Signing Hub và cơ hội cho doanh nghiệp

Trong thực tế hiện nay, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành một phần quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu và giao dịch điện tử tại các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Tuy nhiên, sự đa dạng trong cách triển khai chữ ký số đã tạo ra một số thách thức và khó khăn trong việc tích hợp và sử dụng hiệu quả.

1. Thực trạng sử dụng Signing Hub

Nghị định 130/NĐ-CP/2018 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực điện tử đã mở ra một bước tiến mới trong việc sử dụng và áp dụng ký số trong các tài liệu chính thức tại Việt Nam. Thực tiễn này đánh dấu sự chuyển mình từ việc sử dụng chữ ký truyền thống sang việc sử dụng chữ ký số, nhằm tăng cường tính bảo mật và tính hợp pháp cho các giao dịch điện tử.

Cụ thể, Nghị định 130/NĐ-CP/2018 đã quy định rõ các nguyên tắc và quy trình về việc sử dụng chữ ký số trong các tài liệu chính thức, bao gồm việc xác thực tính toàn vẹn của dữ liệu, xác định người ký và tính hiệu lực của chữ ký. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và tin cậy trong các giao dịch trực tuyến, cũng như giảm thiểu rủi ro về gian lận và tranh chấp pháp lý.

Một phần của thực tế này là sự phân hóa giữa việc sử dụng chữ ký số truyền thống thông qua USB Token và việc sử dụng chữ ký từ xa. Trong khi một số tổ chức và cá nhân vẫn ưa chuộng việc sử dụng USB Token vì tính bảo mật cao và sự tiện lợi trong việc lưu trữ và quản lý, thì các hệ thống ký số từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến do khả năng linh hoạt và tiện lợi trong quản lý từ xa. Sự đa dạng này tạo ra một môi trường phức tạp, đặc biệt là khi cần tích hợp các hệ thống ký số với nhau hoặc với các hệ thống quản lý tài liệu khác với các đơn vị cung cấp chữ ký số khác nhau.

Khó khăn lớn nhất mà các tổ chức gặp phải khi tích hợp và sử dụng các hệ thống ký số là sự không đồng nhất giữa các phương pháp và tiêu chuẩn kỹ thuật. Điều này có thể gây ra sự phức tạp trong việc kết nối và tích hợp các hệ thống, đồng thời tăng chi phí và thời gian triển khai. Hơn nữa, việc quản lý và bảo trì các hệ thống ký số cũng đòi hỏi sự hiểu biết kỹ thuật và nguồn lực đáng kể từ các tổ chức.

Để vượt qua những khó khăn này, các tổ chức cần tìm kiếm các giải pháp tích hợp linh hoạt và tiện lợi, đồng thời chú trọng vào việc đảm bảo tính tương thích và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế. Sự hợp tác giữa các nhà cung cấp giải pháp và tổ chức người sử dụng cũng là yếu tố quan trọng trong việc giải quyết các thách thức này.

Chính từ lý do đó, FPT-CA đã nghiên cứu và phát triển sản phẩm Signing Hub để tạo ra một hệ thống ký số toàn diện cho các đơn vị, tổ chức áp dụng vào trong quy trình để có một hệ thống ký số toàn diện và hiệu quả.

2. Tổng quan về giải pháp Signing Hub

Tận dụng ưu thế về kinh nghiệm và nền tảng sẵn có của hệ thống FPT-CA trong quá trình phát triển liên quan đến hạ tầng ký số và PKI bao gồm:

• Nền tảng về hệ thống cấp phát chứng thư số CoreCA;
• Nền tảng về ký số bằng USB Token;
• Nền tảng về ký số từ xa FPT eSign;
• Nền tảng về giải pháp dấu thời gian FPT TimeStamp;

Từ các ưu thế về kinh nghiệm triển khai và phát triển các hệ thống ký số xây dựng một hệ thống ký số toàn diện đáp ứng được các yêu cầu về tích hợp và phát triển hệ thống ký số cho các đơn vị đối tác. FPT-CA đã phát triển giải pháp Signing Hub cung cấp nền tảng tích hợp toàn diện về việc ký số và bảo mật dữ liệu… Không bị giới hạn bởi hình thức ký số: USB Token, ký số từ xa, ký số nội bộ dành cho các tài liệu: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, văn bằng …

3. Nhu cầu ký số hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp về nền tảng ký số với 25 đơn vị cung cấp CA công cộng và 10 đơn vị cung cấp giải pháp ký số từ xa. Dẫn đến để tích hợp hệ thống ký số vào hệ thống của khách hàng dẫn tới việc chồng chéo và không giải quyết được triệt để vấn đề sử dụng nhiều phương thức ký số khác nhau của khách hàng: ký số từ xa và USB Token. Việc tích hợp khó khăn vì các đơn vị đều phải tích hợp với từng đơn vị cung cấp gây lãng phí tài nguyên và thời gian triển khai. Nhu cầu của khách hàng cần một hệ thống chung nhất và đầy đủ các phương thức để thực hiện việc tích hợp và ký số dễ dàng cho khách hàng và đối tác.

