Carrying cost là gì? Hướng dẫn tính chi phí lưu kho chi tiết

Carrying cost là gì là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và độc giả quan tâm đặc biệt là các đơn vị thuộc lĩnh vực sản xuất. Carrying cost hay chi phí lưu kho là chi phí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa, sản phẩm tại kho hàng. Bài viết dưới đây của FPT IS sẽ cung cấp chi tiết về carrying cost, phân loại và 6 cách tính chi phí lưu kho phổ biến nhất.

Tham khảo thêm: Kho tự động – Giải pháp tối ưu cho quản lý kho hàng

1. Carrying cost là gì? 

Chi phí lưu kho (carrying cost) là chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa và nguyên vật liệu. Đây là tổng tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho chưa bán được. Chi phí này được tính như một phần của tổng chi phí hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng. Chi phí lưu kho bao gồm: kho bãi, nhân công, bảo hiểm, vận chuyển, khấu hao, hao hụt hàng tồn kho, hàng tồn kho bị lỗi thời/hư hỏng và cả chi phí cơ hội.

Xem thêm: Sơ đồ chuỗi cung ứng và cách vận hành tối ưu

2. Những chi phí lưu kho phổ biến 

Chi phí về vốn

Vốn là một trong những chi phí lưu kho lớn nhất doanh nghiệp cần chi trả, bao gồm tiền lãi cộng cùng giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Trong đó, giá vốn được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm tổng giá trị hàng tồn kho đang được doanh nghiệp lưu trữ. 

Ví dụ: Doanh nghiệp có chi phí vốn là 20% tổng chi phí tồn kho, tổng hàng tồn kho trị giá 10.000 USD, chi phí vốn của doanh nghiệp sẽ được tính như sau: 10.000 USD x 20% = 2.000 USD.

Chi phí về các dịch vụ hàng tồn kho

Chi phí dịch vụ gồm các thuế, bảo hiểm và các phần mềm phục vụ cho việc quản lý hàng tồn kho. Trong đó, chi phí bảo hiểm sẽ được xác định dựa trên phân loại và mức độ hàng tồn kho.

Mức độ tồn kho là lượng hàng tồn công ty có thể thực hiện các đơn đặt hàng. Mức tồn kho càng cao càng dễ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, số lượng hàng tồn kho cao sẽ khiến chi phí bảo hiểm và thuế tăng theo, từ đó tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho.

Chi phí về không gian lưu trữ

Bao gồm các chi phí về tiền thuê kho bãi. Chi bao gồm thành phần cố định và thành phần biến đổi. Trong đó, tiền thuê là chi phí cố định, chi phí biến đổi là chi phí xử lý vật liệu, hàng hóa – thay đổi dựa trên nhu cầu và số lượng sản phẩm.

Chi phí về rủi ro hàng tồn kho

Chi phí này bao gồm sự hao hụt hàng hóa do các yếu tố bên ngoài, trộm cắp, thất lạc do vận chuyển hoặc chậm cập nhật hệ thống và sự suy giảm giá trị sản phẩm khi bị lưu trữ trong kho quá lâu.

3. Hướng dẫn tính chi phí lưu kho chi tiết

Dưới đây là 6 cách tính chi phí lưu kho (carrying cost) chi tiết quý doanh nghiệp cần nắm rõ. 

3.1. Tính chi phí lưu kho theo pallet

Lưu kho theo pallet thích hợp với các mặt hàng có kích thước đồng bộ, lưu theo kiện hàng cố định, không tách, xuất hàng nhỏ lẻ.

Hiện nay, 1 pallet thông dụng có kích thước khoảng 48x40x6,5 inch (khoảng 122x100X16,5 cm). Doanh nghiệp sẽ tự xếp hàng lên pallet, bọc và cố định chắc chắn trước khi chuyển đến kho lưu trữ. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển cũng có thể chuyển hàng đến kho trước và tiến hành sắp xếp các pallet phù hợp với diện tích kho lưu trữ.

