Phần mềm quản lý đấu thầu: Top 5 cho doanh nghiệp Việt

Phần mềm quản lý đấu thầu là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình đấu thầu – mua sắm. Giải pháp này đảm bảo doanh nghiệp xử lý hiệu quả các bước từ mời thầu, đánh giá hồ sơ đến việc trao thầu, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành, duy trì tính minh bạch và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật trong mọi hoạt động mua sắm và đấu thầu.

1. Phần mềm quản lý đấu thầu là gì?

Phần mềm quản lý đấu thầu giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình đấu thầu trên một nền tảng duy nhất – từ tạo hồ sơ mời thầu, mời nhà cung cấp, tiếp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu đến lựa chọn đối tác phù hợp. Thay vì xử lý thủ công qua email hay bảng tính, phần mềm mang lại quy trình minh bạch, nhanh chóng và dễ kiểm soát hơn. Nhiều phần mềm Quản lý Mua sắm hiện nay cũng tích hợp phân hệ (module) đấu thầu giúp nâng cao hiệu quả và tính cạnh tranh trong mua sắm.

Lý do chuyển đổi sang quản lý đấu thầu: Ngày càng nhiều doanh nghiệp rời bỏ quy trình giấy tờ truyền thống để áp dụng phần mềm quản lý đấu thầu vì mang lại nhiều ưu điểm như:

• Tự động hóa quy trình, tránh trễ hạn, thất lạc hồ sơ.
• Nâng cao tính minh bạch nhờ lưu vết toàn bộ hoạt động.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
• So sánh các đề xuất dễ dàng và lựa chọn nhà thầu tốt nhất nhanh chóng

2. Tính năng của phần mềm quản lý đấu thầu

Hệ thống quản lý đấu thầu không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà còn có thể thay đổi cách doanh nghiệp triển khai một quy trình mua sắm. Để đạt hiệu quả và minh bạch, phần mềm cần tích hợp các tính năng sau:

1. Tự động tạo & công bố hồ sơ mời thầu: Tự động hóa tạo hồ sơ giúp chuẩn hóa mẫu, giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và nhanh chóng công bố tới nhà cung cấp.
2. Quản lý nhà cung cấp tập trung: Xây dựng cơ sở dữ liệu tất cả các nhà cung cấp, từ khâu đăng ký, đánh giá đến quản lý hiệu suất, đảm bảo hợp tác minh bạch, hiệu quả.
3. Nộp & theo dõi hồ sơ dự thầu: Cho phép nhà cung cấp nộp trực tuyến, theo dõi tình trạng hồ sơ theo thời gian thực, tránh bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng.
4. Đánh giá & chấm điểm hồ sơ: Tự động chấm theo tiêu chí định sẵn, đảm bảo công bằng, nhất quán và giảm rủi ro sai sót chủ quan.
5. Quản lý tuân thủ & tài liệu: Lưu trữ, quản lý và truy cập nhanh hồ sơ pháp lý, hạn chế rủi ro thiếu hoặc sai thông tin.
6. Thông báo & nhắc việc theo thời gian thực: Gửi cảnh báo hạn nộp, phê duyệt hoặc trạng thái hồ sơ, giúp các bên không bỏ sót bước quan trọng.
7. Theo dõi lịch sử & bảo mật: Ghi lại toàn bộ thao tác, phân quyền theo vai trò và bảo mật dữ liệu, ngăn chặn truy cập trái phép.
8. Tự động hóa quy trình cộng tác: Hỗ trợ phối hợp giữa nhiều phòng ban, phê duyệt và rà soát hồ sơ thuận tiện, rút ngắn thời gian ra quyết định.
9. Quản lý chi phí & ngân sách: Theo dõi chi phí, so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp, đảm bảo lựa chọn tối ưu và kiểm soát ngân sách.
10. Báo cáo & phân tích dữ liệu: Cung cấp dashboard và báo cáo tùy chỉnh, phân tích hiệu quả đấu thầu, tỷ lệ thành công, hiệu suất nhà cung cấp, từ đó hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Xem thêm: E-Procurement là gì?

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đấu thầu phù hợp

Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý đấu thầu phù hợp, đảm bảo tối ưu hiệu quả vận hành, minh bạch quy trình và tuân thủ pháp lý.

