Các phân hệ của ERP trong doanh nghiệp – 8 Module cơ bản

Các phân hệ của ERP là các nhóm tính năng được thiết kế với chức năng và dữ liệu khác nhau phục vụ quá trình quản trị của các bộ phận hoặc chuyên môn cụ thể. Hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ sẽ tập trung vào một lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp và được kết nối lại với nhau. FPT IS sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ các phân hệ ERP trong bài viết hôm nay. 

Tham khảo: ERP là gì? Ứng dụng của phần mềm ERP trong doanh nghiệp

1. Các phân hệ phổ biến của ERP

Phân hệ ERP (ERP Module) là các nhóm tính năng nằm trong  hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP. Các phân hệ này được thiết kế với chức năng và dữ liệu khác nhau nhằm phục vụ quá trình quản trị của các bộ phận hoặc chuyên môn cụ thể.

Dựa trên nhu cầu và quy mô của công ty, mức độ phức tạp và các tính năng của phân hệ ERP có thể khác nhau. Dưới đây là 8 phân hệ ERP cơ bản mà bạn cần biết: 

1.1. Phân hệ Quản lý tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán là một trong những phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP, đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ này cung cấp giải pháp toàn diện giúp tự động hóa các quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong việc quản lý tài chính.

Để đáp ứng nhu cầu phức tạp của các phòng ban, phân hệ quản lý tài chính kế toán còn chia ra thành 9 thành phần nhỏ như sau:

• Kế toán tổng hợp
• Kế toán phải trả
• Kế toán phải thu
• Kế toán ngân hàng
• Thiết lập và kiểm soát ngân sách 
• Quản lý tài sản cố định
• Quản lý quỹ 
• Quản lý chiều phân tích và trung tâm chi phí 
• Giao dịch nội bộ

1.2. Phân hệ Quản lý sản xuất

Doanh nghiệp sử dụng phân hệ Quản lý sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và đảm bảo công suất máy móc, sự sẵn có của nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Phân hệ cho phép doanh nghiệp theo dõi hàng hóa trong quá trình sản xuất theo đúng tiến độ đã hoạch định. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý sản xuất có thể đưa ra các cảnh báo lỗi và dự đoán việc bảo trì máy, giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các vấn đề nhằm đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. Các tính năng chủ yếu của phân hệ này bao gồm: 

• Lập kế hoạch sản xuất 
• Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu 
• Lập kế hoạch điều phối nguồn lực sản xuất
• Quản lý phân xưởng và nhà máy 
• Quản lý lệnh sản xuất 
• Khai báo công thức và định mức nguyên liệu 
• Khai báo dây chuyền sản xuất 
• Tính giá thành sản phẩm 

1.3. Phân hệ Quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý và thúc đẩy hoạt động bán hàng một cách hiệu quả. Mô-đun này hỗ trợ xây dựng các quy trình bán hàng được tiêu chuẩn hóa, xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chất lượng, đàm phán giá cả và tạo đơn đặt hàng. 

Người quản lý có thể giám sát mọi hoạt động bán hàng thông qua biểu đồ báo cáo trực quan, từ đó kiểm soát chặt chẽ tình hình bán hàng của nhân viên theo thời gian thực. Ngoài ra, quản lý bán hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa mức tồn kho, tiết kiệm không gian lưu trữ và giảm chi phí đầu vào. Dưới đây là một số tính năng của phần hệ quản lý bán hàng: 

• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin, theo dõi lịch sử giao dịch, phân loại khách hàng tiềm năng.
• Quản lý đơn hàng: Tạo, theo dõi, cập nhật trạng thái đơn hàng.
• Quản lý báo giá: Tạo, gửi báo giá cho khách hàng.
• Quản lý kênh phân phối: Theo dõi hiệu quả bán hàng qua từng kênh phân phối.
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi lịch trình, báo cáo hiệu quả hoạt động của nhân viên bán hàng.
• Báo cáo bán hàng: Cung cấp các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả bán hàng.

1.4. Phân hệ Quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng, tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo độ chính xác cao.

