Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp (Cập nhật 2024)

Các bước chuyển đổi số là vấn đề mà bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào khi bắt đầu công cuộc chuyển đổi số đều “đau đáu”. Đây là quá trình không có mẫu số chung, mỗi doanh nghiệp có thể có cách tiếp cận và triển khai khác nhau, nhưng các bước cơ bản được nêu trong bài viết sau có thể giúp doanh nghiệp có thêm tham khảo để xây dựng lộ trình phù hợp.

Xem thêm: Cách triển khai sản phẩm chuyển đổi số trong doanh nghiệp

1. Bước 1: Xác định ý nghĩa của việc triển khai chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Khi bắt đầu thực hiện các bước chuyển đổi số, doanh nghiệp xác định mục đích chuyển đổi số, bởi chúng giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược, xác định nguồn lực tài chính, nhân sự phù hợp, đo lường hiệu quả, cải tiến và đổi mới doanh nghiệp, sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường. 

Doanh nghiệp phải có góc nhìn toàn cảnh và xác định “vì sao mình cần thực hiện chuyển đổi số”. Mọi doanh nghiệp đều có thể xác định được ý nghĩa của chuyển đổi số thông qua trả lời được một số vấn đề như:

• Doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề gì trong quá trình vận hành – kinh doanh của mình: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng có đang bị chậm hay không? Năng suất làm việc của nhân sự có cần cải tiến không? Khả năng đổi mới của doanh nghiệp có đang bị tụt hậu so với đối thủ không?
• Mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp là gì?
• Doanh nghiệp kỳ vọng chuyển đổi số sẽ mang lại những lợi ích nào?

Trả lời các câu hỏi trên, doanh nghiệp đã phần nào đặt ra được mục tiêu của chuyển đổi số. Tuy nhiên, mục tiêu đặt ra cần phù hợp với nguồn lực, nhân sự và tài chính của doanh nghiệp. Bởi vậy, bước tiếp theo, doanh nghiệp cần rà soát lại hiện trạng tổ chức.

Tham khảo thêm: 10 Phần mềm hóa đơn điện tử tốt và phổ biến nhất

2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng và phân tích

Trên lộ trình chuyển đổi số, bước đánh giá hiện trạng để phân tích quá trình chuyển đổi số cần dựa vào yếu tố khách quan và chủ quan từ các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, bao gồm:

2.1 Yếu tố khách quan

Các yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến việc chuyển đổi số của doanh nghiệp gồm: Thực trạng của doanh nghiệp, xu hướng thị trường, công nghệ và các chính sách của Chính phủ.

1. Thực trạng của doanh nghiệp: Là yếu tố “then chốt” quyết định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Với yếu tố này, ban lãnh đạo cần đánh giá qua:

• Tình hình kinh doanh hiện tại
• Cơ cấu tổ chức
• Quy trình hoạt động
• Công nghệ hiện có
• Nguồn lực tài chính
• Nguồn nhân lực

2. Xu hướng thị trường: Cần nắm bắt nhu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường và đối thủ cạnh tranh để đưa ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

3. Công nghệ: Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp với khả năng tài chính và nhu cầu của mình.

Ví dụ: Với doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia, việc ứng dụng hệ thống ERP để tích hợp tất cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên một nền tảng, quản lý một cách toàn diện là một lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng những phần mềm độc lập có khả năng tích hợp với nhau như phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự,.. lại là lựa chọn tiết kiệm và phù hợp hơn.

4. Chính sách của Chính phủ: Chính phủ thường đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số (Điển hình như đề án “Quốc gia số” với mục tiêu xây dựng và phát triển nền tảng cho xã hội số, “Chương trình chuyển đổi số quốc gia” đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 nhằm chuyển đổi số trong tất cả ngành nghề). Do đó, ban lãnh đạo cần nắm bắt các chính sách hỗ trợ này để tận dụng tối đa nguồn lực.

2.2 Yếu tố chủ quan

Các yếu tố chủ quan có thể ảnh hưởng đến việc chuyển đổi số, bao gồm:

• Mô hình hoạt động và kinh doanh: Mô hình kinh doanh cho thấy các nguồn lực (quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và kinh phí) đang được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng. Liệu doanh nghiệp có thể ứng dụng chuyển đổi số để cải thiện mô hình kinh doanh đang có hay tạo ra mô hình kinh doanh và các giá trị mới hay không?

• Cam kết từ lãnh đạo: Ban lãnh đạo là “bộ não” giúp doanh nghiệp đi đúng hướng trong quá trình chuyển đổi số. Chính vì vậy, lãnh đạo cần có sự quyết tâm, cam kết để đưa doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số.

