FPT IS đồng hành cùng GONSA xây dựng “đường cao tốc” công nghệ ngành Dược
Mới đây, Công ty Cổ phần GONSA – doanh nghiệp hậu cần và phân phối sản phẩm chăm sóc sức khỏe, đã tạo một ấn tượng lớn trong ngành Dược khi thực hiện chuyển đổi cùng lúc 5 hệ thống phần mềm.
GONSA cho biết, đây là bước đi mang tính “cách mạng” bởi thông thường các doanh nghiệp chỉ chọn chuyển đổi đồng thời từ 1 – 2 phần mềm. Sự quyết liệt này giúp GONSA chuyển mình trở thành doanh nghiệp tiên phong ứng dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình công việc từ đầu đến cuối trong chuỗi vận hành, từng bước thực hiện “tham vọng” trở thành công ty phân phối sản phẩm sức khỏe trên phạm vi toàn quốc trên nền tảng công nghệ hiện đại.
GONSA đã dịch chuyển hoàn toàn cách vận hành doanh nghiệp lên nền tảng số.
GONSA hiện tại đã dịch chuyển hoàn toàn cách vận hành doanh nghiệp lên nền tảng số. “Công việc quản lý của tôi giờ “nhàn” hơn nhiều bởi hiện tại, lãnh đạo của GONSA có thể xem được những báo cáo kinh doanh bất kỳ lúc nào để đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng; Các quy trình vận hành, quản lý kho vận đều được số hóa; nhân viên được giải phóng khỏi các tác vụ thủ công nhờ phần mềm tự động hóa. Chỉ cần vào hệ thống, Ban lãnh đạo có thể nắm được tiến độ giải quyết công việc của từng phòng ban, từng nhân viên. GONSA cũng được khách hàng tin tưởng hơn vì biết công ty có 1 hệ thống minh bạch, hiệu quả”, ông Lê Vi Hiển – Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc GONSA chia sẻ.
Sau đại dịch thế kỷ, chuyển đổi số đã có những bước nhảy vọt ở tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là những ngành liên quan đến dịch vụ, tiêu dùng. Ngành Dược cũng không ngoại lệ khi người dùng ưu tiên nhiều hơn cho sức khỏe, trong đó sự tăng trưởng tập trung nhiều vào thương mại điện tử và số hóa. Đây là động lực thúc đẩy ngành Dược nói chung, các doanh nghiệp trong ngành nói riêng buộc phải tham gia vào quá trình chuyển đổi số để tiếp tục phát triển và đáp ứng tốt hơn, chuyên nghiệp hơn những yêu cầu từ thị trường.
Theo thống kê của Cục quản lý Dược, đến thời điểm cuối năm 2023, cả nước có khoảng 250 nhà máy sản xuất thuốc, 200 cơ sở xuất nhập khẩu, 4.300 đại lý bán buôn và hơn 62.000 đại lý bán lẻ thuốc. Hệ thống nhà máy, đại lý Dược phủ khắp các tỉnh, thành trong cả nước phần nào đáp ứng được nhu cầu về dược phẩm chăm sóc sức khỏe của người dân.
Tuy nhiên, theo ông Hiển, những đơn vị chuyên về phân phối và hậu cần cho ngành Dược như GONSA chỉ có khoảng từ 10 – 15 công ty. Quy mô của các công ty phân phối vẫn đang tập trung ở từng vùng miền cụ thể, chưa “phủ sóng” đến phạm vi toàn quốc.
Dư địa thị trường còn rất lớn vừa là cơ hội và cũng là thách thức lớn để GONSA đặt mục tiêu trở thành đơn vị kinh doanh công nghệ và logistics về sản phẩm sức khỏe trên phạm vi toàn quốc. “Tham vọng” này là động lực để GONSA quyết tâm thực hiện chuyển đổi cùng lúc 5 hệ thống phần mềm.
