Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề hoạt động. Hệ thống này giúp nhà quản lý quản lý tổng thể doanh nghiệp, hoạch định nguồn lực, từ đó tối ưu chi phí và gia tăng doanh thu của mình. Cùng FPT IS tìm hiểu chi tiết hơn về ERP trong bài viết này nhé! 

1. Hệ thống ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP được tích hợp các module trên cùng một ứng dụng giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống. 

Thay vì nhân viên phải làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và độc lập như Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự, lương thưởng, Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng,…, hệ thống ERP trong doanh nghiệp tích hợp tất cả các bộ phận của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

ERP là một hệ thống tích hợp, có nghĩa là nó kết nối tất cả các bộ phận và chức năng khác nhau của doanh nghiệp. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận có liên quan. Điều này giúp giảm thiểu sự dư thừa, trùng lặp của dữ liệu, cải thiện quy trình vận hành và tăng hiệu quả hoạt động.

Một ví dụ về việc ERP liên kết các phòng ban: Bộ phận kho nhờ có ERP mà kiểm soát được số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu còn bao nhiêu. Bộ phận sản xuất thông qua báo cáo số lượng nguyên vật liệu trong kho để lên kế hoạch sản xuất. Bộ phận bán hàng tạo đơn hàng cùng thông tin khách hàng trên hệ thống. Bộ phận chăm sóc khách hàng dựa vào thông tin này để có thể gọi điện tới khách hàng.

Xem thêm: Top 10 công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

2. Các phần hành chủ yếu của ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ có nhiệm vụ và chức năng riêng.

Mỗi phân hệ kết nối với hệ thống ERP lõi, đảm bảo dữ liệu chính xác để chia sẻ liền mạch giữa các phòng ban, tạo thành một thể thống nhất. Các phần hành phổ biến bao gồm:

Quản lý Tài chính

Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý sổ cái và tự động hóa các tác vụ tài chính quan trọng. Nghiệp vụ chủ yếu bao gồm theo dõi các tài khoản phải trả (AP), phải thu (AR), đóng sổ cuối kỳ, lập báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính,…

Quản lý Nguồn nhân lực

Phân hệ này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý quy trình thực hiện việc chấm công và tính lương bổng, phụ cấp,… của nhân sự. Bên cạnh đó, hệ thống cho phép theo dõi thời gian đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp,… của nhân viên.

Quản lý Chuỗi cung ứng

Phân hệ tập trung vào vấn đề tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng mua dưới mức và mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp.

Quản lý Bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng. Có nhiều chức năng của ERP trong phần hành này như: quản lý đơn hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.

Quản lý Sản xuất

Phân hệ quản lý sản xuất bao gồm chức năng lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng,… Hệ thống giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường.

Quản lý Dịch vụ

Phần hành này cung cấp tính năng đáp ứng yêu cầu sửa chữa bảo dưỡng, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ tại hiện trường, quản lý hợp đồng dịch vụ,… và các nguồn doanh thu dịch vụ. Hệ thống cho phép thống kê các nguyên nhân hỏng hóc để giúp kỹ thuật viên giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

Quản lý Nghiên cứu Phát triển

Phân hệ này cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), quản lý việc tuân thủ của sản phẩm,… Từ đó doanh nghiệp có thể thúc đẩy cải tiến sản phẩm mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Quản lý Tài sản doanh nghiệp

Phân hệ này bao gồm chức năng bảo trì dự đoán, lập kế hoạch vận hành, lập kế hoạch tài sản, quản lý môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),… Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động bất ngờ của máy móc và giữ cho chúng luôn hoạt động với hiệu suất cao nhất.

3. Các đặc trưng của hệ thống quản lý ERP

Hệ thống ERP có những đặc trưng riêng biệt so với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, có thể kể đến:

Nền tảng quản trị hợp nhất: Hệ thống quản trị ERP là một nền tảng hợp nhất, mọi quy trình và dữ liệu từ sản xuất đến kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… đều được xâu chuỗi một cách trật tự, liền mạch.