1. Đặc thù ngành nghề: Mỗi lĩnh vực có quy trình riêng. Doanh nghiệp xây dựng sẽ cần hệ thống khác với sản xuất hay cơ quan nhà nước. Hãy chọn phần mềm đáp ứng đúng quy trình đấu thầu trong ngành của bạn.
2. Dễ sử dụng: Phần mềm phải dễ sử dụng, trực quan. Nếu đội ngũ khó sử dụng, công cụ sẽ không mang lại giá trị. Hãy ưu tiên giải pháp thân thiện, dễ học và dễ triển khai.
3. Tùy chỉnh và mở rộng: Doanh nghiệp sẽ phát triển, vì vậy hệ thống cần có khả năng tùy chỉnh và nâng cấp để đáp ứng nhu cầu đấu thầu trong tương lai.
4. Khả năng tích hợp: Đảm bảo phần mềm kết nối tốt với hệ thống sẵn có như ERP, kế toán hoặc quản lý nhà cung cấp. Tích hợp mượt mà giúp tránh trùng lặp dữ liệu và quy trình liền mạch.
5. Bảo mật và phân quyền: Thông tin thầu và dữ liệu nhà cung cấp rất nhạy cảm. Hệ thống cần có bảo mật cao và phân quyền truy cập theo vai trò để kiểm soát dữ liệu an toàn.
6. Chi phí và hiệu quả đầu tư (ROI): Phần mềm đấu thầu là khoản đầu tư dài hạn. Hãy cân nhắc lợi ích tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu quy trình thay vì chỉ nhìn vào giá ban đầu.

4. TOP 5 phần mềm quản lý đấu thầu phù hợp với doanh nghiệp Việt

Dưới đây là danh sách 5 phần mềm quản lý đấu thầu được đánh giá cao và phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Việt:

5.1. PROCUVA – Phần mềm quản lý mua sắm – đấu thầu từ chuyên gia (FPT IS)

PROCUVA là nền tảng phần mềm mua sắm toàn diện (Source-to-Pay – S2P), do FPT IS phát triển chuyên biệt cho Tài chính – Ngân hàng và nhiều ngành nghề đặc thù. Giải pháp chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua sắm trên một nền tảng duy nhất: từ quản trị ngân sách, đấu thầu, quản lý hợp đồng đến thanh toán.

Với sự tư vấn chiến lược từ các đơn vị hàng đầu thế giới như McKinsey, EY, Deloitte, PROCUVA ứng dụng AI và Big Data để tự động hóa quy trình, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Các phân hệ nổi bật của PROCUVA:

• Quản lý ngân sách: Kiểm soát, đối chiếu ngân sách và lập kế hoạch mua sắm minh bạch.
• Quản lý mua sắm: Đề nghị mua, tìm kiếm nhà cung cấp, đấu thầu – đấu giá, quản lý hợp đồng, đặt – nhận – trả hàng.
• Quản lý thanh toán: Đối chiếu 3 bên (đề nghị, đơn hàng, hóa đơn), kiểm soát ngân sách, xác nhận hóa đơn và hồ sơ thanh toán.
• Cổng thông tin nhà cung cấp: Quản lý hồ sơ, báo giá, hồ sơ thầu, xác nhận đơn hàng, gửi hóa đơn điện tử.

Lợi ích vượt trội PROCUVA mang lại cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 12% chi phí nhờ so sánh giá và tối ưu quyết định.
• Cải thiện 80% dòng tiền qua kiểm soát ngân sách, dự báo chi tiêu.
• Vận hành 95% không giấy, giảm in ấn, lưu trữ, hỗ trợ làm việc từ xa.
• Tăng 70% hiệu quả vận hành, ra quyết định nhanh với báo cáo trực quan.
• Giảm 90% rủi ro, đảm bảo tuân thủ chính sách và pháp luật.
• Năng suất gấp 10 lần, rút ngắn thời gian từ hàng tuần xuống vài giờ.

PROCUVA không chỉ là công cụ quản lý mua sắm mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, giảm rủi ro và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Tuy nhiên, cùng với các ưu điểm mà PROCUVA sở hữu thì chi phí sản phẩm khi triển khai sẽ tương đối cao, điều này có thể khiến các doanh nghiệp nhỏ khó tiếp cận.

5.2. SAP Ariba

SAP Ariba là nền tảng điện toán đám mây kết nối nhà cung cấp và người mua trên cùng hệ thống. So với các giải pháp khác, SAP Ariba nổi bật nhờ tính sáng tạo và khả năng tích hợp mạnh mẽ:

• Đổi mới sáng tạo: Ứng dụng AI và Machine Learning để tự động kiểm tra đơn hàng, xuất hóa đơn, giảm sai sót và gợi ý bước tiếp theo trong quy trình.
• Quản lý chi tiêu tập trung: Kiểm soát toàn bộ khoản chi, tích hợp mua sắm nguyên vật liệu vào PLM để tối ưu kế hoạch chi phí.
• Kiểm soát toàn cầu: Hỗ trợ 190+ quốc gia, 24 ngôn ngữ, tuân thủ thuế tại 85 quốc gia, loại bỏ theo dõi thủ công và tự động hóa giao dịch.
• Tích hợp mở: Kết nối mượt với hệ thống SAP và non-SAP, đồng bộ dữ liệu, tăng tốc xử lý đơn hàng và thanh toán.

