Giải pháp ERP ngành bất động sản và xây dựng

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc áp dụng ERP ngành bất động sản và xây dựng giúp doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng dự án và dịch vụ khách hàng. ERP cung cấp một nền tảng tích hợp, cho phép doanh nghiệp bất động sản quản lý tài nguyên, nhân lực theo dõi tiến độ dự án và quản lý tài chính một cách hiệu quả, minh bạch. Hãy cùng FPT IS tìm hiểu rõ hơn qua bài viết sau. 

Xem thêm: Phần mềm ERP kế toán là gì? So sánh kế toán ERP và truyền thống

1. ERP ngành bất động sản và xây dựng là gì? 

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, tích hợp toàn bộ các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch, phát triển sản phẩm, quy trình sản xuất, đến quản lý nguồn nhân lực, tài chính, bán hàng và tiếp thị. Trong lĩnh vực bất động sản, ERP đóng vai trò quan trọng trong việc hợp nhất và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP ngành bất động sản và xây dựng nhằm tích hợp các quy trình kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Các thông tin được hệ thống và đồng bộ từ các nhóm chức năng khác nhau của tổ chức thông qua các phân hệ như Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và Quản lý nguồn nhân lực (HRM), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management), Quản lý dự án (Project Management),… tạo nên hệ thống thông tin toàn diện và liên kết cho toàn bộ hoạt động doanh nghiệp bất động sản. 

Xem thêm: Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Chi triển khai ERP gồm những gì?

2. Những thách thức trong ngành bất động sản 

Với sự phát triển nhanh chóng và đa dạng, ngành bất động sản đang đối mặt với nhiều thách thức to lớn. Từ việc quản lý tài chính phức tạp, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, cho đến những biến động kinh tế không lường trước. Cùng nhau điểm qua những thách thức dưới đây: 

2.1. Quy trình bán hàng kém hiệu quả và không thể theo dõi

Quy trình bán bất động sản bao gồm nhiều bước, từ khi niêm yết tài sản cho đến lúc hoàn tất giao dịch. Để có thể quản lý hiệu quả và theo dõi chính xác, mỗi nhà môi giới bất động sản cần thiết lập một quy trình bán hàng cụ thể và nhất quán. Điều này sẽ giúp duy trì trật tự, đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót trong quá trình giao dịch. 

Bên cạnh đó, không biết thỏa thuận đang ở đâu có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu thỏa thuận mất quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định, tổ chức phải hành động ngay lập tức và thúc đẩy nó đến giai đoạn hoàn thiện. Tương tự như vậy, khi đã có một khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp phải nỗ lực hơn nữa để biến họ thành khách hàng. 

Xem thêm: Phần mềm ERP ngành dược phẩm và các bước triển khai

2.2. Thiếu công nghệ 

Nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các phương pháp truyền thống như niêm yết bất động sản trên tạp chí và báo chí sẽ có thể bỏ lỡ cơ hội phát triển. Công nghệ đã tiến bộ vượt bậc trong những thập kỷ qua, và nếu không tận dụng các xu hướng công nghệ như thương mại điện tử, ERP ngành bất động sản và xây dựng, tổ chức sẽ dễ dàng bị đối thủ cạnh tranh vượt mặt và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn. 

2.3. Luật, điều lệ liên quan đến bất động sản phức tạp

Việc quản lý tài sản, bán hoặc cho thuê đều đi kèm với nhiều trách nhiệm và quy định pháp lý. Mua bán đất đai bao gồm nhiều quy định do chính phủ đặt ra. Là một đại lý bất động sản cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và thông báo cho người mua về bất kỳ vi phạm nào liên quan đến tài sản. Giao dịch giữa đại lý và người mua phải minh bạch để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. 

2.4. Nhiều công việc thủ công phức tạp 

Việc thực hiện các nhiệm vụ phức tạp một cách thủ công không chỉ tốn kém thời gian và nhân lực mà còn tăng nguy cơ sai sót, mất mát dữ liệu, và thiếu minh bạch. Trong bối cảnh thị trường bất động sản đang phát triển, yêu cầu ngày càng cao về tốc độ và chất lượng dịch vụ, các phương pháp quản lý thủ công trở nên ngày càng lỗi thời và không thể đáp ứng được nhu cầu. 

