Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự khoa học cho doanh nghiệp
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp/tổ chức chú trọng đầu tư. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có khả năng tự mình thiết lập một quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả. Hãy cùng FPT IS khám phá và tham khảo các bước triển khai phần mềm quản lý nhân sự trong bài viết dưới đây.
Chủ đề liên quan: Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) và tìm hiểu về các chức năng
1. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả
Một quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự gồm những bước gì? Cùng FPT IS tìm hiểu trong nội dung dưới đây:
1.1. Xác định mục tiêu và nhu cầu quản lý nhân sự
Trước khi tiến hành xây dựng hệ thống quản trị nhân sự, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là làm rõ các mục tiêu và yêu cầu cụ thể. Điều này rất quan trọng trong việc xác định những tính năng cần thiết của hệ thống/phần mềm.
Mục tiêu và yêu cầu trong quản lý nguồn nhân lực cần được đánh giá một cách chi tiết, dựa trên những vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp và phòng nhân sự đang đối mặt. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tính lương/thưởng cho nhân viên ứng với bảng chấm công và đánh giá hiệu quả công việc, thì phần mềm cần tập trung xử lý và tối ưu được vấn đề này.
Ngoài ra, các mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự cần phải đồng bộ với chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp ở mỗi giai đoạn.
- Đối với doanh nghiệp mới và đang phát triển: Phần mềm quản lý nhân sự chỉ cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản như quản lý thông tin nhân viên và tính toán thời gian làm việc, lương bổng.
- Đối với công ty đang trong quá trình tăng trưởng và mở rộng: Doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng hỗ trợ các tính năng đào tạo và đánh giá nhân viên để xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao.
1.2. Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Đây là giai đoạn quan trọng trong việc triển khai xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, vì hệ thống được vận hành dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Để tránh rủi ro về tính khả thi, doanh nghiệp càng cần phải hoàn thiện mô hình tổ chức. Hơn nữa, cơ cấu tổ chức cũng giúp thiết lập quyền hạn sử dụng phần mềm và số hóa quy trình xin phép và và phê duyệt nội bộ.
Hiện nay có 2 mô hình cơ bản thường được áp dụng trong các doanh nghiệp/tổ chức, cụ thể như sau:
- Mô hình sơ đồ phân cấp: Mô hình này hoạt động theo một quy trình phân cấp rõ ràng: Các chỉ thị bắt đầu từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chuyển tiếp qua từng cấp độ, từ quản lý cấp trung xuống tới nhân viên. Đa số doanh nghiệp hiện nay áp dụng vì tính trực quan, khả năng theo dõi và điều chỉnh dễ dàng.
- Mô hình sơ đồ phẳng: Các doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường không có chức danh công việc cụ thể. Tất cả mọi người đều bình đẳng như nhau. Mô hình sơ đồ phẳng thường được doanh nghiệp nhỏ áp dụng để phù hợp với quy mô cũng như cách thức hoạt động.
1.3. Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho phần mềm
Trong quá trình số hóa dữ liệu nhân sự, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là chuẩn hóa các thông tin đầu vào. Hoạt động này bao gồm việc cung cấp mô tả chi tiết về thông tin cá nhân, vị trí công việc, thông tin liên quan đến nhiệm vụ, và quy trình làm việc. Mục đích của bước này là để đảm bảo dữ liệu được nhập vào phần mềm một cách chính xác, tránh thiếu sót.
