Văn phòng không giấy: Giải pháp tối ưu hiệu suất doanh nghiệp

Văn phòng không giấy là mô hình tổ chức làm việc trên các tài liệu điện tử, kỹ thuật số. Đây là giải pháp tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả làm việc và tăng tính linh hoạt trong việc quản lý. Cùng FPT IS tìm hiểu về mô hình này ngay trong bài viết dưới đây.

Tham khảo: Khái niệm chuyển đổi số và cách triển khai cho doanh nghiệp

1. Mô hình văn phòng không giấy là gì?

Mô hình văn phòng không giấy là hình thức làm việc hiện đại sử dụng các tài liệu chủ yếu bằng kỹ thuật số thay cho tài liệu giấy. Mô hình được vận hành nhờ hệ thống quản lý tài liệu điện tử cùng hệ thống lưu trữ đám mây.

Mô hình này được thực hiện bằng cách chuyển đổi tài liệu và các giấy tờ khác sang dạng kỹ thuật số, một quá trình được gọi là số hóa.

Việc không dùng giấy tờ có thể tiết kiệm tiền, tăng năng suất làm việc, tiết kiệm không gian và giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể giữ thông tin cá nhân an toàn hơn và giúp ích cho môi trường.

Xem thêm: Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ trong kỷ nguyên 4.0

2. Những lợi ích văn phòng không giấy mang lại

Văn phòng không giấy là mô hình mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, doanh nghiệp, khách hàng và môi trường xung quanh. Có thể kể đến một số lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí

Văn phòng không giấy giúp người quản lý tối ưu thời gian sắp xếp, tìm kiếm tài liệu, giúp họ tập trung vào công việc hiệu quả hơn. Thay vì mỗi tháng doanh nghiệp phải tốn rất nhiều khoản chi phí về in ấn, chuyển phát thì mô hình quản trị văn phòng này sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm  được khoản chi phí này.

Tiết kiệm diện tích làm việc

Văn phòng không giấy sẽ tối ưu diện tích, loại bỏ các loại tủ đựng giấy tờ giúp doanh nghiệp có không gian làm việc rộng rãi và khoa học. Đặc biệt, với không gian rộng rãi, thoáng đãng, nhân viên sẽ có tinh thần làm việc hứng khởi, năng suất hơn.

Tăng cường hiệu quả quản lý thông tin và dữ liệu

Việc lưu trữ tài liệu giấy theo mô hình truyền thống có thể khiến tài liệu khó quản lý. Việc tìm kiếm một hợp đồng giấy trong một cả 1 kho tài liệu sẽ cần nhiều thời gian và công sức.

Với việc xây dựng văn phòng không giấy, việc phân loại hay gắn nhãn tài liệu trở nên vô cùng đơn giản. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhân lực quản lý, dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi tài liệu, hồ sơ khi cần. 

Ví dụ với giải pháp Hợp đồng điện tử, các hợp đồng sẽ được đặt tên và lưu trữ online theo các folder của bộ phận hoặc theo thời gian. Khi cần tra cứu hợp đồng nào, nhân sự có thể gõ tên hợp đồng ở thanh tìm kiếm, hoặc vào folder lưu trữ đã được sắp xếp trước đó. Việc tìm kiếm và tra cứu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nâng cao hiệu suất công việc

Văn phòng không giấy là phần mềm giao việc thông minh hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc nhân viên từ xa. Phần mềm tự động ghi chú, phân loại công việc, gửi thông báo và theo dõi tiến độ công việc giúp người quản lý tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, việc cắt giảm giấy tờ thay bằng các quy trình số hóa như hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử,… sẽ tối ưu thời gian xử lý giấy tờ, chuyển phát qua lại. Từ đó, nhân viên sẽ tập trung vào công việc quan trọng hơn để nâng cao năng suất làm việc

Bảo vệ môi trường

Văn phòng không giấy không chỉ tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian mà còn bảo vệ môi trường khi giảm thiểu số lượng giấy sử dụng để không gây ra hiệu ứng nhà kính, ảnh hưởng đến tài nguyên thiên nhiên.

Tham khảo thêm: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử FPT.ePIT

3. Thách thức khi triển khai văn phòng không giấy

Song song với những lợi ích của văn phòng không giấy mang lại thì mô hình này còn có một số vấn đề khi triển khai mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

Đòi hỏi việc đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên

Khi chuyển sang mô hình văn phòng không giấy, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều vào các công nghệ và thiết bị hiện đại. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào các hoạt động đào tạo, truyền thông để toàn bộ nhân viên có thể tiếp cận và biết cách sử dụng những công nghệ mới này.

Khó thích ứng với mô hình mới

Đối với một số nhân viên quen cách làm việc truyền thống sẽ gặp khó khăn khi chuyển sang làm việc với mô hình này.

Quá trình vận hành bị phụ thuộc vào công nghệ

Một văn phòng không giấy tờ phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Bất kỳ sự gián đoạn nào trong cơ sở hạ tầng CNTT hoặc các vấn đề kỹ thuật đều có thể làm chậm hoạt động hàng ngày. Mất điện, lỗi máy chủ hoặc sự cố truy cập có thể gây ra gián đoạn khi làm việc.

Nguy cơ mất an toàn thông tin

Các tài liệu, thông tin quan trọng dễ dàng bị đánh cắp nếu doanh nghiệp không thiết lập phần mềm an ninh mạng an toàn.

4. Các bước triển khai mô hình văn phòng không giấy

Một số bước triển khai mô hình văn phòng không giấy chuẩn dành cho doanh nghiệp, người quản lý:

Đánh giá quy trình làm việc hiện tại

Bước đầu tiên trong bất kỳ quá trình chuyển đổi nào là hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình quản lý tài liệu hiện tại. Xác định các điểm nghẽn, các quy trình nặng về giấy tờ và các điểm tiềm năng để cải thiện.

