Cách xây dựng quy định thưởng phạt nhân viên nhà quản trị cần phải biết

Xây dựng quy định thưởng phạt nhân viên là một trong những công tác nội bộ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần chú trọng. Quy định này giúp duy trì kỷ luật và sự công bằng trong tổ chức và khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu suất. Cùng  FPT IS khám phá các bước xây dựng quy chế thưởng phạt chi tiết qua bài viết dưới đây.

1.  Quy định về mức thưởng phạt nhân viên công ty gồm những thành phần nào

Các quy định thưởng phạt nhân viên là một hình thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc nhiệt huyết hơn. Sau đây là những quy chế thưởng phạt phổ biến trong tổ chức: 

1.1. Những loại tiền lương

Tiền lương là khoản thu nhập mà người lao động nhận được khi thực hiện công việc theo thỏa thuận. Việc phân loại tiền lương theo các hình thức lao động khác nhau sẽ giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn. Các loại lương sẽ bao gồm: 

• Lương cơ bản: Đây là số tiền được trả người lao động đã thỏa thuận, dựa trên điều kiện làm việc đủ thời gian và hoàn thành công việc. Mức lương cơ bản không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của nhà nước hiện hành. 
• Tiền đóng BHXH: Đây là mức lương được dùng để tính toán những khoản tiền bảo hiểm mà nhân viên phải đóng hàng tháng. 
• Lương thử việc: Mức lương này sẽ chiếm khoảng 85% của lương cơ bản. Tuy nhiên, quy định này có thể thay đổi tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp vì sẽ có tổ chức trả lương cơ bản ngay từ đầu giai đoạn thử việc cho nhân viên. 
• Lương theo khoán: Đây là mức lương dựa vào thoả thuận trong hợp đồng giao khoán giữa doanh nghiệp và nhân viên. 
• Lương theo sản phẩm: Đây là mức lương tính theo số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động đã tạo ra. 

1.2. Các khoản phụ cấp, trợ cấp

Các khoản trợ cấp và phụ cấp là số tiền được cung cấp để bù đắp những yếu tố khác trong môi trường làm việc. Các khoản phụ cấp được áp dụng tuỳ thuộc vào tính chất công việc cũng như điều kiện làm việc. Một số loại phụ cấp có thể kể đến như:

• Phụ cấp chức vụ: Áp dụng cho các vị trí cao như trưởng ban, trưởng phòng. 
• Phụ cấp trách nhiệm: Áp dụng cho người lao động đảm nhận công tác quản lý như thủ kho, tổ trưởng, đội phó,… 
• Phụ cấp xăng xe, đi lại: Để bù đắp khoản chi phí di chuyển trong quá trình làm việc. 
• Phụ cấp nguy hiểm, độc hại, nặng nhọc: Sử dụng cho công việc có yếu tố độc hại, nặng nhọc và nguy hiểm với mức phụ cấp từ 5 – 10%, đối với công việc đặc biệt độc hại, nguy hiểm thì sẽ từ 7 – 15%. 
• Phụ cấp lưu động: Áp dụng cho những người lao động thường xuyên thay đổi không gian làm việc. 
• Phụ cấp thu hút: Cung cấp cho người lao động đến làm việc ở những vùng kinh tế mới hoặc vùng có điều kiện sinh hoạt khó khăn. 
• Phụ cấp khu vực: Áp dụng cho người lao động khi làm việc tại những địa điểm được quy định bởi Nhà nước. 
• Phụ cấp tiền điện thoại, ăn trưa, thuê nhà: Áp dụng mức phụ cấp này để bù đắp các chi phí về điện thoại, ăn trưa và thuê nhà trong công việc. 

1.3. Các khoản đãi ngộ, phúc lợi 

Bên cạnh việc nhận các khoản thu nhập chính từ lương và phụ cấp, người lao động còn được hưởng thêm tiền thưởng hay quà dưới dạng hiện vật trong các dịp lễ đặc biệt như tết Dương lịch, tết Âm lịch, ngày Giải phóng 30/4, ngày Quốc tế lao động 1/5, ngày lễ Quốc khánh 2/9, Ngày Phụ nữ Việt Nam và Quốc tế phụ nữ. 

Hơn nữa, người lao động còn được hưởng thêm nhiều phúc lợi khác tùy thuộc vào chế độ của công ty như: 

• Ngày cưới, sinh nhật, ma chay
• Nhân viên nhập viện sinh nở, tai nạn hoặc đau ốm
• Nghỉ mát, Team-building hè 
• Tặng quà dịp Quốc tế thiếu nhi cho các bé là con CBNV trong công ty

1.4. Các loại quy định thưởng phạt phổ biến

Để khuyến khích động lực làm việc của nhân sự, các doanh nghiệp đều xây dựng quy định thưởng phạt nhân viên một cách rõ ràng. Quy chế này được thiết kế chi tiết giúp hạn chế những mâu thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra như: 

