Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong doanh nghiệp và chiến lược đàm phán đa chiều để tối ưu TCO

Trong bối cảnh lĩnh vực Mua sắm đang chuyển mình mạnh mẽ với sự dẫn dắt của dữ liệu và định hướng chiến lược, khả năng hiểu rõ và vận dụng hiệu quả khái niệm Tổng chi phí sở hữu (TCO) không chỉ là một lợi thế – mà là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt và năng lực cạnh tranh bền vững. Cùng khám phá góc nhìn thực tiễn và giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chi tiêu và quản trị chi phí với bài viết sau của chuyên gia  Chị Nguyễn Thị Thoại Anh – Giám đốc sản phẩm Procuva.

1. Tổng chi phí sở hữu (TCO) là gì?

Tổng chi phí sở hữu (Total cost of ownership – TCO) là toàn bộ chi phí liên quan đến việc mua sắm, vận hành, duy trì và loại bỏ một  sản phẩm hoặc dịch vụ trong suốt vòng đời sử dụng của nó. Tổng chi phí sở hữu không chỉ bao gồm giá mua ban đầu mà còn bao gồm:

• Chi phí đầu tư ban đầu: chi phí mua sắm phần cứng, phần mềm, hoặc dịch vụ.
• Chi phí vận hành: chi phí vận hành hàng ngày như điện năng, nhân sự, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật.
• Chi phí bảo trì và nâng cấp: bảo trì định kỳ, sửa chữa, cập nhật phần mềm/hệ thống.
• Chi phí gián tiếp: thiệt hại do thời gian ngừng hoạt động, hiệu suất thấp, rủi ro bảo mật…
• Chi phí dừng sử dụng: chi phí chấm dứt hợp đồng, xử lý tài sản cũ, chuyển đổi sang giải pháp mới.

TCO thường được dùng trong phân tích lợi ích – chi phí, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng “giá trị thực” của một lựa chọn. Trong kinh doanh, mục tiêu không chỉ là chi ít tiền nhất lúc đầu, mà là đạt được tổng chi phí thấp nhất trong dài hạn và đảm bảo hiệu quả. Việc đặt giá trị lên trước giá cả chính là cách tiếp cận phù hợp với tuy duy Tổng chi phí sở hữu (TCO). Đây không chỉ là một nguyên tắc lý thuyết, mà là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua sắm thông minh và bền vững hơn.

Tổng chi phí sở hữu (TCO) chính là yếu tố quyết định để nâng cao năng lực cạnh tranh  

2. Tối ưu Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO): Chìa khóa để nâng cao hiệu quả mua sắm và lợi nhuận dài hạn 

Trong lĩnh vực mua sắm chuyên nghiệp, gần như mọi hoạt động đều có thể quy về một yếu tố cốt lõi: chi phí. Từ quản lý tồn kho, vận chuyển, sản xuất đến đàm phán với nhà cung cấp – tất cả đều xoay quanh việc kiểm soát và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, bài toán không chỉ nằm ở việc cắt giảm từng khoản chi riêng lẻ, mà ở việc nhìn tổng thể và tối ưu Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong suốt vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi chi phí được đánh giá toàn diện, doanh nghiệp mới thấy rõ được đâu là quyết định mang lại giá trị thực sự. Nói cách khác, “giá tốt nhất” không đơn thuần là giá rẻ nhất, mà là mức tổng chi phí sở hữu thấp nhất mà vẫn đáp ứng chất lượng và hiệu quả kỳ vọng. 

Việc giảm chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu – đặc biệt với các doanh nghiệp có biên lợi nhuận thấp hoặc phụ thuộc nhiều vào nguyên vật liệu đầu vào. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào giá mua ban đầu, doanh nghiệp dễ bỏ qua những chi phí ẩn khác như vận chuyển, bảo trì, trễ tiến độ, hoặc rủi ro sản xuất bị gián đoạn. Đây chính là khoảng trống mà TCO có thể lấp đầy. TCO không chỉ là một công cụ đo lường, mà còn là một cách tiếp cận chiến lược giúp doanh nghiệp nhìn nhận đầy đủ các chi phí thực tế trong mối quan hệ với nhà cung cấp – từ khâu đầu tiên của hợp tác cho đến khi kết thúc. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo rằng khoản tiết kiệm đạt được trong đàm phán thật sự trở thành lợi nhuận ròng, mà còn tránh được những chi phí phát sinh làm hao hụt hiệu quả tổng thể.  

