Sức mạnh của quản trị dữ liệu trong quản lý hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ công

Các lợi ích của Quản trị dữ liệu (QTDL)

Cải thiện các dịch vụ công, tăng trải nghiệm của người dân.

Quản trị dữ liệu cho phép hệ thống lưu các dữ liệu của từng cá nhân chỉ qua một lần điền đơn, do đó sẽ tiết kiệm thời gian làm giấy tờ hơn. Ngoài ra, khi có sẵn các thông tin hữu ích, chính quyền có thể chủ động trong việc cung cấp các dịch vụ công mới nhằm nâng cao trải nghiệm xuyên suốt của người dân, với dữ liệu mới tự động được cập nhật khi được tạo giao dịch mới trên hệ thống.

Đất nước Estonia đã tận dụng quản trị dữ liệu trong việc kết nối dữ liệu của các dịch vụ quyền lợi trẻ em cho phép hệ thống tự động cung cấp các quyền lợi sau này dựa trên thông tin từ lúc khai sinh, chẳng hạn như hệ thống tự xác định số tiền nên được chuyển vào tài khoản ngân hàng nào chỉ với với dữ liệu từ cơ quan đăng ký thuế.

Nâng cao hiệu quả trong công tác hành chính, giảm chi phí.

Dữ liệu được tập trung và kết nối sẽ cho phép các đơn vị chính quyền cắt giảm được thời gian và công sức thu thập thông tin nhiều lần, chẳng hạn như các hoạt động thống kê dân số. Chính quyền Đức đã giảm 60% thời gian xử lý hồ sơ của các dịch vụ công nhờ có chiến lược quản lý và kết nối dữ liệu. Hay chính quyền Hà Lan đã giảm tới 99% chi phí khi lấy dữ liệu có sẵn trong hệ thống thay vì lập lại các phương pháp khảo sát truyền thống khi thực hiện các dự án thống kê dân số.

Hỗ trợ hoạch định chính sách phù hợp hơn nhờ có những thông tin hữu ích từ hệ thống dữ liệu.

Chẳng hạn như chính phủ Đan Mạch sử dụng dữ liệu địa lý để mô phỏng các kịch bản lũ lụt, từ đó họ sẽ có phương án quản lý thiên tai tốt hơn và cải thiện các quyết định đầu tư dài hạn.

Tạo ra hệ thống dữ liệu mở mang lại nhiều giá trị cho tổ chức chính quyền và cộng đồng, khuyến khích các doanh nghiệp và cá nhân tạo ra các ứng dụng có giá trị phục vụ người sử dụng dựa trên các bộ dữ liệu.

Ngoài ra, dữ liệu mở sẽ đem lại nhiều cơ hội mới cho các startup phát triển các ý tưởng sáng tạo của mình. Tuy nhiên các bộ dữ liệu thường phân tán ở các nơi khác nhau và thiếu tính liên kết. Do đó, quản trị dữ liệu sẽ giúp cho dữ liệu được lưu theo khuôn dạng chuẩn nhất định để trao đổi giữa các hệ thống máy, được vận hành và cung cấp thông tin một cách hiệu quả cho những người sử dụng.

Ví dụ như dữ liệu địa lý, đơn vị hành chính và chi tiết địa chỉ (ví dụ chi tiết đến tọa độ, đường phố) vì sẽ hỗ trợ cho rất nhiều lĩnh vực như giao thông vận tải, giao hàng hóa trong các thương mại điện tử và bưu điện, xây dựng quy hoạch, du lịch.

Tăng cường bảo mật dữ liệu nhờ có hệ thống quản trị dữ liệu cho phép trao đổi dữ liệu theo một cấu trúc dữ liệu được thiết kế từ trước.

Các chính quyền số có thể biết dữ liệu nào được lưu, ở đâu và cung cấp lịch sử về các giao dịch trên hệ thống. Từ đó, tăng minh bạch giúp giảm nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu và sử dụng không đúng mục đích. Tại Estonia, người dân có thể truy cập vào thông tin các nhân của mình và biết được các thông tin đang được sử dụng cho mục đích gì.

Giảm thiểu các sự cố liên quan đến sai sót hay gian lận.

Một phần tiền mất đáng kể trong các khoản thanh toán của chính phủ là do nhầm lẫn hoặc gian lận – tiền đến tay người nhận sai, số tiền được chuyển không chính xác hoặc khoản thanh toán của chính phủ được sử dụng không đúng cách.

Tại Mỹ, các cơ quan trong chính phủ ước tính khoảng 175 tỷ đô la thanh toán không đúng trong năm 2019. Hay tại Estonia, quốc gia đang dẫn đầu trong lĩnh vực này, kết hợp thông tin từ sổ đăng ký nông nghiệp với hình ảnh vệ tinh để phân tích xem liệu đất đai trợ cấp của chính phủ có được tận dụng để canh tác hay không ⁽¹⁾.

Làm thế nào để có thể xây dựng chiến lược quản trị dữ liệu hiệu quả?

• Xác định các yếu tố dữ liệu quan trọng và coi dữ liệu như một nguồn tài nguyên chiến lược. Không phải tất cả dữ liệu đều có tầm quan trọng như nhau đối với tổ chức và một phần của quản trị dữ liệu tốt là biết khía cạnh nào của cơ sở hạ tầng dữ liệu là quan trọng nhất.
• Chính quyền cần nắm bắt được mức độ quan trọng của thông tin đối với sự thành công. Điều này có thể giúp tạo ra một nền văn hóa hỗ trợ quản trị dữ liệu mạnh mẽ, bao gồm cả ở các cấp cao nhất của tổ chức.
• Thiết lập các chính sách và thủ tục cho toàn bộ vòng đời dữ liệu. Việc quản lý tốt dữ liệu qua các giai đoạn khác nhau đòi hỏi phải có các chính sách và quy trình cho từng giai đoạn.
• Thu hút người dùng các công cụ phân tích dữ liệu tham gia vào quá trình quản trị. Những người sử dụng dữ liệu sẽ hiểu rõ nhất về dữ liệu của họ. Họ có thể chỉ ra các vấn đề khó thấy để từ đó tổ chức có thể giải quyết chúng.

Việc xây dựng và triển khai các chiến lược quản trị dữ liệu là xu thế tất yếu và là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng và chuyển đổi từ Chính phủ điện tử sang Chính phủ số. Khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu chính là đưa chính quyền và xã hội phát triển. Vì vậy, quản trị dữ liệu hiệu quả cũng chính là quản trị hành chính công hiệu quả.

Nguồn tham khảo
(1) McKinsey. 2021 Government data management for the digital age