Ông Lê Vi Hiển cũng phân tích, ngành Dược rất đặc thù, đòi hỏi quản trị khắt khe, việc chuyển đổi số là chuyện buộc phải làm vì xu hướng người tiêu dùng đang chuyển dần qua trực tuyến. Hơn nữa GONSA xây dựng chiến lược phân phối dựa trên đối tác đa quốc gia, do vậy cần nền tảng hệ thống công nghệ dữ liệu minh bạch, rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời. Trong bối cảnh hiện nay, việc xây dựng hệ thống công nghệ là vấn đề cần ưu tiên để doanh nghiệp có thể thích ứng với tình hình mới và bứt phá trong tương lai.
Năm 2023, sau 168 ngày chuẩn bị, gần 200 ngày chạy dự án, ngày 01.01.2024, GONSA chính thức Go-live (vận hành) 5 hệ thống công nghệ cùng lúc. Đây là sự kiện dịch chuyển gần như hoàn toàn cách vận hành của toàn bộ doanh nghiệp lên nền tảng số. Chia sẻ lý do quyết định đầu tư chuyển đổi cùng lúc 5 hệ thống, một phương án mà rất ít công ty chọn lựa thử sức, ông Lê Vi Hiển cho biết: “Trước đây, GONSA cũng đã tin học hóa một số lần, nhưng thiếu tính đồng bộ. Có thể hình dung cách vận hành trước đây, các phòng ban như đi trên đường quốc lộ theo những cách khác nhau, người đi bộ, người đi xe, người đang đi bộ lại leo ô tô đi tiếp. Vì vậy, dù tin học hóa nhưng các phòng ban vẫn làm việc rời rạc, không kết nối với nhau dẫn đến kết quả thiếu tính logic. Do đó, GONSA quyết tâm xây con đường mới giống như con đường cao tốc, liên thông cùng lúc 5 hệ thống về ứng dụng công nghệ. Các hệ thống quy về 1 mối, liên kết và bổ trợ cho nhau, tạo nên một nền tảng thống nhất, thông suốt và xuyên suốt từ trên xuống dưới”.
Trong đó, kể từ đầu năm 2024, GONSA chính thức sử dụng hệ thống mới với các quy trình khép kín, chặt chẽ trong việc quản lý nghiệp vụ, tối ưu triệt để những hoạt động trong chuỗi dịch vụ. Trên nền tảng chính là phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp RISE with SAP S/4 HANA Cloud, GONSA triển khai tất cả các phân hệ xuyên suốt chuỗi vận hành, tích hợp kế thừa nhau từ khâu đặt hàng cho đến xuống kho vận chuyển và vận chuyển giao đến tay khách hàng. Dữ liệu của tất cả các đơn vị của GONSA được tập trung trên cùng một hệ thống và các hoạt động liên quan hạch toán – kế toán đều hạch toán hoàn toàn tự động.
Sau gần 10 tháng chính thức “go-live”, hệ thống RISE with SAP S/4 HANA Cloud được coi là lời giải phù hợp để tháo gỡ thách thức đặc thù trong hoạt động phân phối và dịch vụ bán hàng dược phẩm. Hệ thống trở thành mạch dẫn, giúp nối liền thông tin từ các phân hệ: Quản lý kho, quản lý mua – bán hàng và phân phối, kế toán quản trị cho tới quản lý khoản vay, cho vay. Nhờ vậy, lãnh đạo GONSA đưa ra quyết định kinh doanh tức thời trên bức tranh dữ liệu hoàn chỉnh, realtime.
Cụ thể, trong nghiệp vụ quản lý kho, hệ thống giúp GONSA cập nhật số liệu tồn kho, nắm bắt chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn hay điều chỉnh kế hoạch mua hàng mới. Việc hạn chế tồn kho, vòng quay tồn kho càng nhanh, từ đó doanh số công ty gia tăng nhờ việc lập kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn, nhu cầu thị trường.