2.5. Quản lý giấy tờ 

Nếu không muốn bị ngập trong đống giấy tờ, báo cáo, hợp đồng, nhà quản trị cần xây dựng một quy trình làm việc hợp lý (có thể ứng dụng  hệ thống ERP ngành bất động sản và xây dựng). Việc quản lý tài liệu của mọi tài sản và khách hàng có thể gây ra căng thẳng và tiêu tốn nhiều thời gian. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất chung trong công việc. 

2.6. Những quy trình quản lý tốn nhiều thời gian

Nếu chỉ có một căn hộ cho thuê hay mua bán thì việc quản lý sẽ không quá khó khăn. Tuy nhiên, các công ty bất động sản không chỉ dừng lại ở việc cho thuê một vài căn hộ mà là vài chục đến vài trăm, thậm chí là vài nghìn. Như vậy, vấn đề quản lý thủ công sẽ gặp rất nhiều khó khăn,  sai sót và mất nhiều thời gian.

Xem thêm: Chi phí sản xuất là gì? Phân loại, cách tính và cách tối ưu

3. Các yêu cầu đặc thù cho doanh nghiệp trong ngành bất động sản và xây dựng 

Đặc thù chung

Kinh doanh sản phẩm bất động sản có nhiều khác biệt so với các sản phẩm thông thường, đòi hỏi các quy trình và thông tin phải được xây dựng đặc thù, bám sát vào hoạt động quản lý. Những điểm đặc thù chính bao gồm:

• Hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ cần được lưu trữ an toàn và tra cứu nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu quản lý lâu dài. 
• Sản phẩm bất động sản có giá trị lớn và yêu cầu theo dõi các thông tin như vị trí dự án, số lô, số tầng, diện tích, hướng, và mô tả công năng. 
• Thời gian chăm sóc khách hàng và theo dõi hợp đồng thường kéo dài với nhiều điều khoản về thanh toán, thay đổi thiết kế cũng như chuyển nhượng chủ sở hữu. 
• Quản lý chi phí điện, nước, gửi xe, và thông tin hộ khẩu của từng căn hộ và nhân khẩu khi dự án đi vào hoạt động. 
• Hoạt động cho thuê đa dạng bao gồm căn hộ, văn phòng, nhà xưởng khu công nghiệp, và gian hàng trung tâm thương mại. 

Một vài quy trình kinh doanh 

Mỗi mảng kinh doanh, từ bán căn hộ, cho thuê đất khu công nghiệp, cho thuê văn phòng, đều có một quy trình riêng. Các quy trình này được tích hợp vào phần mềm quản lý ERP ngành bất động sản và xây dựng dựa trên các đặc thù riêng của từng loại hình kinh doanh. Dưới đây là một số quy trình kinh doanh đã được triển khai: 

Quy trình bán căn hộ

• Cho phép theo dõi khách hàng tiềm năng cho từng nhân viên kinh doanh, quản lý phân cấp từ nhóm, phòng, đến công ty. 
• Theo dõi các dự án có nhiều chủ đầu tư và nhiều đơn vị phân phối. 
• Các thông tin về đặt chỗ, hợp đồng cọc, hợp đồng mua bán, tiến độ thanh toán, chính sách giảm giá và khuyến mại, hoa hồng môi giới và chính sách thưởng đều được quản lý chi tiết. 
• Thông tin về giỏ hàng bất động sản được hiển thị trực quan với các trạng thái như mở bán, giữ chỗ, đặt cọc và ký hợp đồng.

