Cloud ERP là gì? Lưu ý khi triển khai ERP đám mây

Cloud ERP là một phần của ERP – hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể. ERP đám mây cho phép người dùng sử dụng trực tuyến, tiết kiệm chi phí và những tính năng ưu việt. Khi triển khai ERP đám mây, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề đơn vị cung cấp, nguồn nhân lực,… Những yếu tố đó sẽ được làm rõ qua bài viết dưới đây.

▶  Xem thêm: BỨT PHÁ TĂNG TRƯỞNG VỚI GIẢI PHÁP CLOUD ERP TỪ FPT IS 

1. Cloud ERP là gì?

Khái niệm 

ERP (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning) là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP bao gồm nhiều phân hệ như Quản lý kế toán – tài chính, Quản lý nhân sự, Quản lý kho, Quản lý và chăm sóc khách hàng, Quản lý sản xuất,… Các phân hệ được tích hợp tất cả trên 1 hệ thống giúp các bộ phận hoạt động trên một nền tảng với thông tin, dữ liệu được đồng bộ. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận có liên quan. 

Cloud ERP là một phiên bản của ERP, được triển khai và lưu trữ trên nền tảng đám mây (Cloud Computing).  Mô hình này cho phép các doanh nghiệp sử dụng các tính năng và dịch vụ của ERP mà không cần đầu tư vận hành một hệ thống IT đầy đủ, bởi giải pháp sẽ được cài đặt và dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp.

Đây được coi là một giải pháp linh hoạt và tối ưu chi phí, cho phép doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu và các ứng dụng của ERP mọi lúc, mọi nơi với các thiết bị kết nối Internet 

Những mô – đun chính của ERP

Thời điểm doanh nghiệp cần ứng dụng Cloud ERP

Mô hình cloud ERP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi chi phí vận hành thấp và khả năng mở rộng linh hoạt . Bên cạnh đó, ERP đám mây có thời gian triển khai khá ngắn, các nhà quản trị hoàn toàn có thể triển khai song song với các hoạt động của doanh nghiệp. 

Tham khảo: SAP Public Cloud | Tổng quan, Đặc điểm, Lợi ích và Ứng dụng

2. Những đặc trưng cơ bản của Cloud ERP

Cho phép truy cập từ xa

Cloud ERP cho phép người dùng truy cập vào dữ liệu và hệ thống ERP mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet với các thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân, đem đến sự linh hoạt khi sử dụng.

Khả năng triển khai nhanh chóng

ERP đám mây có thời gian triển khai khá ngắn so với việc triển khai phần mềm ERP truyền thống. Doanh nghiệp sẽ tận dụng cơ sở hạ tầng đám mây của nhà cung cấp giải pháp hoặc của bên thứ 3 để triển khai ERP mà không cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật phức tạp và cài đặt từng máy chủ. 

Tối ưu chi phí

Doanh nghiệp ứng dụng Cloud ERP không cần đầu tư và quản lý một hệ thống IT và nhân sự quản lý hệ thống đầy đủ, điều này sẽ giảm chi phí cho phép doanh nghiệp, giúp tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính. Cloud ERP là mô hình người dùng chỉ trả phí theo mức sử dụng. Điều này giúp giảm thiểu chi phí ban đầu, doanh nghiệp chỉ trả phí cho các tính năng và dịch vụ mà họ thực sự sử dụng.

Tích hợp và kết nối

Cloud ERP có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và hệ thống khác như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM,…, giúp doanh nghiệp tăng cường sự liên kết, tương tác giữa các phòng ban, quy trình kinh doanh để tạo một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, tối ưu.

Khả năng kết nối và tổng hợp dữ liệu tuyệt vời của ERP 

Xem thêm: FPT IS – Đối tác cloud ERP cấp cao nhất của SAP

3. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng Cloud ERP trong quản lý

ERP là trung tâm của mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp vừa. Một hệ thống ERP đám mây tốt sẽ tự động hóa các quy trình một cách thông minh, cung cấp thông tin chi tiết bằng AI và máy học, giúp các công ty đổi mới mô hình kinh doanh và nhiều hơn thế nữa. Ngoài những lợi ích này, còn có ba lý do chính khiến nhiều công ty vừa và nhỏ chuyển sang sử dụng ERP trên nền tảng đám mây:

Nâng cao tính linh hoạt

ERP đám mây giúp doanh nghiệp nhanh nhạy trong việc mở rộng và thu thập các dữ liệu thiết yếu phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Các phần mềm được tích hợp với ERP cho phép sự liên kết, đồng nhất thông tin, kết nối phòng ban, linh hoạt trong truy cập và xử lý dữ liệu.

