Triển khai ERP trong doanh nghiệp Việt

Trong dự án triển khai hệ thống ERP, một trong những vấn đề hàng đầu mà các doanh nghiệp quan tâm là chi phí thực tế mà họ phải chi trả để thực hiện dự án này. Trong một số trường hợp, chi phí thực tế của việc triển khai phần mềm ERP có tác động trực tiếp đến quyết định của doanh nghiệp về việc có nên thực hiện dự án này hay không.

Chi phí của dự án ERP khi triển khai thực tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

• Quy mô của doanh nghiệp: Bao gồm số lượng bộ phận, nhân viên sử dụng hệ thống…
• Loại hệ thống ERP mà doanh nghiệp chọn triển khai: Đây có thể là giải pháp chung hoặc giải pháp có khả năng tùy chỉnh…
• Mức độ tùy biến cần thiết cho phần mềm ERP
• Sự cần thiết của các tài nguyên bổ sung: Bên cung cấp sẽ đưa cho doanh nghiệp các khóa đào tạo cho nhân viên, dịch vụ tư vấn cao cấp…

Doanh nghiệp có thể tính toán ngân sách của mình dựa trên tình hình hoạt động của mình, bao gồm: Cơ sở hạ tầng, số lượng người dùng, các yêu cầu cụ thể trong từng lĩnh vực kinh doanh… để chọn lựa một phần mềm ERP phù hợp và tối ưu hóa chi phí tốt nhất.

Phương pháp triển khai dự án ERP thành công, giảm thiểu rủi ro thất bại

Xác định rõ mục tiêu và tình trạng của doanh nghiệp

Khi muốn sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP chuẩn để phải hiểu rõ những khó khăn hiện tại mà tổ chức đang phải đối mặt cũng như các thách thức có thể xảy ra trong tương lai gần, khoảng từ 3 đến 5 năm tới.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác hơn về nhu cầu của tổ chức về việc đầu tư vào hệ thống ERP. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp có thể xác định phạm vi công việc cần triển khai trong hệ thống ERP để đáp ứng đúng với quá trình phát triển của tổ chức.

Chi tiết kế hoạch triển khai nhất có thể

Lập kế hoạch là công việc đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công khi triển khai ERP. Để làm điều này, doanh nghiệp cần xác định và đặt ra các mốc quan trọng thật cụ thể và chi tiết trước khi thực hiện dự án ERP.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chia sẻ kế hoạch với tất cả các nhóm tham gia để mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng cần sắp xếp nhiệm vụ theo một chuỗi logic và xác định đầu việc ưu tiên.

Nếu không thực hiện công việc này một cách cẩn thận, dự án sẽ có nguy cơ vượt quá thời hạn và tăng chi phí đáng kể. Thậm chí, điều này cũng có thể là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong việc triển khai ERP.

Xây dựng đội ngũ triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp phù hợp

Các thành viên tham gia vào quá trình thực hiện ERP cần có kinh nghiệm và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho công việc. Cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp: Người quản lý dự án sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thực hiện các hoạt động như thiết lập các cuộc đối thoại, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách dự án, phân phối nguồn lực… Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, chủ nhiệm dự án cần có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp và có khả năng đưa ra giải pháp, quyết định khi cần.
• Đối với nhà triển khai ERP: Người tư vấn chính để quản lý dự án và các người tư vấn khác như tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Nhiệm vụ của người tư vấn chính là lập kế hoạch triển khai dự án thông qua Chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, người tư vấn chính sẽ điều phối hoạt động của các tư vấn quản lý, hệ thống, kỹ thuật… để đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đặt ra trong định nghĩa yêu cầu được hoàn thành đúng hạn.

Đảm bảo có người dùng cuối của hệ thống ERP được đào tạo và tham gia trong suốt quá trình

Sau khi đã xây dựng, cấu hình và cài đặt hệ thống ERP, công việc triển khai vẫn chưa kết thúc. Hệ thống này không tự hoạt động mà cần sự can thiệp của con người. Quá trình can thiệp này bao gồm cả việc đào tạo cho đội ngũ quản trị và nhân viên sử dụng hệ thống.

Việc đào tạo phải diễn ra nghiêm túc và bao gồm cả lý thuyết lẫn thực hành trên hệ thống thực tế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng phần mềm đều đã được học​ cách sử dụng hệ thống ERP một cách chính xác và hiệu quả.

Lựa chọn đối tác triển khai uy tín, phù hợp

Sau khi đã xác định được mục tiêu và phạm vi công việc, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị hợp tác phù hợp. Những đơn vị này cần phải là tổ chức có kinh nghiệm và đã thực hiện thành công dự án tương tự cho nhiều doanh nghiệp khác.

Yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn đối tác là đơn vị phải có hiểu biết sâu về ngành công nghiệp cũng như văn hóa và quy định của tổ chức. Từ đó, đơn vị hợp tác mới có thể đưa ra những giải pháp phù hợp và đúng đắn cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, khi có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và giám đốc các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc triển khai ERP sẽ trở nên dễ dàng và có khả năng thành công cao hơn.

Bài viết độc quyền bởi Chuyên gia công nghệ FPT IS

Lê Hoàng Long

Chuyên gia Tư Vấn Triển Khai SAP ERP

Công ty Hệ thống Thông tin FPT.