Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh, tức thời cho doanh nghiệp
Báo cáo quản trị luôn là “điểm nóng” trong mỗi doanh nghiệp khi cần cập nhật dữ liệu nhanh chóng, cung cấp cái nhìn tổng quát nhất về hoạt động kinh doanh, giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác. FPT IS sẽ hướng dẫn xây dựng một hệ thống báo cáo thông minh, chi tiết trong các nội dung dưới đây.
1. Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị (BCQT) là hệ thống báo cáo nhằm phục vụ các yêu cầu của nhà quản lý và quản trị doanh nghiệp. Các BCQT cung cấp thông tin về tài chính và thông tin phi tài chính liên quan đến thực trạng tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý nội bộ của từng ngành và từng giai đoạn cụ thể.
Điều đáng lưu ý là loại báo cáo này chỉ được sử dụng trong nội bộ của doanh nghiệp, không mang tính pháp lý và không có mẫu thống nhất bắt buộc. Nội dung và hình thức trình bày của báo cáo công ty được điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp.
2. Báo cáo quản trị gồm những gì?
Báo cáo quản trị thường gồm những nội dung chính sau:
- Tổng quan doanh nghiệp: Giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp, quá trình hình thành và phát triển cùng với các mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp hướng tới.
- Hiệu suất tài chính: Cung cấp các số liệu về doanh thu, lợi nhuận, tổng hợp tình hình lãi lỗ, dòng tiền và các chỉ tiêu tài chính quan trọng khác.
- Hiệu suất kinh doanh: Bao gồm thông tin về các sản phẩm, dịch vụ, số lượng bán ra, thị phần cùng với các hoạt động kinh doanh chủ chốt.
- Thị trường và đối thủ cạnh tranh: Phân tích và đánh giá các yếu tố thị trường cũng như xem xét đối thủ cạnh tranh để nhận biết ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
- Chiến lược và kế hoạch phát triển: Trình bày rõ ràng các chiến lược kinh doanh và kế hoạch phát triển dài hạn mà doanh nghiệp đang theo đuổi.
- Đánh giá rủi ro: Xem xét các rủi ro có thể xảy ra và cách thức doanh nghiệp quản lý, giảm thiểu.
3. Các loại báo cáo quản trị cơ bản
Khi xây dựng doanh nghiệp, việc đầu tư tiền bạc, tài sản, thời gian và công sức là rất quan trọng. Để giúp nhà lãnh đạo có thể theo dõi và quản lý tài sản của mình hiệu quả, dưới đây là một số loại báo cáo cần thiết:
Báo cáo quản trị tồn kho
Báo cáo này giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về số lượng hàng hóa nhập vào, bán ra và hàng tồn kho, cũng như doanh thu từ hàng đã bán. Chúng là công cụ hữu ích để kiểm soát hàng hóa, theo dõi doanh thu và lập kế hoạch nhập hàng hợp lý.
Báo cáo quản trị doanh thu
Báo cáo này cung cấp cái nhìn chi tiết về doanh thu từng sản phẩm trong tháng, cho phép doanh nghiệp so sánh doanh thu giữa các sản phẩm và theo dõi sự biến động doanh thu theo thời gian. Từ đó, có thể xác định sản phẩm nào mang lại doanh thu chính và đưa ra các giải pháp để thúc đẩy doanh số.
Báo cáo quản trị chi phí
Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản chi phí theo từng nhóm, tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo có thể xem xét chi phí lương, khấu hao, chi phí quản lý, chi phí bán hàng và chi phí lãi vay. Báo cáo này giúp xác định được khoản chi phí nào là lớn nhất và liệu có cách nào để quản lý chi phí một cách hiệu quả hơn hay không.
Báo cáo quản trị lợi nhuận
Báo cáo này theo dõi lợi nhuận thực tế từng sản phẩm mang lại. Đôi khi, một sản phẩm có doanh thu cao không đồng nghĩa với việc nó mang lại lợi nhuận cao nhất do chi phí liên quan cũng cao. Báo cáo quản trị xác định sản phẩm nào có lợi nhuận cao nhất và đánh giá sự thay đổi qua các kỳ để đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Báo cáo quản trị dòng tiền
Báo cáo dòng tiền dự đoán doanh thu và chi phí cho kỳ tiếp theo. Loại báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về dòng tiền và chuẩn bị nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp.
Báo cáo xác định điểm hòa vốn
Báo cáo này giúp doanh nghiệp xác định doanh thu cần thiết để hòa vốn cho từng sản phẩm. Từ đó, nhà lãnh đạo biết được số lượng sản phẩm tối thiểu cần bán để không lỗ.
