Văn phòng số là gì? Lợi ích, mô hình và hướng dẫn thiết lập
Văn phòng số đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, giảm giấy tờ thủ công và nâng cao hiệu suất. Việc chuyển đổi sang mô hình này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện trải nghiệm cho nhân sự và khách hàng.
1. Văn phòng số là gì? Hoạt động như thế nào?
Văn phòng số là môi trường làm việc ứng dụng công nghệ thông tin và Internet để thực hiện các nghiệp vụ như quản lý tài liệu, xử lý thông tin, trao đổi và phối hợp công việc – thay thế cho phương thức dùng giấy tờ và giao tiếp trực tiếp truyền thống.
Văn phòng số thường tích hợp các phần mềm và công nghệ phục vụ việc quản lý tài liệu số hóa, lưu trữ điện tử, xử lý thông tin, đồng thời cho phép làm việc từ xa thông qua kết nối internet. Các công cụ và công nghệ trong văn phòng số có thể bao gồm các kênh giao tiếp online, hệ thống quản lý hợp đồng – tài liệu điện tử, chữ ký số, ứng dụng cộng tác trực tuyến, họp trực tuyến và nhiều tiện ích khác, giúp nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong công việc.
Năm 2021, công nghệ văn phòng số được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến gồm:
- 80% công cụ nhắn tin tức thời trên di động
- 79% công cụ cộng tác
- 74% công cụ lưu trữ/chia sẻ dữ liệu
- 47% công cụ đào tạo và phát triển cá nhân
Mục tiêu chính của văn phòng số là tăng khả năng cộng tác, duy trì kết nối với khách hàng và đối tác, cho phép nhân viên làm việc từ xa mà vẫn hiệu quả, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.
2. Sự khác biệt giữa mô hình văn phòng số với văn phòng kiểu cũ
Để hiểu rõ giá trị mà văn phòng số mang lại, trước hết cần so sánh với mô hình văn phòng truyền thống.
| Tiêu chí | Văn phòng số | Văn phòng truyền thống |
| Quy trình làm việc | Hóa đơn điện tử, chữ ký số, hợp đồng điện tử được tạo nhanh theo mẫu có sẵn. Có thể ủy quyền, phê duyệt trực tiếp trên phần mềm, tiết kiệm thời gian. | Soạn thảo hóa đơn, chứng từ, hợp đồng thủ công, mất nhiều thời gian. Phải chuyển qua nhiều phòng ban để phê duyệt, tốn thời gian chờ đợi. |
| Tính linh hoạt | Làm việc từ xa, truy cập mọi lúc mọi nơi qua internet; hỗ trợ đa thiết bị. | Phụ thuộc vào văn phòng vật lý; nhân viên phải có mặt trực tiếp để xử lý công việc. |
| Tiếp nhận thông tin | Thông tin được cập nhật kịp thời, chính xác 100% bởi quản lý trực tiếp. | Quá trình truyền đạt nội bộ mất thời gian, dễ sai lệch thông tin khi qua nhiều cấp trung gian. |
| Quản lý dữ liệu | Lưu trữ và quản lý tập trung trên một nền tảng trực tuyến duy nhất, dễ tra cứu và chia sẻ. | Dữ liệu lưu rải rác ở nhiều phòng ban, khó tìm kiếm và chia sẻ. |
| Cập nhật dữ liệu | Tự động tổng hợp, đồng bộ và công khai trên hệ thống, hạn chế sai sót. | Nhập – xuất dữ liệu thủ công, dễ xảy ra sai sót. |
| Chi phí vận hành | Mất chi phí đầu tư ban đầu cho công nghệ và đào tạo, nhưng sau đó giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hồ sơ; tối ưu nhân lực. | Tốn chi phí lớn cho giấy tờ, kho lưu trữ, chuyển phát tài liệu, nhân viên hành chính. |
3. Ưu điểm – hạn chế khi ứng dụng văn phòng số
Giống như bất kỳ giải pháp công nghệ nào, văn phòng số có cả lợi thế lẫn thách thức khi triển khai – doanh nghiệp cần nắm rõ để tối ưu hiệu quả.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