1.4. Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, doanh nghiệp sẽ bắt đầu phát triển phần mềm quản lý nhân sự dựa vào mã hóa và lập trình dữ liệu trên nền tảng công nghệ.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện việc triển khai phần mềm. Tuy nhiên, hiện nay, đa số các doanh nghiệp khi muốn triển khai hệ thống HRM sẽ có xu hướng sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm nhân sự chuyên nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức đang tìm kiếm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện và hiệu quả, FPT.iHRP của FPT IS là một lựa chọn đáng để tham khảo. Được phát triển và ra mắt vào năm 2003, FPT.iHRP đã được xây dựng, phát triển và cải tiến bởi đội ngũ hơn 200 chuyên gia giàu kinh nghiệm với sự am hiểu sâu sắc về các nghiệp vụ và chính sách nhân sự tại Việt Nam. FPT.iHRP với đầy đủ phân hệ có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Chấm công, Đánh giá, Tuyển dụng, Đào tạo, Thuế, Khen thưởng, Lương thưởng, Bảo hiểm…
1.5. Triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Để đảm bảo phần mềm HRM được triển khai một cách hiệu quả, các bộ phận trong doanh nghiệp cần:
- Đối với nhà lãnh đạo: Thông báo đến toàn bộ nhân viên thuộc các phòng ban. Đưa ra quy định, kế hoạch đào tạo để toàn bộ nhân sự trong công ty nắm được tầm quan trọng cũng như biết cách sử dụng hệ thống quản lý nhân sự theo đúng theo vai trò của mình.
- Đối với bộ phận HR: Cần được đào tạo để sử dụng được toàn bộ các chức năng có trong hệ thống.
- Đối với nhân viên: Cần được đào tạo để sử dụng được các chức năng cơ bản theo vai trò và phân quyền của mình, ví dụ như cập nhật thông tin hồ sơ, theo dõi ngày công, theo dõi tình hình lương/thưởng.
1.6. Theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh phần mềm
Các doanh nghiệp sẽ không ngừng thay đổi, từ quy mô nhân viên đến các quy trình làm việc và nền văn hóa tổ chức. Không thể chắc chắn rằng phần mềm HRM sẽ luôn phù hợp với mọi thời điểm.
Do đó, việc theo dõi và điều chỉnh phần mềm quản lý nhân sự theo định hướng chiến lược và mục tiêu của công ty là điều cần thiết để đảm bảo phần mềm có thể “đồng hành” lâu dài với tổ chức mà không gây gián đoạn trong công tác quản trị, vận hành.
Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý nhân sự nâng cao hiệu quả quản lý
2. Vì sao nên xây dựng phần mềm quản lý nhân sự?
Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mang lại cái nhìn toàn diện cho người quản lý, giúp họ nắm bắt và điều chỉnh tình hình nhân sự một cách kịp thời. Đồng thời, phần mềm này cũng tối ưu hiệu quả về thời gian và chi phí so với các phương pháp quản lý truyền thống.
Các lợi ích cụ thể từ phần mềm quản lý nhân sự bao gồm:
Tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự:
Phần mềm hỗ trợ các nhiệm vụ như chấm công, tính lương, và quản lý hồ sơ nhân viên, giúp bộ phận nhân sự giảm thiểu được nhiều thời gian.
Lưu trữ thông tin và dữ liệu một cách chính xác:
Phần mềm cung cấp một nơi lưu trữ tập trung, giảm thiểu rủi ro mất mát và tăng cường bảo mật so với hệ thống giấy tờ truyền thống.
Điều chỉnh thông tin nhân sự nhanh chóng:
Hệ thống tự động cập nhật thông tin lên phần mềm nên việc điều chỉnh thông tin nhân viên trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Chấm công linh hoạt và chính xác:
Phần mềm cung cấp nhiều hình thức chấm công, đảm bảo tính linh hoạt và độ chính xác, làm cho việc tính lương trở nên thuận lợi và phù hợp với nhu cầu đặc biệt của từng doanh nghiệp.
Tham khảo: Top 10 phần mềm đánh giá nhân sự tốt và hiệu quả
3. Tiêu chí của một phần mềm quản lý nhân sự tốt, hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để phục vụ ba nhóm đối tượng chính trong doanh nghiệp: Lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung và nhân viên. Để đạt được mục tiêu này, phần mềm quản lý nhân viên chất lượng cần tuân theo các tiêu chuẩn sau:
- Giao diện người dùng dễ sử dụng: Cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm một cách thuận tiện.