Để giảm thiểu các hoạt động tồn kho thủ công, thường đòi hỏi lực lượng lao động lớn, phân hệ quản lý tồn kho trong ERP có thể tích hợp nhiều công nghệ quản lý tồn kho thông minh khác nhau. Chỉ cần quét mã vạch/QR Code một lần, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin về hàng hóa, đồng thời kết nối với các phần mềm liên quan để thực hiện thủ tục xuất/nhập kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng.

Một số tính năng chính của phân hệ quản lý hàng tồn kho phải kể đến như:

• Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa dựa trên nhu cầu bán hàng và khả năng sản xuất 
• Ghi nhận, theo dõi các hoạt động nhập xuất kho hàng hóa
• Theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa tồn kho theo từng loại, từng kho
• Phân loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí như: chủng loại, kích thước, màu sắc, giá trị, …
• Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định quản lý hàng tồn kho hiệu quả 
• Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho 

1.5. Phân hệ Quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng trong ERP tối ưu hóa các quy trình từ nhà cung cấp đến sản xuất và phân phối, đảm bảo kết nối liền mạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Quản lý chuỗi cung ứng là một trong những phân hệ rất quan trọng trong hệ thống ERP, giúp nhà quản lý theo dõi từng bước liên quan đến vận chuyển hàng hóa một cách chi tiết nhất. Quá trình này diễn ra tuần tự, từ nhà cung cấp nhỏ đến nhà cung cấp lớn, nhà sản xuất, nhà phân phối và cuối cùng là đến nhà bán lẻ hoặc khách hàng.

Các quy trình liên quan đến sản phẩm, chẳng hạn như trả lại, đổi hàng hoặc hoàn tiền, đều có thể được quản lý thông qua mô-đun quản lý chuỗi cung ứng.

1.6. Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng là điều quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao việc triển khai mô-đun Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong hệ thống ERP là điều cần thiết.

Phần mềm cung cấp một cách toàn diện để quản lý các mối quan hệ khách hàng. Từ thông tin liên hệ đến chiến lược tiếp thị, nó giúp doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng. 

1.7. Phân hệ Quản lý nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự là nơi lưu trữ thông tin chi tiết về lực lượng lao động của toàn doanh nghiệp, bao gồm thông tin tuyển dụng, hợp đồng lao động, quản lý chấm công, tính lương,… Phân hệ này giúp người quản lý theo dõi giờ làm việc và năng suất của nhân viên đồng thời theo dõi số ngày nghỉ phép có lương hoặc không lương. 

Dữ liệu được thu thập và sắp xếp theo vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý, lãnh đạo nắm bắt được thông tin về toàn bộ doanh nghiệp. Phân hệ nhân sự giúp tổ chức theo dõi thông tin nhân viên, quản lý quy trình tuyển dụng, duy trì chính sách nhân sự một cách hiệu quả, từ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

1.8. Phân hệ Quản lý dự án

Mô-đun này cải thiện việc quản lý dự án bằng các công cụ trực quan giúp theo dõi lịch trình, ngân sách và tài nguyên. 

Ví dụ: Bạn có thể xem nhiều kế hoạch dự án trong một chế độ xem duy nhất, điều này cho phép bạn dễ dàng phân bổ tài nguyên. Bạn còn dễ dàng tập hợp nhóm dự án phù hợp bằng cách sử dụng các bộ lọc tìm kiếm về vai trò, kỹ năng và vị trí. Đồng thời, quản lý ngân sách tốt hơn bằng cách chuẩn hóa cách bạn nắm bắt chi phí trong toàn bộ hoạt động kinh doanh. 

Ngoài việc cung cấp thông tin chi tiết về các dự án, mô-đun này còn giúp đo lường hiệu suất, phân tích dữ liệu và lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai. Điều này mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tăng doanh số, giám sát thời gian thực tế và lòng trung thành của khách hàng.

