Phần mềm ERP kế toán là gì? So sánh kế toán ERP và truyền thống

Phần mềm ERP kế toán là một giải pháp toàn diện giúp tổ chức quản lý tài chính và các hoạt động kế toán một cách hiệu quả. Điểm nổi bật là khả năng tích hợp các quy trình kế toán và các chức năng quản lý khác nhau vào một hệ thống duy nhất. FPT IS đã tổng hợp những thông tin chi tiết về phần mềm kế toán ERP đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bài viết dưới đây. 

1. Phần mềm ERP kế toán là gì?

Phần mềm ERP kế toán là công cụ giúp doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tài chính. Đây là một phân hệ thuộc giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp ERP. Phần lớn những nghiệp vụ và hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đều liên quan đến kế toán. Vì thế, phân hệ tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. 

Phân hệ ERP kế toán có sự liên kết dữ liệu với các phân hệ thuộc bộ phận khác, tạo ra luồng thông tin liền mạch giữa các phòng ban, tạo thành một thể thống nhất . Bên cạnh đó, thông tin từ những bộ phận sẽ được cập nhật nhanh chóng, giúp tăng năng suất làm việc và giúp người quản lý đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời.. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho ERP – Tối ưu các quy trình phức tạp

2. Các chức năng chính của phân hệ kế toán tài chính ERP

Phân hệ kế toán tài chính trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động tài chính một cách nhanh chóng. Dưới đây là các chức năng chính của phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP ERP – Nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới. 

Phân hệ kế toán tài chính (FI – Financial Accounting):

Phân hệ này đảm nhiệm các chức năng về kế toán tài chính như:

• Quản lý toàn bộ thông tin về kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
• Cung cấp báo cáo cáo tài chính theo thời gian thực.
• Tất cả giao dịch được ghi nhận dưới dạng các bút toán, cho phép xem ngược thông tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể.
• Luồng dữ liệu luân chuyển giữa phân hệ kế toán tài chính và các phân hệ khác được xử lý tự động theo thời gian thực. Ví dụ: Giao dịch ghi nhận tại phân hệ Bán hàng và Phân phối sẽ ngay tức khác được chuyển sang ghi nhận tại Kế toán sổ cái trong Phân hệ Kế toán tài chính.

Phân hệ kế toán quản trị (CO – Controlling)

Phân hệ này được sử dụng cho các chức năng về kế toán quản trị, như kiểm soát doanh thu, chi phí của các bộ phận để hỗ trợ việc quản lý và ra quyết định.

• Cung cấp chính xác tình hình phát sinh các khoản phí cũng như doanh thu của từng bộ phận, dự án để nhà lãnh đạo kịp thời ra quyết định.
• Cung cấp các công cụ để lập hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu.
• Cho phép tiến hành phân bổ doanh thu và chi phí về các bộ phận theo nhiều phương thức khác nhau và độc lập với phân hệ Kế toán Tài chính (FI). Việc này giúp tách biệt các giao dịch nội bộ với các giao dịch kế toán thông thường.

3. So sánh phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán thông thường

Phần mềm ERP kế toán hay phần mềm kế toán độc lập đều là những công cụ dùng để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Tuy nhiên, hai hệ thống phần mềm này sẽ có những điểm khác biệt nhất định, hãy cùng nhau tìm hiểu rõ hơn dưới đây: 