4. So sánh báo cáo quản trị và báo cáo tài chính
Dưới đây là sự khác nhau giữa hai loại báo cáo được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay:
| Tiêu chí so sánh | Báo cáo tài chính | Báo cáo quản trị |
| Đối tượng sử dụng thông tin | Chủ yếu là các đối tượng bên ngoài. Bao gồm cổ đông, chủ nợ, khách hàng, nhà cung cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước. | Chủ yếu là các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp/tổ chức |
| Đặc điểm thông tin | – Phản ánh thông tin về các giao dịch kinh tế, tài chính đã xảy ra trong quá khứ.
– Báo cáo phải được lập theo các quy định và chuẩn mực kế toán. – Các mẫu biểu báo cáo phải theo quy định của Bộ Tài chính. – Biểu hiện dưới hình thái giá trị, thông tin từ các chứng từ kế toán. |
– Thông tin trong báo cáo hướng đến việc ra quyết định trong tương lai của nhà quản trị.
– Thông tin không bị ràng buộc bởi các quy định chế độ – Có thể linh hoạt theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị. – Biểu hiện dưới hình thái hiện vật, giá trị, tỷ lệ %,… |
| Tính pháp lý | Cao | Thấp hơn |
| Kỳ báo cáo | Báo cáo thường được lập định kỳ theo quý hoặc năm. | Tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, báo cáo có thể ngắn hơn và thường xuyên hơn. |
| Hình thức báo cáo | Báo cáo tổng hợp phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí và dòng tiền. | Báo cáo đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu trong hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ như báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo giá thành, báo cáo bán hàng… |
5. Lợi ích khi sử dụng báo cáo quản trị trong doanh nghiệp
Các cuốn sách về quản lý kinh doanh thường nhấn mạnh tới tầm quan trọng việc dùng báo cáo để theo dõi hoạt động của công ty. BCQT mang lại nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
Xác định vị thế và đánh giá các chỉ số quan trọng
Báo cáo giúp doanh nghiệp hiểu rõ khả năng hiện tại, vị trí trên thị trường và tình hình phát triển so với các mục tiêu đã đặt ra trong chiến lược kinh doanh và marketing. Từ đó, có thể so sánh với đối thủ cạnh tranh, học hỏi từ họ để cải thiện điểm yếu và phát huy điểm mạnh.
Thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất làm việc rõ ràng
Báo cáo cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp, giúp đặt ra các tiêu chuẩn hiệu suất (KPI) chính xác và phù hợp cho cả công ty và nhân viên. KPI tốt nhất là mục tiêu mà nhân viên có thể đạt được bằng nỗ lực cao nhất, không quá khó đến mức gây áp lực hay quá dễ thực hiện.
Làm việc một cách khoa học và chính xác
Báo cáo thể hiện sự chính xác của dữ liệu số, biểu đồ và thông tin ngắn gọn, cô đọng, chính xác. Nhà quản lý không cần phải dựa vào bản trình bày không rõ ràng của nhân viên, mà có thể nhìn vào dữ liệu để hiểu rõ tình hình công ty.
Hướng dẫn cho nhà quản trị
Báo cáo giúp nhà quản trị có những chiến lược đúng đắn trong kinh doanh. Từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
6. Các bước xây dựng báo cáo quản trị hiệu quả
Xây dựng hệ thống báo cáo quản lý doanh nghiệp bao gồm việc thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin từ các phòng ban khác nhau trong công ty. Quy trình này gồm 5 bước chính:
6.1. Xác định nhu cầu sử dụng thông tin trong BCQT
Trước hết, người xây dựng báo cáo cần trao đổi thông tin với nhà quản trị để xác định mục tiêu cơ bản. Điều này bao gồm việc ai sẽ đọc báo cáo và thông tin cần thiết mà báo cáo phải cung cấp, cũng như các yêu cầu về thời gian và chi phí.
6.2. Xác định nội dung của báo cáo
Dựa trên nhu cầu đã xác định, doanh nghiệp sẽ thiết kế nội dung bố cục và tiến hành trình bày và phân tích sao cho thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu.
6.3. Thu thập dữ liệu
Dữ liệu có thể đến từ nguồn nội bộ như hệ thống tài chính – kế toán, nhân sự, kinh doanh hoặc từ nguồn bên ngoài liên quan đến chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Người xây dựng báo cáo cần có kế hoạch cụ thể để thu thập đầy đủ thông tin cần thiết như cập nhật thủ công, trên hệ thống phần mềm hoặc qua khảo sát, điều tra dữ liệu có sẵn.
