Tổ chức sản xuất là gì? Ý nghĩa và các chức năng cơ bản

Hiểu rõ và áp dụng hiệu quả các nguyên tắc của tổ chức sản xuất không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu chi phí. Trong bài viết này, FPT IS sẽ giúp doanh nghiệp/tổ chức hiểu rõ hơn về tổ chức hoạt động sản xuất, ý nghĩa và các chức năng cơ bản cần thiết để đạt được thành công trong môi trường kinh doanh hiện đại.

1. Tổ chức sản xuất là gì?

Tổ chức sản xuất (Production Organization) là một khái niệm đa dạng được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Dù có nhiều định nghĩa khác nhau, nhưng mỗi định nghĩa đều tập trung vào những yếu tố cụ thể và liên kết chặt chẽ với nhau.

Ban đầu, tổ chức sản xuất thường được dùng để chỉ việc bố trí và quản lý người lao động, giám sát quá trình làm việc, sắp xếp nguyên vật liệu, mặt bằng sản xuất và công cụ sản xuất. Đây là những yếu tố cơ bản giúp hiện thực hóa việc sản xuất một sản phẩm.

Về cốt lõi, tổ chức hoạt động sản xuất là sự kết hợp hài hòa giữa người lao động và tư liệu lao động để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất. Bên cạnh đó, quá trình này phải phù hợp với quy mô và công nghệ đã được xác định. Nhờ đó, sản phẩm đầu ra luôn đạt chất lượng tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Cùng xem qua một ví dụ trong nhà máy sản xuất ô tô để hiểu rõ hơn về cách tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp:

Sắp xếp lực lượng lao động

Trước hết, nhà máy tuyển dụng và đào tạo công nhân cho các vị trí khác nhau, như kỹ sư, công nhân lắp ráp, kiểm tra chất lượng. Mỗi vị trí đều có trách nhiệm cụ thể.

Bố trí nguyên vật liệu và công cụ

Nhà máy tiến hành đặt hàng và lưu trữ các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất ô tô như thép, nhựa và bộ phận điện tử. Đồng thời, các công cụ máy móc cần thiết như máy hàn, robot lắp ráp và dây chuyền sản xuất được chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Quản lý không gian sản xuất

Mặt bằng nhà máy được thiết kế thành các khu vực chức năng như khu vực lắp ráp thân xe, khu vực sơn, khu vực lắp ráp nội thất và khu vực kiểm tra chất lượng. Việc bố trí này nhằm tối ưu hóa luồng công việc, giảm thiểu thời gian di chuyển và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Điều phối và giám sát hoạt động

Quản lý sản xuất lên kế hoạch chi tiết hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng dựa trên đơn hàng, dự báo nhu cầu thị trường. Họ giám sát tiến độ công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn được duy trì ở mức cao nhất.

Tối ưu hoá hiệu quả sản xuất

Nhà máy áp dụng các biện pháp cải tiến liên tục như Kaizen để nâng cao quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên và nâng cấp máy móc. Những cải tiến này giúp giảm chi phí, tăng năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

2. Ý nghĩa và mục đích của hoạt động tổ chức sản xuất

Tổ chức sản xuất hợp lý mang lại hiệu quả ở các khía cạnh sau:

• Sử dụng hiệu quả nguồn lực: Tối ưu hóa việc sử dụng nguyên nhiên liệu, vật liệu, lao động và máy móc thiết bị trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh: Góp phần quan trọng vào việc tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đạt được mục tiêu kinh tế tổng hợp là kinh doanh có lãi, từ đó thúc đẩy tái sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất.
• Bảo vệ môi trường: Một hệ thống sản xuất khoa học sẽ giúp giảm thiểu ô nhiễm và độc hại cho môi trường sống của doanh nghiệp và các khu vực lân cận, đóng góp tích cực vào việc bảo vệ môi trường.
• Cơ sở để quản lý doanh nghiệp một cách khoa học: Tổ chức sản xuất khoa học và hợp lý là nền tảng quan trọng cho việc quản lý doanh nghiệp một cách khoa học, nâng cao hiệu quả và tính bền vững trong hoạt động.

