Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ trong kỷ nguyên 4.0

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ được xác định là xu hướng tất yếu và là giải pháp để các SME nâng cao năng suất lao động, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Cùng bàn luận về khái niệm, tầm quan trọng và những lưu ý trong quá trình chuyển đổi số dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: Lợi ích của chuyển đổi số và cách triển khai cho doanh nghiệp

1. Chuyển đổi số – xu hướng tất yếu của mỗi doanh nghiệp

Chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp phá vỡ cách thức làm việc truyền thống, ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm mục đích nâng cao năng suất, tăng trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Hiện nay, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng phổ biến, mà còn là yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp, trong đó có các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cách mạng 4.0 đã đến từ trước, đã có các gian hàng thương mại điện tử, có các phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số,… Nhưng khi đại dịch Covid, quá trình này đã được đẩy mạnh gấp nhiều lần. Với sự tác động của Covid, người tiêu dùng đặt hàng online nhiều hơn, sử dụng các nền tảng công nghệ số và các dịch vụ trực tuyến nhiều hơn.

Và dù Covid đã đi qua, hành vi người dùng đã xây dựng, như một thói quen khó có thể quay trở lại như cũ. Người dùng thay đổi thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ phải thay đổi theo.

Các doanh nghiệp, tổ chức đứng ngoài cuộc đua chuyển đổi số sẽ phải đối mặt với các khó khăn và thách thức trong tương lai, thụt lùi với đối thủ, thậm chí là thất bại khi:

• Thụt lùi với công nghệ: Không nắm bắt các xu hướng thị trường để đề ra các phương án kinh doanh thúc đẩy doanh số.
• Khó khăn trong việc thống kê, thu thập và phân tích dữ liệu: Các thông tin dữ liệu khách hàng, tài chính, đối thủ, ngành,… được thống kê theo cách truyền thống trên sổ sách tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót, dễ thất lạc, ảnh hưởng đến quá trình vận hành doanh nghiệp cũng như khả năng cạnh tranh cùng các doanh nghiệp số trên thị trường.

• Khó tiếp cận, giữ chân khách hàng: Sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp sẽ khó tiếp cận đến khách hàng mới nếu không sử dụng các nền tảng số. Dữ liệu khách hàng cần được thu thập, phân tích và lưu trữ để tăng sự thấu hiểu giữa doanh nghiệp – khách hàng, tăng khả năng quay lại của người mua hàng.

Ngược lại, việc chuyển đổi số sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như:

• Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn
• Tối ưu hóa hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban
• Tăng sự hiệu quả và minh bạch trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
• Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty
• Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh
• Tăng lợi nhuận (Chuyển đổi số dẫn tới lợi nhuận tốt hơn)
• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn

Bộ Công Thương đặt ra mục tiêu đến năm 2030, 70% doanh nghiệp công nghiệp tại Việt Nam sẽ ứng dụng công nghệ số.

Tại “Diễn đàn Quốc gia Thương mại điện tử và Kinh tế số ngành Công Thương năm 2023”, phó Phó Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số đã nêu rõ “mục tiêu 1 triệu doanh nghiệp số là mục tiêu của toàn xã hội và của các bộ ngành, các doanh nghiệp”.

Từ những yếu tố trên, dễ dàng nhận thấy chuyển đổi số cho các SME là quá trình tất yếu của xã hội, là xu hướng của mỗi tổ chức, đơn vị kinh doanh trong kỷ nguyên số.

Tham khảo thêm: 15 phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp tốt, dễ dùng

2. Thực trạng chuyển đổi số hiện nay tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Vào năm 2022, Hà Nội đã phê duyệt Kế hoạch “Hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố giai đoạn 2021-2025”. Bao gồm các nhiệm vụ và hoạt động nhằm thúc đẩy chuyển đổi số cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Từ năm 2023 đến năm 2025, tập trung triển khai truyền thông, nâng cấp các phần mềm, cơ sở hạ tầng đảm bảo hiệu quả cho các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số an toàn, toàn diện.

Khảo sát của Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội cho thấy trong giai đoạn phục hồi sau đại dịch Covid-19 (năm 2022), 90% các doanh nghiệp tại Hà Nội quan tâm đến chuyển đổi số. Trong đó, 40% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư để tiến hành chuyển đổi. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp diễn ra khá thấp và chưa đạt được kỳ vọng mong muốn.

Đại đa số các doanh nghiệp tham gia khảo sát đều tiến hành chuyển đổi số theo hướng phân mảnh, tách nhỏ từng hoạt động, chức năng riêng lẻ, chưa có sự kết nối giữa các bộ phận, quy trình.

Kế toán là nghiệp vụ được các đơn vị kinh doanh ưu tiên tiến hành chuyển đổi số với gần 40% tổng số doanh nghiệp. 64% doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng các phần mềm số ở bước đầu, các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng phần mềm số chủ chiếm 18,25%.

