng chi phí vận hành.

Bằng cách tạo ra quá trình xử lý dữ liệu liền mạch với tốc độ và độ chính xác tối đa, giải pháp IDP mang đến thời gian xử lý nhanh hơn và loại bỏ sự can thiệp của con người, từ đó mang lại hiệu quả vận hành tối ưu và hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động.

Việc tuân thủ quy định đôi khi trở nên khó khăn với khối lượng tài liệu khổng lồ

Các tổ chức thường phải giải quyết một số quy định và trải qua một loạt quy trình, yêu cầu xác minh dữ liệu từ nhiều tài liệu, giấy tờ.

Các khoản phạt và hình phạt đối với việc không tuân thủ có thể được áp dụng, gây tổn thất tài chính cho doanh nghiệp. Báo cáo của AI Business cho thấy hơn 450 tỷ USD tiền phạt do việc không tuân thủ đã được ban hành. Tuy nhiên, vì các quy trình này thường được thực hiện thủ công nên chúng là nguyên nhân phổ biến khiến các tổ chức vi phạm các quy định.

Với việc áp dụng IDP, các doanh nghiệp có thể cập nhật các yêu cầu tuân thủ mới nhất, gắn cờ các vi phạm tiềm ẩn và điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp.

• IDP có khả năng trích xuất dữ liệu liên quan từ tất cả các loại tài liệu và phân tích lượng lớn nội dung quy định phi cấu trúc.

• Tự động trích xuất các thuật ngữ chính trong văn bản quy định, xác định và gắn cờ các rủi ro tiềm ẩn.

• IDP có thể kết hợp với các thuật toán AI để so sánh và xác thực dữ liệu, đảm bảo doanh nghiệp tăng cường nỗ lực tuân thủ.

Các trường hợp sử dụng IDP hàng đầu trong các ngành

IDP, đã được ứng dụng trong nhiều ngành khác nhau, nhưng một số lĩnh vực có thể khai thác hoàn toàn tiềm năng của IDP để xử lý và quản lý khối lượng lớn dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.

1. Tài chính và Ngân hàng

Ngành Tài chính – Ngân hàng là ngành sử dụng nhiều quy trình bằng giấy, từ hồ sơ khách hàng, thông tin đầu vào, rút tiền, chuyển tiền, cho vay hay mở tài khoản, đăng ký khoản vay, dẫn đến hoạt động kém hiệu quả, chậm và tốn kém.

Với sự hỗ trợ từ giải pháp IDP, doanh nghiệp có thể:

• Trích xuất và xử lý thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời xác minh dữ liệu để có quy trình Know Your Customer (KYC) hiệu quả.

• Trích xuất thông tin liên quan từ báo cáo ngân hàng và xác nhận thông tin đó dựa trên phiếu lương và hóa đơn chi phí để đưa ra quyết định cho vay.

• Đối chiếu và xác nhận sao kê tài khoản, sổ quỹ, tích hợp thuật toán AI phát hiện các gian lận tiềm ẩn để xử lý kịp thời.

2. Bảo hiểm

Bảo hiểm yêu cầu một lượng lớn giấy tờ thủ công, từ chữ viết tay, báo cáo giao dịch và hướng dẫn xử lý bảo lãnh/yêu cầu bồi thường. Mỗi phương tiện có thể tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau như có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc. Điều này đặt ngành bảo hiểm dưới áp lực rất lớn trong việc tận dụng nguồn dữ liệu và mở ra những cơ hội kinh doanh mới.

Với sự trợ giúp của IDP, các công ty bảo hiểm có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh, tăng cường chống gian lận và đẩy nhanh thời gian tiếp thị các sản phẩm/dịch vụ sáng tạo và có giá trị.

• IDP có thể tự động thu thập tài liệu, xác minh thông tin cho FNOL (Thông báo mất mát đầu tiên – bước đầu tiên của quá trình xử lý yêu cầu bồi thường), trích xuất dữ liệu từ các lần gửi yêu cầu bồi thường bằng giấy, phân loại dữ liệu và nhập vào hệ thống mà không cần sự can thiệp của con người.

• Quét dữ liệu từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu về tổn thất, sức khỏe và tài chính trước đó để các công ty bảo hiểm kiểm tra rủi ro liên quan đến bảo lãnh và định giá.

• Tự động quét qua phạm vi và điều khoản của chính sách, đồng thời gửi thông báo gia hạn chính sách tự động cho chủ hợp đồng.

3. Logistics

Logistics là một ngành phức tạp bao gồm rất nhiều loại giấy tờ như hóa đơn, danh sách hàng tồn kho, hóa đơn nhiên liệu, chứng từ bảo hiểm, v.v. Do đó, việc triển khai IDP có thể giúp tổ chức giảm thời gian và công sức xử lý các công việc thủ công, mang lại hiệu quả và hiệu suất tối đa .

• Xử lý, phân tích và trích xuất khối lượng lớn tài liệu vận chuyển.

• Trích xuất dữ liệu từ danh sách đóng gói, so sánh chúng với dữ liệu hồ sơ đơn hàng và tích hợp dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu tập trung.

• Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và lưu dưới dạng trang tính Excel hoặc tải chúng lên cơ sở dữ liệu tập trung để dự báo hoặc lập kế hoạch kinh doanh.

4. Sản xuất

Ngành sản xuất thường phải xử lý việc quản lý đơn hàng phức tạp và xử lý hóa đơn thủ công, dẫn đến hoạt động tốn kém và không hiệu quả.

Với thế mạnh xử lý dữ liệu phức tạp với độ chính xác và tốc độ cao hơn, IDP giúp hoạt động sản xuất đạt được năng suất được cải thiện, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí.

• IDP có thể tự động quét và thu thập dữ liệu từ các báo cáo kiểm tra, thông số kỹ thuật sản phẩm và kết quả kiểm tra, cho phép nhà sản xuất xử lý các vấn đề về chất lượng một cách nhanh chóng.
• Trích xuất dữ liệu từ các tài liệu bản cứng và phân loại chúng dựa trên các quy trình đảm bảo và chất lượng được quy định để thông tin vẫn được gắn kết và dễ tiếp cận
• Tự động thu thập dữ liệu từ các đơn đặt hàng ở nhiều định dạng – fax và email, sau đó tích hợp dữ liệu này vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) theo quy tắc do quản trị viên đặt ra.

5. Chính phủ

Chính phủ được biết đến là lĩnh vực có đa dạng tài liệu nhất, bao gồm đơn xin việc, biểu mẫu thuế, tài liệu an sinh xã hội, v.v. và việc quản lý chúng có thể là một thách thức. Vì vậy, IDP đóng vai trò là trợ thủ đắc lực giải quyết các nhu cầu cấp thiết của chính phủ.

• IDP tự động trích xuất, phân tích và xử lý các tài liệu, thư từ, khiếu nại, hồ sơ tòa án, văn bản pháp luật, v.v. và chuyển chúng đến các bộ phận thích hợp để phê duyệt hoặc từ chối

• Trích xuất và phân tích thông tin nổi bật từ kết quả khảo sát công cộng và chính phủ cũng như kết quả báo cáo hàng năm để tạo báo cáo tổng hợp

Lợi ích của việc chuyển đổi sang Xử lý tài liệu thông minh 

IDP mang lại nhiều lợi ích cho môi trường kinh doanh, giúp thay đổi đáng kể cách các tổ chức xử lý dữ liệu.

• • Xử lý các tài liệu phức tạp: Không giống như xử lý tài liệu truyền thống, IDP có thể chuyển đổi dữ liệu bán cấu trúc và phi cấu trúc từ nhiều tài liệu khác nhau thành các định dạng có thể sử dụng được để tích hợp vào quy trình kinh doanh hàng ngày.
  • Cải thiện hiệu quả của quy trình: Bằng cách tự động thực hiện các quy trình thủ công và loại bỏ sự can thiệp của con người, IDP có thể cải thiện đáng kể thời gian xử lý và tạo điều kiện cho quy trình làm việc liền mạch. Công nghệ này có thể giảm thời gian xử lý tới 85% và tăng tốc độ trích xuất dữ liệu lên tới 10 lần.

• Nâng cao độ chính xác của dữ liệu: IDP có thể điều hướng qua các cấu trúc tài liệu phức tạp với độ chính xác tối đa. Việc triển khai IDP có thể cải thiện độ chính xác của dữ liệu tới 99,9% so với các quy trình thủ công truyền thống.

• Giảm chi phí: Bằng cách giảm thiểu chi phí liên quan đến quy trình thủ công, sự can thiệp của con người và lỗi, cùng với việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, IDP giúp các tổ chức đạt được chi phí vận hành tối ưu.
• Tăng tính tuân thủ: IDP cho phép tuân thủ tốt hơn bằng cách giảm nguy cơ xảy ra lỗi do con người và đảm bảo dữ liệu chính xác, nhất quán và cập nhật.
• Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Với thời gian xử lý được cải thiện và chất lượng dữ liệu nâng cao, IDP tăng tốc hoạt động kinh doanh để cung cấp thời gian phản hồi nhanh hơn và thông tin chính xác hơn cho khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Kết luận

Theo Grand View Research, thị trường IDP toàn cầu được dự báo sẽ đạt 5,2 tỷ USD vào năm 2027 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 37,5% từ năm 2022 đến năm 2027. Điều này nhấn mạnh tiềm năng ngày càng tăng của IDP trong những năm tới, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng giải pháp tiên tiến này để nâng cao giá trị và khả năng cạnh tranh trên thị trường. IDP không chỉ quan trọng đối với các cơ quan tài chính – ngân hàng, hậu cần, sản xuất và chính phủ mà nó còn có thể được áp dụng hiệu quả trong các ngành khác nhau để tăng tốc và tối ưu vận hành cho doanh nghiệp.

Bài viết độc quyền bởi Chuyên gia công nghệ FPT IS

Bùi Đình Giáp

Giám đốc Điều hành akaBot

Công ty Hệ thống Thông tin FPT.