Phần mềm số hóa tài liệu: Giải pháp tối ưu lưu trữ & quản lý thông tin cho tổ chức, doanh nghiệp
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, phần mềm số hóa tài liệu là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và khai thác dữ liệu hiệu quả. Giải pháp này không chỉ nâng cao tính bảo mật, tiết kiệm chi phí mà còn mở ra nhiều cơ hội tối ưu quy trình vận hành.
| Khái niệm số hoá
Số hoá là quá trình chuyển thông tin từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số. Thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và xử lý bằng phần mềm, giúp lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng. Số hoá (Digitalization) có thể không đồng nghĩa với chuyển đổi số (Digital Transformation), nhưng luôn là đầu vào quan trọng cho quá trình này. Tính cấp thiết của việc số hóa tài liệu tại Việt Nam hiện nay Những năm gần đây, Việt Nam đẩy mạnh số hóa hồ sơ, đặc biệt trong khu vực công. Luật Lưu trữ (sửa đổi), được Quốc hội thông qua tháng 6/2024, lần đầu tiên quy định rõ trách nhiệm lưu trữ điện tử trên toàn quốc, nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu, đồng thời hỗ trợ quản trị hiệu quả, minh bạch và thông suốt trong kỷ nguyên số. Ngoài ra, Nghị quyết 57-NQ/TW về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia khẳng định quyết tâm chính trị: chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là con đường tất yếu. Đây vừa là thời cơ bứt phá, vừa là thách thức buộc các bộ, ngành phải phối hợp với doanh nghiệp công nghệ, đưa hồ sơ truyền thống lên nền tảng số và xây dựng hệ thống dữ liệu dùng chung hiện đại. Với doanh nghiệp, số hóa dữ liệu là điều kiện sống còn: vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý và chuẩn mực toàn cầu, vừa mở ra cơ hội khai thác dữ liệu để nâng cao hiệu quả vận hành, đổi mới mô hình kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Xem thêm: Phân biệt số hóa và chuyển đổi số với các ví dụ thực tế |
1. Phần mềm số hoá tài liệu là gì?
Phần mềm số hóa tài liệu là giải pháp công nghệ giúp chuyển đổi tài liệu giấy – bao gồm cả ảnh và văn bản viết tay – thành dữ liệu số có cấu trúc, ở các định dạng như CSV, PDF, JSON, XML, XLS…
Giải pháp này sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi tài liệu giấy thành bản số có thể tìm kiếm, chỉnh sửa. Ngoài văn bản, phần mềm còn số hóa cả dữ liệu âm thanh, giúp biến các băng ghi âm thành tài sản số. Ví dụ, khi số hóa hóa đơn, phần mềm có thể tự động trích xuất số hóa đơn, ngày, số tiền và tên nhà cung cấp.
2. Các tính năng cần có của phần mềm số hoá tài liệu
1) Chuyển đổi định dạng chất lượng cao
Tính năng quan trọng nhất của phần mềm số hoá tài liệu là khả năng nhận diện chính xác thông tin từ tài liệu giấy và chuyển thành định dạng máy đọc được. Thông thường, phần mềm cần xuất ra được PDF có thể tìm kiếm, cũng như các định dạng XML, CSV, TXT với chất lượng ổn định.
2) Hỗ trợ chỉnh sửa ảnh mạnh mẽ
Phần mềm tốt không chỉ dừng ở việc làm sạch ảnh cơ bản mà còn tự động chỉnh hướng, cắt viền, tối ưu màu sắc, lấp lỗ bấm, làm mịn vết rách nhỏ, xoá trang trắng trong loạt tài liệu và nhiều tính năng khác.
3) Giám sát quét liên tục
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp dùng nhiều máy quét. Phần mềm sẽ phát hiện khi có tài liệu mới được quét, tự động chuyển thành PDF có thể tìm kiếm và lưu đúng cơ sở dữ liệu.
4) Tự động gộp file
Phù hợp với đơn vị quét số lượng lớn như văn phòng luật, bệnh viện, công ty bảo hiểm. Tính năng này giúp gộp nhiều bản quét (kể cả khác định dạng) thành một file theo nhu cầu, giảm thời gian xử lý thủ công.
