5 Bước tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp hiệu quả

Tự động hóa quy trình đóng vai trò là chìa khóa quan trọng trong việc chuyển đổi số, giúp tăng cường năng suất và hiệu quả công việc của doanh nghiệp và các tổ chức. Hãy cùng FPT IS tìm hiểu những bước cần thiết để triển khai quy trình tự động hóa, nhằm mang lại hiệu suất tối ưu cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tầm quan trọng của chuyển đổi số và cách triển khai

1. Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc ứng dụng công nghệ để số hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh, vốn thường được nhân viên thực hiện một cách thủ công. Từ quy trình nhiều cấp độ đến những quy trình đơn giản, BPA sẽ giúp hoàn thành một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyển đổi sang các quy trình không cần giấy tờ.

Quy trình vận hành tự động hóa — *BPA hỗ trợ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn*

Ví dụ: Tự động hóa quy trình có thể được thực hiện bằng công nghệ RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot), cho phép tự động hóa các tác vụ thủ công dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại được thực hiện trên máy tính.

Nếu quy trình yêu cầu suy luận logic và không dựa trên quy tắc, tự động hóa RPA có thể được củng cố bằng AI (Trí tuệ nhân tạo) – tạo ra tự động hóa quy trình thông minh.

Tự động hóa thông minh cho phép tự động hóa các quy trình phức tạp hơn, có thể liên quan đến các mô hình dự đoán hoặc xử lý hình ảnh hoặc tài liệu.

Quy trình tự động hóa — *RPA có khả năng xử lý tự động các nhiệm vụ phức tạp*

Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

Tự động hóa đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu suất trong sản xuất và kinh doanh:

Tăng tốc độ và hiệu quả sản xuất: Giảm thời gian và công sức lao động, từ đó cải thiện năng suất và đảm bảo tiến độ công việc.
Nâng cao chất lượng quy trình: Giảm thiểu sai sót do con người, tuân thủ quy tắc và tiêu chuẩn chất lượng, giảm lỗi thủ công và tăng độ chính xác.
Phát hiện nút thắt quy trình: Cho phép theo dõi và kiểm soát liên tục, dựa trên dữ liệu thời gian thực (Realtime Data), giúp phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề.
Tiết kiệm chi phí nhân sự: Giảm phụ thuộc vào lao động con người, giải phóng sức lao động cho công việc có giá trị cao, giảm yêu cầu nhân sự và chi phí liên quan.
Tăng tính minh bạch: Thông tin quy trình và tiến độ sản xuất/kinh doanh được thể hiện rõ ràng, dễ truy cập và chia sẻ, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh.
Linh hoạt thích ứng thay đổi: Cung cấp khả năng triển khai nhanh, điều chỉnh quy trình mới, mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu, giúp thích ứng với thay đổi và tăng cường cạnh tranh.

lợ ích quy trình tự động hóa — *Tự động hóa hệ thống quy trình mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp/tổ chức*

3. Phân biệt BPA và RPA

BPA (Business Process Automation) và RPA (Robotic Process Automation) đều là những phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và kinh doanh. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác nhau cơ bản sau đây.

Yếu tố	BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)	RPA (Tự động hóa quy trình Robot)
Phạm vi áp dụng	Áp dụng tổng thể trong việc tự động hóa các quy trình kinh doanh	Áp dụng tập trung vào tự động hóa các quy trình công việc đơn giản và lặp đi lặp lại.
Công nghệ áp dụng	BPA thường sử dụng các công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh, phát triển ứng dụng và hệ thống thông tin quản lý	Nhiệm vụ định hướng tự động hóa cho doanh nghiệp
Độ phức tạp	BPA có độ phức tạp cao hơn so với RPA. Nó tập trung vào tổng thể quy trình kinh doanh và yêu cầu phân tích kỹ lưỡng các vấn đề kinh doanh trước khi ứng dụng công nghệ	RPA tập trung vào tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản và có thể áp dụng ngay vào quy trình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp
Xây dựng giải pháp	Thường liên quan tới việc xây dựng một giải pháp từ đầu	Điều chỉnh, tối ưu hóa các quy trình hiện tại
Thường được ứng dụng trong các quy trình	Tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý dự án, quản lý văn bản…	Gia hạn thành viên, xử lý hóa đơn, Theo dõi các đơn đặt hàng và cập nhật thông tin…

Phân loại quy trình tự động hóa — *Giữa BPA và RPA có nhiều điểm khác nhau*

Tham khảo: Văn phòng không giấy: Giải pháp tối ưu hiệu suất doanh nghiệp

4. 5 bước để tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0 đang phát triển vượt bậc, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp/tổ chức. Để triển khai quy trình vận hành tự động hóa, doanh nghiệp có thể tham khảo 5 bước sau:

4.1. Đơn giản hóa quy trình

Làm đơn giản quy trình nghĩa là phân tích và loại bỏ các bước không cần thiết trong quá trình làm việc của từng bộ phận, phòng ban. Mục tiêu là tạo ra một quy trình vận hành rõ ràng, đơn giản và hiệu quả, dễ dàng cho mọi nhân viên thực hiện.

4.2. Hệ thống hóa

Sau khi xác định quy trình làm việc, doanh nghiệp cần tích hợp nó vào cấu trúc tổ chức. Để phân chia công việc, nhà lãnh đạo nên phối hợp với các trưởng phòng hoặc từng bộ phận để quy định rõ ràng nhiệm vụ cần thực hiện. Việc hệ thống hóa, làm rõ ràng quy trình vận hành, sẽ đảm bảo tuân thủ quy trình cũng như phát hiện những lỗi vận hành dễ dàng.

