Công nghệ hỗ trợ tối ưu vốn lưu động như thế nào?

1. Vốn lưu động là gì? Tại sao doanh nghiệp cần hiểu về vốn lưu động.

Trong hoạt động của Doanh nghiệp, vốn lưu động là một yếu tố đặc biệt quan trọng giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành liên tục và thường xuyên. Có thể ví vốn lưu động là khí huyết của doanh nghiệp.

Vốn lưu động là thước đo tài chính quan trọng thể hiện sức khỏe tài chính của doanh nghiệp trong hoạt động ngắn hạn. Nói một cách đơn giản, vốn lưu động bao gồm tiền mặt và các tài sản ngắn hạn có thể chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng để đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn và nhu cầu hoạt động.

Vốn lưu động = Tài sản lưu động – Nợ ngắn hạn

Trong đó:

• Tài sản lưu động: gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngắn hạn, khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng 1 năm.

• Nợ ngắn hạn: Bao gồm các khoản vay ngắn hạn, khoản phải trả ngắn hạn và các nghĩa vụ tài chính khác phải thanh toán trong vòng 1 năm.

• Vốn lưu động dương cho biết doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn và đáp ứng nhu cầu hoạt động. Vốn lưu động âm cho biết doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn và có thể cần phải huy động thêm vốn.

Doanh nghiệp thường dùng vốn lưu động để đầu tư dự trữ hàng tồn kho (gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa/thành phẩm, sản phẩm dở dang), các khoản phải thu ngắn hạn, tài sản lưu động khác, … Trong hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho và nợ phải thu chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng vốn lưu động.

Tổng tài sản doanh nghiệp gồm Tài sản ngắn hạn (bao gồm tài sản lưu động) và Tài sản dài hạn (bao gồm tài sản cố định và tài sản dài hạn khác). Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp, mô hình hoạt động, lĩnh vực hoạt động, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có cơ cấu tài sản lưu động phù hợp.

Vốn lưu động được hình thành từ nguồn vốn (vốn đi vay, vốn chủ sở hữu) và có chi phí sử dụng vốn. Khi cơ cấu vốn lưu động chưa phù hợp, không tối ưu sẽ ảnh hưởng lớn đến vận hành và hiệu quả hoạt động như: doanh nghiệp có thể bị thiếu dòng tiền để hoạt động; hay doanh nghiệp bị phụ thuộc lớn vào vốn vay ngắn hạn; hay chi phí vốn lưu động cao ăn mòn lợi nhuận hoạt động; hay vòng quay vốn lưu động kém hơn so với đối thủ.

2. Khó khăn trong quản lý vốn lưu động

Các vấn đề thường gặp trong hoạt động quản lý vốn lưu động tại các doanh nghiệp, bao gồm:

Thiếu hụt vốn lưu động

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, do nhiều nguyên nhân, nhiều khi doanh thu bán hàng giảm, dẫn đến thu tiền ít, thu hồi nợ chậm; chi phí hoạt động cao; càng tồn kho quá cao; nợ ngắn hạn quá cao. Những nguyên nhân này làm cho doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán chi phí hoạt động, gặp khó khăn trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh và có nguy cơ vỡ nợ cao.

Dư thừa vốn lưu động

Ngược lại, nhiều khi sự phát triển nóng và thuận lợi, doanh thu bán hàng tăng cao, thu hồi nợ nhanh; chi phí hoạt động thấp; hàng tồn kho quá thấp; nợ ngắn hạn quá thấp. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch, dự báo trước thì rất có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp sử dụng vốn không hiệu quả, chi phí tài chính cao, mất đi cơ hội đầu tư sinh lời.

Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả

• Hàng tồn kho quá cao: Dẫn đến chi phí lưu kho cao (chi phí thuê kho, chi phí vận hành bảo quản, chi phí tài chính,…), nguy cơ lỗi thời, cận hết hạn, hàng xuống cấp và giảm khả năng thanh khoản.
• Hàng tồn kho quá thấp: Có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa, mất cơ hội kinh doanh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Quản lý thu hồi nợ không hiệu quả

• Thu hồi nợ quá chậm: Dẫn đến thiếu hụt tiền mặt, tăng nguy cơ mất vốn, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn và hoạt động kinh doanh.
• Có nhiều khoản nợ phải trả quá hạn: chi phí mua hàng tăng (NCC dự phòng chi phí rủi ro và chi phí tài chính trong giá khi đánh giá rủi ro thu nợ chậm), ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Quản lý chi phí hoạt động không hiệu quả

• Chi phí hoạt động quá cao: Dẫn đến giảm lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Sử dụng nguồn vốn không hợp lý: Dẫn đến lãng phí, chi phí tài chính tăng và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, giảm uy tín với các tổ chức tín dụng.

Sử dụng các nguồn tài trợ ngắn hạn không hiệu quả

• Lựa chọn nguồn tài trợ không phù hợp: Dẫn đến chi phí tài chính cao và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
• Sử dụng quá nhiều nguồn tài trợ ngắn hạn: Dùng các khoản tài trợ ngắn hạn cho các khoản đầu tư dài hạn, sử dụng vốn không đúng mục đích, tăng nguy cơ thanh khoản và vỡ nợ.

3. Nguyên nhân dẫn tới quản lý vốn lưu động không hiệu quả

Theo các nghiên cứu và báo cáo của Kiểm toán Big4, nguyên nhân chính dẫn đến các vấn đề trên là do:

• Nhiều doanh nghiệp yếu trong dự báo dòng tiền, không thể dự báo sự thiếu hụt dòng tiền tương lai.
• Nhiều doanh nghiệp không có hoặc có quy trình quản lý vốn lưu động không hiệu quả: Quy trình quản lý phải thu, phải trả, tồn kho cứng nhắc, rời rạc và phức tạp, dẫn đến làm chậm tổng thể chuỗi giá trị.
• Doanh nghiệp không theo dõi việc sử dụng vốn lưu động có hiệu quả hay không, không có hoặc không thực hiện đo đếm các chỉ số kiểm soát, hoặc có nhưng không phát hiện được gian lận trong quản lý vốn lưu động và tiền.
• Thiếu sự quan tâm trong phân tích và giám sát vốn lưu động: Vốn lưu động không được giám sát định kỳ và một cách có hệ thống, không có báo cáo nhanh và báo cáo phân tích vốn lưu động.

4. Một số biện pháp quản lý vốn lưu động

Việc quản lý vốn lưu động hiệu quả là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Một số biện pháp cơ bản doanh nghiệp nên áp dụng để nâng cao hiệu quả:

• Lập kế hoạch và dự báo dòng tiền: lập kế hoạch bán hàng, tồn kho, sản xuất, chi phí, KQKD, dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu vốn trong tương lai và có biện pháp chuẩn bị tối ưu nhất.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: rất ít doanh nghiệp lập kế hoạch tồn kho, nhiều doanh nghiệp không biết được hiệu quả của việc lập kế hoạch tồn kho tác động đến vốn lưu động như thế nào. Lập kế hoạch và dự báo tồn kho sẽ giúp việc lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng tối ưu, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và tối ưu hóa sử dụng vốn.
• Quản lý hạn mức công nợ cho từng khách hàng và thu hồi nợ hiệu quả: Việc đánh giá phân hạng khách hàng, phân tích dữ liệu và thiết lập hạn mức tín dụng cho từng khách hàng sẽ giúp thu hồi tiền mặt nhanh chóng, giảm thiểu nợ quá hạn và cải thiện khả năng thanh khoản.
• Quản lý chi phí hoạt động hiệu quả: Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam nhất là các doanh nghiệp SME chưa coi trọng việc lập kế hoạch, nhất là kế hoạch ngân sách chi phí. Việc lập kế hoạch ngân sách chi phí, kiểm soát hiệu quả thực hiện chi phí sẽ giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện hiệu quả sử dụng vốn.
• Quản lý sử dụng các nguồn tài trợ ngắn hạn hiệu quả: Lập kế hoạch nhu cầu vốn, thiết lập các mối quan hệ tín dụng và chủ động nguồn tài trợ hạn mức tín dụng phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp điều phối một cách linh hoạt theo nhu cầu tại từng thời điểm, tránh thiếu hụt vốn, sử dụng vốn hợp lý, tránh tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí tài chính.