5) Đánh chỉ mục tài liệu thông minh
Phần mềm sẽ tự động đặt tên tài liệu ngay khi quét, giúp lưu trữ khoa học và giảm sai sót. Người dùng có thể thiết lập quy tắc đặt tên theo nhu cầu.
6) Tách tài liệu tự động
Tính năng tách tài liệu tự động giúp các doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý khi quét một lượng lớn hồ sơ tồn đọng. Phần mềm có thể áp dụng nhiều phương pháp tách tài liệu khác nhau như: OCR theo vùng, số trang cố định, trang trắng, mã vạch, patch code, và nhiều phương thức khác…
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm số hoá tài liệu
Số hóa tài liệu giúp tổ chức loại bỏ gánh nặng giấy tờ thủ công và tối ưu toàn bộ quy trình quản lý thông tin – từ khâu tạo lập, lưu trữ đến truy cập và khai thác dữ liệu. Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật:
1) Truy cập tài liệu dễ dàng trong toàn tổ chức
Trong môi trường giấy tờ truyền thống, tài liệu thường bị lưu trữ phân tán, khó tra cứu. Với số hóa, toàn bộ hồ sơ được quét và đưa vào cơ sở dữ liệu tập trung, sắp xếp rõ ràng, có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Hệ thống tìm kiếm thông minh giúp tra cứu nhanh nội dung cần thiết, thay vì phải lục tìm trong đống hồ sơ giấy.
2) Tiết kiệm chi phí
Việc in ấn, công chứng, lưu trữ và bảo mật hồ sơ giấy tiêu tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí. Số hóa tuy cần đầu tư ban đầu nhưng về lâu dài giúp giảm chi phí giấy, in ấn, kho lưu trữ và nhân sự hành chính, đồng thời tăng hiệu quả vận hành.
3) Nâng cao bảo mật dữ liệu
Hồ sơ giấy dễ bị rò rỉ, thất thoát. Số hóa cho phép tập trung dữ liệu vào một hệ thống bảo mật, phân quyền truy cập chặt chẽ và hạn chế tối đa nguy cơ vi phạm an toàn thông tin.
4) Giảm rủi ro mất mát hoặc hư hại dữ liệu
Tài liệu giấy dễ hỏng, mất do thời gian hoặc thiên tai như cháy, lũ lụt. Hệ thống lưu trữ số, đặc biệt trên nền tảng đám mây, có cơ chế sao lưu định kỳ, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật, an toàn và khôi phục khi cần.
5) Thúc đẩy cộng tác
Tài liệu số hóa được lưu trữ trực tuyến, nhiều người có thể truy cập và chỉnh sửa đồng thời. Nhờ vậy, đội ngũ ở nhiều phòng ban hay địa điểm khác nhau có thể cùng khai thác và chia sẻ dữ liệu, thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả hơn.
6) Dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý khác
Số hóa không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ điện tử mà còn mở đường cho tích hợp với các phần mềm quản trị khác như ERP, CRM, HRM… Nhờ vậy, dữ liệu được kết nối xuyên suốt trong toàn hệ thống, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
4. Quy trình số hóa tài liệu bằng phần mềm
Các bước cơ bản trong quy trình số hóa tài liệu
- Bước 1 – Thu thập tài liệu: Tập hợp toàn bộ tài liệu cần số hóa, bao gồm bản cứng chưa quét và bản mềm đã có sẵn (PDF, hình ảnh…). Định dạng tài liệu có thể rất đa dạng: văn bản, báo chí, sách, thậm chí bia đá.
- Bước 2 – Phân loại tài liệu: Tiến hành phân loại một cách khoa học để đánh giá đúng hiện trạng, từ đó xác định phương pháp và công nghệ quét phù hợp với từng loại tài liệu.
- Bước 3 – Quét tài liệu: Sử dụng thiết bị quét chuyên dụng tương ứng với từng loại tài liệu: máy quét A0-A4, máy quét 3D, máy chụp chuyên dụng… nhằm đảm bảo độ chính xác và chất lượng hình ảnh.