Hỗ trợ quản trị tài chính – kế toán

Cloud ERP cho phép doanh nghiệp tích hợp các quy trình kế toán vào hoạt động kinh doanh để nắm rõ thực trạng tài chính, các khoản thu, chi,… cũng như lập báo cáo tài chính chuyên nghiệp

Quản trị tài chính doanh nghiệp chuyên nghiệp với giải pháp SAP ERP Public Cloud

Giảm chi phí

Cloud ERP giúp doanh nghiệp tích hợp các phần mềm và tối ưu hóa quy trình quản lý vận hành. Vì vậy, một nguồn kinh phí không nhỏ doanh nghiệp đầu tư cho việc quản lý các nguồn lực đã được giảm thiểu, tập trung ngân sách cho các mục tiêu phát triển dài hạn trong tương lai.

Cập nhật hệ thống dựa theo thời gian thực

ERP đám mây có khả năng cập nhật hệ thống theo thời gian thực giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế gián đoạn thời gian làm việc.

Hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định

ERP đám mây cung cấp các dữ liệu dựa trên thời gian thực giúp nhà quản lý kịp thời nắm bắt các thông tin quan trọng, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác, nhanh chóng. 

Tăng khả năng tương tác với khách hàng

Cloud ERP có thể tích hợp cùng phần mềm quản lý dịch vụ khách hàng CRM cho phép doanh nghiệp phân tích, lưu trữ dữ liệu khách hàng để cung cấp dịch vụ, sản phẩm mới phù hợp, tăng độ tin cậy và tương tác với khách hàng. 

Nâng cao hiệu suất kinh doanh

ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, hạn chế các lỗi, sai sót có thể xảy ra khi nhập liệu thủ công. Qua đó giúp nguồn thông tin được lọc chính xác, tăng độ tin cậy, giảm chi phí chi trả cho hoạt động nhập liệu, nâng cao hiệu suất làm việc.

Tham khảo thêm: SAP ERP system là gì? Giải pháp quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp

4. Phân biệt Cloud ERP và On Premise ERP

Bảng tóm tắt những khác biệt cơ bản của Cloud-based ERP và On-premise ERP:

Chi phí triển khai

Khi triển khai On-premise ERP, doanh nghiệp cần đầu tư chi phí ban đầu cho phần cứng cũng như đội ngũ quản lý và vận hành hệ thống, các khoản phí này tiếp tục tăng lên khi doanh nghiệp có mong muốn nâng cấp ERP. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đầu tư chi phí đề đào tạo  nhân viên các kiến thức và cách sử dụng ERP cũng như để duy trì máy chủ và phần cứng. So sánh với Cloud ERP, doanh nghiệp sẽ ít tốn kém hơn trong giai đoạn ban đầu, nhưng sẽ phải trả chi phí liên tục theo thời gian để được sử dụng. 

Khoản chi lớn ban đầu để đầu tư cho On-premise ERP khiến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không ưu tiên mô hình này. Lịch sử cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn mô hình Cloud ERP để chi phí được phân bổ đồng đều hơn trong suốt vòng đời sản phẩm. Chi phí đầu tư ban đầu thấp là một trong những lý do to lớn cho việc 93% doanh nghiệp đã chuyển sang lựa chọn Cloud ERP.

Thời gian triển khai

Khi triển khai On-premise ERP, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ quá trình và tham gia vào việc thay đổi, nâng cấp giải pháp. Bởi vậy, hình thức này sẽ yêu cầu nhiều thời gian hơn so với việc lựa chọn triển khai Cloud ERP. Nếu như 1 dự án On-prem ERP có thể kéo dài từ 6-9 tháng, thì 1 dự án Cloud ERP có thể hoàn thành chỉ từ vòng 90 ngày.

Khả năng nâng cấp và tùy chỉnh

On-premise ERP cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu và đặc thù riêng biệt. Tuy nhiên, nếu có những bản nâng cấp mới được cập nhật bởi nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tốn chi phí và công sức để thực hiện nâng cấp. Bộ phận CNTT sẽ cần quản lý và liên tục bảo trì phần mềm, có kế hoạch chi tiết để cập nhật phần cứng, hợp đồng và những giấy phép có liên quan đến dữ liệu.

Với ERP đám mây, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi cấu hình và tùy chỉnh nhưng sẽ hạn chế hơn so với phiên bản on-prem. Cloud ERP khuyến khích doanh nghiệp áp dụng các quy trình đã được chuẩn hóa do đơn vị cung cấp giải pháp thiết kế . Đơn vị cung cấp cũng sẽ tự động nâng cấp giải pháp, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ luôn được sử dụng phiên bản mới và tiên tiến nhất của Cloud ERP.