- Phản ánh chính xác nghiệp vụ quản trị nhân sự: Các tính năng của phần mềm phải phản ánh đầy đủ và chính xác các yếu tố cốt lõi của quản trị nhân lực, phát triển theo đúng nhu cầu thực tế của công việc.
- Cập nhật thông tin liên tục: Phần mềm cung cấp một nền tảng duy nhất để cập nhật và theo dõi thông tin qua từng giai đoạn phát triển của nhân viên, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về đội ngũ nhân sự.
- Khả năng phân tích dữ liệu và báo cáo: Nhờ khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, phần mềm hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự một cách chính xác và hiệu quả.
- Phân quyền an toàn và chính xác: Phần mềm đảm bảo an ninh dữ liệu thông qua việc phân quyền cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận, bảo vệ thông tin nhân sự khỏi truy cập trái phép.
- Tự động hóa quy trình: Phần mềm tự động hóa các quy trình thủ công, đặc biệt là trong việc chấm công và tính lương, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
4. Quản lý nhân sự hiệu quả với FPT.iHRP
Ra mắt từ năm 2003, sản phẩm FPT.iHRP được FPT IS xây dựng, phát triển và nâng cấp liên tục trong gần 20 năm bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và am hiểu các nghiệp vụ cũng như các chính sách nhân sự Việt Nam.
FPT.iHRP không chỉ là một Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho công tác nhân sự mà còn là quy trình quản lý nguồn nhân lực hiện đại được đúc kết từ kinh nghiệm triển khai và tư vấn cho các công ty hàng đầu tại Việt Nam. Hệ thống đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp với các phân hệ:
- Phân hệ quản lý nhân sự
- Phân hệ quản lý chấm công
- Phân hệ quản lý đánh giá
- Phân hệ quản lý tuyển dụng
- Phân hệ quản lý đào tạo
- Phân hệ quản lý tiền lương/thưởng
- Phân hệ quản lý bảo hiểm
- Phân hệ quản lý thuế
- Phân hệ Khen thưởng – Kỷ luật
- Phân hệ Mobility – hỗ trợ truy cập hệ thống qua thiết bị di động
FPT.iHRP tăng cường hiệu suất quản lý nhân sự thông qua việc triển khai một hệ thống quản lý trung tâm và các quy trình làm việc trực tuyến, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin minh bạch giữa nhân viên và quản lý. Từ đó, tạo sự gắn kết chặt chẽ trong doanh nghiệp.
FPT.iHRP giúp nhà lãnh đạo tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong các hoạt động như chấm công, tính lương, thuế, bảo hiểm và tổng hợp báo cáo được tối ưu hóa.
Với gần 20 năm phát triển không ngừng cùng hơn 200 chuyên gia giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao xây dựng và cải tiến, FPT.iHRP đã nhận được nhiều giải thưởng danh giá, khẳng định chất lượng và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực quản lý nhân sự: Sản phẩm CNTT Việt Nam duy nhất đạt giải thưởng CNTT Châu Á – Thái Bình Dương (APICTA Awards 2014), Huy chương vàng giải thưởng TOP ICT Việt Nam do Hội Tin học TP.HCM (HCA) trao tặng (2006, 2007), Giải thưởng Sao Khuê…
Các bài viết liên quan:
Trên đây là 6 bước xây dựng phần mềm quản lý nhân sự một cách khoa học, hiệu quả để doanh nghiệp tham khảo. Quy trình là vậy, nhưng khi vào thực tế chắc chắn sẽ có nhiều thay đổi, phát sinh cần sự linh hoạt và điều chỉnh nhanh chóng. Đội ngũ chuyên gia FPT IS sẵn sàng song hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự phù hợp, từ đó gặt hái được nhiều thành công. Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được liên hệ tư vấn và demo miễn phí.