Nói cách khác, kế hoạch chuyển đổi cần phải phù hợp với quy trình công việc hiện tại của doanh nghiệp.  Có thể bắt đầu với một bộ phận/một quy trình nhỏ để kiểm tra khả năng mở rộng và tính khả thi của quy trình làm việc không cần giấy tờ.

Xác định mục tiêu số hóa văn phòng

Một mục tiêu rõ ràng sẽ làm kim chỉ nam cho chiến lược. Khi vạch ra mục tiêu của mình, hãy tạo một kế hoạch hành động đơn giản để hướng tới chúng. Ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp muốn cải thiện việc quản lý và ký kết hợp đồng, hãy thử áp dụng giải pháp Hợp đồng điện tử cho 1 nhóm hợp đồng và phòng ban cụ thể (ví dụ như hợp đồng lao động). Hãy xem bộ phận nhân sự thích nghi với nó như thế nào.
• Hoặc một mục tiêu khác là thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nội bộ thông qua các nền tảng số. Hãy bắt đầu sử dụng các công cụ quản lý dự án, lưu trữ đám mây và các công cụ cộng tác để chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu. 

Đặt ra các mục tiêu càng cụ thể càng tốt và hành động để đạt được những mục tiêu này. Sự rõ ràng sẽ giúp truyền đạt tầm nhìn của lãnh đạo đến đội ngũ trong công ty, thúc đẩy cam kết tập thể để cùng nhau thay đổi.

Đầu tư phần mềm phù hợp cho mô hình quản lý

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cho quy trình làm việc văn phòng không cần giấy tờ là yếu tố cốt lõi của quá trình quản lý. Doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có thể tích hợp với các công cụ đang được sử dụng và phần mềm đó có thể giúp người quản lý dễ dàng làm việc với đối tác một cách hiệu quả.

Tận dụng sự cộng tác trên dữ liệu đám mây

Để quy trình quản lý tài liệu dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các công cụ cộng tác dựa trên đám mây để nhanh chóng  trợ chia sẻ, chỉnh sửa và phản hồi tài liệu, nội dung theo thời gian thực.

Xây dựng mô hình văn phòng không giấy

Sau khi đã thành thục tận dụng sự công tác trên dữ liệu đám mây, người quản lý có thể dần dần loại bỏ việc sử dụng giấy bằng các công nghệ kỹ thuật số như máy tính, máy in, lưu trữ trực tuyến hay hệ thống quản lý tài liệu điện tử để theo dõi, phân chia và giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả.

Đào tạo đội ngũ nhân viên với mô hình mới

Người quản lý có nhiệm vụ đào tạo nhân viên để thích ứng với mô hình quản lý mới để nhân lực làm việc hiệu quả.

Bên cạnh đó, luôn lắng nghe phản hồi từ các thành viên trong công ty để kịp thời hỗ trợ và giải quyết các vấn đề càng nhanh càng tốt. Quy trình không giấy tờ có gây cho nhân viên khó khăn nào không? Có làm gián đoạn công việc hiện tại không? Có bất kỳ vấn đề nào với quyền truy cập của nhân viên hay không?

Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Người quản lý cần liên tục theo dõi hiệu quả mô hình văn phòng không giấy mang lại cho doanh nghiệp. Họ phải đánh giá được hiệu suất của các công cụ công ty đang sử dụng có phù hợp không và nhân viên có thích ứng với mô hình mới hay không.

5. Triển khai mô hình văn phòng không giấy với Bộ giải pháp của FPT IS

Bộ giải pháp Paperless Office hướng tới ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng giấy tờ hành chính văn bản, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian. 

Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời và nhanh chóng, hỗ trợ môi trường làm việc tương tác tức thời, đa chiều với thông tin luôn được cập nhật real-time.

 Hệ sinh thái giải pháp Văn phòng không giấy của FPT IS bao gồm các sản phẩm:

• Hợp đồng điện tử FPT.eContract: Nền tảng trung gian khởi tạo, ký kết và quản lý hợp đồng, tài liệu giữa doanh nghiệp, tổ chức cá nhân với các đối tác hoàn toàn trực tuyến, đảm bảo pháp lý.
• Số hóa quy trình và giao việc tự động liên phòng ban FPT.SPRO: Số hóa và tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ các quy trình trên một nền tảng duy nhất, đáp ứng việc quản lý toàn diện các luồng công việc và giao việc tự động.

• Chữ ký số: Chữ ký số từ xa FPT.eSign và chữ ký số Token FPT-CA.

• Hóa đơn điện tử FPT.eInvoice: Lập & ký duyệt hóa đơn 24/7. Đáp ứng theo chuẩn quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với Tổng cục thuế, các nghiệp vụ thuế theo quy định pháp luật

• Chứng thực tài liệu và hợp đồng điện tử FPT.CeCA: Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của hợp đồng với tích xanh của Bộ Công thương

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN FPT.ePIT

Các bài viết liên quan:

• Tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0
• Phân biệt số hóa và chuyển đổi số với các ví dụ thực tế

Như vậy, FPT IS đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn đọc khái niệm và các bước triển khai mô hình văn phòng không giấy. Với nhiều lợi ích mang lại, văn phòng không giấy đang và sẽ trở thành mô hình làm việc chủ đạo trong các doanh nghiệp trong tương lai gần. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về Bộ giải pháp Văn phòng không giấy của FPT IS, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được liên hệ tư vấn và demo miễn phí.