Paperless là gì? Vai trò và cách thiết lập văn phòng không giấy
Những câu hỏi xoay quanh Paperless là gì, vai trò và cách thiết lập đang được nhiều doanh nghiệp và các nhà quản trị quan tâm. Không giấy tờ (Paperless) là việc hạn chế sử dụng giấy tờ, các văn bản vật lý trong quy trình làm việc, được thay thế bằng các giải pháp, phần mềm số đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho môi trường và các đơn vị kinh doanh. Bài chia sẻ dưới đây của FPT IS sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu thêm về vấn đề trên.
Tham khảo thêm: Chuyển đổi số là gì? Tầm quan trọng của chuyển đổi số
1. Paperless là gì
Paperless – không cần giấy tờ là một thuật ngữ dùng để biểu thị cho các quy trình làm việc không sử dụng giấy và các tài liệu in ấn. Các tài liệu, thông tin và hồ sơ sẽ được lưu trữ trên không gian mạng thay vì trên giấy như phương thức truyền thống.
Paperless được ứng dụng nhiều trong các hoạt động của doanh nghiệp như: Trao đổi công việc qua email, điền biểu mẫu (Google Form) lấy ý kiến/khảo sát khách hàng,… Hiện nay, không giấy tờ ngày càng phổ biến và là bước tiền đề quan trọng giúp các doanh nghiệp thiết lập văn phòng không giấy (paperless office).
Tham khảo: Chuyển đổi số trong giáo dục: Thực trạng và cách tiến hành
2. Lợi ích của paperless trong quá trình vận hành tổ chức, doanh nghiệp
2.1. Tiết kiệm không gian làm việc
Không gian làm việc với quá nhiều các kệ, tủ đựng tài liệu, giấy tờ sẽ trở nên ngột ngạt khiến nhân viên cảm thấy thiếu tinh thần, không hứng thú. Đặc biệt, với các ngành nghề đặc thù như luật, tài chính,.. việc có quá nhiều giấy tờ sẽ tốn nhiều thời gian để phân loại, sắp xếp.
Số hóa các tài liệu, giấy tờ trên nền tảng điện toán đám mây loại bỏ lượng lớn giấy tờ, đem đến không gian làm việc tại văn phòng “rộng rãi”, chuyên nghiệp và khoa học. Không gian được tối ưu đem đến sự hứng thú, thoải mái cho mỗi cá nhân nhân viên.
2.2. Giảm thiểu chi phí vận hành
Không giấy tờ hay văn phòng không giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí in ấn thường gặp như: Máy in, giấy, mực in,… Các quy trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, lưu trữ thông tin được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng kỹ thuật số giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn giấy in sai/in thử.
Ngoài ra, một số phần mềm được tích hợp chữ ký số, cho phép người sử dụng có thẩm quyền ký online, và có quyền hợp pháp như các văn bản vật lý. Các thao tác hành chính lặp đi lặp lại dần được loại bỏ, tối ưu thời gian và chi phí vận hành.
2.3. Nâng cao khả năng bảo mật dữ liệu
Công nghệ điện toán đám mây cho phép doanh nghiệp trữ dữ liệu dưới dạng số, sao lưu vào Cloud, hạn chế rủi ro dữ liệu bị đánh cắp và hư hỏng. Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI),Big Data và học máy (Machine Learning) giúp tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu trên Cloud. Tài liệu được phân chia theo nhóm, danh mục,… Quyền truy cập được kiểm soát tuyệt đối, chỉ cho phép những người được cấp quyền truy cập và sử dụng tài liệu được lưu trữ.
2.4. Dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin
Dữ liệu và thông tin được lưu trữ trên môi trường số cho phép những người được cấp quyền dễ dàng truy cập, chia sẻ và sử dụng từ mọi nơi. Các tập được đính kèm tài liệu dạng .docx, .pdf,… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin giữa các nhân sự.
Nhiều phần mềm hỗ trợ trao đổi, ghi chú dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu giúp nhân viên xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch. Ngoài ra, các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn được phân tích, sàng lọc và lưu trữ về nguồn tông nhanh chóng, độ chính xác cao so với cách làm thủ công truyền thống.
2.5. Tăng hiệu suất công việc
Văn phòng không giấy giúp tối ưu thời gian, tăng hiệu suất làm việc của các cá nhân, phòng ban thuộc các tổ chức/doanh nghiệp. Số hóa bộ dữ liệu lên trên môi trường số giúp thông tin được truyền, chia sẻ nhanh chóng với vài thao tác, rút ngắn công đoạn tìm kiếm tư liệu. Dữ liệu minh bạch, chính xác giúp nhân viên phân tích, xử lý công việc nhanh chóng.
2.6. Tính bền vững cho môi trường
Với phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống, các tổ chức/doanh nghiệp cần sử dụng lượng lớn giấy, mực in,… gây ảnh hưởng lớn đến môi trường tự nhiên. Các hóa chất từ mực in có thể làm ô nhiễm nguồn nước, đất, chặt cây làm để sản xuất giấy làm giảm mật độ cây xanh, ảnh hưởng đến khả năng lọc không khí.
Paperless – không giấy tờ với việc giảm thiểu tài liệu in ấn, lưu trữ dữ liệu trên không gian số đã hạn chế lượng rác thải, và việc khai thác các tài nguyên, khoáng sản phục vụ cho việc sản xuất giấy, mực in,… Nhờ vậy góp phần bảo vệ môi trường.
Xem thêm: OCR là gì? Ứng dụng của công nghệ nhận dạng ký tự quang học
3. Cách thiết lập paperless office hiệu quả
Để thiết lập văn phòng không giấy (Paperless Office) hiệu quả, quý doanh nghiệp cần lưu tâm đến 3 vấn đề chính sau đây.