Các phân hệ chính:

• Sourcing & Supplier Collaboration: Minh bạch chi tiêu, chuẩn hóa quy trình từ tìm nguồn cung ứng đến ký hợp đồng, tối ưu chi phí và giảm rủi ro.
• Supplier Management: Lưu trữ hồ sơ chuẩn hóa, quản trị rủi ro và hiệu suất nhà cung cấp.
• Procurement Solutions: Gợi ý lựa chọn tối ưu, phân tích giao dịch cũ, quản lý chi tiêu tập trung, thích ứng từng thị trường.
• Financial Supply Chain: Quản lý dòng tiền, tự động thu thập – phê duyệt hóa đơn, tối ưu vốn lưu động và công nợ.

Hạn chế: Chi phí cao, giao diện phức tạp, thời gian triển khai dài và yêu cầu đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu – thách thức lớn cho doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc có nhu cầu mua sắm đơn giản.

5.3. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud là giải pháp mua sắm đám mây của Oracle, quản lý toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng, tìm nguồn cung ứng, quản lý nhà cung cấp đến thanh toán. Giải pháp tích hợp chặt chẽ với hệ thống ERP của Oracle, giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Các tính năng nổi bật của Oracle Procurement Cloud bao gồm:

• Đấu thầu và phân tích dự báo: Sử dụng công nghệ AI/ML để dự báo nhu cầu mua hàng và tối ưu hóa quy trình.
• Quản lý nhà cung cấp & hợp đồng: Quản lý chặt chẽ các hợp đồng và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
• Phân tích chi tiêu: Cung cấp báo cáo trực quan, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định.

Hạn chế: Phụ thuộc nhiều vào hệ sinh thái Oracle, khó tích hợp với ERP/phần mềm bên thứ ba, làm tăng chi phí và thời gian triển khai. Giao diện phức tạp và yêu cầu đào tạo chuyên sâu cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp không sử dụng toàn bộ hệ sinh thái Oracle.

Oracle sẽ là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia, đặc biệt là các doanh nghiệp đã sử dụng hệ sinh thái Oracle.

5.4. BRAVO – Phân hệ quản lý mua hàng đấu thầu

Phân hệ quản lý mua hàng BRAVO được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, hợp đồng và khoản nợ phải trả. Hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng, đảm bảo thanh toán đúng hạn và chính xác cho nhà cung cấp.

Chức năng chính:

• Tính toán nhu cầu mua: Xác định thời điểm và số lượng vật tư cần mua.
• Lập kế hoạch mua: Xây dựng kế hoạch chi tiết theo kỳ, loại vật tư, mục đích sử dụng và theo dõi tiến độ.
• Đánh giá nhà cung cấp: So sánh theo nhiều tiêu chí như giá, chất lượng, tiến độ giao hàng.
• Theo dõi đơn hàng: Quản lý tiến độ giao hàng và thanh toán.
• Báo cáo phân tích: Cung cấp báo cáo đa chiều về mua hàng, lịch sử giá và hiệu quả nhà cung cấp.

Phân hệ Mua Sắm của BRAVO là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp trong nước đang tìm kiếm một giải pháp quản lý mua sắm linh hoạt, giá cả hợp lý và tích hợp tốt trong hệ sinh thái ERP nội địa.

5.5. GSOFT – Phần mềm quản lý mua sắm đấu thầu gPMS

gPMS hỗ trợ doanh nghiệp giám sát toàn bộ hoạt động mua sắm, giảm sai sót và tránh lãng phí. Sau khi lập kế hoạch, hệ thống cho phép thực hiện mua hàng theo:

• Hợp đồng thầu: Áp dụng cho tài sản giá trị lớn, số lượng nhiều. gPMS hỗ trợ từ tạo dự án, lập hồ sơ thầu, đấu thầu, ký hợp đồng, tạo PO, đến thanh toán và giao nhận.
• Hợp đồng mua lẻ: Với tài sản thông thường, chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO), không phải qua bước lập dự án/hồ sơ thầu.

Chức năng nổi bật:

• Quản lý dự án: Theo dõi dự án mua sắm theo năm, cập nhật chi phí, ngân sách, tiến độ và lịch thanh toán.
• Quản lý hồ sơ thầu: Lưu trữ thông tin thầu (số hồ sơ, hạng mục, ngày mở thầu…) để chọn hình thức phù hợp.
• Quản lý hợp đồng: Theo dõi giá trị thực hiện, bảo lãnh, báo cáo hợp đồng vượt/ngoài kế hoạch.
• Quản lý PO: Thiết lập và theo dõi phiếu gọi hàng, tiến độ giao – thanh toán, tình trạng hóa đơn; cảnh báo khi vượt kế hoạch.
• Tiện ích khác: Quản lý phiếu sửa chữa, tờ trình, hủy PO, cập nhật đơn hàng, in phiếu đề xuất…

gPMS giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua sắm, quản lý đồng bộ từ hợp đồng đến giao nhận.

Kết luận

Việc áp dụng phần mềm quản lý đấu thầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và nâng cao năng suất vận hành. Quý doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý đấu thầu, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được chuyên gia tư vấn chi tiết.