Nhằm đáp ứng được công việc này, phân hệ Quản lý dự án được trang bị một số tính năng như sau: 

• Lập kế hoạch tổng thể cho dự án 
• Tổ chức phân bổ nguồn lực 
• Quản lý dự án
• Lập báo cáo tiến độ theo quy trình 
• Tổng hợp kết quả làm việc 
• Thống kê chi phí dự án 

Xem thêm: Top 10 công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

2. Các mô-đun bắt buộc phải có trong hệ thống ERP

Các mô-đun bắt buộc phải có trong các phân hệ của ERP có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nhìn chung, sẽ có 5 mô-đun cốt lõi được xem là nền tảng cho mọi hệ thống ERP hiệu quả:

• Phân hệ quản lý tài chính/kế toán có thể coi là trái tim của ERP. Hầu hết các doanh nghiệp đều bắt đầu bằng module này để theo dõi tất cả thông tin và báo cáo tài chính quan trọng.
• Quản lý bán hàng (CRM) cũng là một phân hệ ERP phổ biến, vì bất kỳ công ty nào cũng có khách hàng hay đơn hàng cần quản lý.
• Với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm thì các phân hệ như: Quản lý hàng tồn kho, Quản lý chuỗi cung ứng là những phân hệ cần thiết.
• Với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, những phân hệ giúp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp là những phân hệ phù hợp như: Quản lý dịch vụ sau bán hàng, Quản lý dịch vụ, Quản lý dự án,…  

3. Vai trò của các phân hệ trong ERP

Hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ chức năng, mỗi phân hệ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Dưới đây là 2 vai trò chính của các phân hệ trong ERP:

3.1. Tùy biến hệ thống ERP

Việc tùy biến các phân hệ của ERP giúp điều chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu và quy trình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Có hai phương pháp chính để thực hiện việc tùy biến:

Tùy chỉnh cấu hình

Sử dụng các chức năng cấu hình sẵn có trong hệ thống ERP để thay đổi giao diện, quy trình, báo cáo,…Phương pháp này tương đối đơn giản, không yêu cầu kiến thức lập trình. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh có giới hạn bởi các chức năng sẵn có trong hệ thống.

Phát triển phần mềm bổ sung

Bạn có thể lập trình và phát triển các phần mềm bổ sung để tích hợp vào hệ thống ERP. Phương pháp này cho phép tùy chỉnh các phân hệ của ERP theo yêu cầu cụ thể, đáp ứng nhu cầu khác biệt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi chi phí khá lớn và cần có đội ngũ lập trình viên chuyên môn cao.

3.2. Các phân hệ ERP thay thế các phần mềm quản lý riêng lẻ

Các phần mềm quản lý riêng lẻ cho từng phòng ban thường không tích hợp với nhau, dẫn đến việc dữ liệu bị phân tán và khó khăn trong việc truy cập, quản lý dữ liệu. Hiện nay, các phân hệ của ERP được tích hợp trong cùng một hệ thống dữ liệu và có thể thay thế những phần mềm quản trị rời rạc. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ đạt được một số lợi ích nhất định: 

• Giúp loại bỏ sự chồng chéo chức năng, tăng cường khả năng chia sẻ dữ liệu
• Giảm thiểu nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý thông tin
• Giảm chi phí vận hành và bảo trì
• Tăng cường khả năng thích ứng với thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng

Dưới đây là một số ví dụ về cách các phân hệ ERP thay thế các phần mềm quản lý riêng lẻ:

• Phân hệ tài chính thay thế phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng,… 
• Phân hệ nhân sự thay thế phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý lương, phần mềm quản lý đào tạo,… 
• Phân hệ sản xuất thay thế phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý chất lượng,… 
• Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng thay thế phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý dịch vụ khách hàng, phần mềm quản lý Marketing,… 

Việc triển khai hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định triển khai hệ thống ERP hay các phần mềm đơn lẻ cho từng bộ phận. 

Có thể bạn quan tâm: Hệ thống ERP sản xuất: Lợi ích, tính năng và cách vận hành

4. Cách lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành công cụ không thể thiếu, tự động hóa hoạt động quản trị, nâng cao hiệu quả và thúc đẩy việc ra quyết định của nhà điều hành dựa trên dữ liệu theo thời gian thực tế.  

Tuy nhiên, việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp lại là một quyết định quan trọng đòi hỏi phải xem xét cẩn thận nhiều yếu tố khác nhau. Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây trước khi xác định chọn các phân hệ của ERP cho doanh nghiệp mình: 

Bước 1: Xác định các mục tiêu kinh doanh 

Đầu tiên, bạn cần xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình. Phân tích các quy trình hiện tại trong bộ máy doanh nghiệp, thiết lập các lĩnh vực cần cải thiện dựa trên ý kiến của các bộ phận liên quan. 