Phương pháp này đơn giản, nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng tính chi phí lưu kho. Phí lưu kho sẽ tính theo pallet, doanh nghiệp sẽ trả tiền theo số pallet tương ứng. Tuy nhiên, một số nhà lưu trữ sẽ quy đổi pallet thành m2 hoặc m3.

3.2. Tính chi phí lưu kho dựa vào thể tích (m3)

Thể tích là không gian mà hàng hóa chiếm dụng trong kho lưu trữ, được tích theo công thức: Dài x Rộng x Cao. Phương pháp này giúp tối ưu không gian lưu trữ và tiết kiệm một khoản chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp. Thông thường, các hàng hóa được lưu trữ theo phương thức lưu kho theo m3 sẽ được xếp lên các ô có kích thước tiêu chuẩn (5m3, 10m3, 15m3,…)

Ví dụ: Doanh nghiệp lưu trữ một kiện hàng có chiều dài 1m, chiều rộng 1m, chiều cao 1m, mỗi thùng sẽ được tính: 1x1x1 = 1m3. Nếu doanh nghiệp lưu trữ 10 thùng có thể tích như trên thì sẽ cần trả chi phí lưu trữ cho 10m3.

Giá thuê sẽ được tính theo công thức: Đơn giá/m3 x số m3 doanh nghiệp thuê

3.3. Tính chi phí lưu kho theo diện tích (m2)

Lưu theo diện tích là một trong những phương thức lưu kho phổ biến nhất tại Việt Nam. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có khối lượng nặng, kích thước lớn, gồ ghề hoặc các loại hàng hóa đặc thù như nội thất, kim loại, máy móc,…

Chi phi thuê kho được tính theo đơn vị mét vuông, thường sẽ cao hơn phí thuê theo mét khối (m3). Tuy nhiên, khi thuê theo mét vuông, doanh nghiệp có thể tùy ý sắp xếp hàng hóa trong không gian đã thuê.

Với cách này, lượng hàng hóa lưu trữ có thể thay đổi linh hoạt, không phát sinh chi phí nếu vẫn được xếp gọn trong diện tích đã thuê.

3.4. Tính chi phí lưu kho tự quản

Lưu kho tự quản là hình thức mở rộng của tính lưu kho theo mét vuông (m2). Khi lựa chọn loại hình này, doanh nghiệp sẽ có một không gian riêng biệt (diện tích từ vài chục đến hơn 100m2), có vách ngăn, ổ khóa,… trong kho lưu trữ. 

Doanh nghiệp có thể sắp xếp, bố trí hàng hóa theo nhu cầu, đặc biệt phù hợp với các đơn vị muốn chủ động trong việc sắp xếp và quản lý sản phẩm lưu trữ, xuất nhập hàng thường xuyên. Chi phí thuê kho sẽ được xác định dựa trên diện tích, thời gian thuê. Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần có sự phân công nhân lực để quản lý hàng hóa và thực hiện các thủ tục xuất kho, nhập kho và tồn kho.

3.5. Tính chi phí lưu kho theo tổng số lượng hàng

Phương pháp lưu kho theo tổng số lượng hàng đặc biệt phù hợp với các sản phẩm, thiết bị có kích thước lớn, cồng kềnh, khó xác định diện tích và thể tích. Chi phí lưu kho sẽ được công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ xác định giá thuê dựa trên từng đơn vị hàng hóa.

3.6. Tính chi phí lưu kho theo từng thùng hàng

Doanh nghiệp sẽ xếp các sản phẩm theo từng thùng riêng lẻ, giá lưu trữ sẽ được tính theo công thức: Giá lưu trữ/thùng hàng x số lượng thùng lưu trữ.

Tuy nhiên, nếu lưu trữ theo phương pháp này, doanh nghiệp cần đảm bảo có sự tương đồng về kích thước và khối lượng của mỗi thùng hàng.

