Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 32

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu hóa đơn bằng nhiều cách khác nhau, thuận tiện và minh bạch. Bài viết này sẽ hướng dẫn 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và hạn chế rủi ro trong hoạt động kế toán – tài chính.

1. Các cách tra cứu hóa đơn điện tử

Với mỗi phân loại hóa đơn điện tử sẽ có các bước tra cứu khác nhau, cụ thể như sau:

1.1. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập các thông tin bao gồm: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó nhấn “Tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu:

• Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.
• Nếu xuất hiện thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, nghĩa là hóa đơn chưa tồn tại hoặc thông tin nhập sai. Hãy kiểm tra lại các thông tin và thực hiện tìm kiếm lại.

1.2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

Bước 3: Chọn “Tra cứu” → nhấn “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 4: Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, nhấn “Kết quả kiểm tra”, sau đó chọn “Tổng cục thuế đã nhận không mã” để xem thông tin.

Lưu ý: Thời gian tra cứu tối đa là 31 ngày.

1.3. Tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh, thay thế

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vtra-cun

Bước 2: Nhập các thông tin: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Sau đó nhấn “Tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả:

• Nếu hiển thị “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp… Trạng thái: Đã cấp mã hóa đơn” ⇒ Hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi).
• Nếu hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…” ⇒ Hóa đơn không tồn tại hoặc thông tin nhập sai (nhớ bỏ số 1 trong ký hiệu hóa đơn).
• Nếu hiển thị “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót… Trạng thái: Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ” ⇒ Hóa đơn đã hủy thành công và đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

1.4. Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra

Để tra cứu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể thực hiện trên phần mềm hóa đơn đang sử dụng hoặc trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập hệ thống bằng tên đăng nhập (mã số thuế công ty) và mật khẩu đã được cung cấp

Bước 3: Chọn “Tra cứu” → “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 4: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”.

Bước 5: Nhập ngày lập hóa đơn theo khoảng thời gian muốn tra cứu. Lưu ý: thời hạn tra cứu tối đa 31 ngày; muốn tra cứu nhiều tháng cần thực hiện nhiều lần.

Bước 6: Chọn “Kết quả kiểm tra” và tra cứu lần lượt 2 mục: “Đã cấp mã hóa đơn” và “Tổng cục thuế đã nhận không mã” để xem cả hóa đơn có mã và không có mã.

Bước 7: Hệ thống sẽ trả về danh sách các hóa đơn đầu vào có mã/không mã trong khoảng thời gian đã chọn.

1.5. Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

Hóa đơn điện tử xăng dầu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, do đó có thể tra cứu theo cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã tại mục 3.2 hoặc tra cứu trực tiếp trên trang hóa đơn điện tử của người bán.

Lưu ý: Tùy phương thức chuyển dữ liệu (theo từng hóa đơn hoặc theo bảng tổng hợp theo ngày/tháng), một số hóa đơn có thể không tra cứu được theo cách không có mã.

Ví dụ: Tra cứu hóa đơn xăng dầu của Petrolimex

Cách 1: Tra cứu bằng mã tra cứu

Tiện ích: Tra cứu nhanh các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ do Petrolimex cung cấp.

• Bước 1: Nhập Mã tra cứu trên phiếu tra cứu hóa đơn điện tử hoặc email thông báo phát hành hóa đơn.
• Bước 2: Nhập Mã xác thực.
• Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm”.
• Bước 4: Chọn “Xem” trên dòng thông tin hiển thị hóa đơn.
• Bước 5: Xem hóa đơn và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” nếu cần.

Cách 2: Tra cứu theo thông tin hóa đơn

Tiện ích: Khách hàng không cần tìm lại hóa đơn trong kho lưu trữ mà có thể tra cứu nhanh dựa trên các thông tin sẵn có trên bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đầu vào.

• Bước 1: Chọn chức năng “Tìm kiếm theo Thông tin hóa đơn” trên thanh công cụ của website.
• Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn, gồm: mã số thuế của đơn vị xuất bán, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
• Bước 3: Nhập Mã xác thực và nhấn “Tìm kiếm”.
• Bước 4: Chọn “Xem” hóa đơn điện tử và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” nếu cần – tương tự như Cách 1.

Cách 3: Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập

Tiện ích: Khách hàng ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ của Petrolimex tại hệ thống phân phối toàn quốc sẽ được cung cấp tài khoản tra cứu danh sách hóa đơn theo khoảng thời gian phát sinh giao dịch tùy chọn.