Trong hoạt động quản lý khoản vay và tiền gửi, hệ thống giúp công ty có dòng tiền thu và chi dự kiến một cách tự động. Bên cạnh đó, dữ liệu tài chính được đồng bộ kịp thời, giúp GONSA hoạch định hạn mức tín dụng ngân hàng cấp còn hiệu lực để từ đso sắp xếp phân bổ dòng tiền cho khoản đầu tư hiệu quả, đưa ra phương án xử lý hợp đồng, thu hồi công nợ nhanh chóng nhằm tối ưu dòng tiền.
Trong việc quản lý bán hàng và mua hàng, RISE with SAP S/4 HANA Cloud xây dựng cơ chế quản lý tín dụng cho doanh nghiệp. Với khả năng tự động quản lý hạn mức tín dụng, xác định dư nợ quá hạn hoặc chưa thanh toán từ đối tác mua hàng, hệ thống SAP Cloud ERP đưa ra cảnh báo và phương án cung ứng hàng chính xác. Nhờ vậy, doanh nghiệp hoàn toàn giảm thiểu rủi ro tài chính, đổi mới toàn diện cách thức và chính sách kinh doanh minh bạch, bền vững.
Khi tăng cường ứng dụng công nghệ, yêu cầu nghiệp vụ cũng như số lượng thông tin gia tăng theo cấp số nhân. Và khi đó là lúc cần sự có mặt của giải pháp tự động hoá quy trình akaBot với vai trò như một trợ thủ đắc lực, giúp tự động hóa đầu cuối trong các bước nhập liệu, đối chiếu thông tin, lưu trữ hóa đơn và tạo lệnh xuất hàng trên hệ thống RISE with SAP S/4 HANA.
Là doanh nghiệp dịch vụ phân phối sản phẩm chăm sóc sức khoẻ lớn, GONSA sở hữu số lượng hàng nghìn hóa đơn và đơn hàng cần xử lý mỗi tháng. Trước đây, việc xử lý hóa đơn đầu vào hay đầu ra hoàn toàn phụ thuộc vào nhân viên thực hiện thủ công, khiến nhân sự không chỉ mất thời gian cho các tác vụ nhàm chán mà còn có tỉ lệ sai sót cao, đặc việt gia tăng áp lực lên phòng Kế toán trong các thời điểm đóng kỳ kế toán. Với việc tự động hóa kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra, akaBot thực hiện quy trình đối chiếu thông tin, chứng từ trên hệ thống thuế để đảm bảo tính hợp pháp của nhà cung cấp có, sau đó kiểm tra thông tin về số lô và hạn dùng của sản phẩm dược phẩm để đối chiếu trên hệ thống SAP cloud ERP. Với hoá đơn đúng, akaBot sẽ ghi nhận để tiến hành bước tiếp theo, nếu sai các robot ảo sẽ gửi báo cáo để người dùng kiểm tra và điều chỉnh. Nhờ vậy, đội ngũ nhân sự của GONSA có thể tối ưu thao tác kiểm tra hóa đơn từ nhiều nguồn đầu vào, từ đó không chỉ rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 1-2 phút/ hóa đơn mà còn giảm 100% rủi ro sai sót trong khâu ghi nhận.
Hiệu quả đột phá khi ứng dụng akaBot còn được kể đến trong tự động hóa quy trình mua hàng. Với các đơn hàng bị vướng hạn mức tín dụng, hoặc hết hàng trong kho, akaBot hỗ trợ xử lý tự động khi tiền vào tài khoản hoặc khi có hàng trong kho. Theo đó, tác vụ kiểm tra được tự động hoá 30 phút/lần để cập nhật tức thì hạn mức tín dụng, tạo lệnh xuất hàng kịp thời, thay vì việc nhân sự kiểm tra thủ công trên hệ thống.