6.4. Xử lý và phân tích dữ liệu
Từ những dữ liệu đã tổng hợp được, người xây dựng cần có những kỹ năng liên quan tới các công cụ xử lý và phân tích để tạo ra bản báo cáo hoàn chỉnh. Ngoài đọc hiểu, phân tích, đánh giá thì đòi hỏi nhà xây dựng phải sở hữu kiến thức chuyên môn vững chắc.
6.5. Lập và trình bày báo cáo quản trị
Ngoài khả năng tư duy phân tích tốt, người xây dựng cần biết diễn giải và trình bày báo cáo một cách ngắn gọn, rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu để hỗ trợ tối đa cho nhà quản trị. Việc trình bày bản báo cáo không có khuôn mẫu chung nên nhà xây dựng cần tự nghiên cứu và tùy chỉnh sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.
7. Những lưu ý khi tiến hành lập báo cáo quản trị
Để xây dựng báo cáo quản trị đúng chuẩn, các doanh nghiệp/tổ chức cần lưu ý những điểm sau:
Xác định mục tiêu và đối tượng của báo cáo
Doanh nghiệp cần xác định báo cáo được lập ra để phục vụ cho ai, để đạt được mục tiêu gì và làm cơ sở cho quyết định nào trong doanh nghiệp.
Lựa chọn các chỉ số và thông tin quan trọng
Chọn các chỉ số và thông tin phù hợp để đo lường hiệu quả kinh doanh, hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp. Tập trung vào những thông tin có tầm quan trọng và hỗ trợ quyết định.
Sự minh bạch
Báo cáo quản trị công ty nên minh bạch, dễ hiểu và rõ ràng để người đọc có thể hiểu được nội dung và các số liệu thống kê. Nhà quản lý cần tránh viết quá phức tạp hoặc rườm rà.
Thời gian và tần suất cập nhật
Các báo cáo thường được cập nhật định kỳ (hàng tháng, quý hoặc năm) để theo dõi sự thay đổi và thúc đẩy quyết định kịp thời.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Sử dụng công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu và thống kê để báo cáo trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Liên kết với chiến lược doanh nghiệp
Báo cáo quản trị nên được liên kết chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng báo cáo hỗ trợ việc đạt được những mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
8. FPT IS đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
Trong thời đại số hóa ngày nay, việc quản lý thông tin và dữ liệu một cách thông minh là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững. Nhận thức được tầm quan trọng này, FPT IS tự hào là đối tác đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình xây dựng Hệ thống báo cáo quản trị thông minh.
Với sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm chuyên môn sâu rộng, FPT IS không chỉ cung cấp giải pháp tổng thể mà còn tạo ra những giá trị bền vững, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, từ đó xây dựng báo cáo quản trị chính xác, hiệu quả.
Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT (FPT IS) đã triển khai dự án Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) cho Hyundai Thành Công Việt Nam (HTC). Dự án này là một phần quan trọng trong chiến lược công nghệ thông tin của Hyundai Thành Công, nhằm tối ưu hóa giá trị từ hệ thống dữ liệu hiện có.
Ngoài ra, EVN GENCO3 cũng đã tin tưởng chọn FPT IS để triển khai hệ thống báo cáo quản trị điều hành. FPT IS cung cấp cho GENCO3 các dịch vụ bao gồm: Cải tiến chức năng nhập liệu trên cổng portal hiện có, đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống phần mềm chung của Tập đoàn (ERP, PR, E-Learning, HRMS, PMIS, IMIS) sang phần mềm BI Tableau.
Ông Đỗ Viết Phương – Giám đốc Tài chính của Tập đoàn AMACCAO cũng đã tin tưởng vào kinh nghiệm triển khai và năng lực công nghệ của FPT IS. Đội ngũ chuyên gia của FPT IS sẽ hỗ trợ AMACCAO xây dựng một hệ thống báo cáo thông minh, thân thiện với người dùng, có khả năng kết nối với các hệ thống hiện có và dễ dàng mở rộng trong tương lai.
Báo cáo quản trị đã đem lại lợi ích lớn, giúp nhà lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả. Đây là bước tiến quan trọng trong thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay. Vui lòng liên hệ với FPT IS TẠI ĐÂY để được tư vấn chi tiết nếu có nhu cầu triển khai giải pháp báo cáo quản trị thông minh DWH BI.