Các biện pháp trên không thể thực hiện một cách hiệu quả nếu không có các giải pháp công nghệ phù hợp. Đa số các doanh nghiệp, các CEO và CFO đều hiểu phải áp dụng các biện pháp trên để cải thiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Tuy nhiên, hầu hết các Doanh nghiệp lại thiếu công cụ, dữ liệu để thực hiện. 

5. Giải pháp công nghệ quản lý vốn lưu động từ FPT IS

Ngày nay, với công cuộc chuyển đổi số nhanh chóng, công nghệ đã và đang đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa vốn lưu động cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy tăng trưởng.

Dưới đây là một số giải pháp công nghệ và các sản phẩm thế mạnh của FPT IS có thể giúp các doanh nghiệp trong quản lý, điều hành và tối ưu hiệu quả sử dụng vốn lưu động:

1. Các giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp:

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): các phân hệ lõi của ERP quản trị nguồn lực doanh nghiệp gồm quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho hàng, quản lý sản xuất, quản lý tài sản và bảo trì máy móc thiết bị, quản lý chất lượng, Tài chính kế toán (với các phần hành Nợ phải thu, Nợ phải trả, Tài sản, Sổ cái/Nhật ký chung, tính giá thành, báo cáo quản trị, quản lý vốn, quản lý và kiểm soát kế hoạch ngân sách),…. ERP giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, cung cấp thông tin chi tiết về dòng tiền, hàng tồn kho, các khoản phải thu/phải trả và hơn nữa hỗ trợ cung cấp thông tin cho công tác lập dự báo, kế hoạch tương lai.

Trong đó, một số phân hệ đóng góp vai trò quan trọng trong quản lý vốn lưu động: 

• Quản lý kho: Giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, cung cấp thông tin kịp thời để thiết lập các hạn mức tồn kho nhằm tối ưu hóa mức độ tồn kho, giảm chi phí lưu kho và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
• Quản lý bán hàng, quản lý nợ phải thu: Tự động hóa quy trình kiểm soát hạn mức công nợ với từng khách hàng, theo dõi tình trạng thanh toán, cảnh báo nợ quá hạn và giảm thiểu nợ quá hạn, hơn nữa nó cung cấp thông tin lập kế hoạch bán hàng, thu nợ và dự báo nhu cầu và dòng tiền.
• Quản lý mua hàng, quản lý nợ phải trả: Tự động hóa quy trình mua hàng, theo dõi công nợ với Nhà cung cấp, cung cấp thông tin lập kế hoạch mua hàng, lên kế hoạch thanh toán giúp dự báo dòng tiền.
• Quản lý chi phí và ngân sách: tự động hóa quy trình kiểm soát ngân sách, phê duyệt mua sắm, phân tích hiệu quả sử dụng chi phí.
• Quản lý sản xuất: Tự động hóa lập kế hoạch sản xuất và theo dõi thực thi sản xuất, cung cấp thông tin kịp thời lập kế hoạch nhu cầu, kế hoạch tồn kho tối ưu và hiệu quả.
• Quản lý dòng tiền và nguồn vốn: dự báo kế hoạch dòng tiền, cảnh báo thiếu hụt, lập kế hoạch nguồn vốn, hạn mức, gợi ý lựa chọn sử dụng hạn mức có lãi suất tối ưu, giúp linh hoạt và tốc độ trong điều hành và ra quyết định sử dụng vốn lưu động.

