Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP với quy trình chuẩn

Các bước hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ cách triển khai phần mềm để đạt hiệu quả nhất. Cùng FPT IS tìm hiểu những nội dung hữu ích dưới đây để biết thêm chi tiết!

1. Các tiêu chí cần chuẩn bị trước khi triển khai ERP

Khi đã hiểu rõ về hệ thống ERP, phần mềm không chỉ tăng cường hiệu quả, chất lượng, giảm chi phí mà còn cải thiện hiệu suất, năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí cần lưu ý trước khi triển khai phần mềm ERP:

1.1. Hiểu rõ bản chất hệ thống ERP

Triển khai hệ thống ERP không chỉ đơn giản là việc cài đặt một phần mềm mà còn là việc xây dựng một quy trình vận hành chuẩn cho doanh nghiệp. ERP chính là hệ thống lưu trữ, thu thập, phân tích dữ liệu, đưa ra các báo cáo để quản lý một cách toàn diện hoạt động, quy trình vận hành đó. 

Hiểu được bản chất này sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và đưa ra những quyết định đúng đắn trước khi triển khai ERP.

1.2. Xác định mục tiêu, nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp

Sau khi nắm vững bản chất của việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể của dự án, các phân hệ ERP và tính năng mong muốn cũng như ngân sách dành cho dự án này. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể là tạo luồng thông tin chính xác, xuyên suốt các bộ phận, lãnh đạo có thể xem được các báo cáo tài chính trong thời gian thực. 

1.3. Xây dựng đội ngũ quản lý

Đội ngũ quản lý nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công dự án ERP. Chuẩn bị một đội ngũ quản lý mạnh mẽ giúp doanh nghiệp/tổ chức hoàn toàn chủ động trong quá trình triển khai và tránh lệ thuộc quá mức vào đơn vị cung cấp.

1.4. Chọn đơn vị triển khai ERP uy tín

Hiện nay có nhiều đơn vị triển khai ERP uy tín trên thị trường. Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị triển khai ERP có chuyên môn cao có thể coi là một trong những việc cần chuẩn bị kỹ càng, thận trọng. Trong đó, phải nói tới FPT IS – một đối tác chuyên nghiệp của các nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu trên thế giới.

FPT IS là doanh nghiệp tư vấn và triển khai phần mềm ERP hàng đầu và là Nhà SI triển khai thành công nhiều dự án ERP nhất Việt Nam. Với 1000+ chuyên gia hàng đầu và 20+ năm kinh nghiệm, FPT IS đã hỗ trợ và triển khai ERP thành công cho hơn 300 doanh nghiệp như Vietcombank, Vietinbank, Ba Huân, Nhựa Long Thành, Tập Đoàn Việt Úc, Vinasoy,…

FPT IS cũng là đối tác cấp cao nhất của các hãng ERP hàng đầu thế giới: Đối tác dịch vụ chiến lược cấp khu vực (RSSP) của SAP tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản, Đối tác Bạch kim của Oracle, Đối tác vàng của Microsoft.

Là đối tác cao nhất với các hãng ERP, ngoài việc tư vấn, triển khai các phân hệ chuẩn và các giải pháp chuyên ngành, FPT IS còn đúc kết kinh nghiệm từ thực tế triển khai để phát triển riêng các giải pháp cho từng ngành nghề khác nhau nhằm rút ngắn thời gian triển khai, giải quyết sự khác biệt từ giải pháp của hãng với nhu cầu thực tế của khách hàng, xây dựng các quy trình quản lý trên các phân hệ và tạo ra bộ công cụ mẫu được công nhận bởi các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm.

Xem thêm: Hệ thống ERP trong sản xuất: Lợi ích, tính năng và cách vận hành

2. Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP chi tiết

Chắc chắn rằng, dù doanh nghiệp sử dụng phần mềm nào, điều quan trọng nhất là hiểu cách sử dụng một cách chính xác. Đối với hệ thống ERP, quá trình này có thể được thực hiện theo các bước sau đây để đảm bảo sự hiệu quả:

2.1. Chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành và dữ liệu

Trong hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP, việc đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn hóa quy trình hoạt động và cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu. Các tiêu chí cần chuẩn hóa trong quy trình phải kể đến như: Các yếu tố đầu ra, đầu vào, quy trình phối hợp và luồng thông tin giữa các phòng ban,.. Về dữ liệu, doanh nghiệp chuẩn hóa các tiêu chuẩn nhập dữ liệu, quy ước đặt tên, cấu trúc lại các dữ liệu cũ, xóa bớt các thông tin trùng lặp, thông tin rác để hệ thống ERP đạt hiệu quả hơn.