Doanh nghiệp cần lưu ý đến khả năng tùy chỉnh của ERP đám mây và On-premise ERP

Khả năng bảo mật

Bảo mật luôn là vấn đề đau đáu của doanh nghiệp khi lựa chọn mô hình triển khai phần mềm. Triển khai Cloud ERP chính là để dữ liệu của doanh nghiệp trong tay nhà cung cấp. Một nghiên cứu của BT cho thấy 49% người ra quyết định CNTT trả lời rằng họ ‘rất hoặc cực kỳ lo lắng’ về mức độ bảo mật của các dịch vụ đám mây. Tuy nhiên, các đơn vị cung cấp giải pháp thường tuân theo các quy trình bảo mật vô cùng nghiêm ngặt theo chuẩn quốc tế.

Với On-premise ERP, doanh nghiệp có thể tự quản lý dữ liệu trên hệ thống của riêng mình. Điều này tưởng chừng vô cùng an toàn nhưng đôi lúc cũng sẽ có những rủi ro. Mức độ bảo mật doanh nghiệp đã thiết lập có thể không đủ mạnh, khiến cho hệ thống dễ bị tấn công hơn việc chọn một nhà cung cấp có uy tín.

Xem thêm: Phần mềm quản lý sản xuất ERP: Lợi ích, tính năng và cách vận hành

5. Những lưu ý cần nắm rõ khi doanh nghiệp triển khai Cloud ERP

Trước khi triển khai Cloud ERP, doanh nghiệp cần nắm rõ những yếu tố sau: 

Yếu tố về con người

Con người và nguồn nhân lực luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Khi triển khai ERP đám mây, cần có sự thống nhất về cách thức, hiểu và có thể khai thác các chức năng ERP từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong doanh nghiệp. 

Có kế hoạch theo dõi tiến độ triển khai dự án ERP chi tiết

Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá quy trình của công ty mình có thật sự phù hợp khi triển khai ERP hay không, có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình vận hành/kinh doanh của  mỗi phòng ban. Tính toán ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Triển khai và tùy chỉnh ERP không đơn giản, đặc biệt với những doanh nghiệp có quy trình đặc thù, phức tạp. Doanh nghiệp cần có sự tham khảo, đánh giá và chọn lựa đơn vị cung cấp giải pháp Cloud ERP uy tín, nhiều năm kinh nghiệm và đã từng triển khai cho những doanh nghiệp trong ngành tương tự.

FPT IS là đối tác tốt nhất triển khai ERP của SAP trong 3 năm liên tiếp

Trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng

Với đặc thù ERP đám mây hoạt động thông qua môi trường Internet, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật về đường dây mạng, cấu hình máy tính,… để đảm bảo việc triển khai ERP được diễn ra nhanh chóng, kịp thời update và đảm bảo khả năng xử lý dữ liệu ổn định, liên tục.

Thành lập đội ngũ riêng

Quá trình triển khai cloud ERP gồm nhiều các công đoạn nhỏ và đòi hỏi chuyên môn về công nghệ. Vì vậy, doanh nghiệp nên có một đội ngũ riêng để đánh giá quy trình, thực hiện các công đoạn chạy thử, kiểm tra,… để đảm bảo tính chính xác của ERP đám mây trong quá trình sử dụng.

Tập trung triển khai giải pháp ERP

Ngoài sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp, sự phối hợp giữa các bộ phận phòng, ban trong doanh nghiệp là yếu tố tất yếu để triển khai ERP thành công. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình thống nhất thể hiện được vai trò, nhiệm vụ, mối liên kết công việc giữa các bộ phận với nhau. Đảm bảo sự chuẩn hóa, thống nhất dữ liệu khi chuyển lên hệ thống ERP.

Tham  khảo: Hệ thống ERP ngành hàng tiêu dùng (FMCG)

6. SAP S/4HANA Cloud Public Edition – Giải pháp Cloud ERP mạnh mẽ cho doanh nghiệp VN

SAP S/4HANA Cloud Public edition là giải pháp ERP được triển khai dưới dạng SaaS do SAP – đơn vị cung cấp ERP hàng đầu thế giới. SAP S/4HANA Public Cloud sẽ được triển khai và vận hành trên nền tảng đám mây chung. Cụ thể, SAP cung cấp và quản lý phần mềm, hỗ trợ cơ sở hạ tầng, kỹ thuật trên nền tảng của họ, các đối tác của SAP trên khắp thế giới (VD: FPT IS) sẽ cung cấp các dịch vụ tư vấn và triển khai hỗ trợ cho khách hàng. 