ERP không còn xa lạ và đã được áp dụng ở nhiều Doang nghiệp lớn, doanh nghiệp FDI, tuy nhiên một số doanh nghiệp chỉ triển khai một vài phân hệ (Module) cơ bản trong đó xoay quanh và chú trọng vào một số phần hành nhưng chưa có một hệ thống ERP đồng bộ để quản trị cả chuỗi giá trị, dẫn đến hiệu quả khai thác ERP mang lại chưa cao, đặc biệt chưa khai thác triệt để được ERP trong quản lý sử dụng vốn lưu động.

Để mang lại giá trị cao nhất của ERP trong quản trị doanh nghiệp, mang lại các tối ưu khi ứng dụng, FPT IS trong chiến lược đồng hành chuyển đổi số cùng doanh nghiệp tập trung tư vấn tối ưu hệ thống ERP hiện có cũng như tư vấn các giải pháp cải tiến, nâng cấp, phát triển, cắm thêm các giải pháp sinh thái xung quanh ERP bằng chính các sản phẩm của nhà FPT để hoàn thiện quản lý toàn quản trị chuỗi giá trị của doanh nghiệp, từ có nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

2. Thương mại điện tử:

Những năm gần đây, các kênh bán hàng truyền thống đang có xu hướng giảm mạnh và bán hàng thương mại điện tử tăng trưởng mạnh mẽ. Doanh nghiệp đã và đang chuyển mình và thay đổi mô hình kinh doanh, phải kết hợp chặt chẽ giữa kinh doanh truyền thống và điện tử (online). Tuy nhiên,  để có thể thay đổi linh hoạt mô hình kinh doanh thích ứng nhanh với thị trường, doanh nghiệp cần các giải pháp công nghệ tiên phong, đón đầu xu hướng. FPT IS thấu hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp và nắm bắt xu thế của thị trường đã đầu tư phát triển các giải pháp và sẵn sàng đồng hành hỗ trợ các doanh nghiệp thích ứng nhanh với các xu hướng thay đổi này, mang lại tăng trưởng doanh thu, tạo lợi thế cạnh tranh với đối thủ và dẫn đầu.

• Bán hàng trực tuyến: Giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn, tăng doanh thu và thu hồi vốn nhanh hơn.
• Thanh toán trực tuyến: Giúp doanh nghiệp nhận thanh toán nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm thiểu rủi ro gian lận và thu hẹp thời gian thu hồi vốn.
• Chuỗi cung ứng kỹ thuật số: Giúp theo dõi và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa dòng tiền.

Với mô hình kinh doanh B2B và B2B2C, FPT IS đang có giải pháp eSales để kết nối bán hàng trực tuyến với Khách hàng truyền thống, giải quyết các bài toán chuyển đổi từ hệ thống phân phối truyền thống sang bán hàng online, tích hợp hạn mức và công nợ từ ERP, theo dõi giao hàng online, tất cả theo thời gian thực tương tác và trao đổi thông tin tự động với khách hàng. Giải pháp này đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp như Rạng Đông, Động lực, Vinaseed,…

Với mô hình B2C và bán hàng đa kênh, FPT IS có giải pháp Utop với các tính năng từ marketing thu hút khách hàng, tập trung vào các điểm chạm trên hành trình trải nghiệm khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, giữ chân khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng, …

3. Big Data và trí tuệ nhân tạo (AI):

Những lợi ích mà công nghệ dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo mang lại cho phát triển kinh tế và xã hội đã rõ nét, quản trị doanh nghiệp đã được chứng minh. Cụ thể những công nghệ này đã và đang đóng góp và cải thiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động thông qua:

• Phân tích dữ liệu: Thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, xu hướng thị trường và hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn về chính sách bán hàng, chương trình marketing, tồn kho, công nợ.
• Dự báo nhu cầu: Sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, dữ liệu phân tích thị trường, đối thủ và các yếu tố khác để dự báo nhu cầu trong tương lai, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất và mua hàng hiệu quả hơn.
• Phân tích sử dụng hạn mức tín dụng: Đánh giá tín nhiệm khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, giúp giảm thiểu rủi ro tín dụng và giảm thiểu nợ quá hạn, nợ xấu.
• Quản trị rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro tài chính và vận hành tiềm ẩn, giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp.

