Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Chi triển khai ERP gồm những gì?

Phần mềm ERP giá bao nhiêu phụ thuộc khá nhiều vào tính năng, tiện ích tích hợp vào hệ thống. Dưới đây, FPT IS chia sẻ các loại chi phí mà doanh nghiệp cần phải trả khi thiết lập phần mềm ERP cụ thể mà bạn có thể tham khảo.

1. Phần mềm ERP giá bao nhiêu?

Theo một báo cáo về ERP năm 2022, ngân sách trung bình cho mỗi người dùng cho một dự án ERP là khoảng 9.000 USD. Việc triển khai ERP có thể tốn từ 150.000 đến 750.000 USD đối với một doanh nghiệp quy mô vừa.

Bảng giá phần mềm ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm phiên bản phần mềm, số lượng phân hệ, yêu cầu tùy chỉnh,… Trong các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả phần mềm, chi phí triển khai dự án ERP sẽ phụ thuộc vào các yếu tố chính sau đây:

• Phiên bản phần mềm: Phiên bản đóng gói có sẵn sẽ có chi phí thấp hơn so với phiên bản cần  tùy chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp.
• Mô hình triển khai: ERP on cloud hay ERP on premise
• Số lượng phân hệ, module trong hệ thống: Số lượng phân hệ doanh nghiệp muốn triển khai là yếu tố ảnh hưởng đến chi phí rất lớn. Doanh nghiệp cần hoạch định rõ những phân hệ mà mình muốn triển khai. Các phân hệ ERP quan trọng có thể kể đến như: tài chính – kế toán, sản xuất, quản lý khách hàng, logistics,…
• Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp và số lượng người dùng cũng là yếu tố quan trọng. Đơn vị triển khai sẽ dựa vào số người dùng để đưa ra báo gía phần mềm ERP.
• Ngôn ngữ lập trình trong phần mềm: Tùy thuộc vào từng quốc gia để cài đặt ngôn ngữ phù hợp.

Bên cạnh các yếu tố có thể ảnh hưởng đến ngân sách đã nêu trên, doanh nghiệp cần lường trước các chi phí ẩn khác như: Chi phí nhân sự nội bộ quản trị hệ thống, chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng, chi phí làm sạch dữ liệu, chi phí đào tạo nhân sự, chi phí bảo trì, tư vấn và hỗ trợ sau triển khai,..

Xem thêm: Oracle ERP là gì? Đánh giá và kinh nghiệm triển khai Oracle ERP

2. Xác định mô hình giá ERP phù hợp

Hiện nay, có 2 mô hình định giá ERP được doanh nghiệp sử dụng phổ biến. Bao gồm mô hình bản quyền vĩnh viễn và SaaS. Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm cụ thể dưới đây:

2.1. Mô hình bản quyền vĩnh viễn (triển khai ERP on-premise)

Mô hình này cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu và cài đặt phần mềm trên máy chủ của doanh nghiệp. Chi phí để triển khai mô hình này khá cao nên sẽ phù hợp với các doanh nghiệp lớn với năng lực phần cứng sẵn sàng hơn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Một số ưu và nhược điểm của mô hình ERP on-premise:

Ưu điểm:

• Chi phí  sở hữu được xác định rõ ràng.
• Bản quyền sử dụng phần mềm vĩnh viễn.
• Với các doanh nghiệp lớn, về lâu dài, việc triển khai ERP on premise sẽ có tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp hơn so với mô hình khác.

Nhược điểm:

• Khoản phí đầu tư ban đầu khá lớn, khó áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
• Gây tốn kém để mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển do nhu cầu nâng cấp cơ sở hạ tầng hơn nữa

2.2. Mô hình SaaS (triển khai ERP on-cloud)

So với mô hình bản quyền vĩnh viễn, SaaS được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng cho doanh nghiệp. Bởi vì mô hình này chú trọng tính linh hoạt khi doanh nghiệp cần mở rộng, kết hợp với dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào việc cải tổ cơ sở hạ tầng, phần cứng hoặc chi phí bản quyền trả trước khổng lồ. 

Mô hình SaaS còn mang lại cho người dùng những ưu và nhược điểm cụ thể dưới đây:

Ưu điểm:

• Chi phí dựa trên số lượng giao dịch hoặc người dùng, mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn
• Chi phí ban đầu thấp hơn do không phải mở rộng hay nâng cấp phần cứng
• Chi phí bản quyền ban đầu thấp

Nhược điểm:

• Với các doanh nghiệp lớn, ngân sách chi trả cho mô hình SaaS theo thời gian có thể lớn hơn so với bản quyền vĩnh viễn.

Để có thể lựa chọn giữa 2 mô hình triển khai này, bạn sẽ cần phải thực hiện đánh giá lại cơ sở hạ tầng hiện có của mình, dự đoán tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, lường trước khả năng mở rộng quy mô, cân đối chi phí triển khai ban đầu và những chi phí phát sinh về sau khi triển khai ERP.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho ERP – Tối ưu các quy trình phức tạp

3. Cách ước tính và triển khai ERP phù hợp

Dưới đây là các bước để ước tính và lập ngân sách hệ thống ERP:

Đánh giá các nguồn lực và cơ sở hạ tầng hiện có

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá các tài nguyên về cơ sở hạ tầng, nhân sự cần thực hiện bổ sung, nâng cấp để hỗ trợ hệ thống ERP nếu cần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi triển khai hệ thống ERP và lường trước những khoản chi phí có thể phát sinh.

Xác định phạm vi và yêu cầu của dự án

Doanh nghiệp cần các định rõ nhu cầu, các phân hệ ERP và tính năng mong muốn.  

Yêu cầu báo giá và tư vấn từ nhà cung cấp

Liên hệ với một vài nhà cung cấp ERP, mô tả về nhu cầu của doanh nghiệp để được tư vấn phương án phù hợp và nhận bảng giá triển khai. Việc này vừa giúp bạn có thể đưa ra những đánh giá, so sánh nhà cung cấp để lựa chọn, cũng như có thêm những tư vấn chuyên môn để xây dựng hệ thống tốt hơn.

Tạo ngân sách dự án toàn diện

Dựa trên các khoản phí mà nhà cung cấp tư vấn và phạm vi dự án mà bạn tạo ngân sách dự án cụ thể. Lưu ý cần lường trước các chi phí ẩn như: Chi phí nhân sự nội bộ quản trị hệ thống, chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng, chi phí làm sạch dữ liệu, chi phí đào tạo nhân sự, chi phí bảo trì, tư vấn và hỗ trợ sau triển khai,..

Xác định các chiến lược tiết kiệm chi phí (tối ưu hóa chi phí)

Tìm kiếm các cơ hội để giảm bớt chi phí trong quá trình triển khai ERP. Điều này có thể liên quan đến việc  thương lượng chi phí với nhà cung cấp, xác định các tính năng có thể giảm thiểu tùy chỉnh, tận dụng cơ sở hạ tầng hoặc tài nguyên sẵn có,…

Những bài viết liên quan:

• Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP với quy trình chuẩn
• Phần mềm ERP kế toán là gì? So sánh kế toán ERP và truyền thống

Câu hỏi “Phần mềm ERP giá bao nhiêu” sẽ khó có một lời giải chính xác và chi tiết. Việc xác định giá hệ thống ERP phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. FPT IS hy vọng thông qua những chia sẻ trong bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về chi phí ERP để có thể lên ngân sách cho dự án của mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi gì liên quan đến ERP, các đơn vị/tổ chức có thể liên hệ với FPT IS để được tư vấn và demo chi tiết.