39.45% doanh nghiệp đã số hóa dữ liệu, quy trình tuy nhiên chỉ 1.58% trong số đó làm chủ công nghệ và các phần mềm quản lý để tự động hóa và phân tích dữ liệu. Bởi, vấn đề tài chính doanh nghiệp là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết quả khảo sát chỉ ra, chỉ 26.45% doanh nghiệp có đủ ngân sách tài chính để tiến hành thực hiện chuyển đổi số mức trung bình và chi trả cho dịch vụ tư vấn, các giải pháp công nghệ.

20% doanh nghiệp không có ngân sách để tiến hành chuyển đổi số, hơn 43,8% doanh nghiệp có dự toán ngân sách cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp song chưa đáp ứng được các khía cạnh khác (cơ sở hạ tầng kỹ thuật, đội ngũ nhân sự,…).

Xem thêm: Y tế số: Lợi ích, thực trạng và xu hướng mới nhất

3. Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số đem lại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ những lợi ích vô cùng thiết thực, đặc biệt về các phương diện: khách hàng, hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh.

Nâng cao trải nghiệm cho khách hàng

Ứng dụng các phần mềm quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp một cách hệ thống, chi tiết về thị hiếu, lịch sử mua hàng của từng cá nhân. Thông qua đó, doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng mục tiêu, đề ra phương hướng phát triển các sản phẩm mới và mở rộng khách hàng tiềm năng. 

Các chương trình khuyến mãi, voucher sinh nhật,… được gửi qua email, tin nhắn sms cũng giúp khách hàng tăng thiện cảm với doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả sản xuất

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp các đơn vị kinh doanh nâng cao hiệu quả sản xuất, nhất là chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất sẽ tối ưu lợi nhuận đạt được là mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành chuyển đổi số.

Hệ thống máy móc, trang thiết bị được đầu tư và đưa vào vận hành giúp doanh nghiệp tăng số lượng sản xuất, đáp ứng nhu cầu thị trường, tăng doanh thu. Các phần mềm quản lý tài chính, nhân sự,… giúp tăng sự liên kết giữa các phòng ban, đẩy nhanh hiệu suất làm việc.

Tăng khả năng cạnh tranh, nhạy bén với thị trường

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp bắt kịp sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới. Thông qua các dự án truyền thông trên nền tảng mạng xã hội (social media), doanh nghiệp nâng cao độ nhận diện thương hiệu, tạo dựng sự uy tín, tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ.

Bên cạnh đó, các dữ liệu ngành được thu thập, thống kê và phân tích giúp doanh nghiệp có được góc nhìn toàn diện về thực trạng thị trường. Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được các cơ hội đầu tư, mở rộng thị phần.

Xem thêm: Doanh nghiệp số là gì? Tầm quan trọng mô hình doanh nghiệp số

4. Quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tiến hành chuyển đổi số, doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch cụ thể, phù hợp với thực trạng doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình chuyển đổi số được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng:

4.1. Bước 1: Xác định và nắm rõ hiện trạng của doanh nghiệp  

Trước khi tiến hành chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nhà quản trị cần nắm rõ mục đích chuyển đổi, mô hình kinh doanh, tình hình tài chính,… của doanh nghiệp. Trong đó, 2 yếu tố quyết định đến hoạt động chuyển đổi số của doanh nghiệp là:

• Chuỗi giá trị của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định giá trị cốt lõi của công ty, tập trung nguồn lực để tăng hiệu quả và chất lượng chuyển đổi số.
• Các cấp độ chuyển đổi số: Bao gồm mô hình quản trị, chiến lược, mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp cần nhìn nhận lại một cách toàn diện hoạt động của doanh nghiệp, từ mô hình kinh doanh chính, quy trình vận hành, quan hệ khách hàng và đối tác, các nguồn lực… Từ đó, doanh nghiệp xác định các góc độ cần ưu tiên chuyển đổi số như thay đổi mô hình kinh doanh, hay định hướng nâng cao trải nghiệm khách hàng hay quản trị để tối ưu hóa chi phí và hiệu suất.

4.2. Bước 2: Xác định mục tiêu và lựa chọn phương hướng chuyển đổi phù hợp

Sau khi nắm rõ thực trạng doanh nghiệp, các nhà quản trị cần lựa chọn mục tiêu và mô hình chuyển đổi phù hợp. Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ nên được chia thành các mục tiêu theo khung thời gian:

• Mục tiêu ngắn hạn (dưới 1 năm)
• Mục tiêu trung hạn (từ 1 – 3 năm)
• Mục tiêu dài hạn (từ 3 năm trở lên)

Việc phân chia mục tiêu theo giai đoạn giúp các công đoạn của quy trình chuyển đổi được phân tách rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng theo sát, kiểm tra, đánh giá kết quả chuyển đổi thường xuyên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chuyển đổi số về mô hình kinh doanh hoặc mô hình quản trị.