4.3. Tối ưu hóa

Để tự động hóa thành công, cần sự hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình làm việc trong toàn bộ doanh nghiệp. Việc giám sát và đánh giá việc tuân thủ của nhân viên rất quan trọng. Những cá nhân không tuân thủ cần được chấn chỉnh, đào tạo lại hoặc loại bỏ.

Vận hành quy trình tự động hóa — *Đảm bảo nhân viên tuân thủ nghiêm chỉnh quy trình làm việc*

4.4. Tự động hóa vận hành

Sau khi quy trình đã được tối ưu, doanh nghiệp đã sẵn sàng cho quy trình tự động hóa. Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp và thiết bị tự động là bước tiếp theo để tự động hóa hoạt động kinh doanh.

Tự động hóa quy trình — *Doanh nghiệp/tổ chức sẵn sàng cho quy trình vận hành tự động hóa*

4.5. Mở rộng phạm vi

Cuối cùng, sau khi đã ứng dụng tự động hóa thành công, doanh nghiệp cần phát triển nó với quy mô lớn hơn. Điều này sẽ giúp tạo ra một quy trình làm việc đồng nhất trong toàn công ty, giúp các phòng ban dễ dàng tiếp cận và phối hợp hiệu quả.

Thiết lập quy trình tự động hóa — *Quy trình tự động hóa nên được mở rộng quy mô trong toàn bộ doanh nghiệp*

5. Lời khuyên cho các doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa quy trình

Dưới đây là 4 lời khuyên nhằm giúp các doanh nghiệp/tổ chức có thể vận hành quy trình tự động hóa thành công:

5.1. Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa

Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang đầu tư vào các giải pháp công nghệ để số hóa và tự động hóa các quy trình làm việc. Việc sử dụng phần mềm công nghệ sẽ giúp nhân sự giải quyết các công việc lặp lại một cách nhanh chóng, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cho tổ chức.

Một trong những phần mềm tự động hóa RPA không thể không nhắc đến tại Việt Nam là akaBot của FPT. Đây là giải pháp RPA (Robotic Process Automation) do FPT IS phát triển. akaBot ra đời với mục đích thúc đẩy tự động hóa những quy trình, tác vụ đơn giản, cải thiện năng suất làm việc và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Các tính năng nổi trội của akaBot:

Tự động hóa mạnh mẽ: Phần mềm mang lại một loạt các chức năng đa dạng, từ việc xử lý dữ liệu đến tương tác với các ứng dụng, quản lý công việc và tạo báo cáo. Sự tương thích với nhiều hệ thống và ứng dụng khác nhau giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc.
Giao diện thân thiện: Giao diện người dùng được thiết kế đơn giản để có thể dễ dàng thiết lập, quản lý và giám sát các quy trình tự động hóa mà không yêu cầu kiến thức lập trình sâu rộng.
Đa ngôn ngữ: akaBot hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, cho phép linh hoạt triển khai trên quy mô toàn cầu.
An toàn và bảo mật: akaBot đặt ưu tiên cao cho an toàn và bảo mật thông tin, với các tính năng như quản lý quyền truy cập và giám sát hoạt động để bảo vệ dữ liệu và quy trình làm việc.
Chuyển giao dữ liệu đám mây: akaBot hỗ trợ chuyển giao dữ liệu qua nền tảng điện toán đám mây, giúp tổ chức có thể mở rộng một cách linh hoạt theo nhu cầu.
Tích hợp AI: akaBot tích hợp với công nghệ AI để cải thiện khả năng tự động hóa và hiệu suất công việc.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: FPT IS cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chu đáo, đảm bảo tổ chức nhận được sự hỗ trợ cần thiết và giải đáp mọi thắc mắc khi sử dụng akaBot.
Chi phí tối ưu: So với các giải pháp từ những đơn vị nước ngoài, chi phí tự động hóa của akaBot được đánh giá là cạnh tranh và hợp lý hơn cả. Giải pháp RPA của akaBot giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm từ 30% đến 50% chi phí cùng lợi thế tự chủ về công nghệ.

5.2. Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ

Các doanh nghiệp nhỏ nên triển khai hệ thống quản lý thời gian cho các công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Điều này giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả công việc và xem xét việc tự động hóa một số tác vụ, đảm bảo công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả.

5.3. Giảm thiểu số lượng quy trình

Cấp lãnh đạo cần hiểu rõ cách thức hoạt động của công ty và giữ lại những quy trình cần thiết, loại bỏ hoặc kết hợp những quy trình không cần thiết. Điều này sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả và đạt thành công hơn trong tương lai.

5.4. Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên

Tự động hóa quy trình có thể dễ dàng triển khai, nhưng việc truyền đạt cho nhân viên hiểu và chấp nhận có thể gặp nhiều khó khăn. Do đó, ban lãnh đạo cần có kế hoạch đào tạo cụ thể. Các doanh nghiệp nên thực hiện khảo sát nhân viên để hiểu những điều họ hài lòng và không hài lòng. Từ đó điều chỉnh quy trình cho phù hợp.

Ngoài ra, nhân viên cần hiểu rõ tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của công ty. Mỗi nhân viên cũng nên có thái độ tích cực về việc sử dụng phần mềm và đóng góp vào sự thành công của quá trình tự động hóa của doanh nghiệp.

Mô hình quy trình tự động hóa — *Các nhà lãnh đạo nên xem xét cảm nhận của nhân viên về quy trình tự động hóa*

Các bài viết liên quan:

Công nghệ tự động hóa quy trình đã được kiểm chứng là giải pháp hiệu quả, được triển khai rộng rãi trong nhiều ngành nghề như ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, quản trị nhân sự, quản lý văn phòng. Nếu có nhu cầu triển khai công nghệ akaBot, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được FPT IS tư vấn cụ thể nhất!