• Bước 1: Chọn “Đăng nhập” trên thanh công cụ của website.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã được gửi đến email.
• Bước 3: Nhập Mã xác thực và nhấn “Đăng nhập”.
• Bước 4: Chọn thư mục “Quản lý hóa đơn”, sau đó lọc thông tin theo tháng và năm phát hành hóa đơn để xem danh sách hóa đơn phát sinh.

1.6. Tra cứu hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền

Đối với hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan quản lý và người nộp thuế có thể tra cứu trên trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp (thông tin bên người mua hàng).

Bước 2: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Bước 4: Chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền”.

Bước 5: Chọn tab “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” để xem chi tiết.

2. Nguyên nhân & cách xử lý khi hóa đơn điện tử không tra cứu được

1) Nguyên nhân hoá đơn điện tử không tra cứu được

Nguyên nhân 1 – Lỗi hệ thống: Do phần mềm cập nhật hoặc điều chỉnh từ nhà phát hành, hoặc lỗi đăng nhập của người dùng khiến hệ thống tạm thời “đơ”. Các website và phần mềm uy tín thường ít gặp lỗi này.

Nguyên nhân 2 – Nhập thông tin sai

• Sai mật khẩu hoặc mã xác thực
• Sai số hóa đơn hoặc dãy ký tự
• Nhập sai tên đăng nhập, mã số thuế hoặc mã tra cứu

Nguyên nhân 3 – Kết nối mạng yếu: Internet yếu hoặc mất kết nối khiến hệ thống không tải dữ liệu hóa đơn.

Nguyên nhân 4 – Lỗi phần cứng máy tính: Máy tính gặp sự cố, driver lỗi hoặc không thể cập nhật dữ liệu cũng có thể khiến hóa đơn không tra cứu được.

Các nguyên nhân khác

• Phần mềm hết hạn chưa gia hạn
• Lỗi trong quá trình lập hóa đơn

2) Cách khắc phục xử cố khi hoá đơn điện tử không tra cứu được

• Kiểm tra và ổn định kết nối Internet
• Nhập chính xác các thông tin đăng nhập và mã hóa đơn
• Liên hệ tổng đài nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng để được hỗ trợ
• Sử dụng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáng tin cậy

3. FPT.eInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử từ đối tác 30 năm ngành Thuế

FPT.eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế chứng thực, hỗ trợ doanh nghiệp xuất, gửi, quản lý và báo cáo hóa đơn điện tử nhanh chóng, hợp lệ, bảo mật và tiết kiệm chi phí. Không chỉ đáp ứng các yêu cầu tuân thủ pháp luật, FPT.eInvoice còn giúp doanh nghiệp biến hóa đơn thành công cụ chiến lược, tối ưu chi phí, chống gian lận và kết nối dữ liệu tài chính toàn cầu.

Ứng dụng linh hoạt với 2 phiên bản: – OnCloud và OnPrem

• OnCloud: Không cần hạ tầng, sử dụng không giới hạn thời gian, tích hợp linh hoạt, miễn phí lưu trữ và cập nhật.
• OnPrem: Đặt trên hệ thống riêng, bản quyền vĩnh viễn, bảo hành miễn phí, tùy chỉnh thông minh, tích hợp dễ dàng.

FPT.eInvoice được thiết kế linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động tại nhiều quốc gia với các quy định thuế khác nhau. Giải pháp tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP hàng đầu như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo và các phần mềm tài chính khác.

Với hơn 70.000 khách hàng và hơn 2 tỷ hóa đơn đã phát hành, FPT.eInvoice phục vụ nhiều lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, bán lẻ, thương mại điện tử, xăng dầu, khu vực công… Tiêu biểu có Bảo Việt, Petrolimex, Vietjet Air, Mirae Asset, PNJ, Thế Giới Di Động, VNG, Lazada, VNPT…

Với hơn 36 năm kinh nghiệm chuyển đổi số, FPT tiếp tục mở rộng hóa đơn điện tử ra nhiều quốc gia, kết nối chặt chẽ với cơ quan thuế để thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện. FPT.eInvoice là mảnh ghép nền tảng trong hệ sinh thái tài chính số toàn cầu, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị tài chính – kế toán – thuế hiện đại, bảo mật, minh bạch và nâng cao khả năng cạnh tranh bền vững.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn các cách tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, chính xác theo Thông tư 32. Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được chuyên gia FPT IS liên hệ tư vấn chi tiết trong thời gian sớm nhất.