Quản lý tự động: Hệ thống ERP tự động hóa quá trình quản lý các hoạt động bao gồm: lập kế hoạch, theo dõi hàng tồn kho, quản lý tài chính,… giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Quản lý có quy tắc rõ ràng: ERP giúp doanh nghiệp xây dựng quy tắc và kế hoạch rõ ràng cho các hoạt động kinh doanh, bao gồm kế hoạch về sản phẩm, bán hàng,…

Thiết kế module hóa: Các chức năng của hệ thống được triển khai một cách riêng biệt theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Liên kết phòng ban: ERP kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp thông tin dễ dàng chia sẻ và tương tác giữa các bộ phận.

Linh hoạt: ERP cung cấp tính năng tùy chỉnh các quy trình kinh doanh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Tính bảo mật cao: ERP thường tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Giao diện thân thiện: Hệ thống ERP được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Điều này giúp cho các nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các phần mềm ERP ở Việt Nam

4. Các hình thức triển khai ERP

Có nhiều hình thức triển khai ERP khác nhau, mỗi hình thức phù hợp với nhu cầu và khả năng của từng doanh nghiệp. FPT IS sẽ giới thiệu đến bạn đọc 3 hình thức phổ biến để bạn cân nhắc lựa chọn hình thức triển khai phù hợp:

Cloud ERP

ERP được quản lý trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông qua internet, không cần cài đặt phần mềm hay đầu tư vào cơ sở hạ tầng. Đây là hình thức ứng dụng ERP trong doanh nghiệp được triển khai nhiều nhất vì chi phí thấp,…

On-Premise ERP

Đây là mô hình truyền thống, được cài đặt và vận hành trên máy chủ của doanh nghiệp. Giải pháp ERP này phù hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhu cầu sử dụng hệ thống ERP phức tạp và cần kiểm soát chặt chẽ hệ thống dữ liệu.

Hybrid ERP

Hybrid ERP kết hợp giữa On-Premises ERP và Cloud ERP. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp sử dụng một số module ERP trên nền tảng đám mây và một số module khác được cài đặt và vận hành tại chỗ. Những doanh nghiệp nào cần sự linh hoạt trong cách triển khai hệ thống quản lý thì nên áp dụng hình thức Hybrid ERP.

5. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất và lợi nhuận. Dưới đây là một số vai trò của ERP đối với doanh nghiệp:

Tích hợp và quản lý thông tin: ERP có khả năng loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu, tăng cường tính chính xác và nhất quán của thông tin, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu cho các mục đích khác nhau.

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp: ERP cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm nhân sự, tài chính, vật liệu và sản xuất.

Tự động hóa quy trình: Chức năng ERP tự động hóa nhiều quy trình thủ công trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. Ví dụ, hệ thống có thể tự động hóa các quy trình như thanh toán hóa đơn, xử lý đơn hàng, quản lý kho bãi, v.v.

Hỗ trợ việc ra quyết định nhanh, chính xác: Chương trình ERP cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thông tin chi tiết về tình hình hoạt động kinh doanh, giúp họ đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tăng cường khả năng kiểm soát: ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và tăng lợi nhuận.

Nâng cao khả năng cộng tác: ERP giúp cải thiện quá trình giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận, giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động mượt mà hơn.

Tăng cường khả năng cạnh tranh: Việc triển khai ERP thành công có thể giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Tăng khả năng thích ứng với thay đổi: ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Cải thiện dịch vụ khách hàng: Chức năng của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và nhu cầu của họ.

6. Tổng chi phí triển khai ERP

Chi phí của ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố: nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đơn vị triển khai tại Việt Nam (nếu sử dụng ERP nước ngoài), các phân hệ được chọn, hình thức triển khai (on prem/on cloud).

Nhìn chung, ERP triển khai on cloud sẽ có chi phí thấp hơn ERP on prem vì doanh nghiệp không cần phải đầu tư phần cứng và không cần thuê chuyên gia CNTT để vận hành nội bộ. Đơn vị triển khai sẽ phụ trách xử lý việc bảo trì và tính phí hàng năm hoặc hàng tháng cho khách hàng, thường dựa trên số lượng người dùng.

Khi tính toán lợi tức đầu tư (ROI) và tổng chi phí sở hữu (TCO) của việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mới, chi phí nhân lực ban đầu và duy trì cũng quan trọng như chi phí lựa chọn và triển khai phần mềm. Ví dụ như chi phí bảo trì, cơ sở vật chất, downtime, phục hồi, bảo mật, quyền riêng tư và chi phí chuyên gia CNTT đều là những cân nhắc quan trọng.

Như đã đề cập, hình thức triển khai on cloud sẽ giúp giảm đáng kể cả chi phí vốn và vận hành, giúp doanh nghiệp cải thiện cả ROI và TCO.

7. Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống ERP?

Mặc dù phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ có những nhóm ngành cụ thể có khả năng thu lợi về nhiều hơn từ việc đầu tư triển khai ERP. Dưới đây là những tổng hợp của FPT IS về một số loại hình doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý ERP:

Doanh nghiệp sản xuất: Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp sản xuất quản lý hiệu quả các quy trình sản xuất, kho bãi, nguyên vật liệu, nhân công,…

Doanh nghiệp bán lẻ: Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp bán lẻ quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, v.v.

Doanh nghiệp thương mại dịch vụ: Phần mềm quản trị ERP giúp doanh nghiệp dịch vụ quản lý hiệu quả các hoạt động cung cấp dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý dự án, v.v.

Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình: Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu lãng phí cũng nên xem xét triển khai hệ thống ERP.

Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô: Các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô cũng nên sử dụng hệ thống ERP để quản lý tốt hơn và chuẩn bị cho sự mở rộng trong tương lai.

Doanh nghiệp đa quốc gia: ERP giúp doanh nghiệp đa quốc gia quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh trên toàn cầu.
Và một số doanh nghiệp thuộc các ngành khác như: Xây dựng – Bất động sản, Vận tải – Logistic, Dược phẩm,…

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng thêm các yếu tố về quy mô, ngành nghề, khả năng tài chính,… trước khi quyết định triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP. Việc triển khai ERP thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có thể tiềm ẩn một số rủi ro nếu không được thực hiện đúng cách.

8. Làm sao để doanh nghiệp sở hữu một phần mềm quản trị ERP tốt?

Để sở hữu hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERPs tốt, doanh nghiệp cần thực hiện các điều sau:

• Cần cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí hỗ trợ.
• Cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ, nhất quán
• Trình bày trực quan các thông tin chính bằng bảng điều khiển, KPI,…
• Sử dụng giao diện trực quan giống nhau giữa các công cụ quản lý các phòng ban
• Tích hợp liền mạch các quy trình sản xuất kinh doanh và quy trình vận hành công việc
• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
• Cần đảm bảo hệ thống ERP có các biện pháp bảo mật dữ liệu phù hợp
• Cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín có khả năng hỗ trợ tốt
• Lựa chọn hình thức triển khai ERP phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp

9. FPT IS song hành cùng doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả

FPT IS là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu tại Việt Nam, đối tác cấp cao của các nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle,.. Cùng hơn 600 chuyên gia ERP với hơn 20 năm kinh nghiệm, FPT IS đã triển khai ERP thành công cho hơn 300 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP của FPT IS có một số điểm nổi bật như:

• Phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam: Giải pháp ERP của FPT IS được thiết kế và phát triển dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.
• Tính linh hoạt và mở rộng: Giải pháp ERP của FPT IS có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Tích hợp các giải pháp vệ tinh thuộc bộ sản phẩm Made by FIS: giúp đẩy nhanh vòng đời dự án ERP theo giai đoạn và theo chức năng, giúp quy trình làm việc thông minh hơn và môi trường Digital Core sạch hơn.
• Dịch vụ triển khai và hỗ trợ chuyên nghiệp: FPT IS có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai và hỗ trợ giải pháp ERP cho doanh nghiệp.

FPT IS thấu hiểu bài toán quản trị doanh nghiệp theo từng lĩnh vực, đảm bảo triển khai ERP phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Một số khách hàng tiêu biểu sử dụng giải pháp ERP của FPT IS phải kể đến là Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Habeco, Công ty CP Ba Huân, Tập đoàn Masan, Ngân hàng Vietcombank,…

Các bài viết liên quan:

• SAP ERP là gì? Giải pháp quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp
• 11 + Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả tốt nhất

ERP đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững. FPT IS mong rằng với những thông tin trên đây, bạn đọc đã có được những thông tin cơ bản về Hệ thống ERP. Doanh nghiệp có nhu cầu về ERP vui lòng để lại thông tin tại website để được đội ngũ chuyên gia FPT IS tư vấn và demo chi tiết.

 

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi chuyên gia Vũ Minh Quang – Giám đốc tư vấn Khối Doanh nghiệp, FPT IS.