15 phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp tốt, dễ dùng

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là một bộ công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Dựa vào phần mềm, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan cho tất cả các quy trình đang diễn ra trong doanh nghiệp mình. Trong bài viết này, FPT IS sẽ giới thiệu 15 phần mềm quản lý quy trình tốt và dễ dùng.

Tham khảo thêm: Khó khăn trong chuyển đổi số và cách áp dụng quy trình chuẩn vào doanh nghiệp

1. Phần mềm quản lý quy trình FPT SPro 

FPT SPro là giải pháp số hóa quy trình và giao việc tự động được phát triển bởi FPT IS – đơn vị với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho chính phủ và doanh nghiệp. 

FPT SPRO được xây dựng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và số hóa hàng trăm quy trình trên một nền tảng duy nhất để quản lý toàn diện các luồng công việc, tự động giao việc theo phương thức gán việc/gán người theo quy trình. Từ đó, doanh nghiệp dần dịch chuyển không gian làm việc vật lý sang số hóa, tiến đến tự động hoàn toàn. 

FPT SPRO giúp xóa bỏ nút thắt, điểm mù tắc nghẽn luồng công việc với các tính năng:

Số hóa quy trình – Giao việc tự động

• Thiết kế luồng công việc, nhân sự đa nhiệm, liên thông phòng ban theo sơ đồ tổ chức
• Đồng bộ Master Data với 1 nút Click 
• Kế thừa và mở rộng không giới hạn số lượng quy trình 
• Toàn bộ quy trình làm việc được đưa lên tool online 

Xúc tiến thực thi 

• Công nghệ RPA tự động hóa lên đến 50% tác nghiệp 
• Phân bổ và ủy quyền nguồn lực thực hiện dịch vụ qua các tùy biến động 
• Đảm bảo hơn 500 tác vụ hoàn động cùng lúc, không bị đứt gãy 

Kiểm soát tiến độ 

• Giám sát quy trình bằng SLA, KPI, deadlines của cá nhân, bộ phận theo thời gian thực 
• Điều hành giám sát hoạt động theo nhóm: mọi phòng ban, mọi khu vực địa lý
• Quản lý quy trình tự động kết hợp cảnh báo tự động 

Đo lường hiệu quả 

• Báo cáo tự động tình trạng công việc theo thời gian thực
• Báo cáo thời gian quá hạn, đúng hạn trên từng thành viên của nhóm, phòng, ban

Tương tác đa kênh 

• Có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị di động
• Trực tiếp thảo luận trên từng ticket, đính kèm được tất cả các định dạng văn bản
• Cơ chế phản hồi phân công công việc, đánh giá chất lượng công việc được giao đa dạng: email, điểm sao, nhận xét tới bộ phận liên quan

FPT SPro cũng tích hợp với Giải pháp Giao việc nhanh FPT SFlash tạo thành một hệ quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, giúp tiết kiệm khoảng 20 đến 50% chi phí vận hành, tăng 150% hiệu suất quản trị.

Thay vì những quy trình giấy tờ rườm rà phức tạp, những báo cáo hàng tuần,… giờ đây doanh nghiệp bạn chỉ cần quản lý tất cả trên một nền tảng số online. 

2. Base Workflow

Base Workflow là một phần mềm quản lý quy trình công việc thuộc bộ giải pháp Base Work+ của Base.vn. Phần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập tự động các quy trình nghiệp vụ nội bộ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và nâng cao hiệu quả hoạt động chung. 