Khác với mô hình triển khai on-premise, SAP Public Cloud mang lại lợi thế vượt trội về thời gian và chi phí triển khai. Về thời gian, nếu như trước đây một dự án ERP có thể kéo dài từ 6-9 tháng, thậm chí là cả năm thì nay có thể hoàn thành chưa đầy 3 tháng. Chi phí đầu tư để triển khai phiên bản Cloud Public cũng thấp hơn nhiều lần so với phiên bản on-prem khi doanh nghiệp không cần đầu tư phần cứng và bộ phận IT chuyên trách.

Các tính năng của SAP S/4HANA Cloud Public edition

SAP Public Cloud được phát triển với hơn 800 quy trình chuẩn hóa giúp doanh nghiệp ngay lập tức có thể ứng dụng, hơn 600 APIs sẵn có tạo điều kiện cho việc kết nối tích hợp, hơn 250 kịch bản xử lý các tình huống kinh doanh điển hình cùng khả năng “địa phương hóa” phù hợp với môi trường và đặc thù kinh doanh tại Việt Nam.

Hiện tại, hệ thống của SAP có hơn 200 triệu người dùng trên thế giới, cùng 7,2 tỷ tài liệu tài chính đã được xử lý. Giải pháp được công nhận trong các bảng xếp hạng uy tín hàng đầu của Gartner, Forrester, IDC và tiết kiệm tới 99,7% thời gian trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Đặc biệt, giải pháp được nâng cấp bởi SAP mỗi 6 tháng đảm bảo liên tục đáp ứng nhu cầu mở rộng và cập nhật công nghệ mới của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: ERP Logistics là gì? Lợi ích và tính năng của ERP Logistics

7. FPT IS cung cấp giải pháp Cloud ERP toàn diện cho doanh nghiệp 

Với vai trò là đối tác cấp cao nhất của SAP, FPT IS tiên phong đưa giải pháp ERP theo mô hình Public Cloud vào thị trường Việt Nam. FPT IS có 25 năm kinh nghiệm triển khai ERP với phương pháp luận đã được chứng minh. Chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia thấu hiểu bài toán doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực, làm chủ các giải pháp của SAP. 

Hơn hết, FPT IS có bộ giải pháp chuyên ngành cho từng lĩnh vực, có đủ năng lực cùng kinh nghiệm để tư vấn và đồng hành tổng thể cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Với hệ sinh thái giải pháp Made by FPT IS đa dạng, FPT IS có thể tích hợp các giải pháp số xung quanh ERP một cách hiệu quả, kiến tạo cho doanh nghiệp hệ thống quản trị bền vững.

Với năng lực triển khai ERP đa dạng lĩnh vực, ngành đặc thù, FPT IS đã và đang song hành cùng Dat Bike triển khai và vận hành hệ thống SAP S/4HANA Cloud Public hiệu quả. Giải pháp SAP S/4HANA Public Cloud của Dat Bike được FPT IS triển cho với các phân hệ: 

• Phân hệ bán hàng – Sale
• Nguồn cung ứng & mua sắm – Sourcing and Procurement 
• Chuỗi cung ứng – Supply Chain
• Sản xuất – Manufacturing
• Phân hệ tài chính – Finance 
• Hóa đơn điện tử tích hợp – Integration to eInvoice System
• Quản trị chất lượng – Quality Management

Dat Bike cùng FPT IS hợp tác triển khai SAP S/4HANA Public Cloud

SAP S/4HANA Public Cloud cho phép Dat Bike cập nhật dữ liệu báo cáo dựa trên thời gian thực, thực hiện báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế để thu hút đối tác trong và ngoài nước, tạo nền tảng quan trọng để phát triển nhanh chóng, đồng bộ và bền vững.

Các bài viết liên quan:

• GROW with SAP – Giải pháp Cloud ERP thế hệ mới
• Phần mềm ERP ngành dược phẩm và các bước triển khai

Cloud ERP hay ERP đám mây là một nhánh nhỏ của giải pháp ERP, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn kinh phí triển khai hạn chế nhưng vẫn đảm bảo tính ứng dụng và hiệu quả cao. Việc sử dụng ERP vào quản lý sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất nguồn dữ liệu, quản lý tài chính chuyên nghiệp, tối ưu nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả làm việc, tăng khả năng cạnh tranh và bắt kịp xu thế thị trường.

Để được tư vấn và lựa chọn mô hình triển khai ERP phù hợp, quý doanh nghiệp vui lòng bấm LIÊN HỆ NGAY ở góc phải phía trên màn hình hoặc để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để nhận được tư vấn miễn phí.