Quy trình quản lý tòa nhà căn hộ chung cư 

• Theo dõi và quản lý các tòa nhà căn hộ chung cư, bao gồm nhiều khu căn hộ thuộc các dự án khác nhau. 
• Các khoản phí như phí quản lý, tiền nước sinh hoạt, gửi xe, vé bơi và duy tu bảo dưỡng được quản lý hiệu quả. 
• Thông tin về nhân khẩu từng căn hộ cũng được theo dõi kỹ lưỡng. 
• Hệ thống còn hỗ trợ tính phí, in phiếu thu phí, theo dõi thu phí và công nợ cho từng căn hộ. 

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho hiệu quả với công nghệ

4. ERP ngành bất động sản và xây dựng – đáp ứng các yêu cầu đặc thù & tháo gỡ khó khăn

Giải pháp ERP ngành bất động sản và xây dựng giúp đáp ứng các yêu cầu quản lý đặc thù như quản lý dự án, theo dõi tiến độ thanh toán, và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Đồng thời, giải pháp còn giúp tháo gỡ những khó khăn trong quản lý tài chính, chuỗi cung ứng và quản lý tòa nhà. Đây là công cụ không thể thiếu để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong lĩnh vực này. 

Tự động hóa các công việc 

Phần mềm ERP ngành bất động sản và xây dựng có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh truyền thống và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong tổ chức. Ví dụ, bộ phận sale thay vì phải chờ đợi dữ liệu khách hàng tiềm năng từ bộ phận marketing gửi sang thì có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin khách hàng trên cùng một nền tảng. Điều này giúp loại bỏ công việc theo dõi thủ công và phá vỡ các rào cản giữa các bộ phận, từ đó cải thiện khả năng hợp tác và hiệu quả của toàn bộ quy trình kinh doanh.

Quản lý dữ liệu tập trung

Hệ thống ERP cung cấp nền tảng an toàn, thống nhất để lưu trữ và quản lý dữ liệu trong các dự án bất động sản và xây dựng. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận có liên quan. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi cũng như phân tích dữ liệu dự án theo thời gian thực, giúp tính toán chi phí tài chính và tối ưu hóa hiệu quả dự án. 

Quản lý quan hệ khách hàng CRM

Phần mềm ERP bất động sản cung cấp phân hệ CRM để hỗ trợ các hoạt động bán hàng và tiếp thị. Việc lưu trữ và theo dõi dữ liệu khách hàng tiềm năng theo thời gian thực giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng và tăng cường sự trung thành của họ.

Quản lý dự án tối ưu hóa

Giải pháp của hệ thống ERP luôn hỗ trợ quản lý hiệu quả các dự án trong ngành xây dựng và bất động sản bằng cách theo dõi các nguồn lực và chi phí. Điều này giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và giảm thiểu rủi ro.

Quản lý nhân sự

Hệ thống ERP tích hợp các chương trình quản lý nhân sự giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và công sức. Việc tự động hóa các nhiệm vụ hành chính giúp nhân viên tập trung vào công việc chính, từ đó tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí nhân sự không cần thiết. 

Hỗ trợ quy trình ra quyết định

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu sẽ chính xác và mang lại hiệu quả hơn. Trong thế giới dựa trên dữ liệu hiện nay, các doanh nghiệp bất động sản và xây dựng cần sử dụng các hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu bảo mật.

Phần mềm ERP đảm bảo rằng người dùng được cung cấp dữ liệu thông qua các hệ thống thông minh kinh doanh được cập nhật liên tục trong suốt vòng đời dự án theo thời gian thực.

ERP cung cấp những hiểu biết sâu sắc về dự án và cho phép các chủ doanh nghiệp theo dõi dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp các chủ doanh nghiệp và quản lý dự án đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác dựa trên dữ liệu.

Tối ưu chi phí

Khi triển khai một dự án mới, các công ty bất động sản và xây dựng phải cung cấp một dự toán ngân sách chính xác và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.

Dựa trên hai yếu tố thiết yếu này, cùng với thiết kế dự án, v.v., khách hàng sẽ đưa ra quyết định chọn thầu cho công ty tương ứng. Phần mềm ERP tùy chỉnh có thể dự đoán chính xác chi phí dự án và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.