Dưới đây là một số tính năng chính của Base Workflow:

• Thiết kế giao diện kéo thả đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thiết kế và chỉnh sửa quy trình mà không cần kiến thức lập trình
• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên
• Phân công công việc cho từng cá nhân hoặc nhóm một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc
• Theo dõi tiến độ bằng bảng điều khiển trực quan, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời khi cần thiết
• Lưu trữ dữ liệu liên quan đến quy trình, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý
• Báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu quả hoạt động của quy trình, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt

Xem thêm: Doanh nghiệp số là gì? Tầm quan trọng mô hình doanh nghiệp số

3. MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình là một phần mềm nằm trong Bộ giải pháp MISA AMIS – Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất của Công ty Cổ phần Misa. MISA AMIS Quy trình là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

Các tính năng nổi bật của MISA AMIS có thể kể đến như:

• Thiết kế quy trình theo nhu cầu làm việc của doanh nghiệp
• Chạy và thực hiện quy trình liền mạch giúp tối ưu năng suất cho cán bộ nhân viên
• Hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt tình hình xử lý quy trình công việc của doanh nghiệp
• Đặc biệt, MISA AMIS Quy trình có thể kết nối với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như: Kế toán, Nhân sự, CRM…

4. Bitrix 

Bitrix24 là phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp toàn diện được phát triển bởi Tổng công ty Bitrix. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng và công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh, bao gồm:

• Theo dõi giao dịch, quản lý liên hệ và cung cấp dịch vụ khách hàng
• Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án hiệu quả
• Quản lý nhân viên, theo dõi thời gian làm việc, tính lương và quản lý nghỉ phép
• Cung cấp các công cụ tương tác như mạng xã hội nội bộ, chat, email và video call để giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
• Tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và chi phí

5. Process Street 

Process Street là nơi lưu trữ tài liệu quy trình vận hành và là nơi tốt nhất để nhà quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh. Người quản lý có thể tạo các quy trình làm việc, chạy thử chúng, giao việc cho nhân viên và theo dõi tiến độ từ bảng báo cáo. Đây là một nền tảng quản lý quy trình được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp người quản lý tạo, thực hiện và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. 

Process Street cung cấp các tính năng phân tích mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và theo dõi tiến trình của nhân sự trong suốt thời gian làm việc. 

Process Street có nhiều tính năng hữu ích bao gồm:

• Tạo danh sách kiểm tra chi tiết cho từng bước trong quy trình
• Chỉ định người phụ trách và thời hạn cho mỗi nhiệm vụ
• Theo dõi tiến độ thực hiện quy trình theo thời gian thực
• Kết nối với hơn 1000 ứng dụng khác thông qua Zapier và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
• Chia sẻ quy trình làm việc với các thành viên trong nhóm và giao tiếp, trao đổi thông tin về quy trình
• Theo dõi hiệu quả thực hiện quy trình và xác định các điểm nghẽn, sai sót để cải tiến quy trình

Tham khảo: Top 9 phần mềm E-learning dễ sử dụng và tốt nhất 2024

6. Zoho Creator 

Zoho Creator là nền tảng phát triển ứng dụng ít lập trình (low-code) giúp an/chị tự thiết kế, phát triển và vận hành hiệu quả bất kỳ giải pháp kinh doanh nào. 

Bất kể là trình quản lý nhiệm vụ, phần mềm CRM, ERP,… người quản lý đều có thể xây dựng trên Zoho Creator. Nền tảng này kết hợp nhiều công cụ thiết kế trực quan, dễ hiểu và dễ sử dụng cùng các khung quy trình đã được tạo sẵn. Chỉ cần kéo và thả các thanh công cụ, người quản lý sẽ thấy các quy trình của mình trở nên sống động ngay lập tức. 

Điểm nổi bật của Zoho Creator:

• Giao diện trực quan: Kéo thả đơn giản, dễ sử dụng, không cần biết lập trình
• Tùy chỉnh mạnh mẽ: Tạo ứng dụng theo nhu cầu với nhiều tính năng nâng cao
• Khả năng mở rộng: Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn
• Giá cả hợp lý: Nhiều gói giá phù hợp với ngân sách của từng doanh nghiệp

7. Kissflow 

Kissflow là một giải pháp quản lý công việc được lưu trữ trên nền tảng đám mây. Công cụ này cung cấp một số sản phẩm, bao gồm Văn phòng điện tử, Quy trình, Dự án, Nhân sự, Mua sắm, và Trường học. 