• Tiền thưởng: Mức thưởng sẽ bao gồm ý tưởng hay, thành tích cá nhân đạt được doanh thu cao, làm việc có trách nhiệm. Phần thưởng sẽ được trao dưới dạng tiền mặt, phiếu ưu đãi, giấy khen, tăng cấp bậc hoặc có thể tăng lương. 
• Tiền phạt: Có thể bao gồm các hình thức phạt đi làm muộn, vi phạm đạo đức nghề nghiệp, thái độ làm việc không chuẩn mực, không có trách nhiệm công việc. Những hình thức này được áp dụng theo nhiều cách khác nhau như trừ trực tiếp vào thu nhập, đền bù bằng tài sản vật chất,… 

2. Vai trò của việc xây dựng quy chế thưởng phạt nội bộ 

Quy định thưởng phạt nhân viên trong doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng và thiết yếu. Chính sách công bằng và hợp lý sẽ đảm bảo lợi ích bền vững và kéo dài cho doanh nghiệp về việc trả công. 

Đối với doanh nghiệp

• Tuân thủ quy định pháp luật: Theo Luật lao động năm 2012, người sử dụng lao động cần phải công khai quy định thưởng phạt minh bạch, rõ ràng. Đây là yếu  để doanh nghiệp có thể hoạt động lâu dài và hợp pháp. 
• Thu hút nhân tài: Chính sách lương thưởng và chế độ đãi ngộ hấp dẫn góp phần xây dựng danh tiếng công ty, thu hút các ứng viên tài năng đến công ty làm việc.
• Tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp: Chính sách lương thưởng thể hiện sự công nhận của công ty đối với nhân viên. Khi được công nhận đúng giá trị, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và mong muốn gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp. 
• Thúc đẩy hiệu suất làm việc: Quy chế thưởng phạt rõ ràng giúp tạo động lực cho người lao động cố gắng hoàn thành công việc tốt hơn để đạt được phần thưởng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung của tổ chức.

Đối với người lao động

• Lương và thưởng đóng vai trò quan trọng trong chất lượng cuộc sống cũng như tạo sự yên tâm cho nhân viên khi làm việc. 
• Việc công bố lương thưởng cho thấy doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tuân thủ nghiêm quy định của pháp luật. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ quy trình tính lương và tạo thêm sự tin tưởng vào doanh nghiệp. 
• Tăng tinh thần đoàn kết, giảm xung đột: Một tập thể lớn sẽ dễ có nhiều phát sinh mâu thuẫn giữa những thành viên, vì thế công khai minh bạch quy định thưởng phạt cho tất cả nhân viên là điều rất cần thiết, giúp giảm thiểu các xung đột. 

3. Mẫu cơ chế thưởng phạt nhân viên trong doanh nghiệp

Quá trình xây dựng bộ quy định thưởng phạt nhân viên trong công ty đòi hỏi đầu tư nhiều công sức và thời gian. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu về quy chế thưởng dưới đây để giúp hoàn thiện bộ quy tắc phù hợp: 

Mẫu 1: Mẫu quy định lương thưởng và xử phạt trong doanh nghiệp 

Link tải Mẫu quy định lương thưởng, phụ cấp và xử phạt trong doanh nghiệp

Mẫu 2: Mẫu quy định về chế độ thưởng 

Link tải Mẫu quy định về chế độ thưởng 

4. Cách xây dựng quy chế thưởng phạt nhân viên hiệu quả

Để xây dựng quy định thưởng phạt nhân viên hiệu quả, cần có sự cân nhắc và chiến lược rõ ràng nhằm đảm bảo công bằng trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số cách giúp xây dựng quy chế hiệu quả:

4.1. Tham khảo các quy định của pháp luật 

Tham khảo một số tài liệu sau để có thể xây dựng chính sách lương thưởng chuẩn, chính xác, tuân thủ pháp luật:

• Công văn số 4320/LĐTBXH-TL về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế trả lương trong doanh nghiệp Nhà nước.
• Nghị định số 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương
• Nghị định số 52/2016/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ

4.2. Thành lập hội đồng xây dựng các quy chế

Ban Quy chế được thành lập đảm bảo dựa trên những nguyên tắc dân chủ và công khai. Các thành viên trong hội đồng bắt buộc phải có bao gồm Chủ tịch HĐQT, thành viên, thường trực. Hội đồng sẽ có trách nhiệm soạn thảo quy định lương thưởng và lấy ý kiến của người lao động trong doanh nghiệp để hoàn thiện quy chế. 

4.3. Xác định cách thức thưởng phạt hợp lý cho nhân viên 

Bộ phận nhân sự cần xác định đúng cách thức trả lương và thời điểm phù hợp cho nhân viên. Ngoài những quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần minh bạch về quy trình và thời gian nhân viên nhận được lương. Các trường hợp đặc biệt như được cử đi đào tạo nghiệp vụ, nghỉ thai sản đối với nhân viên nữ, tăng ca, nghỉ ma chay – cưới hỏi,… cũng cần có quy chế rõ ràng. 