Tham khảo: Phân biệt Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng

4. Gợi ý phương pháp tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả

Dưới đây là một trong những phương thức hiệu quả để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ.

Tăng khả năng chứa hàng trong kho

Tăng khả năng chứa hàng trong nhà kho là một trong những cách thông dụng nhất để doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu kho. Doanh nghiệp có thể xây mới, nới rộng không gian kho để tăng diện tích lưu trữ. Tuy nhiên, phương án này tốn khá nhiều chi phí.

Ngoài phương án trên, quý doanh nghiệp có thể trang bị hệ thống kệ để hàng có khả năng chịu lực tốt để tăng sức chứa tầng cao. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng pallet, xếp chồng lên nhau để tăng sức chứa, tối ưu chi phí. 

Đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho

Khi thực hiện đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho, doanh nghiệp cần đẩy nhanh việc bán hàng để tái đặt hàng nhập kho, rút ngắn thời gian lưu kho. Nhà quản lý cần nắm rõ nhu cầu, dự đoán xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định chính xác cho kế hoạch kinh doanh.

Giảm số lượng tồn kho của các mặt hàng kém hiệu quả

Với phương án này, doanh nghiệp cần tăng lượng hàng bán ra của các sản phẩm nổi bật, có lợi nhuận cao, loại bỏ các sản phẩm bán chậm. Không gian mới sẽ được nhường lại cho các sản phẩm có tiềm năng trên thị trường. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro có thể xảy ra, tối ưu hiệu quả lưu kho và chi phí lưu kho.

5. Quản lý kho và chi phí lưu kho với giải pháp ERP 

ERP, hay còn được gọi là “Enterprise Resources Planning” là một loại phần mềm giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Hệ thống quản lý kho được tích hợp với nhiều chức năng quan trọng tới từ các bộ phận khác nhau như tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý hàng hóa. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sẽ được chia sẻ cho các bộ phận liên quan.

Trong số đó, phần hành quản lý kho trên ERP đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát tình trạng hàng tồn kho. Hệ thống mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Khả năng linh động trong việc đặt mã vật tư và hàng hóa một cách đồng nhất. 
• Cho phép phân nhóm hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
• Lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết.
• Hỗ trợ đơn vị tính linh động.
• Giúp kiểm soát tốt tồn kho 
• Thực hiện giao dịch kho tức thì và chính xác về giá trị. 

ERP cung cấp hệ thống đồng nhất, giảm thiểu sai sót liên quan đến dữ liệu. Nhờ đó mà báo cáo từ hệ thống trở nên chính xác hơn. Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược thông qua khả năng phân tích dữ liệu của ERP quản lý kho.

Với kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP tại hơn 3000 doanh nghiệp trong suốt 20 năm qua, đội ngũ chuyên gia tại FPT IS cam kết hỗ trợ các doanh nghiệp/tổ chức tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng từ đơn giản tới phức tạp. Chúng tôi không ngừng hướng đến giá trị doanh nghiệp, hỗ trợ tổ chức đưa ra quyết định đúng về đầu tư công nghệ, cung cấp nguồn lực, công cụ và dịch vụ tốt nhất.

Các bài viết liên quan:

• Hệ thống ERP trong sản xuất: Lợi ích, tính năng và cách vận hành
• Phần mềm quản lý kho ERP – Tối ưu các quy trình phức tạp

Bài viết trên đã cung cấp những kiến thức hữu ích, giải thích được carrying cost là gì, phân loại và cách tính chi phí lưu kho cho quý doanh nghiệp. Để tối ưu quy trình quản lý kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm chuyên dụng hoặc giải pháp ERP. Để được tư vấn về giải pháp ERP quản lý kho, quý doanh nghiệp vui lòng bấm LIÊN HỆ NGAY ở góc phải phía trên màn hình để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để nhận được tư vấn miễn phí.