4. Hướng dẫn thiết lập văn phòng kỹ thuật số
Bước 1 – Lập kế hoạch & chiến lược
Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng, thống nhất tầm nhìn chuyển đổi số với ban lãnh đạo và các bên liên quan. Điều này đòi hỏi sự sẵn sàng thay đổi văn hóa làm việc và tư duy linh hoạt để thích ứng với mô hình mới. Đồng thời, cần đánh giá tác động của chuyển đổi số đến toàn bộ hoạt động để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
Bước 2 – Chọn công cụ & dịch vụ phù hợp
Để xây dựng văn phòng số hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố khi lựa chọn công cụ và dịch vụ, bao gồm:
- Tính năng
- Trải nghiệm người dùng
- Khả năng tích hợp & mở rộng
- Bảo mật
- Chi phí
- Dịch vụ hỗ trợ – đào tạo
- Đánh giá, đề xuất từ những đơn vị uy tín
Bước 3 – Triển khai & quản lý vận hành
Để đảm bảo hoạt động trơn tru và thành công lâu dài, việc triển khai và quản lý văn phòng số cần chú trọng các yếu tố:
- Sử dụng giải pháp sao lưu trực tuyến thay cho sao lưu truyền thống, cho phép truy cập tài liệu quan trọng mọi lúc.
- Theo dõi và quản lý chi phí vận hành.
- Quản lý hiệu quả đội ngũ làm việc từ xa.
- Đảm bảo giao tiếp nội bộ mạch lạc và liên tục.
Bằng cách tập trung vào các khía cạnh trên, doanh nghiệp có thể triển khai văn phòng số thành công và khai thác tối đa lợi ích mà mô hình này mang lại.
5. Hệ sinh thái giải pháp văn phòng số từ FPT IS
FPT IS đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng văn phòng số toàn diện – tối ưu vận hành, giảm thiểu giấy tờ, nâng cao hiệu suất làm việc. Hệ sinh thái giải pháp của FPT IS được thiết kế đồng bộ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, quản lý văn bản, xử lý quy trình và báo cáo một cách tập trung, minh bạch.
Paperless Office mang đến môi trường làm việc hiện đại, tương tác đa chiều, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, với các giải pháp:
- Kyta Platform: Nền tảng tiên phong số hóa toàn trình định danh và giao kết điện tử, tự động hóa hợp đồng điện tử, quy trình kết nối trong ngoài mượt mà, với AI và kiến trúc no-code & low-code – Tất cả trên một nền tảng hợp nhất.
- Hợp đồng điện tử FPT.eContract: Nền tảng trung gian khởi tạo, ký kết và quản lý hợp đồng, tài liệu giữa doanh nghiệp, tổ chức cá nhân với các đối tác hoàn toàn trực tuyến, đảm bảo pháp lý.
- Số hóa quy trình và giao việc tự động liên phòng ban FPT.SPRO: Số hóa và tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ các quy trình trên một nền tảng duy nhất, đáp ứng việc quản lý toàn diện các luồng công việc và giao việc tự động.
- Chữ ký số: Chữ ký số từ xa FPT.eSign và chữ ký số Token FPT-CA.
- Hóa đơn điện tử FPT.eInvoice: Lập & ký duyệt hóa đơn 24/7. Đáp ứng theo chuẩn quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với Tổng cục thuế, các nghiệp vụ thuế theo quy định pháp luật
- Chứng thực tài liệu và hợp đồng điện tử FPT.CeCA: Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của hợp đồng với tích xanh của Bộ Công thương
- Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử FPT.ePIT
Kết luận
Ứng dụng văn phòng số là bước đi chiến lược để doanh nghiệp nâng cao năng lực vận hành và tăng tính cạnh tranh. Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp Paperless của FPT IS, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được chuyên gia tư vấn chi tiết.