Từ đó, chỉ với việc tự động hóa đầu cuối các quy trình thuộc phòng ban Kế toán và Mua hàng, GONSA có thể tiết kiệm tới 1.100 giờ làm việc hàng tháng cho các quy trình xử lý hóa đơn và tự động xuất hàng, đạt độ chính xác 100%, đồng thời giải phóng các nhân viên khỏi các tác vụ thủ công, hướng đến các nghiệp vụ nâng cao và có giá trị hơn.
Với đặc thù doanh nghiệp làm về dịch vụ logistics và phân phối như GONSA, ngoài việc quản lý các quy trình vận hành trong nội bộ, doanh nghiệp còn cần phải kết nối và hợp tác với rất nhiều đối tác trong và ngoài nước. Mỗi đối tác đều có những yêu cầu riêng liên quan đến các số liệu như tồn kho, báo cáo về doanh thu, công nợ… Số lượng báo cáo rất lớn nhưng thông qua việc xử lý trên hệ thống SAP Cloud ERP, GONSA có thể nhanh chóng “xuất” bộ báo cáo chuẩn cho mọi yêu cầu đặc thù của khách hàng với độ chính xác số liệu gần như tuyệt đối.
Ông Nguyễn Minh Quí, Giám đốc khối Tài chính & Kế toán kiêm Quản trị dự án chuyển đổi số GONSA, cho biết: “Làm việc trên nền tảng số khiến cảm xúc của nhân viên tích cực hơn khi có rất nhiều quy trình đã có phần mềm thay thế. Chẳng hạn, từ khi áp dụng akaBot, hàng vừa về kho là có thể ghi nhận hóa đơn ngay, nhân viên không phải chờ như trước. Những lỗi về số học, định dạng, đối chiếu với cơ quan thuế gần như không còn xảy ra”.
Theo chia sẻ của ông Quí, thành quả dễ nhận thấy hơn theo khảo sát của công ty, các khách hàng kể cả cũ và mới đều đánh giá rất cao các mẫu biểu, số liệu báo cáo của GONSA ở tính đúng đắn và độ chính xác, kịp thời. Công ty cũng tiếp nhận thêm 1 số đối tác mới mà họ chọn GONSA bởi vì mình có 1 hệ thống chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả.
Để có được những thành quả sau quá trình chuyển đổi số là cả một nỗ lực lớn, sự đồng lòng của tập thể GONSA gồm 250 người thực hiện với 176 luồng tích hợp giữa các dự án trong 200 ngày. Đây là những con số vô cùng ấn tượng. Chỉ có sự quyết tâm và đồng lòng mới có thể tạo nên những kết quả vượt ngoài kỳ vọng.
Nhớ lại thời điểm quyết định đầu tư lớn cho chuyển đổi số, ông Lê Vi Hiển chia sẻ: “Một chiến dịch truyền thông rất lớn đẩy mạnh từ ban quản trị xuống tới cấp nhân viên để giữ lửa cho tất cả mọi người. Trước khi quyết định triển khai 5 hệ thống cùng lúc, chúng tôi đã dành thời gian chia sẻ cho toàn bộ cán bộ quản lý, nhân viên về kế hoạch triển khai, hỏi mọi người có dám làm hay không? Khi được sự đồng thuận từ các cấp, GONSA mới bắt tay vào thực hiện. Kỷ niệm đáng nhớ nhất là những ngày chạy nước rút chuẩn bị cho thời điểm go-live, suốt một thời gian dài, công ty GONSA luôn sáng đèn hàng đêm, các anh em cùng ăn bữa cơm ấm cúng, đoàn kết, cùng nhau hoàn tất những công đoạn cuối cùng để đưa công ty bước qua một giai đoạn hoàn toàn mới”.
Thị trường đang thay đổi liên tục theo hướng công nghệ hóa, nhu cầu sử dụng công nghệ của người dùng cũng ngày một tăng, quá trình chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một chiến lược chuyển đổi số dài hơi.