4.4. Xây dựng khung đánh giá khen thưởng rõ ràng

Khung đánh giá mới có thể mang đến sự khích lệ mạnh mẽ cho các nhân viên. Việc đưa ra những quy định thưởng phạt nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc và giúp họ có kỷ luật hơn trong công việc. Những phần thưởng phạt này sẽ tuỳ thuộc vào cách doanh nghiệp xây dựng nền văn hoá và ngành kinh doanh. 

4.5. Áp dụng quy định thưởng phạt nhân viên vào thực tế

Các doanh nghiệp cần thực hiện việc biên soạn quy chế lương thưởng rõ ràng, dễ hiểu và phải thực tế. Ngoài ra, quy định phải được công bố rộng rãi trong tổ chức, giải đáp các thắc mắc của người lao động và giám sát việc thực thi những quy định. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ thu thập ý kiến của nhân viên để xem xét có phù hợp với mong muốn của mọi người hay không. Bởi vì chế độ đãi ngộ không hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên không có động lực và xin nghỉ việc. 

5. Những điểm cần lưu ý khi lập mẫu quy chế thưởng phạt nhân viên công ty 

Những điều khoản trong mẫu quy định thưởng phạt nhân viên tại doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau đây: 

• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty cần đảm bảo tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp nên tìm hiểu các văn bản pháp luật kỹ lưỡng trước khi soạn thảo các quy chế công ty.
• Quy chế phải phù hợp với đặc tính lao động, nhân lực của từng doanh nghiệp (tuỳ vào đặc điểm ngành nghề thì lao động có thể nghỉ vì mất sức, làm ca đêm, độc hại hoá chất,…) 
• Lấy ý kiến từ nhân viên: Quy chế thưởng phạt ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, vì vậy việc lắng nghe các mong muốn chính đáng của họ trong quá trình xây dựng quy chế là rất quan trọng. Nhờ đó, văn bản được ban hành sẽ mang tính khách quan, công bằng và tôn trọng.
• Các điều khoản phải rõ ràng và minh bạch, ví dụ với chế độ thưởng sẽ phải ghi rõ thưởng trong trường hợp nào và mức lương thưởng cụ thể là bao nhiêu. Nếu xảy ra các trường hợp ngoại lệ, nhà quản lý cần ghi lại và họp bàn bổ sung điều khoản đó trong quy chế thưởng. 
• Các quy định thưởng – phạt cần được truyền thông, phổ biến rõ ràng và rộng rãi đến người lao động.

6. Xây dựng quy định thưởng phạt trong doanh nghiệp hiệu quả với FPT.iHRP

Xây dựng quy định thưởng phạt trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ từ giải pháp quản trị nhân sự FPT.iHRP. Một trong những ưu điểm nổi bật của giải pháp là khả năng tùy chỉnh cao, cho phép các doanh nghiệp tạo ra các quy định thưởng phạt phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Từ việc xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất đến thiết lập các quy định kỷ luật, cung cấp các công cụ linh hoạt để tổ chức có thể tạo ra một hệ thống thưởng phạt công bằng và minh bạch.

Bên cạnh đó, bộ Giải pháp Chuyển đổi số Ngành Nhân sự – FPT.iHRP do FPT IS phát triển giúp phân tích từng điểm chạm, đối chiếu với quy trình vận hành của doanh nghiệp. 

• Đầy đủ phân hệ, linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Chấm công, Đánh giá, Tuyển dụng, Đào tạo, Thuê, Khen thưởng, Lương thưởng, Bảo hiểm…
• Số hóa hơn 95% các quy trình nghiệp vụ nhân sự từ thủ công sang trực tuyến.
• Khả năng vận hành đa nền tảng (web, mobile) 
• Khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống toàn cầu, hệ thống nội bộ, cũng như các hệ thống thuế, bảo hiểm của cơ quan Nhà nước tại Việt Nam.
• Dễ dàng triển khai trên mọi hạ tầng 
• Hệ thống mở, nhiều cấp độ hoạt động 
• Đặt biệt, FPT.iHRP có thể kết nối với hệ sinh thái số toàn diện trong FPT như: Hệ thống đào tạo trực tuyến FPT.eLearning, Chữ ký số FPT.eSign, Hợp đồng điện tử lao động FPT.eContract, Thuế TNCN FPT.ePIT… giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện các quy trình nhân sự.

Xây dựng quy định thưởng phạt cho nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo công bằng, thúc đẩy động lực và nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức. Để thực hiện hiệu quả, nhà quản trị cần nắm vững các nguyên tắc và kỹ thuật quản lý phù hợp. Hy vọng bài viết trên từ FPT IS đã cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin cần thiết để biên soạn một quy chế chuẩn mực, hợp lý và hỗ trợ hiệu quả trong việc xử lý các vấn đề liên quan. Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ quản lý nhân sự,  vui lòng bấm LIÊN HỆ NGAY ở góc phải phía trên màn hình hoặc để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để nhận được tư vấn miễn phí.