FPT đã nghiên cứu và phát triển AI từ rất sớm ở Việt Nam. Sau hơn 10 năm, FPT đã xây dựng được hệ sinh thái trí tuệ nhân tạo với hơn 20 sản phẩm giải pháp, phục vụ cho hơn 20 triệu người dùng tại 15 quốc gia. Trong đó, Utop là một trong những giải pháp hỗ trợ đắc lực các Doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu, tăng lợi thế cạnh tranh với các đối thủ, góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Utop gồm các chức năng:

• Campaign Studio: nền tảng tạo chiến dịch marketing, thu hút và định danh khách hàng với nhiều Campaign được thiết lập sẵn.
• UEngage CDP: nền tảng quản trị khách hàng, kết nối dữ liệu với các chiến dịch bao gồm Campaign Studio, tạo kịch bản marketing và bán hàng tự động.
• Loyalty OS: nền tảng khách hàng trung thành, cho phép chỉnh sửa động các điều kiện tích điểm, phân hạng thành viên, tích và đổi điểm, quản lý e-Voucher.
• Ucommer: nền tảng quản lý khách hàng đa kênh, như đại lý các cấp (B2B), TMĐT (B2C), bán hàng qua wed, ownshop, social media (tikok), chương trình khuyến mại, bán hàng từ nhiều kho/đối tác khác nhau (multi-sites)
• UtopGPT: nền tảng xây dựng kênh hỗ trợ khách hàng bằng Generative AI, Image Search AI, Try-on AI, AI Copilot Sales Guided.

Các công ty và thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước đã sử dụng thành công các giải pháp của Utop như Unilever, Pepsi, Acecook, Maison, Bayers, Intage Japan, BT com, TP Bank, VP Bank, Bảo Việt, FPT.

5. Internet vạn vật (IoT):

IOT đã và đang được áp dụng rộng rãi trong thời đại công nghệ 4.0. Nó mang lại nhiều đột phá trong quản trị doanh nghiệp nói chung và đóng góp vào nâng cao hiệu quả vốn lưu động nói riêng thông qua một số hoạt động vận hành cơ bản sau:

• Theo dõi tài sản: Theo dõi vị trí và tình trạng của tài sản trong thời gian thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và giảm thiểu thiệt hại.
• Quản lý năng lượng: Theo dõi và quản lý việc sử dụng năng lượng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, còn có nhiều công nghệ khác như điện toán đám mây, blockchain, v.v. cũng có thể hỗ trợ tối ưu hóa vốn lưu động cho doanh nghiệp.

Như vậy, vai trò và tầm quan trọng của áp dụng công nghệ trong quản lý, điều hành tối ưu vốn lưu động là không thể phủ nhận, hay sâu xa hơn là không thể thiếu trong thời đại công nghệ số, trong sự cạnh tranh và biến thiên nhanh chóng của thị trường. 

Để có những lựa chọn thông minh và khai thác công nghệ một cách hiệu quả thì các doanh nghiệp cần lựa chọn đối tác đáng tin cậy, có thể tư vấn các giải pháp phù hợp giải quyết được bài toán ngành và đồng hành với mình trong hành trình phát triển, bảo mật an toàn dữ liệu và giúp được doanh nghiệp xây dựng và nâng cao năng lực. FPT IS, với bề dày kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ hàng đầu khu vực cùng với đội ngũ chuyên gia tư vấn trong nhiều lĩnh vực, các giải pháp đã được đầu tư phát triển và ứng dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp, FPT IS tự tin và chắc chắn mang lại giá trị và hiệu quả cho doanh nghiệp nói chung và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng.

Bài viết độc quyền của chuyên gia FPT IS Tác giả Nguyễn Thị Phượng – Giám đốc tư vấn chuyển đổi số Công ty TNHH FPT IS