Giải pháp quản lý mua hàng giúp tối ưu chuỗi cung ứng cho ngành sản xuất

Trong bối cảnh toàn cầu hóa đầy biến động, một cuộc chạy đua đang diễn ra giữa các doanh nghiệp nhằm tái cấu trúc chuỗi cung ứng, đa dạng hóa nguồn cung và tìm kiếm các đối tác, địa điểm sản xuất và nguồn nhân lực chiến lược. Đặc biệt trong ngành sản xuất – lĩnh vực vốn phụ thuộc chặt chẽ vào nguồn nguyên vật liệu, linh kiện và dịch vụ hậu cần, việc tăng cường khả năng thích ứng trước rủi ro địa chính trị, dịch bệnh hay biến đổi khí hậu đã trở thành ưu tiên hàng đầu. 

Để duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo hiệu quả hoạt động, các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang các mô hình mua sắm hiện đại hơn. Trong đó, phần mềm quản lý mua hàng (mua sắm) đang trở thành xu hướng tất yếu. Không chỉ giúp thống nhất quy trình mua hàng trên toàn chuỗi cung ứng mà còn góp phần nâng cao minh bạch, rút ngắn thời gian ra quyết định, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng đầu vào. Đối với ngành sản xuất, nơi mỗi quyết định mua hàng đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận, thì việc đầu tư vào một phần mềm quản lý mua sắm chính là chìa khóa để thích nghi, phát triển bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn. Cùng tìm hiểu thêm trong bài viết sau của chuyên gia Chị Nguyễn Thị Thoại Anh – Giám đốc sản phẩm quản lý mua sắm & đấu thầu Procuva, FPT IS.

Các doanh nghiệp sản xuất đang chuyển đổi sang mô hình mua sắm điện tử hiện đại nhằm tái cấu trúc chuỗi cung ứng 

1. Vai trò của việc quản trị quy trình mua hàng trong lĩnh vực sản xuất

Trong ngành sản xuất, mua sắm hiệu quả không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn trực tiếp nâng cao năng suất vận hành, hiệu quả tài chính và khả năng cạnh tranh thị trường. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, mua sắm vẫn bị xem là chức năng hỗ trợ hậu cần, chưa được tích hợp chiến lược. Việc chi tiêu cho các danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu trực tiếp (direct goods and services) thường bị phân tán và do từng bộ phận sản xuất tự quản lý, trong khi các khoản mua sắm gián tiếp (indirect goods and services)  lại thiếu sự kiểm soát tập trung. Các chuyên gia mua sắm trong mô hình này chủ yếu tập trung vào đàm phán giá và đảm bảo tiến độ cung ứng, nhưng lại thiếu công cụ để phân tích sâu chi phí hay nâng cao giá trị chuỗi cung ứng.

Khi quy trình vẫn còn thủ công, thiếu khả năng chuẩn hóa và hiển thị dữ liệu chi tiêu, doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô, kiểm soát rủi ro và ra quyết định chiến lược. Trong bối cảnh đó, mua sắm cần được tái định vị thành cầu nối chiến lược giữa hệ thống sản xuất nội bộ và mạng lưới cung ứng bên ngoài – nơi dữ liệu, hàng hóa và thanh toán phải được phối hợp liền mạch để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác trong toàn bộ chuỗi giá trị. 

Mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động và khả năng cạnh tranh lâu dài của doanh nghiệp 

Nhiều doanh nghiệp sản xuất đã mạnh dạn đầu tư vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các công cụ dự báo nhằm tối ưu chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, trong thực tế, những hệ thống này không phải lúc nào cũng đáp ứng được kỳ vọng – đặc biệt khi đối mặt với các mô hình mua hàng phức tạp, linh hoạt và mang tính tùy chỉnh cao đặc thù của ngành sản xuất. Vì vậy, để duy trì dòng nguyên vật liệu liên tục cho sản xuất, nhiều doanh nghiệp buộc phải sử dụng các biện pháp thủ công như tăng tồn kho – một giải pháp an toàn nhưng không tối ưu, do làm giảm hiệu quả sử dụng vốn và làm gia tăng áp lực lên vốn lưu động. 

Điều này cho thấy tính linh hoạt không chỉ phụ thuộc vào công nghệ hay dây chuyền kỹ thuật, mà còn gắn chặt với khả năng phản ứng của quy trình mua sắm. Khi đơn hàng biến động, thị trường thay đổi hoặc nguyên vật liệu khan hiếm, chỉ những doanh nghiệp có quy trình mua sắm linh hoạt – đủ khả năng tìm kiếm nhà cung cấp thay thế nhanh chóng, điều chỉnh số lượng đặt hàng hoặc đàm phán lại điều kiện giao hàng – mới có thể duy trì sản xuất liên tục và tối ưu chi phí.  