Đặc điểm	Phần mềm kế toán ERP	Phần mềm kế toán thông thường
Phạm vi sử dụng	Phân hệ kế toán là một phần của hệ thống ERP –  Hệ thống được thiết kế để phục vụ quản trị toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm cả kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý sản xuất, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng,…	Phần mềm kế toán độc lập sẽ chỉ tập trung vào các chức năng cơ bản của kế toán như hạch toán, báo cáo tài chính và quản lý tài sản.
Khả năng tạo báo cáo theo thời gian thực	Cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép liên thông dữ liệu từ tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Mọi cập nhật về dữ liệu sẽ ngay lập tức phản ánh trên toàn bộ hệ thống. Nhờ vậy mà báo cáo luôn được cập nhật theo thời gian thực.	Dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận, phòng ban lại sử dụng những công cụ quản lý dữ liệu khác nhau. Việc này dẫn đến nguy cơ khác biệt dữ liệu tiềm ẩn, các báo cáo khó được cập nhật theo thời gian thực.
Tự động hóa quy trình và hiệu quả	ERP kế toán cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh ở mức cao hơn, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, thanh toán và lập báo cáo tự động, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.	Mức độ tự động hóa thấp hơn ERP
Khả năng mở rộng	Khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, từ việc thêm mới các module cho đến tùy chỉnh chức năng theo nhu cầu cụ thể.	Gặp khó khăn khi phải mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu mới.
Tích hợp với các chức năng kinh doanh	Tích hợp chặt chẽ với các chức năng kinh doanh khác như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và quản lý nguồn nhân lực, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh.	Khó hoặc không thể tích hợp các chức năng kinh doanh khác, dẫn đến sự phân tán thông tin và khó khăn trong việc đồng bộ hóa quy trình.
Báo cáo và phân tích	Cung cấp các công cụ phân tích, báo cáo thông tin chi tiết, toàn diện, giúp các nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.	Cung cấp các báo cáo kế toán, tài chính cơ bản.
Chi phí	Với các tính năng nâng cao và lợi ích mang lại, ERP kế toán thường có chi phí cao hơn nhiều so với việc ứng dụng phần mềm kế toán độc lập	Chi phí đầu tư thấp

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP với quy trình chuẩn

4. Cách lựa chọn phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc lựa chọn phần mềm ERP kế toán tốt hỗ trợ quản lý tổ chức luôn là điều được quan tâm hàng đầu. Dưới đây sẽ là một vài yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần biết khi chọn mua phần mềm quản lý tài chính. 

4.1. Quy mô kinh doanh

Doanh nghiệp cần xem xét quy mô của mình, bao gồm số lượng nhân viên, doanh thu và quy mô hoạt động. Phần mềm kế toán ERP cần phải phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp và có khả năng mở rộng để phục vụ cho sự phát triển trong tương lai.

4.2. Lĩnh vực hoạt động

Mỗi ngành nghề có các yêu cầu kế toán và quản trị tài chính riêng biệt. Doanh nghiệp cần chọn phần mềm kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động và có các tính năng phù hợp với các quy trình kinh doanh đặc thù.

4.3. Đáp ứng yêu cầu về kế toán và quản trị tài chính

Phần mềm kế toán cần phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về kế toán như hạch toán, tạo báo cáo tài chính, quản lý tài sản và thuế. Ngoài ra, phần mềm cũng cần có các tính năng mở rộng để quản lý các khía cạnh khác của quản trị tài chính như dự báo tài chính và phân tích chi phí.

4.4. Uy tín của nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp ERP có uy tín, kinh nghiệm triển khai lâu năm trên thị trường. Một nhà cung cấp ERP uy tín cần phải có hệ thống hỗ trợ và đào tạo chuyên nghiệp để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể triển khai, sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Cần xem xét nhà cung cấp có cung cấp hỗ trợ liên tục và đào tạo cho người dùng hay không.

4.5. Dễ sử dụng

Phần mềm kế toán cần phải dễ sử dụng và có giao diện người dùng thân thiện để giảm thiểu thời gian đào tạo. Các tính năng như bảng điều khiển tùy chỉnh và trực quan cũng là yếu tố quan trọng.

Những bài viết liên quan:

• Các phân hệ của ERP trong doanh nghiệp – 8 Module cơ bản
• Oracle ERP là gì? Đánh giá và kinh nghiệm triển khai Oracle ERP

Phần mềm ERP kế toán là một công cụ quản trị hiện đại, mang lại sự linh hoạt trong quản lý tài chính. ERP kế toán và phần mềm kế toán độc lập, cả hai đều mang lại những lợi ích riêng biệt cho doanh nghiệp. Vì thế, việc tìm hiểu kỹ về tính năng, nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp là chìa khóa để đưa ra quyết định chính xác. Hy vọng qua bài viết, FPT IS đã mang đến những thông tin hữu ích về phần mềm cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP hiệu quả.