Quyết tâm đầu tư cùng lúc 5 hệ thống phần mềm là thành công bước đầu của GONSA để đưa quá trình vận hành công ty dịch chuyển hoàn toàn trên nền tảng số. Đây cũng là bước đệm, là “mạch máu” xuyên suốt để GONSA tự tin thực hiện chuyển đổi số giai đoạn 2, từng bước thực hiện mục tiêu trở thành công ty phân phối sản phẩm sức khỏe trên phạm vi toàn quốc trên nền tảng công nghệ hiện đại.
Để có thể mở rộng và linh hoạt tùy chỉnh công nghệ phù hợp với mục tiêu phát triển, các giải pháp GONSA lựa chọn đều được cân nhắc kỹ lưỡng với các tiêu chí lớn: có bề dày kinh nghiệm tư vấn và triển khai giải pháp; dịch vụ bảo hành, bảo trì tốt trên thị trường; quan trọng nhất là sự hỗ trợ về chính sách về dịch vụ, tài chính trong dự án và sự đồng hành xuyên suốt của đội ngũ chuyên gia trong suốt quá trình triển khai.
Ông Nguyễn Ngọc Hạnh – Trưởng ban Công nghệ Thông tin kiêm Quản trị dự án chuyển đổi số GONSA chia sẻ: “Việc chuẩn bị là quan trọng, trong đó có việc tìm kiếm đối tác và lựa chọn giải pháp chiếm 50% thành công. Về mặt giải pháp, GONSA tin tưởng chất lượng giải pháp RISE with SAP S/4HANA Cloud – hệ thống quản trị doanh nghiệp tiêu chuẩn hàng đầu quốc tế và được hàng trăm doanh nghiệp lớn tại Việt Nam lựa chọn. GONSA cũng đã chọn được đối tác đủ năng lực triển khai thành công giải pháp SAP Cloud ERP cho các doanh nghiệp cùng ngành”.
Ứng với bài toán và chiến lược của GONSA, cách tiếp cận của FPT IS đi từ mô hình tổng thể giải pháp, sử dụng hệ thống ERP, hệ thống quản lý vận chuyển, hệ thống quản lý kho. Bên cạnh đó FPT IS cũng đưa những giải pháp liên quan đến Robot, AI tự động hóa trong quá trình hoạt động của GONSA vào trong bài toán tổng thể. FPT cùng với ban lãnh đạo GONSA chia ra từng giai đoạn khác nhau để triển khai phù hợp với mục tiêu quản trị của từng giai đoạn của GONSA.
Ông Đinh Hữu Hùng, Phó Giám đốc sản xuất phần mềm khu vực miền Nam, FPT IS cho biết: “Ban lãnh đạo định hướng tầm nhìn của GONSA là công ty công nghệ kinh doanh dược phẩm, vì vậy, Ban lãnh đạo GONSA đã đầu tư rất nhiều thời gian xây dựng định hướng các nền tảng liên quan đến công nghệ phục vụ cho GONSA trong việc kinh doanh. Giải pháp FPT IS đề xuất giúp cho GONSA ổn định quá trình kinh doanh và tạo ra môi trường kinh doanh không những phục vụ cho GONSA mà có thể kết nối rất nhiều yếu tố khác nhau”.
Từ trải nghiệm thực tế và thành công trong quá trình chuyển đổi số, trong tương lai GONSA sẽ đồng hành cùng với FPT IS trong việc xây dựng nền tảng giúp cho GONSA có thể kết nối tất cả nhà sản xuất dược phẩm ở Việt Nam xuất khẩu ra toàn cầu, cũng như kết nối đến doanh nghiệp, các đại lý phân phối, các hiệu thuốc cũng như là các bệnh viện, khách hàng đầu cuối. Bằng các phương pháp tự động hóa các quy trình, sử dụng AI, Chatbot, tối ưu hóa hoạt động nhân viên, tối ưu hóa dòng tiền, dòng hàng hóa, giúp cho GONSA tăng cường hiệu quả hoạt động cũng như khả năng mở rộng trong tương lai.