Vì vậy, mọi quyết định mua sắm đều có tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh. Khi doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết từng khoản chi tiêu, họ sẽ đưa ra quyết định mua hàng chiến lược hơn – không chỉ tiết kiệm, mà còn tạo ra giá trị dài hạn và giúp tối ưu toàn bộ chuỗi sản xuất. Trong bối cảnh đó, vai trò của mua sắm không còn dừng lại ở việc cắt giảm chi phí, mà trở thành một đòn bẩy để thúc đẩy hiệu suất và khả năng thích ứng của toàn bộ hệ thống sản xuất. 

2. Đầu tư vào công nghệ: Chìa khóa quản trị mua sắm hiệu quả cho ngành sản xuất 

Trong bối cảnh hiện nay, vai trò của Giám đốc mua sắm (Chief Procurement Officer – CPO) trong ngành sản xuất đang dần trở nên then chốt, khi doanh nghiệp ngày càng kỳ vọng họ không chỉ kiểm soát chi phí, mà còn đóng góp trực tiếp vào tăng trưởng lợi nhuận và khả năng thích ứng với biến động giá nguyên vật liệu, logistics và năng lượng. Khi chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm tăng cao và áp lực về tính bền vững gia tăng, các CPO cần chủ động ứng dụng công nghệ mua sắm số, tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu để ra quyết định nhanh, chính xác và chiến lược hơn. Một hệ thống quản lý mua hàng hiện đại không chỉ giúp thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu theo thời gian thực, mà còn hỗ trợ kết nối với các chỉ số tài chính quan trọng như ROI, tỷ lệ hoàn vốn hay hiệu quả vốn lưu động. Nhờ đó, đội ngũ mua sắm có thể chủ động mô hình hóa chi phí, tối ưu hậu cần, đề xuất các phương án tiết kiệm thay thế thay vì chỉ tập trung đàm phán giá – góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp sản xuất. 

Tuy nhiên, để những công nghệ này phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần đổi mới mô hình kinh doanh thay vì chỉ số hóa rời rạc từng bộ phận. Theo khảo sát của EY (2022), dù 70% lãnh đạo ngành sản xuất thừa nhận công nghệ là động lực chính thúc đẩy sự thay đổi, chỉ 30% thực sự đầu tư vào đổi mới mô hình kinh doanh – phản ánh khoảng cách rõ rệt giữa nhận thức và hành động. Để khai thác trọn vẹn tiềm năng công nghệ, doanh nghiệp phải tích hợp các sáng kiến số hóa vào chiến lược tổng thể, thay vì triển khai rời rạc. Chỉ khi các hệ thống, con người và dữ liệu được kết nối trong một cấu trúc linh hoạt và có tầm nhìn dài hạn, các khoản đầu tư công nghệ mới có thể tạo ra giá trị thực sự. Đích đến không chỉ là nâng cấp hệ thống hiện có, mà là hình thành một chuỗi cung ứng thông minh – nơi mọi thành phần vận hành như một hệ sinh thái số thống nhất, chủ động và có khả năng tự thích nghi. 

Đầu tư công nghệ mới nhằm kiến tạo chuỗi cung ứng thông minh và hoạt động như một hệ sinh thái số liền mạch 

Thay vì chỉ cố gắng dự đoán các gián đoạn trong chuỗi cung ứng, các doanh nghiệp sản xuất ngày nay đang chủ động xây dựng năng lực ứng phó nhờ vào sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý mua hàng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning) và phân tích dữ liệu lớn (big data). Sự hội tụ của những công nghệ đột phá này cho phép hệ thống mô phỏng các kịch bản rủi ro, tự động phân tích tác động đến chuỗi cung ứng, đồng thời đưa ra cảnh báo sớm về các rủi ro – chẳng hạn như nhà cung cấp thường xuyên trễ giao hàng hoặc thị trường nguyên liệu có biến động bất thường. 

Unilever hiện xem bộ phận mua sắm như một trung tâm tạo giá trị nhờ nền tảng e-procurement mạnh mẽ được tích hợp vào chiến lược sản xuất toàn cầu 