3. Các chức năng của quá trình tổ chức sản xuất

Mục đích của tổ chức sản xuất sẽ đáp ứng 3 chức năng chủ yếu, cụ thể như sau:

Chức năng kế hoạch

Tổ chức sản xuất giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định và chuẩn bị mọi công cụ, tài nguyên, tài liệu cần thiết. Điều này đảm bảo các bước trong quản lý chuỗi cung ứng vận hành trôi chảy. 

Kế hoạch sản xuất chi tiết và đầy đủ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình, tiến độ làm việc, đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra. Tổ chức sản xuất hiệu quả là yếu tố quan trọng xây dựng và thúc đẩy thành công của doanh nghiệp.

Chức năng thực hiện

Tổ chức hoạt động sản xuất cần được thiết lập chi tiết, đúng quy trình và phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Điều này nhằm giúp khâu vận hành diễn ra trơn tru và ổn định. 

Đối với các doanh nghiệp chuyên về sản xuất, khâu thực hiện sản phẩm là giá trị cốt lõi tạo nên thành công. Tổ chức sản xuất càng chi tiết và đầy đủ thì quá trình sản xuất càng đạt chất lượng cao.

Chức năng kiểm tra

Sau khi lập kế hoạch và thực hiện quy trình sản xuất, nhà quản lý cần đánh giá và kiểm tra lại chất lượng. Tổ chức hoạt động sản xuất hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp và xác định các khâu, sản phẩm cần kiểm tra và đánh giá. 

Nhờ đó, người quản lý dễ dàng xác định rõ những quy chuẩn về chất lượng sản phẩm, đảm bảo kiểm tra chính xác và hiệu quả sau khi sản phẩm hoặc dự án đó đã hoàn thành.

4. 5 nguyên tắc của việc tổ chức sản xuất

Dưới đây là năm nguyên tắc cơ bản giúp đảm bảo việc tổ chức sản xuất đạt được kết quả tối ưu:

4.1. Nguyên tắc số 1

Nguyên tắc đầu tiên của tổ chức sản xuất là doanh nghiệp cần phải kết hợp hài hòa giữa phát triển chuyên môn hóa và kinh doanh tổng hợp, cụ thể như sau: 

• Chuyên môn hóa: Chuyên môn hóa trong doanh nghiệp có nghĩa là phân công các bộ phận và nhân viên vào những vai trò cụ thể và đặc thù. Điều này bao gồm các hoạt động như chế tạo, triển khai sản phẩm, hoặc lắp ráp các chi tiết sản phẩm đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên sâu.
• Kinh doanh tổng hợp: Kinh doanh tổng hợp là những hoạt động kinh tế mang tính chất bao trùm nhiều lĩnh vực, từ sản xuất công nghiệp đến sản xuất phi công nghiệp và từ sản xuất đến lưu thông, phân phối hàng hóa và dịch vụ. 

4 2. Nguyên tắc số 2

Doanh nghiệp cần thường xuyên cân đối giữa các khâu sản xuất, duy trì và đảm bảo các bộ phận hoạt động trơn tru, ổn định. Điều này đòi hỏi sự theo dõi sát sao và điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết. Đặc biệt, khi có vấn đề phát sinh hoặc xảy ra tình trạng quá tải ở một số khâu, doanh nghiệp phải nhanh chóng can thiệp và thay đổi phù hợp.

4 3. Nguyên tắc số 3

Nhà quản lý cần điều chỉnh nguồn nhân lực một cách phù hợp để duy trì  tiến độ trong quy trình sản xuất. Việc phân bổ thời gian làm việc một cách cụ thể và công bằng là yếu tố then chốt. Các quy định về số ngày làm việc, ca làm việc, và giờ làm việc cần được xác định rõ ràng và chia đều cho tất cả nhân viên.

Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo hiệu suất làm việc và thời gian hoàn thành công việc, mà còn tránh được tình trạng làm việc quá sức hoặc cảm giác bất công trong đội ngũ nhân viên. 

4.4. Nguyên tắc số 4

Một điểm đặc biệt của nguyên tắc này là đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn bởi các yếu tố chủ quan. Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể đối mặt với những vấn đề bất ngờ như thiếu nguyên vật liệu, hỏng hóc,… Để duy trì hoạt động liên tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và đề phòng các rủi ro này.

Lập kế hoạch chi tiết và đầy đủ, kèm theo các phương án dự phòng là biện pháp hiệu quả để khắc phục những yếu tố có thể gây gián đoạn. Ngoài ra, người quản lý sản xuất cần thường xuyên theo dõi và quan sát tình hình thực tế, để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và giảm thiểu tổn thất.

4.5. Nguyên tắc số 5

Nguyên tắc cuối cùng trong 5 nguyên tắc tổ chức sản xuất là tạo điều kiện để hoạt động sản xuất gắn liền với hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Việc sản xuất cần phải bám sát các mục tiêu và định hướng phát triển chung của công ty.

Khi hoạt động sản xuất được kết hợp chặt chẽ với các hoạt động quản trị, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ nắm rõ quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả. Điều này không chỉ đảm bảo sản xuất đi đúng định hướng mà còn giúp đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty.

5. Ứng dụng hệ thống ERP giúp quản lý tổ chức sản xuất

Một trong những giải pháp hiệu quả giúp các đơn vị sản xuất hoạch định và theo dõi xuyên suốt quy trình sản xuất kinh doanh chính là ERP. Với ERP Sản xuất, doanh nghiệp có thể:

• Hoạch định nhu cầu đơn hàng
• Hoạch định theo nhu cầu của nguyên vật liệu thô
• Lập kế hoạch sản xuất
• Hoạch định theo nguồn lực cũng như năng lực sản xuất của nhà máy
• Kiểm soát chuỗi cung ứng
• Quản lý và ghi nhận tiến độ sản xuất
• Kiểm soát kỹ lưỡng chi phí và giá thành sản xuất
• Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ
• Đánh giá hiệu suất nhân sự và theo dõi mục tiêu theo từng cá nhân
• Báo cáo, theo dõi toàn bộ số liệu sản xuất, chi phí

Phân hệ ERP quản lý sản xuất còn giúp nhà quản lý/chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình cụ thể của quá trình sản xuất theo thời gian thực, dựa trên các báo cáo thống kê hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Hệ thống này dự báo tình trạng sản xuất như trễ hạn, thiếu nguyên vật liệu thô hay giảm hiệu quả năng suất, giúp ban quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

FPT IS là đối tác cấp cao nhất của các nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới: Đối tác dịch vụ chiến lược cấp khu vực (RSSP) của SAP tại châu Á – Thái Bình Dương, Nhật Bản; Đối tác Bạch kim của Oracle và Đối tác Vàng của Microsoft. Chúng tôi tự hào triển khai thành công 300+ dự án ERP, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như Vingroup, Ba Huân, Điện Quang, Petrolimex, Rạng Đông, Trần Đức…

Dựa vào phân tích thực tế và nhu cầu cụ thể liên quan đến sản xuất của doanh nghiệp, FPT IS sẽ cung cấp mô-đun ERP tương thích. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí quản lý, và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn về đầu tư phần mềm, với dịch vụ tốt nhất.

Tổ chức sản xuất giúp tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng được nhu cầu thị trường, đồng thời giúp tổ chức nâng cao năng suất và lợi nhuận. Với sự phát triển của công nghệ như hiện nay, để tăng hiệu quả trong quản lý sản xuất, nhà quản lý có thể ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất, hay ERP. Đây chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình quản trị, tối ưu chi phí, thời gian, đặc biệt là là nâng cao năng suất sản xuất.  Để tìm hiểu thêm về các giải pháp chuyển đổi số sản xuất, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với FPT IS TẠI ĐÂY để được tư vấn miễn phí.