3.1. Thay đổi quy trình vận hành
Văn phòng không giấy là mục tiêu của nhiều tổ chức/doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần thay đổi cách thức vận hành, xác định rõ mục tiêu và xây dựng quy trình làm việc số hóa theo từng bước nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc của từng cá nhân. Các bước chính gồm:
- Xác định nhu cầu, mục tiêu: Doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu, mục tiêu khi xây dungjw quy trình như: tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cấp hệ thống,…
- Xác định các bước thuộc quy trình làm việc: Các bước cần phụ thuộc vào tính chất công việc, loại hình doanh nghiệp. Phương pháp 5W-1H-5M được sử dụng khá phổ biến để phân tích các bước của quy trình làm việc.
- Nắm rõ nội dung chính của quy trình: Nhà quản trị cần nắm rõ nội dung cốt lõi của từng bước để có những quyết định chính xác.
- Kiểm tra quy trình làm việc: Kiểm tra, lựa chọn phương pháp phù hợp, kiểm soát quy trình để đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu, kịp thời đưa ra các cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
- Nắm rõ những điểm quy trình có thể tối ưu hoá bằng công nghệ: Nhà quản trị cần nắm rõ các quy trình có thể thực hiện số hóa và áp dụng.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp: Lựa chọn các phần mềm và giải pháp phù hợp để quy trình số hóa diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
3.2. Đổi mới tư duy, cách thức làm việc
Với cách thức làm việc truyền thống, nhân viên cần đến văn phòng tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, mô hình làm việc từ xa, làm việc tại nhà, mô hình kết hợp (Hybrid Model) đang trở nên phổ biến và đem lại kết quả cao. Duyệt công văn, xử lý tài liệu,… đều có thể tiến hành trên môi trường số.
Trong một cuộc khảo sát về tương lai của công việc, 83% người tham gia khảo sát chỉ ra rằng mô hình làm việc kết hợp là mô hình tối ưu trong tương lai. Sự kết hợp của Big Data, AI, IoT,… cho phép các làm việc linh hoạt với các múi giờ, địa điểm khác nhau với hiệu suất tương đương khi làm việc tại văn phòng.
Để thiết lập văn phòng không giấy thành công, đội ngũ nhân viên công ty cần được đào tạo, có khả năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc. Môi trường làm việc cần linh hoạt, mở, có sự tương tác giữa các cá nhân, phòng ban.
3.3. Số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu là một bước quan trọng để doanh nghiệp thiết lập văn phòng không giấy. Nghiên cứu của Adobe cho thấy, doanh nghiệp mất khoảng hơn 60% chi phí biểu mẫu hàng năm khi sử dụng các biểu mẫu giấy. Việc số hoá dữ liệu giúp nhà quản lý cắt cắt giảm chi phí văn phòng và gia tăng hiệu suất công việc.
Hiện nay, khoảng 60% doanh nghiệp trên thế giới đã và đang tiến hành số hóa, thiết lập Paperless Office điển hình như: Apple, Google,… Các dữ liệu được chuyển sang định dạng bit, byte, đưa lên cùng một hệ thống để lưu trữ, quản lý và triển khai công việc. Công nghệ AI tích hợp trên các phần mềm sẽ tiến hành số hóa tuần tự: số hóa biểu mẫu, công việc, số hóa giấy tờ, tài sản doanh nghiệp.
Xem thêm: Kinh tế số là gì? Đặc điểm và giải pháp thúc đẩy kinh tế số
4. Triển khai Paperless office (văn phòng không giấy) với Bộ giải pháp của FPT IS
Bộ giải pháp Paperless Office hướng tới ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng giấy tờ hành chính văn bản, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian.
Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời và nhanh chóng, hỗ trợ môi trường làm việc tương tác tức thời, đa chiều với thông tin luôn được cập nhật real-time.
Hệ sinh thái giải pháp Văn phòng không giấy của FPT IS bao gồm các sản phẩm:
- Hợp đồng điện tử FPT.eContract: Nền tảng trung gian khởi tạo, ký kết và quản lý hợp đồng, tài liệu giữa doanh nghiệp, tổ chức cá nhân với các đối tác hoàn toàn trực tuyến, đảm bảo pháp lý.
- Số hóa quy trình và giao việc tự động liên phòng ban FPT.SPRO: Số hóa và tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ các quy trình trên một nền tảng duy nhất, đáp ứng việc quản lý toàn diện các luồng công việc và giao việc tự động.
- Chữ ký số: Chữ ký số từ xa FPT.eSign và chữ ký số Token FPT-CA.
- Hóa đơn điện tử FPT.eInvoice: Lập & ký duyệt hóa đơn 24/7. Đáp ứng theo chuẩn quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với Tổng cục thuế, các nghiệp vụ thuế theo quy định pháp luật
- Chứng thực tài liệu và hợp đồng điện tử FPT.CeCA: Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của hợp đồng với tích xanh của Bộ Công thương
Các bài viết liên quan:
- Chữ ký số là gì? Quy định và phân loại các giải pháp ký số hiện nay
- Chuyển đổi số y tế: Lợi ích, thực trạng và xu hướng
Paperless – không giấy tờ với những lợi ích nổi bật đang trở nên phổ biến và được nhiều tổ chức/doanh nghiệp áp dụng. Để thiết lập mô hình văn phòng không giấy (Paperless Office) hiệu quả với Bộ giải pháp Văn phòng không giấy của FPT IS, quý doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để được tư vấn.