Tùy thuộc vào nhu cầu, người quản lý có thể chọn sản phẩm phù hợp để quản lý khối lượng công việc. Kissflow giúp tổ chức theo dõi tiến độ công việc, phân công công việc, điều phối thời gian, và trực quan hóa quy trình làm việc. Nó là một công cụ hữu ích cho việc tự động hóa quy trình kinh doanh và quản lý công việc hiệu quả. 

Tính năng chính của Kissflow:

• Tự động hóa các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
• Quản lý dự án hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và cộng tác
• Lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu một cách an toàn và hiệu quả
• Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu giúp người quản lý hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
• Tích hợp với các ứng dụng khác để người quản lý dễ kết nối dữ liệu và quy trình làm việc của mình

8. Virtual Examiner – PCG 

Virtual Examiner là phần mềm quản lý quy trình được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo (AI) tiên phong trong lĩnh vực kiểm tra y tế, được phát triển bởi công ty PCG Software. Phần mềm này giúp các tổ chức y tế tự động hóa quy trình kiểm tra y tế, nâng cao hiệu quả và hiệu suất, đồng thời giảm thiểu sai sót và chi phí.

Dưới đây là một số tính năng chính của Virtual Examiner:

• Sử dụng AI để tự động thực hiện các quy tắc kiểm tra y tế, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực
• Phát hiện gian lận trong các trường hợp gian lận và thanh toán sai, giúp bảo vệ tổ chức y tế khỏi tổn thất tài chính
• Tăng tốc độ xử lý yêu cầu bồi thường, cải thiện dòng tiền và giảm chi phí hoạt động
• Đảm bảo tổ chức y tế tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn y tế

9. Pipefy 

Được thành lập vào năm 2015 bởi Alessio Alionço, Pipefy là một công ty nổi bật trong ngành công nghiệp nền tảng có mã hóa thấp. Phần mềm cung cấp một nền tảng cho phép các tổ chức hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình của họ mà không cần kiến ​​thức mã hóa sâu rộng. 

Giao diện trực quan và các tính năng toàn diện của nền tảng khiến nó trở thành một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.  

Các tính năng chính của Pipefy: 

• Giao diện drag-and-drop trực quan cho phép người dùng tạo, tùy chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần chuyên môn về mã hóa
• Thiết kế và triển khai các biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập dữ liệu cụ thể
• Hợp lý hóa quy trình tự động, giảm sự can thiệp thủ công và đẩy nhanh quá trình hoàn thành tác vụ
• Giám sát hiệu suất quy trình thật dễ dàng với bảng thông tin thời gian thực
• Phân công nhiệm vụ, chia sẻ thông tin cập nhật và liên lạc trong nền tảng, đảm bảo mọi người luôn được liên kết và cập nhật thông tin
• Khả năng tích hợp nhiều công cụ và hệ thống khác, đảm bảo sự kết nối liền mạch giữa các nền tảng khác nhau

10. Process Maker 

Process Maker là một phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) mã nguồn mở, được tin tưởng và sử dụng bởi hơn 3 triệu người dùng trên toàn thế giới. Nền tảng ProcessMaker cung cấp một giải pháp tự động cho phép người quản lý dễ dàng tạo và triển khai quy trình công việc giữa các phòng ban khác nhau. Cách tiếp cận không cần mã này giúp hợp lý hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả và năng suất. 

Điểm nổi bật của Process Maker:

• Mã nguồn mở: Doanh nghiệp có thể tự do cài đặt, sử dụng và sửa đổi phần mềm.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với cả người dùng không có chuyên môn về lập trình.
• Tính năng đa dạng: Hỗ trợ đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý quy trình doanh nghiệp, bao gồm:
• Thiết kế và mô hình hóa quy trình
• Tự động hóa quy trình
• Theo dõi và giám sát quy trình
• Phân tích và báo cáo
• Cộng tác và giao tiếp

12. BPMS 

Phần mềm BPMS (Business Process Management Software) giúp doanh nghiệp xác định, triển khai và quản lý các quy trình công việc tự động, biến các quy trình thủ công và tốn thời gian thành quy trình làm việc tinh giản trong các ứng dụng công việc. 