Bước 2: Cân nhắc chi phí và ngân sách 

Bạn cần cân nhắc không chỉ chi phí triển khai các phân hệ của ERP ban đầu mà còn cả các chi phí tương lai như bảo trì, đào tạo và hỗ trợ. Bạn nên để khoản đầu tư ban đầu cao hơn một chút vào giải pháp ERP. Điều này có thể mang lại lợi ích lâu dài đáng kể và lợi tức đầu tư (ROI) đáng mong đợi. 

Bước 3: Phân tích các phân hệ của ERP 

Bạn cần có thời gian so sánh các tính năng, chức năng và giá cả của nhiều hệ thống ERP khác nhau để xem hệ thống nào được thiết kế cho ngành của bạn và hệ thống nào phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.  

Bước 4: Chọn nhà cung cấp các phân hệ của ERP 

Chọn một nhà cung cấp ERP có uy tín với thành tích đã được chứng minh trong việc cung cấp các giải pháp đáng tin cậy. Bạn hãy đọc đánh giá của khách hàng của họ và tự mình đánh giá trải nghiệm của khách hàng đó. 

Ngoài ra, bạn cần đánh giá mức độ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp, bao gồm thời gian phản hồi, tính khả dụng và tính toàn diện của các dịch vụ hỗ trợ. Một nhà cung cấp giải pháp ERP có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tuyệt vời sẽ luôn đảm bảo hỗ trợ kịp thời trong mọi trường hợp có vấn đề, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và gián đoạn hoạt động kinh doanh. 

FPT IS là công ty thành viên của Tập đoàn FPT – Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam với gần 30 năm kinh nghiệm. FPT IS tự tin mang đến nhiều giải pháp ERP tốt nhất cho doanh nghiệp Việt với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, rất am hiểu về nhu cầu quản trị vận hành kinh doanh của những người đứng đầu công ty. 

5. FPT IS – Giải pháp toàn diện để tích hợp các phân hệ ERP cho doanh nghiệp 

Với hơn 1.000 dự án ERP thành công cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, FPT IS tự hào là đối tác cấp cao nhất của các hãng ERP hàng đầu thế giới, cung cấp các phân hệ của ERP toàn diện, uy tín và đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt Nam. 

• SAP: FPT IS là Đối tác dịch vụ chiến lược cấp khu vực (RSSP) của SAP tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản.
• Oracle: FPT IS Là Đối tác Bạch kim của Oracle từ 2012, FPT IS song hành cùng tổ chức triển khai giải pháp để quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính, hàng hóa và con người  trên một hệ thống duy nhất.
• Microsoft: FPT IS – Đối tác vàng của Microsoft từ 2005, cùng bạn kiến tạo thay đổi vượt trội trong kinh doanh, trải nghiệm tăng trưởng tổng thể từ hiệu suất đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

Một số ví dụ về dự án ERP thành công của FPT: Tập đoàn Vingroup, Tập đoàn Viettel, Tập đoàn Hòa Phát, Vinatech Group, Bệnh viện đa khoa Medlatec, Công ty cổ phần sữa Vinamilk, Tập đoàn Habeco,… 

FPT IS cam kết:

• Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp và đề xuất giải pháp ERP phù hợp nhất.
• FPT IS sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo triển khai giải pháp ERP hiệu quả và đúng tiến độ.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, giải đáp mọi thắc mắc và yêu cầu của khách hàng.

Các bài viết cùng chủ đề:

• Tổng hợp các phần mềm ERP hiện nay phổ biến ở Việt Nam
• SAP ERP là gì? Giải pháp quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp

Như vậy, bài viết trên đây FPT IS đã giới thiệu chi tiết về các phân hệ của ERP. Đây là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể cân nhắc việc triển khai hệ thống ERP giúp hỗ trợ hiệu quả việc quản lý, tăng năng suất làm việc.

Nếu có thắc mắc nào liên quan đến ERP cần tư vấn, quý doanh nghiệp hãy để lại thông tin tại website của chúng tôi để được chuyên gia tư vấn và demo chi tiết!