- Bước 4 – Kiểm tra sau quét: Đối chiếu bản số với bản gốc để đảm bảo dữ liệu được quét đầy đủ, chính xác; nếu phát hiện sai sót cần quét lại.
- Bước 5 – Nhập liệu, gắn nhãn, tạo chỉ mục: Tài liệu sau khi quét sẽ được nhập dữ liệu (toàn bộ hoặc một số trường thông tin cần thiết), gắn nhãn và tạo chỉ mục để dễ dàng quản lý và tra cứu.
- Bước 6 – Kiểm tra nhập liệu: Nhân sự có kinh nghiệm sẽ rà soát và nghiệm thu để đảm bảo toàn bộ dữ liệu, nhãn và chỉ mục được nhập chính xác, thống nhất.
- Bước 7 – Kết xuất và lưu trữ: Xuất dữ liệu ra các định dạng phù hợp (metadata, PDF hai lớp…) tùy theo nhu cầu lưu trữ và khai thác của từng tổ chức/doanh nghiệp.
- Bước 8 – Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu: Xây dựng hoặc tích hợp giải pháp tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện. Công nghệ AI hiện nay, như chatbot GPT, có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin.
5. iSOMA – Đồng hành cùng tổ chức, doanh nghiệp số hóa tài liệu toàn diện
Song hành cùng các tổ chức tối ưu số hoá dữ liệu với quy trình toàn diện, thông minh, FPT hiện đã và đang sẵn sàng phần mềm số hóa dữ liệu iSOMA cùng loạt các nền tảng công nghệ lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu.
5.1. Các tính năng ưu việt của phần mềm số hóa tài liệu iSOMA
Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp phần mềm số hóa tài liệu iSOMA trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều đơn vị, tổ chức.
- Đáp ứng chuẩn số hóa tại Thông tư 05/2025/TT-BNV: Cho phép quét, OCR, làm sạch, kiểm duyệt và đóng gói tài liệu giấy thành dữ liệu số hoàn chỉnh.
- Quản lý thiết bị SCAN tập trung: Tự động chuyển dữ liệu từ bản quét lên nền tảng web, giúp chuyên viên dễ dàng truy cập, sắp xếp và kiểm tra hồ sơ.
- Nhận diện form tự động: Hỗ trợ phân loại và sắp xếp hồ sơ nhanh chóng.
- AI-OCR tiên tiến: Nhận diện chính xác chữ số, ký tự in và chữ viết tay, nâng cao năng suất số hoá gấp nhiều lần.
- Tích hợp đa nền tảng: Lưu trữ, kết nối và truy xuất dữ liệu thuận tiện qua API bảo mật cao, dễ dàng tùy biến
5.2. Các ứng dụng của iSOMA
iSOMA mang đến giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, hỗ trợ tổ chức và doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách khoa học và an toàn. Từ sách, bản đồ, bản vẽ xây dựng cho đến hồ sơ hành chính, di sản văn hóa hay văn thư lưu trữ, iSOMA giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
5.3. Khách hàng tiêu biểu của iSOMA
iSOMA hiện nắm khoảng 5% thị phần, với khách hàng trọng điểm là khối Chính phủ – nhóm yêu cầu cao về chất lượng, bảo mật và tùy biến. Nhiều đơn vị đã triển khai như Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước, Cục Bản quyền tác giả, Sở Xây dựng Đà Nẵng, Sở Văn hóa Bình Định, Sở GD&ĐT Phú Thọ cùng hàng chục địa phương khác.
Tháng 9/2025, FPT phối hợp cùng Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước trao tặng iSOMA cho 15 tỉnh phía Bắc, khẳng định vai trò đồng hành trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia.
Kết luận
Phần mềm số hóa tài liệu không chỉ giúp lưu trữ lâu dài, bảo vệ dữ liệu quan trọng mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp khai thác, tái sử dụng và tối ưu quy trình vận hành. Với iSOMA cùng các nền tảng của FPT, tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái số hóa toàn diện, bảo mật và bền vững. Quý doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm số hóa tài liệu, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được chuyên gia FPT IS tư vấn chi tiết.