Có hai loại BPMS chính:

• BPMS On-Premise: được cài đặt và vận hành trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp.
• BPMS Cloud: được cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS (Software as a Service), doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng phần mềm qua internet.

Các tính năng của BPMS: 

• Hiển thị thông tin về các nhiệm vụ, người thực hiện, thời gian hoàn thành
• Hỗ trợ cộng tác, giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp
• Quản lý tài liệu
• Quản lý biểu mẫu
• Quản lý dự án
• Báo cáo và phân tích 

13. Nintex

Nintex là một nền tảng quản lý quy trình kinh doanh (BPM) toàn diện, phù hợp với các doanh nghiệp mọi quy mô và ngành nghề. Phần mềm giúp người quản lý tự tin trao quyền cho nhân viên để thay đổi cách làm việc của họ.

Với bản đồ quy trình dựng sẵn, mẫu tự động hóa, quy trình làm việc, luồng bot RPA và trình kết nối, việc bắt đầu hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

Với Nintex, doanh nghiệp có thể:

• Tự động hóa các quy trình thủ công
• Thiết kế và triển khai quy trình làm việc trực quan
• Theo dõi và quản lý tiến độ công việc
• Gửi thông báo và cập nhật tự động
• Tạo biểu mẫu trực tuyến linh hoạt và dễ sử dụng 
• Tích hợp biểu mẫu với các hệ thống khác như SharePoint, Office 365, Salesforce, SAP
• Ký và xác thực tài liệu điện tử, giúp tăng tốc độ xử lý tài liệu và loại bỏ việc sử dụng giấy tờ
• Phân tích dữ liệu nhằm xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến

14. Bizagi 

Bizagi Modeler là phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh hợp tác và trực quan được hàng triệu người trên toàn cầu sử dụng. Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn, giao diện hiện đại, dễ sử dụng tương tự như Office. 

Chúng ta có thể dễ dàng tạo sơ đồ quy trình làm việc, sắp xếp nguồn tài nguyên và quản lý dự án hiệu quả trong môi trường làm việc thân thiện. 

Các tính năng chính của Bizagi Modeler: 

• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng 
• Tạo cơ sở dữ liệu, đánh giá tổng quan mô hình 
• Chia sẻ tài liệu
• In tài liệu dạng ảnh hoặc xuất sang web 

Bizagi cung cấp hai phiên bản chính:

• Bizagi Modeler: Phiên bản miễn phí cho phép tạo và mô phỏng quy trình
• Bizagi Studio: Phiên bản trả phí cung cấp đầy đủ tính năng, bao gồm tự động hóa, theo dõi và quản lý quy trình

15. Flokzu 

Flokzu là công cụ low-code/no-code, không cần kiến thức IT để tự tạo và tự động hóa quy trình kinh doanh. Đây là giải pháp mạnh mẽ cho mọi lĩnh vực trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên hiệu quả. 

Dưới đây là một số điểm nổi bật về Flokzu:

• Tích hợp: Truy cập hàng trăm tích hợp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Trí tuệ nhân tạo (AI): Tự động hóa quy trình sử dụng công nghệ tiên tiến. Dễ dàng tạo biểu mẫu và kịch bản.
• Sandbox và phiên bản: Kiểm tra quy trình mà không ảnh hưởng đến dữ liệu thực tế.
• Hẹn giờ: Sử dụng hẹn giờ để khởi đầu quy trình định kỳ hoặc tạm dừng quy trình trong một khoảng thời gian xác định.

Các bài viết liên quan:

• 10 Mô hình chuyển đổi số và cách xây dựng cho doanh nghiệp
• Chính quyền số là gì? Lợi ích Chính quyền số mang lại

Với phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp có thể giảm bớt gánh nặng vận hành, nâng cao năng suất làm việc và trải nghiệm làm việc của nhân viên. FPT IS hy vọng với gợi ý 15 phần mềm ở trên đã giúp quý anh/chị có được kiến thức bổ ích, từ đó dễ dàng chọn được giải pháp phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý quy trình FPT SPRO, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia liên hệ tư vấn.