• Thái độ từ nhân viên: Nhân viên cần chuẩn bị kiến thức và sẵn sàng chấp nhận thay đổi để thích ứng với quá trình chuyển đổi số.

• Con người và Văn hóa doanh nghiệp: Bên cạnh công nghệ, con người là yếu tố tiên quyết để có thể thực hiện được Chuyển đổi số. Để đánh giá được yếu tố này, doanh nghiệp có thể đặt ra những câu hỏi như: 

• • Văn hóa của doanh nghiệp có cởi mở, sẵn sàng đón nhận những ý tưởng, cải tiến mới không?
  • Doanh nghiệp đã có hệ thống quản trị truyền thông nội bộ và đào tạo hiệu quả chưa? 
  • Doanh nghiệp có sẵn sàng truyền thông, đào tạo để đảm bảo mỗi thành viên trong công ty đều hiểu rõ ý nghĩa của việc chuyển đổi số với doanh nghiệp không?

• Năng lực quản trị: Đội ngũ ban lãnh đạo và quản lý phải có năng lực để dẫn dắt khi quá trình chuyển đổi số diễn ra.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bệnh viện HIS tối ưu nhất

3. Bước 3: Thiết lập mục tiêu

Doanh nghiệp dựa vào mục đích và thực trạng của doanh nghiệp  để xây dựng mục tiêu chuyển đổi số cụ thể. Doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu dài hạn, bổ nhỏ thành mục tiêu của từng giai đoạn.

Trong toàn bộ quá trình này, doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia tư vấn để hỗ trợ xây dựng mục tiêu chuyển đổi số. Các đơn vị chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá thực trạng, xác định các yếu tố cần quan tâm để xây dựng mục tiêu phù hợp.

Cần lưu ý, mục tiêu chuyển đổi số này cần được chia sẻ với toàn bộ tổ chức để mọi người hiểu rõ về mục đích của chuyển đổi số và cùng chung tay thực hiện.

Cần được theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

4. Bước 4: Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch chi tiết

Một trong các bước chuyển đổi số quan trọng khác của doanh nghiệp là tiến trình xây dựng chiến lược và lập kế hoạch cụ thể

4.1 Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Khi xây dựng chiến lược chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đưa ra tầm nhìn rõ ràng, bao gồm định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh. Việc thiết lập một chiến lược chuyển đổi số thường cần trả lời 3 câu hỏi chính, bao gồm:

• Ngành kinh doanh hiện đang hướng đến tương lai như thế nào?
• Vai trò của doanh nghiệp trong viễn cảnh tương lai đó?
• Làm cách nào để tạo một con đường cân bằng giữa cảm giác định hướng và khả năng liên tục thích ứng?

Hoạt động chuyển đổi số phải giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp trong thời gian hiện tại cũng như triển khai hoạt động phù hợp với định hướng tương lai.

Xây dựng chiến lược chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nắm vững cơ hội kinh doanh

4.2 Lập kế hoạch chuyển đổi số

Các bước thực hiện	Chi tiết
Xác định các sáng kiến dựa vào mục tiêu đã định hướng	Các sáng kiến phải phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp. Mỗi sáng kiến chỉ nên tập trung vào một hoặc một vài mục tiêu và không để chồng chéo.
Lập danh sách sáng kiến ưu tiên	Mỗi sáng kiến được lập cần được cấp ngân sách và nguồn lực riêng. Nếu nguồn lực có hạn, ban lãnh đạo nên ưu tiên công việc dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu.
Tạo tiêu chí đo lường sáng kiến & KPI	Để theo dõi tiến độ từng sáng kiến, mỗi KPI cần được ghi chép dữ liệu đầy đủ, bao gồm: Dữ liệu nào được dùng? Dùng thế nào? Ai và khi nào sẽ thu dữ liệu? Phân tích dữ liệu thế nào?,…
Thiết lập kế hoạch cho dự án	Mỗi sáng kiến cần được lập kế hoạch ngắn gọn để xác định mục tiêu, phạm vi hoạt động, người liên quan, tiến trình, rủi ro,…Nhằm đảm bảo dự án phát triển theo đúng kế hoạch.
Đánh giá mức độ thành công	Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của quá trình chuyển đổi sổ cho các bên liên quan. Việc đánh giá mức độ thành công phải dựa vào nhiều yếu tố như: Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tối ưu hóa quy trình bán hàng. Phát triển sản phẩm, dịch vụ,…

5. Bước 5: Xây dựng nền tảng công nghệ, dữ liệu

Việc đầu tư và xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp tránh phải “vật lộn” khi bắt đầu thực hiện chuyển đổi số. Các nền tảng dữ liệu và công nghệ được chia làm 2 nhóm chính, bao gồm:

• Nền tảng để làm việc với đối tác, khách hàng bên ngoài: Là những phần mềm, công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng hiệu quả hơn, phục vụ nhu cầu, mong muốn khách hàng nhanh chóng hơn hay tăng trải nghiệm cho khách hàng.