4.3. Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết

Sau khi nắm rõ thực trạng công ty và mục tiêu chuyển đổi, doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch chuyển đổi số chi tiết. Mỗi doanh nghiệp sẽ có định hướng phát triển và mục tiêu khác nhau, cần có sự thống nhất giữa các nhà quản trị để đề ra lộ trình phù hợp.

Ở bước này, các doanh nghiệp nên tham khảo thêm ý kiến, nhận tư vấn từ các chuyên gia chuyển đổi số để xây dựng lộ trình chuyển đổi số tối ưu nhất. 

4.4. Bước 4: Thực hiện số hóa thông tin và quy trình, hướng đến chuyển đổi số

Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ mục tiêu, kế hoạch thì bắt đầu tiến trình chuyển đổi số. 

Số hóa thông tin

Số hóa thông tin là hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ sang văn bản dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ online. Để hoàn thiện số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung các hạng mục như:

• Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu và số liệu cần số hóa.
• Phân loại các tài liệu theo từng hạng mục.
• Chuẩn bị công nghệ và nền tảng số hóa dữ liệu phù hợp.
• Bắt đầu số hóa dữ liệu.
• Kiểm tra chất lượng và số lượng tài liệu vừa số hóa.

Số hóa quy trình

Quá trình số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: Quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Việc số hóa này giúp doanh nghiệp xử lý công việc năng suất hơn, giảm thiểu chi phí nhân sự và nhất là quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Nếu như trước đây, công ty muốn ký hợp đồng với đối tác, khách hàng thì phải gặp mặt trực tiếp thì nay chỉ cần sử dụng giải pháp Hợp đồng điện tử FPT.eContract. Với FPT eContract, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng số mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Chuyển đổi số

Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, phòng ban và nhân sự trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị mới cho khách hàng.

Cần lưu ý chuyển đổi số là một hành trình dài, diễn ra liên tục, không có mẫu số chung và cũng không có điểm kết thúc.

Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các hoạt động chuyển đổi số: năng suất làm việc của nhân viên, doanh thu, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tỉ lệ gia tăng khách sử dụng sản phẩm dịch vụ,.. từ đó đề ra những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất.

Tham khảo: Top 9 phần mềm E-learning dễ sử dụng và tốt nhất 2024

5. Những thách thức khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số

Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ đối mặt với những thách thức nhất định. Các chủ doanh nghiệp, nhà quản trị cần nắm rõ các điểm này để đưa ra giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Văn hóa doanh nghiệp

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ phá vỡ cách thức vận hành doanh nghiệp truyền thống, tạo nên sự khó thích ứng cho đội ngũ nhân sự đặc biệt là những nhân viên lâu năm. Sự hạn chế về khả năng sử dụng công nghệ của người lao động, thay đổi cách thức làm việc giữa các phòng ban có thể khiến quy trình chuyển đổi số diễn ra chậm hơn kế hoạch đề ra.

Khả năng bảo mật

Tiến hành chuyển đổi số, các hoạt động của doanh nghiệp hầu hết đều được tiến hành trên không gian mạng, vấn đề về đảm bảo an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin cũng là thách thức không hề nhỏ. 

Song hành cùng chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có các chiến lược bảo mật phù hợp, trang bị các phần mềm, sản phẩm bảo mật chất lượng cao.

Tiềm lực tài chính

Tài chính là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ số, chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật doanh nghiệp (máy tính, hệ thống mạng,…) không hề nhỏ. Điều này tạo nên áp lực với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có nguồn vốn hạn chế, lợi nhuận chưa cao.

6. FPT IS song hành cùng doanh nghiệp vừa và nhỏ trong hành trình chuyển đổi số

FPT IS là đơn vị tiên phong về tư vấn và triển khai giải pháp chuyển đổi số, tự hào hơn 30 năm đồng hành với hơn 3.200 tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới. FPT IS mang đến bộ giải pháp chuyển đổi số với hệ sinh thái 70+ sản phẩm toàn diện, chuyên sâu, bao quát nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp:

• Quản trị toàn diện nguồn lực doanh nghiệp với ERP 
• Hệ sinh thái giải pháp văn phòng số: Hợp đồng điện tử FPT.eContract, Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử FPT.ePIT, Quản lý và tự động hóa quy trình FPT.SPRO và FPT.SFlash…
• Tài chính – kế toán: Hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, Chữ ký số FPT.eSign, Giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào..
• Hệ sinh thái giải pháp, phần mềm nhân sự số FPT.iHRP

Và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ số khác, đáp ứng linh hoạt nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các bài viết liên quan:

• Tư vấn chuyển đổi số (Digital Transformation) – FPT IS
• Phân biệt số hóa và chuyển đổi số với các ví dụ thực tế

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ là một hành trình dài và có nhiều thử thách. Bằng cách nắm bắt cơ hội và vượt qua thách thức, các tổ chức có thể tận dụng tối đa lợi ích của chuyển đổi số để nâng cao năng suất, tạo ra lợi thế cạnh tranh. Quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn về chuyển đổi số, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia của FPT IS liên hệ tư vấn chi tiết.