ERP giúp đảm bảo rằng chi phí thực tế của dự án không vượt quá nhiều so với chi phí dự kiến. Bằng cách này, các công ty xây dựng hoặc bất động sản có thể sử dụng hiệu quả nguồn lực và nhân lực trong ngân sách và thời gian đã phân bổ.

Xem thêm: Quy trình sản xuất là gì? Sơ đồ mẫu và cách tối ưu bằng công nghệ

5. FPT IS – Đồng hành cùng doanh nghiệp bất động sản xây dựng hệ thống ERP

FPT IS là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu tại Việt Nam, đối tác cấp cao của các nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle,.. Cùng hơn 600 chuyên gia ERP với hơn 20 năm kinh nghiệm, FPT IS đã triển khai ERP thành công cho hơn 300 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có ERP ngành bất động sản và xây dựng,

FPT IS tự hào được đồng hành cùng nhiều đơn vị ngành bất động sản triển khai thành công hệ thống ERP như: Coteccons, TNR Holdings, FILMORE, Tân Hoàng Minh,…

FPT IS hợp tác cùng Coteccons

FPT IS đã hợp tác chiến lược với Coteccons từ tháng 7/2021 để xây dựng và triển khai các giải pháp số hóa quản lý ngành xây dựng. FPT IS đã cung cấp và triển khai hệ thống ERP giúp Coteccons tự động hóa các quy trình quản lý dự án, quản lý tài nguyên và quản lý nhân sự. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành mà còn giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng giám sát dự án theo thời gian thực. 

Cụ thể, FPT IS sẽ xây dựng một hệ “xương sống” quản trị tiên tiến, chuẩn mực trong ngành xây dựng bao gồm các phân hệ quản lý dự án, tài chính, nguồn vốn, ngân sách, kế toán quản trị, bán hàng, mua sắm, vật tư, Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Từ đó, giúp Coteccons quản lý hiệu quả doanh thu/chi phí trên từng dự án và tổng thể dự án, phân tích và dự báo hiệu quả của các dự án để có các quyết định đầu tư và triển khai tối ưu.

FPT IS hợp tác cùng TNR Holdings 

FPT IS và TNR Holdings Việt Nam đã khởi động dự án ERP SAP S/4HANA vào năm 2021, với mục tiêu số hóa toàn bộ quy trình quản lý và vận hành doanh nghiệp. Dự án này giúp TNR Holdings tối ưu hóa quản lý tài chính, quản lý dự án và các quy trình vận hành khác, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót. 

Hệ thống SAP S/4HANA triển khai cho TNR Holding Vietnam là bộ giải pháp phần mềm ứng dụng quản trị tổng thể mới đồng thời tích hợp các quy trình kinh doanh đặc thù của ngành bất động sản như Quản trị dự án Bất động sản (PPM, PS, RE-FX), Quản lý kế toán tài chính (FI), Kế toán quản trị (CO), Quản lý mua sắm (MM), Quản lý bán hàng và phân phối (SD). Hệ thống cho phép theo dõi thông tin và phê duyệt trực triếp, giúp ban lãnh đạo TNR Holdings Vietnam có những báo cáo chính xác trên thời gian thực để đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả.

Các bài viết liên quan:

• Giải pháp ERP ngành thiết bị điện – Xóa bỏ khó khăn vận hành & quản lý
• Hệ thống ERP ngành hàng tiêu dùng (FMCG)

Những lợi ích rõ rệt từ việc tối ưu hóa quản lý dự án, tài chính, nhân sự đến cải thiện khả năng dự báo và lập kế hoạch đã chứng minh giá trị của ERP ngành bất động sản và xây dựng. Với sự đồng hành từ  FPT IS, các doanh nghiệp trong ngành có thể yên tâm về việc ứng dụng ERP và công nghệ hiện đại để phát triển bền vững và đạt được những thành công vượt bậc trong tương lai. Quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tư vấn về giải pháp, vui lòng bấm nút LIÊN HỆ NGAY ở góc phải phía trên màn hình, hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FPT IS liên hệ tư vấn miễn phí.