4. Nhu cầu về xác thực lâu dài và thời gian tin cậy

Các giải pháp ký số hiện nay trên thị trường đa số đang sử dụng thời gian trên máy tính khách hàng hoặc thời gian trên server để làm thời gian ký số dẫn tới việc không chuẩn hoá và không đảm bảo tính tin cậy trên tài liệu ký số. Kiểm tra tài liệu ký số bằng phương pháp thủ công qua các phần mềm bên thứ ba: Acrobat Reader, Foxit Reader… Gây mất thời gian và khó đánh giá nếu không có trình độ chuyên sâu về chữ ký số. Việc xác thực tài liệu đã ký số trong trường hợp chữ ký số đã hết hạn hoặc bị thu hồi sau khi ký không thực hiện được do qua phương thức OCSP, CRL tại thời điểm kiểm tra. Dẫn tới việc khó khăn trong việc đánh giá tính hiệu lực của các văn bản ký số.

5. Nhu cầu về luân chuyển tài liệu

Việc quản lý tài liệu ký số hiện nay đang được thực hiện trên máy tính cá nhân của người dùng. Để thực hiện việc lưu trữ và tái sử dụng tài liệu cho nhiều mục đích khác nhau đang phải thực hiện thủ công và khó khăn khi cần phải thao tác trực tiếp trên máy tính.

6. Tính năng chính của giải pháp

Từ nhưng nhu cầu thực tiễn đó giải pháp Signign Hub được xây dựng với các tính năng bao gồm: 

– Ký số bằng thiết bị USB Token của tất cả các đơn vị cung cấp thông qua Plugin. Plugin dễ dàng tích hợp với nền tảng Web thực hiện được trên các trình duyệt thông dụng hiện tại: Microsoft Edge, Firefox, Safari, Chrome…

• Ký số từ xa của tất cả các đơn vị được cấp giấy phép cung cấp dịch vụ ký số từ xa trên thị trường.
• Ký số nội bộ: Giải pháp được tích hợp với hệ thống CoreCA có thể cấp chứng thư số nội trong tổ chức và ký số nội bộ với nhiều hình thức xác thực khác nhau: Pincode, SMS/Email OTP, App di động (Khuôn mặt, Vân tay…)…
• Giải pháp tích hợp dịch vụ FPT TSA: Đảm bảo thời gian ký số trên tài liệu chính xác được đồng bộ từ thời gian chuẩn của Viện đo lường Việt Nam và đã được cấp phép bởi Bộ TTTT. Trong quá trình ký số, kích hoạt chức năng Long Term Validation đảm bảo việc gán trạng thái hiệu lực chữ ký số tại thời điểm ký và ngay trên chính tài liệu. Tài liệu đã được ký số được đảm bảo về tính hiệu lực và kiểm tra hiệu lực không bị giới hạn về thời gian.
• Giải pháp Signing Hub cung cấp hệ thống xác thực văn bản tài liệu ký số với nhiều loại văn bản khác nhau: PDF, XML, Office… và không giới hạn các nhà cung cấp. Trở thành cổng xác thực đáng tin cậy trong giao dịch điện tử.

• Hệ thống quản lý người dùng: Đăng ký hình thức ký số, kiểm tra tần suất lưu lượng ký số, theo dõi và đánh giá người dùng trong khi sử dụng hệ thống.
• Triển khai đa nền tảng: Giải pháp hỗ trợ triển khai theo hình thức OnPremise, Cloud, MicroService…

7. Cơ hội của Doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống Signing Hub:

Tạo điều kiện đẩy mạnh kết nối giữa các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức. Từ đó tạo thuận lợi trong quá trình giao dịch điện tử. Cơ hội đẩy mạnh cho các dịch vụ sẵn có của FPT: eSign, Timestamp. Nhu cầu sử dụng lớn do quá trình thúc đẩy việc giao dịch điện tử và số hóa quy trình. Đảm bảo tính tin cậy và pháp lý cho các tài liệu điện tử trong quá trình giao dịch điện tử. Giảm thiểu việc không đồng nhất và khó khăn trong quá trình kiểm tra tài liệu, văn bản điện tử trong xã hội. Triển khai trên diện rộng với nhiều người dùng và là giải pháp đi đầu trong việc luân chuyển tài liệu và chống giả mạo với tài liệu giấy. Đồng bộ được quy trình giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử

Như vậy, giải pháp Signing Hub không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình ký số và xác thực tài liệu mà còn đáp ứng một loạt các yêu cầu khắt khe về tính bảo mật, hiệu suất và tính tương thích. Với sự tích hợp linh hoạt và đa dạng của các tính năng như hệ thống ký số từ xa, dấu thời gian, và hệ thống lưu trữ tài liệu, Signing Hub mang lại lợi ích to lớn cho các tổ chức và doanh nghiệp trong việc tăng cường bảo mật thông tin, tối ưu hóa quy trình làm việc, và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Với sự cần thiết và tiềm năng của giải pháp Signing Hub trong bối cảnh ngày nay, việc triển khai và tích hợp Signing không chỉ là một ưu tiên mà còn là một bước quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và tin cậy của thông tin trong môi trường kỹ thuật số ngày càng phát triển. Chính vì vậy, Signing không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một đối tác đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của các tổ chức và doanh nghiệp.

Bài viết độc quyền của chuyên gia FPT IS Tác giả Lê Việt Cường – Giám đốc TT Dịch vụ chứng thực Chữ ký số