Unilever là một trong những ví dụ điển hình toàn cầu về việc áp dụng phần mềm quản lý mua hàng và chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng trong ngành sản xuất. Với mạng lưới hơn 190 quốc gia và hàng nghìn nhà cung cấp nguyên vật liệu, bao bì và dịch vụ, Unilever đối mặt với thách thức lớn trong việc quản lý chi tiêu và chuẩn hóa quy trình mua sắm. Để giải quyết vấn đề này, Unilever đã triển khai nền tảng e-procurement nhằm số hóa toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến thanh toán (Procure-to-Pay – P2P). Hệ thống này cho phép công ty tự động hóa quy trình phê duyệt, tích hợp dữ liệu nhà cung cấp, và cung cấp các công cụ phân tích chi tiêu theo thời gian thực. Nhờ đó, Unilever không chỉ rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng mà còn tăng tính minh bạch, kiểm soát tốt hơn hiệu suất nhà cung cấp và phát hiện các cơ hội tiết kiệm chi phí hiệu quả. Kết quả là công ty đã giảm 10–15% chi phí mua sắm gián tiếp trong ba năm đầu triển khai, tăng tốc độ phê duyệt đơn hàng lên đến 50% và cải thiện khả năng ứng phó với biến động nguồn cung – đặc biệt trong thời kỳ đại dịch COVID-19. 

> Đọc thêm: Review top 10 phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp

3. PROCUVA: Giải pháp quản lý mua sắm toàn diện cho ngành sản xuất

Để trở thành đầu mối chiến lược trong việc nắm bắt thông tin thị trường cung ứng – từ xu hướng giá cả, hoạt động M&A, công nghệ mới cho đến rủi ro chuỗi cung ứng – bộ phận mua sắm không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm hay cảm tính. Việc ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng hiện đại không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng, góp phần đổi mới mô hình kinh doanh và tái cấu trúc toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.  

Phần mềm quản lý mua hàng hiện đại đang góp phần đổi mới mô hình kinh doanh và tái cấu trúc toàn bộ chuỗi cung ứng  

Phần mềm quản lý mua hàng PROCUVA cung cấp khả năng kết nối liền mạch giữa dữ liệu mua sắm và sản xuất – từ lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), đánh giá nhà cung cấp theo thời gian thực, đến phân tích tổng chi phí sở hữu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu minh bạch, giảm thiểu tồn kho, phản ứng kịp thời với biến động đầu vào và tận dụng cơ hội tiết kiệm một cách có chiến lược. Với các tính năng hỗ trợ phân tích dữ liệu, nhận diện rủi ro và đề xuất kịch bản giảm thiểu, hệ thống không chỉ nâng cao năng lực phản ứng của doanh nghiệp mà còn góp phần tạo ra một chuỗi cung ứng ổn định, linh hoạt và bền vững – yếu tố sống còn trong sản xuất hiện đại. Nhờ đó, các phân tích chi tiêu phức tạp có thể được thực hiện và cập nhật thường xuyên mà không cần nhiều thời gian hoặc can thiệp thủ công. Điều này cho phép bộ phận mua sắm nhanh chóng đưa ra các quyết định mua hàng chính xác, giảm thiểu độ trễ trong phê duyệt và đặt hàng, từ đó rút ngắn chu kỳ mua sắm và tăng tính linh hoạt cho chuỗi cung ứng sản xuất. 

PROCUVA hỗ trợ kết nối sâu rộng với toàn bộ chuỗi cung ứng tạo ra lợi thế rõ rệt trong việc đưa ra các quyết định mua sắm  

Không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa chi phí, chuyển đổi số đang nâng tầm vai trò của bộ phận mua sắm trong ngành sản xuất – từ chức năng vận hành truyền thống trở thành trung tâm tạo giá trị chiến lược. Các công nghệ hiện đại như cổng thông tin nhà cung cấp, phân tích dữ liệu, RFID, IoT, AI, máy học, blockchain, điện toán đám mây và các hệ thống lập kế hoạch tiên tiến đang giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn hàng, đồng thời tăng độ chính xác trong dự báo và khả năng thích ứng của chuỗi cung ứng. Giải pháp PROCUVA không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng sản lượng trong khi vẫn kiểm soát tốt chi phí, mà còn nâng cao khả năng hiển thị và quản trị toàn bộ chuỗi cung ứng. Đặc biệt, việc tích hợp AI và máy học cho phép xử lý các điểm nghẽn như dữ liệu ERP không chuẩn hóa – ví dụ như mã hàng rối rắm hay dữ liệu chi tiêu phân tán – thông qua khả năng tự động phân loại, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu. Kết quả là doanh nghiệp có thể có được cái nhìn sâu sắc, chính xác và nhất quán về chi phí thực tế, từ đó đưa ra các quyết định mua sắm chiến lược hơn. 

Nhờ đó, các quyết định mua sắm không còn bị giới hạn bởi giá ban đầu, mà có thể được đưa ra dựa trên tổng chi phí sở hữu (TCO), giúp tối ưu hiệu quả vận hành và tài chính của toàn bộ hệ thống sản xuất. Đây chính là nền tảng để các doanh nghiệp sản xuất ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và bền vững hơn trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.