Tổng chi phí sở hữu (TCO) không chỉ là công cụ đo lường, mà còn là chiến lược giúp tối ưu hóa chi phí  

Phân tích Tổng chi phí sở hữu (TCO) giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp và người bán một cách toàn diện hơn, không chỉ dựa trên giá cả mà còn dựa trên mức độ dịch vụ và giá trị tổng thể mà họ mang lại. Qua việc phân tích này, doanh nghiệp cũng có thể xác định rõ các chi phí ẩn, từ đó tìm ra những lĩnh vực cần tối ưu để giảm chi phí, cải thiện biên độ lợi nhuận và hiệu quả tài chính. Việc đưa TCO vào quá trình đàm phán hợp đồng giúp người mua có thêm một công cụ hiệu quả để đạt được các điều khoản có lợi hơn. Thay vì chỉ tập trung vào giá mua ban đầu, người mua có thể thuyết phục nhà cung cấp điều chỉnh các yếu tố khác – từ đó mang lại giá trị tổng thể cao hơn cho doanh nghiệp. Thay vì chỉ đàm phán giá đơn vị, người mua có thể chuyển trọng tâm sang các nguồn chi phí khác mà trước đây thường bị bỏ qua.  

Ví dụ, khi lựa chọn phần mềm ERP, nếu doanh nghiệp chỉ chú trọng vào giá bản quyền thấp mà bỏ qua các yếu tố như khả năng tuỳ chỉnh, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật hay chi phí đào tạo nhân viên, thì rất dễ phát sinh các chi phí ngoài dự tính trong quá trình triển khai và thực hành. Những khoản chi phí này, khi cộng dồn theo thời gian, có thể khiến Tổng chi phí sở hữu (TCO) cao hơn nhiều so với kỳ vọng ban đầu. Ngược lại, đầu tư vào một giải pháp ERP có giá mua ban đầu cao hơn nhưng được đánh giá tốt về khả năng tích hợp, tính ổn định và dịch vụ hậu mãi chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, rút ngắn thời gian triển khai và nâng cao hiệu quả tổng thể trong dài hạn.  

3. Chiến Lược Đàm Phán Đa Chiều: Tối Ưu Giá Trị Giao Dịch và Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO) 

Trong bối cảnh môi trường giao dịch thay đổi mạnh mẽ, việc tạo ra giá trị lâu dài trong các giao dịch trở nên cực kỳ quan trọng và gắn liền chặt chẽ với chiến lược đàm phán đa chiều. Thay vì chỉ tập trung vào yếu tố giá cả hoặc các điều khoản ngắn hạn, các bên cần mở rộng phạm vi đàm phán sang nhiều chiều khác như hiệu quả vận hành, tiềm năng tăng trưởng, chia sẻ rủi ro và khả năng tối ưu chi phí trong tương lai.  

Việc xây dựng và duy trì giá trị lâu dài trong các giao dịch là yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự phát triển bền vững 

Theo khảo sát của PwC (2022) với 600 giám đốc điều hành cấp cao, chỉ 34% người mua thực sự ưu tiên việc tạo ra giá trị ngay sau khi hoàn tất một thương vụ. Trong khi đó, 66% thừa nhận họ biết rằng việc tạo giá trị nên là ưu tiên hàng đầu ngay từ đầu – nhưng lại không thực hiện được điều đó trong thương vụ gần nhất. Điều này cho thấy một khoảng cách rõ rệt giữa nhận thức và hành động: nhiều doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng của việc tập trung vào giá trị dài hạn, nhưng lại dễ bị cuốn vào áp lực chốt giao dịch nhanh hoặc quá chú trọng đến giá mua trước mắt. Để thu hẹp khoảng cách này và đàm phán hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần coi đàm phán là một quá trình chiến lược chứ không phải một bước phụ. Trong khuôn khổ đàm phán đa chiều, các bên không chỉ thương lượng về giá, mà còn cần bàn bạc kỹ về kế hoạch tích hợp, lộ trình tối ưu vận hành, và các cam kết tạo giá trị sau giao dịch – ngay từ giai đoạn đầu thương lượng. 