• Nền tảng tối ưu vận hành nội bộ: Chẳng hạn như công nghệ giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), giảm bớt thủ tục hành chính giấy tờ thủ công (Hợp đồng điện tử FPT.eContract, chữ ký số FPT.eSign,..); quản lý quy trình (FPT SPRO); quản trị nhân sự – tuyển dụng – chấm công, tính lương – đào tạo (FPT.iHRP)

6. Bước 6: Chuẩn bị đội ngũ phù hợp

Nhân lực đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số. Khi chuẩn bị đội ngũ nhân sự, ban lãnh đạo có thể cân nhắc 2 phương án, bao gồm:

• Đào tạo nhân sự nội bộ: Dựa vào nhóm nhân sự hiện tại, doanh nghiệp tiến hành đào tạo, lấy người dùng làm trung tâm, đưa ứng dụng công nghệ vào thực tiễn với tư duy cởi mở, sẵn sàng tiếp thu, đổi mới để chuyên môn nội bộ tiếp tục phát triển.

• Tuyển dụng nhân sự phù hợp: Doanh nghiệp có thể tuyển dụng hoặc thuê người có chuyên môn để nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng công nghệ mới trong chuyển đổi số. Nhóm nhân sự mới có thể thích ứng nhanh, mong muốn học hỏi điều mới để thành công trong chuyển đổi số.

Đội ngũ nhân sự và công nghệ là hai yếu tố chủ chốt trong tiến trình chuyển đổi số

7. Bước 7: Thực hiện số hóa thông tin và quy trình, hướng đến chuyển đổi số

Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ mục tiêu, kế hoạch và các nguồn lực cần thiết thì bắt đầu tiến trình chuyển đổi số. Khi nhân viên bắt đầu công việc theo kế hoạch, cần ghi chép số liệu, thông tin để phục vụ cho việc đánh giá sau này.

7.1 Số hóa thông tin

Số hóa thông tin là hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ sang văn bản dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ online. Để hoàn thiện số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung các hạng mục như:

• Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu và số liệu cần số hóa.
• Phân loại các tài liệu theo từng hạng mục.
• Chuẩn bị công nghệ và nền tảng số hóa dữ liệu phù hợp.
• Bắt đầu số hóa dữ liệu.
• Kiểm tra chất lượng và số lượng tài liệu vừa số hóa.

7.2 Số hóa quy trình

Quá trình số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: Quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Việc số hóa này giúp doanh nghiệp xử lý công việc năng suất hơn, giảm thiểu chi phí nhân sự và nhất là quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Nếu như trước đây, công ty muốn ký hợp đồng với đối tác, khách hàng thì phải gặp mặt trực tiếp thì này chỉ cần sử dụng giải pháp Hợp đồng điện tử FPT.eContract. Với FPT eContract, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng số mà không cần gặp mặt trực tiếp.

7.3 Chuyển đổi số

Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, phòng ban và nhân sự trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị mới cho khách hàng.

Cần lưu ý chuyển đổi số là một hành trình dài, diễn ra liên tục, không có mẫu số chung và cũng không có điểm kết thúc. Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các hoạt động chuyển đổi số: năng suất làm việc của nhân viên, doanh thu, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tỉ lệ gia tăng khách sử dụng sản phẩm dịch vụ,.. từ đó đề ra những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất.

Các bài viết liên quan:

• Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Lợi ích & các bước triển khai
• Hệ thống Elearning là gì? Những thành phần trong E-learning

Trên đây là các bước chuyển đổi số theo trình tự mà doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần ý thức rằng Chuyển đổi số là hành trình không có mẫu số chung, mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có các bước triển khai khác nhau. Trên hành trình này đòi hỏi mỗi nhà lãnh đạo cần là người thuyền trưởng dẫn dắt sự thay đổi, triển khai chuyển đổi số song hành cùng bài toán kinh doanh, đưa công nghệ kiến tạo sức mạnh cạnh tranh mới.

FPT IS – đơn vị 30+ năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai chuyển đổi số – sẵn sàng song hành cùng doanh nghiệp trên hành trình này. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FPT IS liên hệ và tư vấn.