Lưu trữ điện tử – Từ nhu cầu đến giải pháp ArchiveNex

Giải pháp lưu trữ điện tử không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý và bảo vệ dữ liệu mà còn mang lại nhiều lợi ích về hiệu quả, chi phí, tuân thủ pháp lý, đồng thời chuẩn bị tốt cho quá trình phát triển tương lai của mọi tổ chức trong thời đại số.

Nhu cầu lưu trữ điện tử

Trong những năm gần đây, Việt Nam đã và đang chứng kiến sự phát triển vượt bậc về công nghệ thông tin và truyền thông. Sự bùng nổ của dữ liệu kỹ thuật số đã đặt ra những thách thức lớn cho các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý thông tin. Truyền thống lưu trữ bằng giấy không còn đáp ứng được yêu cầu về không gian, chi phí và hiệu quả công việc.

Tại Việt Nam, việc triển khai các giải pháp lưu trữ điện tử đang ngày càng được chú trọng. Luật lưu trữ sửa đổi theo định hướng lưu trữ điện tử đang được Quốc hội xem xét thông qua và giải pháp lưu trữ điện tử đã trở thành một giải pháp tất yếu cho các cơ quan, tổ chức. Nhiều cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã bắt đầu nghiên cứu áp dụng các hệ thống lưu trữ hiện đại, tận dụng các công nghệ như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn để cải thiện hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin.

Các thách thức chính của Lưu trữ điện tử:

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng cường bảo mật và hiệu quả làm việc, hệ thống lưu trữ điện tử cũng đối mặt với nhiều thách thức đáng kể. Việc nhận diện và khắc phục các thách thức này là cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng hiệu quả các hệ thống lưu trữ điện tử.

– Bảo mật và an toàn dữ liệu: Hệ thống điện tử đối diện với các nguy cơ bị mất mát dữ liệu do thiết bị lưu trữ gặp sự cố hoặc bị tấn công bằng mã độc từ bên ngoài. Qua đó, kẻ gian có thể sao chép, thậm chí chỉnh sửa đổi nội dung tài liệu.

– Bảo quản dữ liệu lâu dài: Lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập là một thách thức lớn. Dữ liệu cần được bảo quản trong điều kiện tốt, tránh bị hư hỏng hoặc lỗi thời. Các tổ chức phải quan tâm chiến lược quản lý dữ liệu lâu dài, bao gồm việc cập nhật định dạng dữ liệu, bảo trì thiết bị lưu trữ và đảm bảo khả năng đọc dữ liệu qua nhiều thế hệ công nghệ (bao gồm công nghệ hạ tầng thiết bị lưu trữ, sự thay đổi các định dạng file dữ liệu).

–  Tính khả dụng và khả năng truy cập: Một hệ thống lưu trữ điện tử cần phải đảm bảo rằng dữ liệu có thể được tìm kiếm, truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, với lượng dữ liệu ngày càng tăng, việc duy trì khả năng truy cập nhanh chóng trở nên phức tạp hơn. Các tổ chức cần phải áp dụng giải pháp lưu trữ phù hợp, có hiệu suất cao.

– Tuân thủ quy định và pháp lý: Việc tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cũng là một vấn đề cần phải lưu ý. Các quy định này có thể khác nhau tùy theo lĩnh vực hoạt động, đòi hỏi các tổ chức phải liên tục cập nhật và điều chỉnh theo các chính sách cập nhật.

– Chi phí đầu tư: Mặc dù lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài, chi phí ban đầu cho phần cứng, phần mềm và đào tạo nhân sự có thể cao. Đầu tư vào hạ tầng, phần mềm và đào tạo nhân viên đều đòi hỏi nguồn lực đáng kể. Vì vậy, cần chọn đúng hệ thống phù hợp để đảm bảo tổng chi phí đầu tư lâu dài ở mức thấp.

ArchiveNex – Hệ thống lưu trữ điện tử xây dựng dựa trên kiến trúc hệ thống lưu trữ thông tin mở (OAIS) theo chuẩn ISO 14721:2012

Để giải quyết các thách thức kể trên, rất nhiều cơ quan, tổ chức lưu trữ trên thế giới đã xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử dựa trên mô hình Hệ thống lưu trữ thông tin mở (OAIS) theo chuẩn ISO 14721:2012. Đây là khung tham chiếu chuẩn mực và linh hoạt cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu số, được phát triển bới Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Hoa Kỳ (NASA) và sau đó chuẩn hóa bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO).

Nắm bắt công nghệ lưu trữ hiện đại trên cùng lợi thế am hiểu nghiệp vụ và quy trình ngành lưu trữ Việt Nam, Hệ thống lưu trữ ArchiveNex được thiết kế và xây dựng tuân thủ mô hình OAIS với kiến trúc linh hoạt, cho phép tích hợp nhiều công nghệ và giải pháp lưu trữ khác nhau. Nhờ vậy, hệ thống ArchiveNex đảm bảo tính an toàn, bảo quản lâu dài và khả năng truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, mang đến nhiều lợi ích:

• Tăng cường bảo mật và kiểm soát truy cập: Việc xây dựng theo mô hình OAIS giúp tăng cường cơ chế bảo mật và kiểm soát truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập và thao tác với dữ liệu. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa và vi phạm bảo mật.
• Đảm bảo bảo quản lâu dài: Hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu bằng các gói tin (gói tin đầu vào SIP, gói tin lưu trữ AIP và gói tin khai thác DIP) có khả năng lưu thông tin độc lập, tự khôi phục. Mô hình này tập trung vào việc duy trì tính toàn vẹn và khả năng truy cập của dữ liệu qua thời gian, bất kể sự thay đổi về công nghệ.
• Quản lý hiệu quả: ArchiveNex cung cấp các quy trình rõ ràng cho việc tiếp nhận, lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu, giúp tăng cường hiệu quả quản lý thông tin. Việc phân chia các thành phần chức năng cụ thể giúp các tổ chức dễ dàng triển khai và quản lý hệ thống lưu trữ.
• Đảm bảo khai thác dữ liệu hiệu quả và có tính tương thích cao: Hệ thống không chỉ giúp người dùng có thể nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm, truy cập hồ sơ, tài liệu mà còn đảm bảo tính tương thích giữa các hệ thống khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức lớn hoặc liên ngành, nơi dữ liệu cần được chia sẻ và truy cập qua nhiều hệ thống.

Giải pháp lưu trữ điện tử không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý và bảo vệ dữ liệu mà còn mang lại nhiều lợi ích về chi phí, hiệu quả làm việc và đảm bảo tuân thủ pháp lý. Quan trọng hơn, việc lựa chọn và đầu tư vào hệ thống lưu trữ điện tử có kiến trúc và công nghệ phù hợp là yếu tố then chốt để giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và bền vững, không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn chuẩn bị tốt cho quá trình phát triển tương lai của mọi tổ chức trong thời đại số.

Bài viết độc quyền từ Chuyên gia công nghệ FPT IS Nguyễn Trung Hiếu – Giám đốc giải pháp Lưu trữ điện tử ArchiveNex