Trong quá trình đàm phán với khách hàng, một trong những kỹ năng quan trọng nhất là khả năng định lượng giá trị, tức là làm rõ và cụ thể hoá những lợi ích mà sản phẩm hoặc dịch vụ mang lại dưới dạng các con số hoặc chi phí thực tế. Điều này không chỉ bao gồm những yếu tố có thể đo lường như chi phí vận hành thấp hơn, thời gian triển khai nhanh hơn hay hiệu suất cao hơn, mà còn những giá trị khó định lượng hơn như sự tin tưởng, mức độ hỗ trợ hoặc tính linh hoạt trong hợp tác. Trong bối cảnh đàm phán đa chiều, việc định lượng giá trị giúp người bán vượt qua rào cản về giá, và người mua cũng có cơ sở rõ ràng để so sánh tổng lợi ích nhận được chứ không chỉ dựa vào chi phí ban đầu. Đây là yếu tố then chốt giúp cả hai bên đạt được thoả thuận tối ưu – không chỉ về giá mà còn về Tổng chi phí sở hữu (TCO) và lợi ích dài hạn.  

Chiến lược đàm phán đa chiều tạo ra nền tảng vững chắc để đánh giá tổng lợi ích và tối ưu hóa Tổng chi phí sở hữu (TCO) 

Các công ty hiện nay đang cạnh tranh với nhau dựa trên giá trị (gồm chất lượng sản phẩm, độ bền, dịch vụ hậu mãi, sự đổi mới,…), nhưng trong quá trình ra quyết định tìm nguồn cung ứng, nhiều doanh nghiệp vẫn thiên về tiêu chí chi phí thấp. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến việc bỏ qua những yếu tố quan trọng khác như:  

• Tác động đến doanh thu: lựa chọn nhà cung cấp kém có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm giảm doanh thu. 

• Rủi ro vận hành: gián đoạn chuỗi cung ứng. 

• Giá trị tổng thể cho các bên liên quan: độ tin cậy, tốc độ đáp ứng thị trường, cam kết bền vững.  

Do đó quy trình mua sắm hiện đại cần phải cân bằng giữa việc tối ưu chi phí với việc gia tăng giá trị toàn diện, hướng đến giảm Tổng chi phí sở hữu (TCO) chứ không phải giảm chi phí mua ban đầu. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tích hợp các tiêu chí như rủi ro, chất lượng, đổi mới và khả năng hợp tác lâu dài vào trong tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, thay vì chỉ tập trung đơn lẻ vào mức giá thấp nhất.  

Thực tế cho thấy những công ty nào có chiến lược tích hợp bài bản tại thời điểm ký kết thì giao dịch của họ thường mang lại giá trị cao hơn giá mua ban đầu. Điều này phản ánh đúng bản chất của đàm phán đa chiều: không chỉ tập trung vào mức giá, mà còn vào toàn bộ quá trình từ tích hợp, vận hành đến khai thác giá trị lâu dài sau khi giao dịch hoàn tất. Vì vậy, đầu tư nguồn lực nghiêm túc và chuẩn bị kỹ lưỡng cho nhiều khía cạnh của thỏa thuận, thay vì chỉ tập trung vào đàm phán ngắn hạn, chính là cách tiếp cận đàm phán đa chiều hiệu quả giúp tối ưu hoá tổng chi phí sở hữu.