2.2. Thiết lập và tùy chỉnh phần mềm ERP

Việc cài đặt và tùy chỉnh thường do đơn vị cung ứng giải pháp thực hiện. Đối với ERP triển khai dưới dạng SaaS, doanh nghiệp chỉ cần truy cập và sử dụng thông qua tài khoản đã được cấp. Hướng dẫn sử dụng sẽ được nhà cung cấp đào tạo, đồng hành liên tục cùng doanh nghiệp để đảm bảo vận hành chính xác.

2.3. Phân quyền quản lý và kiểm soát

Hệ thống ERP cho phép quản lý phân quyền xem, nhập, và truy cập dữ liệu tùy theo từng vị trí và cấp bậc. Tính năng này nhằm đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác, tránh sự trùng lặp giữa các bộ phận.

2.4. Khai thác khả năng Workflow của phần mềm ERP

Sau khi đã phân quyền, doanh nghiệp có thể tận dụng Workflow của ERP để tự động hóa quy trình chia công việc. Khả năng này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót so với việc trao đổi thông tin bằng cách truyền thống.

2.5. Tích hợp hệ thống với phía đối tác, khách hàng

Quá trình tích hợp ERP với khách hàng và đối tác là bước vô cùng quan trọng. Việc này giúp họ nhận thông tin nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, hệ thống cũng cam kết mọi thông tin và dữ liệu đều được bảo mật. 

2.6. Sử dụng công cụ phân tích

Để đảm bảo theo kịp tiến độ mà mục tiêu kinh doanh đề ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích trong ERP để theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc. Các báo cáo và phân tích giúp lãnh đạo nắm rõ tình hình và đưa ra các giải pháp kịp thời.

2.7. Theo dõi và điều chỉnh hoạt động

Cuối cùng, nhà lãnh đạo nên theo dõi và điều chỉnh quy trình kinh doanh để đảm bảo phản ánh đúng với hoạt động của ERP và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.

Xem thêm: Các phân hệ của ERP trong doanh nghiệp – 8 Module cơ bản

3. Kinh nghiệm triển khai quản lý ERP hiệu quả

Dưới đây là một số kinh nghiệm và hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP đạt hiệu quả cao:

• Phân bổ ngân sách hợp lý cho dự án ERP: Cần lường trước các chi phí dành cho dự án ERP, bên cạnh chi phí triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần phải lên dự toán cho các chi phí khác như: bảo trì và nhân sự quản lý hệ thống, bảo mật,… 
• Tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp: Trước khi triển khai ứng dụng ERP, doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại các quy trình vận hành và kinh doanh, luồng làm việc và phối hợp thông tin giữa các phòng ban. Điều này sẽ giúp cho việc triển khai ERP được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Xác định rõ nhu cầu, mục tiêu và kỳ vọng: Cần đề ra rõ ràng các mong muốn để đảm bảo ERP hỗ trợ đạt được hiệu quả. 
• Lựa chọn đơn vị triển khai ERP: Lựa chọn các đối tác triển khai ERP uy tín để đạt được kết quả tốt.
• Xem xét kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP: Thận trọng với việc tùy chỉnh để tránh độ phức tạp và chi phí không cần thiết. 
• Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia dự án ERP: Lập một nhóm dự án với thành viên có đầy đủ kinh nghiệm, kiến thức từ các phòng ban khác nhau.
• Luôn bám sát quy trình triển khai ERP: Luôn tuân thủ quy trình triển khai để giảm nguy cơ bỏ qua các khía cạnh quan trọng. 
• Quản lý thời gian hợp lý: Sắp xếp thời gian phù hợp để đảm bảo mỗi giai đoạn đều được thực hiện kỹ lưỡng. 
• Đào tạo và triển khai hệ thống ERP với nhân sự: Truyền thông về lợi ích của ERP đối với công việc hàng ngày của họ và Đào tạo cách sử dụng chi tiết, vì họ chính là những người sẽ nhập dữ liệu và ứng dụng phần mềm vào công việc hàng ngày. 

Những bài viết liên quan:

• Oracle ERP là gì? Đánh giá và kinh nghiệm triển khai Oracle ERP
• Phần mềm quản lý kho ERP – Tối ưu các quy trình phức tạp

Để áp dụng hiệu quả các hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để lựa chọn cách triển khai phù hợp. Hy vọng rằng, qua những nội dung hữu ích của FPT IS, việc áp dụng ERP vào hoạt động vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.