4. Tăng Cường Linh Hoạt và Tối ưu giá trị với giải pháp quản lý mua hàng PROCUVA 

Trong bối cảnh ngày nay, khi vòng đời sản phẩm ngắn hơn và nhu cầu cá nhân hóa cao hơn, các doanh nghiệp buộc phải nâng cao tính linh hoạt, đẩy nhanh tốc độ phản ứng và cải thiện quy trình mua sắm. Theo McKinsey (2023), các Giám đốc Mua sắm (CPO) toàn cầu đang định hình tương lai với tầm nhìn “Mua sắm 2030”, trong đó chức năng mua sắm không còn chỉ xoay quanh việc kiểm soát chi phí, mà chuyển mình trở thành một đối tác chiến lược, tận dụng hiểu biết sâu sắc về chuỗi giá trị và thị trường cung ứng để tạo ra giá trị toàn diện cho doanh nghiệp.  

Việc số hoá quy trình mua sắm ngày càng đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Đồng thời, sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua sắm, bán hàng và các phòng ban liên quan trở nên thiết yếu để vừa bảo vệ, vừa nâng cao biên lợi nhuận, đồng thời kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả trong bối cảnh thị trường nhiều biến động. 

PROCUVA hỗ trợ kết nối sâu rộng với toàn bộ chuỗi cung ứng tạo ra lợi thế rõ rệt trong việc đưa ra các quyết định mua sắm 

Phần mềm quản lý mua sắm và đấu thầu PROCUVA giúp bộ phận mua sắm được kết nối sâu rộng với toàn bộ chuỗi cung ứng và có khả năng truy cập đầy đủ các dữ liệu quan trọng – từ cấu trúc chi phí, nguồn cung sẵn có, thời gian giao hàng đến rủi ro tài chính, hiệu suất vận hành, chất lượng và dịch vụ – họ sẽ có lợi thế rõ rệt trong việc đưa ra các quyết định mua sắm thông minh. Nhờ hiểu rõ bức tranh toàn cảnh, nhóm mua sắm có thể đàm phán mức giá hợp lý, chủ động điều chỉnh kế hoạch hoặc nhanh chóng chuyển sang nhà cung cấp thay thế nếu xảy ra gián đoạn. Đồng thời, việc khai thác thêm các nguồn dữ liệu bên ngoài như xu hướng thị trường hàng hóa, biến động tỷ giá, lạm phát, thuế quan và năng lực tài chính của nhà cung cấp giúp bộ phận mua sắm nâng cao khả năng dự báo, quản trị rủi ro và tối ưu hóa chiến lược chi phí toàn diện hơn. 

Bên cạnh đó, PROCUVA giúp số hóa và minh bạch hóa toàn bộ quy trình mua hàng, giúp đánh giá chi phí một cách toàn diện, tránh việc chỉ tập trung vào giá mua trước mắt mà bỏ qua tổng chi phí sở hữu. Hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ cho chiến lược đàm phán đa chiều bằng cách cung cấp nền tảng dữ liệu tập trung và các công cụ phân tích thông minh giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên cái nhìn toàn diện về nhà cung cấp và thị trường. Nhờ tích hợp tính năng đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO), phân tích lịch sử giao dịch, hiệu suất cung ứng và biến động giá, PROCUVA cho phép bộ phận mua sắm dễ dàng so sánh, lựa chọn và xây dựng chiến lược đàm phán phù hợp với từng nhà cung cấp.  

PROCUVA mang đến một nền tảng dữ liệu tập trung cùng với các công cụ phân tích tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình ra quyết định 

Với khả năng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực, theo dõi tiến độ và ghi nhận các thay đổi kỹ thuật, PROCUVA giúp đảm bảo sự minh bạch và phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận mua sắm, kỹ thuật và nhà cung cấp. Tính năng phân tích chi phí theo vòng đời sản phẩm cũng cho phép doanh nghiệp đánh giá trước tác động của từng lựa chọn thiết kế đối với tổng chi phí sở hữu. Nhờ vậy, các quyết định được đưa ra sẽ hướng đến giảm lỗi kỹ thuật, cải thiện hiệu suất vận hành và kéo dài tuổi thọ sản phẩm – những yếu tố then chốt để tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu.